Die Planung eines Corporate Events kann eine anspruchsvolle Aufgabe sein, die eine sorgfältige Vorbereitung und Organisation erfordert. Egal, ob es sich um eine Konferenz, eine Gala, einen Workshop oder eine Firmenfeier handelt, die Durchführung eines erfolgreichen Events erfordert eine klare Struktur und eine detaillierte Planung. In diesem Beitrag präsentieren wir dir eine umfassende Checkliste für die Planung eines erfolgreichen Corporate Events.
1. Veranstaltungsziele festlegen:
- Der erste Schritt bei der Planung eines Corporate Events ist die Festlegung klarer Ziele. Was möchtest du mit diesem Event erreichen? Kundenbindung, Mitarbeitermotivation, Produktvorstellung oder Networking? Die klare Definition deiner Ziele wird den gesamten Planungsprozess leiten.
2. Zielgruppe identifizieren:
- Bestimme deine Zielgruppe und passe deine Inhalte und Aktivitäten entsprechend an. Dein Event sollte auf die Interessen und Bedürfnisse deiner Teilnehmenden zugeschnitten sein.
- Welche Art von Unternehmen oder Branche repräsentiert die Zielgruppe?
- Gibt es spezifische demografische Merkmale wie Alter, Geschlecht, Einkommen oder Bildungsniveau, die berücksichtigt werden sollten?
3. Budgetplanung:
- Die sorgfältige Planung und Verwaltung eines Budgets sind von zentraler Bedeutung bei der Organisation eines Events. Es ist wichtig, dein Budget zu definieren und Ressourcen auf verschiedene Aspekte des Events zuzuweisen, angefangen bei der Auswahl der Location bis hin zur Verpflegung. Es ist auch ratsam, die Nachbereitung des Events zu berücksichtigen und zu überlegen, ob ein Reinigungsservice erforderlich sein könnte.
Tipp: Um diesen Prozess effizienter zu gestalten, kann eine Buchugssoftware, wie anny, wertvolle Unterstützung bieten. Sie bietet nützliche Funktionen, darunter die Bereitstellung von Teilnehmerberichten, die Abwicklung von Online-Zahlungen sowie die Automatisierung der Rechnungsstellung.
4. Sponsoren und Partner identifizieren:
- Identifiziere potenzielle Sponsoren und Partner, die dein Event unterstützen könnten. Führe Verhandlungen und schließe Kooperationsvereinbarungen ab.
5. Eventdatum und -ort wählen:
- Wähle ein passendes Datum und einen Veranstaltungsort, die den Anforderungen deines Events und deines Budgets entsprechen. Denke dabei auch an die Bedürfnisse deiner Zielgruppe.
- Welche Art von Inhalten, Aktivitäten oder Themen werden die Teilnehmer ansprechen?
- Welche Probleme oder Herausforderungen könnten sie haben, die das Event adressieren sollte?
- Welcher Veranstaltungsort hat die Voraussetzungen, um diese Inhalte darzustellen bzw. diese Aktivitäten umzusetzen?
6. Eventformat bestimmen:
- Entscheide, welches Format dein Event haben soll.
- Handelt es sich um eine Konferenz, eine Gala, einen Workshop oder ein Seminar?
- Welchen Stil möchtest du für dein Event umsetzen?
7. Veranstaltungsteam zusammenstellen:
- Stelle ein engagiertes Team zusammen, das für die Planung, Organisation und Durchführung des Events verantwortlich ist. Eine klare Aufgabenverteilung und regelmäßige Meetings sind entscheidend.
8. Eventagenda erstellen:
- Erstelle eine umfassende Agenda, die alle geplanten Aktivitäten und Zeitpläne für dein Event enthält. Dies ermöglicht den Teilnehmenden, sich im Vorfeld auf den Ablauf einzustellen und sich besser zu orientieren. Die sorgfältige Planung der Aktivitäten, beispielsweise durch die Festlegung von Vorträgen, Workshops, Diskussionsrunden oder Unterhaltungseinlagen, ist von großer Bedeutung.
Tipp: Durch die Verwendung einer Buchungssoftware wie anny kannst du zudem ein besseres Verständnis für die Interessen deiner Zielgruppe entwickeln. Dies ermöglicht es dir, beispielsweise festzustellen, welche Aktivitäten besonders beliebt sind und so dein Programm für das nächste Event zu optimieren – und das zahlenbasiert!
9. Referenten und Unterhaltung buchen:
- Wähle geeignete Referenten, Moderatoren oder Unterhaltung für dein Event aus und buche sie rechtzeitig.
10. Eventwerbung und Einladungen:
- Plane Marketing- und Werbemaßnahmen, um die Anzahl der Teilnehmer zu erhöhen. Mache dein Event buchbar und nutze die Möglichkeit Tickets zu personalisieren, um die größtmögliche Sicherheit zu bieten.
Tipp: Durch die online-Zahlungsmöglichkeit und die einfache Stornierungsmöglichkeit per Button, ohne lästigen E-Mailverkehr hilft dir anny nicht nur als Veranstalter mit der Verwaltung, sondern macht es auch für deine Zielgruppe besonders einfach.
11. Technik und Ausrüstung:
- Stelle sicher, dass du über die benötigte Technik, Audio- und Videogeräte, sowie Präsentationsmaterialien verfügst.
12. Catering und Verpflegung:
- Wähle Menüs und Catering-Optionen sorgfältig aus und berücksichtige spezielle Ernährungsbedürfnisse (z.B. vegetarisch oder vegan) der Teilnehmer.
13. Registrierung und Check-in:
- Implementiere ein Registrierungssystem und gewährleiste einen reibungslosen Check-in-Prozess für die Teilnehmer. Über den digitalen anny.pass haben deine Teilnehmerdie Möglichkeit sich einfach über einen personalisierten QR-Code einzuchecken.
14. Eventmaterialien und Souvenirs:
- Plane den Druck von Eventmaterialien wie Namensschilder, Handouts oder Broschüren. Bereite Event-Souvenirs oder Geschenke vor. Besonders bei Workshops oder Weiterbildungsveranstaltungen ist es wichtig für die Teilnehmer ein Zertifikat über ihre erworbenen Fähigkeiten zu erhalten.
Tipp: Über anny kannst du dies ganz einfach automatisieren und ersparst dir so die Prüfung und das Erstellen der Dokumente.
15. Ablauf- und Sicherheitspläne erstellen:
- Erstelle detaillierte Ablaufpläne und Sicherheitspläne, um ein reibungsloses Event und die Sicherheit der Teilnehmer zu gewährleisten.
16. Feedback- und Follow-up-Strategie:
- Entwickele eine Strategie zur Sammlung von Feedback nach dem Event und plane Follow-up-Aktivitäten, um die Beziehungen zu Teilnehmern aufrechtzuerhalten.
17. Eventdokumentation:
- Beauftrage Fotografen oder Videografen, um das Event festzuhalten und wertvolles Material für zukünftige Marketingaktivitäten zu erhalten.
18. Evaluierung und Berichterstattung:
- Nach dem Event ist es wichtig, den Erfolg anhand zuvor festgelegter Kriterien zu bewerten und einen Bericht über die Leistung sowie das Feedback zu erstellen. Selbst wenn du keine Software wie anny nutzt, kannst du dennoch eine Auswertung durchführen. Dies kann jedoch mit einigen Herausforderungen verbunden sein. Eine manuelle Auswertung eines Corporate Events beinhaltet normalerweise die Sammlung von Daten, beispielsweise mithilfe von Feedbackformularen, Interviews oder Umfragen. Die Herausforderungen dabei sind:
- Zeitaufwand: Die manuelle Datensammlung und -auswertung kann zeitaufwändig sein, insbesondere bei größeren Veranstaltungen.
- Fehleranfälligkeit: Bei der manuellen Eingabe von Daten besteht die Gefahr von Fehlern, die die Genauigkeit der Auswertung beeinträchtigen können.
- Begrenzte Analysemöglichkeiten: Ohne spezielle Software ist es schwieriger, umfassende Analysen und visuelle Darstellungen der Ergebnisse zu erstellen.
- Mangelnde Echtzeitdaten: Die manuelle Auswertung bietet normalerweise keine Echtzeitdaten, was bedeutet, dass du nicht sofort auf Trends oder Probleme reagieren können.
Tipp: Wenn du jedoch Software wie anny verwendest, kannst du Daten effizienter sammeln und auswerten. Mit dem Dashboard kannst du Filter verwenden, um die wichtigsten Informationen zur Performance deines Events anzuzeigen und diese Daten sogar für dein Reporting exportieren.
19. Aufräumen und Nachbereitung:
- Stelle sicher, dass die Veranstaltungsräume nach dem Event ordentlich aufgeräumt werden und Materialien ordnungsgemäß gelagert oder entsorgt werden.
20. Danksagungen und Anerkennung:
- Zu Guter Letzt: sende Dankesbotschaften an Sponsoren, Partner und Referenten, um deine Wertschätzung auszudrücken.
Die erfolgreiche Planung eines Corporate Events ist keine einfache Aufgabe und erfordert eine umfassende Vorbereitung und Durchführung. Egal, ob es sich um eine Konferenz, Gala, Workshop oder Firmenfeier handelt, die sorgfältige Vorbereitung und klare Struktur sind unerlässlich. Mit dieser Checkliste kannst du sicherstellen, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden und dein Event reibungslos abläuft.
Zusätzlich ist es eine clevere Idee, moderne Tools zur Unterstützung der Planung einzusetzen. anny erweist sich hier als echter Alleskönner. Mit Funktionen wie detaillierten Auswertungen, vollständiger Abrechnung und Rechnungsstellung, einem personalisierten Check-in-Prozess, der Verwaltung von Einladungen und automatisierter Zertifikatsausstellung macht anny die Eventplanung mühelos und steigert die Effizienz, was schlussendlich zu einem erfolgreichen Event beiträgt.
Wir unterstützen dich gerne bei der Verwirklichung deines Corporate Events.
