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Success Stories
6 Min.

BABOR x anny - Umsetzung eines modernen Bürokonzepts mit Arbeitsplatzbuchung

Veröffentlicht
June 29, 2022
Bürogebäude der BABOR BEAUTY GROUP
Autor
Anna-Carina Jodlauk - CMO & Co-Founder, anny GmbH - Blog anny
Anna-Carina Jodlauk
CMO & Co-Founder, anny GmbH
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Die BABOR BEAUTY GROUP ist ein familiengeführtes Unternehmen in der dritten Generation und vertreibt selbst oder über Tochterunternehmen einige der begehrtesten internationalen Beautybrands. Herzstück des Erfolges ist die Marke BABOR, die sich seit 1956 visionär entwickelt.

Die BABOR BEAUTY GROUP beschäftigt heute weltweit über 800 Mitarbeiter und die Marken sind in mehr als 70 Ländern vertreten. Bis heute entwickeln und produzieren sie exklusiv in Deutschland.

BABOR ist Vorreiter von New Work und hat ein modernes Bürokonzept etabliert. Im Interview berichtet Lucia Winands, strategisches Projektmanagement, wie BABOR ein modernes Bürokonzept integriert hat, was ihre Erfahrungen sind und wie sie anny als Tool für flexible Arbeitsplatzbuchung verwenden.

Wer bist Du und welche Aufgaben hast Du im Unternehmen?

Mein Name ist Lucia Winands und ich bin seit Anfang 2022 Teil des Corporate Project Managements der BABOR BEAUTY GROUP. Als Teammitglied des strategischen Projektmanagements übernehme ich die Einsteuerung und das Set-up der Fachbereichs übergreifenden Projekte der BABOR BEAUTY GROUP. Darüber hinaus koordinieren wir im CPM die weitere Planung und Umsetzung der Projekte und suchen nach geeigneten Projektmanagern in unseren Fachabteilungen.

Besonders spannend dabei ist die Vielseitigkeit der Projekte, die es uns erlaubt, in fast alle Bereiche des Unternehmens einzutauchen und mit Kollegen/innen aus den unterschiedlichsten Fachabteilungen zusammenzuarbeiten. So habe ich auch vor ein paar Monaten die Koordination des Rollouts für die flexible Arbeitsplatzbuchung im Unternehmen übernommen.

Ihr habt in euerem Unternehmen erfolgreich Arbeitsplatzbuchung und Flex Desks integriert. Durch was wurde die Entscheidung angestoßen und was waren eure Herausforderungen am Anfang?

Durch das Wachstum der BABOR BEAUTY GROUP ist die Anzahl an Mitarbeiter/innen und damit der Bedarf an Arbeitsplätzen in den letzten Jahren stetig angestiegen- vor allem im administrativen Bereich.

Um eine effiziente Auslastung der Arbeitsplätze zu gewährleisten, wurde ein Projekt zur flexiblen Arbeitsplatzbuchung ins Leben gerufen. Zentraler Mehrwert der flexiblen Arbeitsplatzbuchung für die BABOR BEAUTY GROUP ist die effiziente und bedarfsgerechte Nutzung der Arbeitsplätze, aber auch die Möglichkeit, nach Bedarf mit Kollegen aus anderen Abteilungen, wie z.B. im Rahmen der Projektarbeit, zusammenzuarbeiten.

Die zentralen Herausforderungen waren zu Beginn die Rahmenbedingungen, sowie die Arbeitsplatzgestaltung bzw. Arbeitsplatzorganisation festzulegen. Während manche Abteilungen sehr ruhig arbeiten, gibt es andere Abteilungen, die in ihrem Arbeitsalltag sehr viel telefonieren bzw. kommunizieren müssen. Dies musste in der Ausgestaltung der flexiblen Arbeitsplatzbuchung sowohl räumlich als auch über eine technische Lösung abgebildet werden. Darüber hinaus kamen die Corona bedingten Anforderungen hinzu, die eine Clean-Desk Regelungen erforderten. Auch dies musste in die Flex Desk Regelung integriert werden.

Wie sahen die ersten Schritte bei BABOR aus, um Arbeitsplatzbuchung und Flex Desks zu integrieren?

Um die Mitarbeiter/innen der BABOR BEAUTY GROUP sukzessive für das Thema Flex Desks zu sensibilisieren, haben wir zunächst mit einem Pilotprojekt in zwei Abteilungen im Unternehmen gestartet. So konnten wir die flexible Arbeitsplatzbuchung erstmal nur in einem unserer Gebäudeteile testen. Im ersten Schritt haben wir die Mitarbeiter/innen über das anstehende Projekt informiert und abgefragt, ob eine flexible Arbeitsplatzbuchung für die Mitarbeiter/innen überhaupt möglich wäre.

Auf Grundlage dieser Erkenntnisse haben wir ein Zonenkonzept erstellt, um die verfügbaren Arbeitsbereiche in Ruhezonen, Meeting-zonen oder auch Open-Space Zonen einzuteilen. Parallel haben wir die räumliche Ausstattung (Stühle, Tische usw.) und die Hardware (Docking Stations, Laptop, Tastatur usw.) der Mitarbeiter/innen bewertet und dafür gesorgt, dass jeder Arbeitsplatz im Hinblick auf die entsprechende Arbeitszone optimal ausgestattet ist.

Anschließend wurden die Zonen zur Arbeitsplatzbuchung im Buchungssystem anny mit Beschreibung und Fotos angelegt und freigeschaltet, sodass sich die Mitarbeiter/innen schließlich ihren gewünschten Arbeitsbereich buchen konnten. Nach einer dreimonatigen Testphase und kleineren Anpassungen hat sich das Flex Desk Modell in den beiden Abteilungen als erfolgreich rausgestellt. Daher wird das Thema Flex Desks aktuell auf weitere Unternehmensbereiche ausgerollt.

Büroräumlichkeiten von Babor
Büroräumlichkeiten von Babor

Wie sind eure Teammitglieder mit den neuen Strukturen umgegangen?

Viele Mitarbeiter/innen bewerten die Arbeitsplatzsituation sehr positiv und sehen den Mehrwert darin, sich auch mit Kollegen aus anderen Fachabteilungen zusammenzusetzen bzw. auszutauschen. Einige Kollegen schätzen es aber auch, innerhalb der Fachabteilung einen festen Arbeitsplatz zu haben und sich keine Gedanken darüber machen zu müssen, einen geeigneten Arbeitsplatz zu finden.

Was hat sich durch anny in eurem Unternehmen verändert? Wie war es vorher und wie ist es jetzt?

anny als Arbeitsplatzbuchungstool hat es uns ermöglicht, das Thema Flex Desk sehr schnell und sehr unkompliziert ins Unternehmen zu bringen. Man sieht eindeutig, wie viele Personen sich in bestimmte Buchungszonen eingebucht haben und kann die effiziente Auslastung der Arbeitsplätze planen und sicherstellen.

Darüber hinaus befassen wir uns im Rahmen des Rollouts nochmal genauer mit der Auslegung verschiedener Arbeitsbereiche (Ruhezonen, Meeting-Zonen, Open Space Zonen usw.), um den Kollegen/innen die Möglichkeit zu geben, sich je nach Arbeitsalltag den passenden Arbeitsplatz zu buchen. Analog dazu gibt es auch Zonen für bestimmte Arbeitsgruppen, die nur von Kollegen/innen aus den entsprechenden Abteilungen gebucht werden dürfen. Auch das lässt sich sehr gut in anny abbilden.

Für den Rollout in weiteren Bereichen erhoffen wir uns, dass das Tool auch in allen anderen Abteilungen gut adaptiert und genutzt werden kann.

Welche Probleme konnten ein für alle Mal gelöst werden, indem anny eingeführt wurde?

anny wurde bei uns im Unternehmen eingeführt, um jedem/r Mitarbeiter/in die Möglichkeit einzuräumen, sich je nach Arbeitssituation den passenden Arbeitsplatz zu buchen – mal in einem Umfeld, in dem konzentriert und ruhig gearbeitet wird, mal in einem Umfeld, in dem reger Austausch besteht.

Darüber hinaus möchten wir mit anny erreichen, dass Mitarbeiter/innen flexibel zusammenarbeiten können, auch wenn sie in unterschiedlichen Fachabteilungen arbeiten.

Was unterscheidet anny von anderem Buchungsmanagement?

Insbesondere die einfache Bedienung sticht hervor. Wir konnten die Software mit sehr geringem Schulungsaufwand an die Belegschaft ausrollen und bekommen quasi keine Fragen zu Bedienung der Buchungsseite. Auf der IT-Seite ist die flexible Anpassung zu nennen.

So war es innerhalb kurzer Zeit möglich die Anforderungen der Fachbereiche im Standard abzubilden (z.B. keine Buchung nach freien Zeiten, sondern immer nur Buchungen für ganze und halbe Tage möglich).

Wie verwendet ihr anny im Alltag? Gibt es Funktionen, die Du besonders lieben gelernt hast?

anny als Buchungstool ist Teil des Arbeitsalltags geworden. Während sich einige Kollegen/innen schon sehr vorausschauend (für 1-2 Wochen) einen Arbeitsplatz im Unternehmen reservieren bzw. buchen, gibt es andere Kollegen/innen, die sich erst sehr kurzfristig oder auch erst am gleichen Tag um einen Arbeitsplatz kümmern. Beides ist technisch möglich.

Mithilfe der Option sowohl Beschreibungen als auch Fotos für entsprechende Buchungsobjekte zu hinterlegen, ist sichergestellt, dass man den für sich am besten geeigneten Arbeitsplatz für den Tag findet bzw. bucht. Darüber hinaus ist es auch möglich, Mehrfachbuchungen vorzunehmen oder die Buchung über eine Schnittstelle in seinen Outlook Kalender zu integrieren.

Dies sorgt für Transparenz innerhalb des Teams und entlastet die Absprachen im Rahmen der Arbeitsorganisationen. Auch die Anlage bzw. Einteilung von speziellen Buchungsgruppen, die ausschließlich für bestimmte Buchungszonen freigeschaltet werden, hat sich als sehr vorteilhaft herausgestellt. So können wir sicherstellen, dass Personengruppen, die auf spezielles Arbeitsequipment (bspw. F&E) angewiesen sind, sich über das Buchungstool ihre entsprechenden Arbeitszonen buchen, innerhalb der Zonen aber trotzdem einer flexiblen Arbeitsplatzregelung folgen können.

Wie empfindest Du die Zusammenarbeit mit dem Team von anny? Was schätzt Du daran?

Zunächst einmal die Reaktionsgeschwindigkeit. Wir bekommen auf alle Anfragen sehr schnell eine Rückmeldung. Darüber hinaus schätzen wir die Diskussion über die Abbildung unserer Anforderungen. Man erkennt das sehr große Interesse das Tool nach den Bedürfnissen der Kunden weiterzuentwickeln deutlich. Dafür muss das Team von anny natürlich wissen, wie wir arbeiten und wie unsere Prozesse funktionieren.

Das Arbeitsplatzbuchungssystem von anny ist genau das Richtige, wenn Du...

...sehr schnell und einfach ein Tool zur flexiblen Arbeitsplatzbuchung einführen möchtest. Sowohl die Administration als auch die Nutzung in der Praxis hat sich als sehr intuitiv herausgestellt und erfordert keine zeitintensiven Schulungen für die Mitarbeiter/innen im Unternehmen. Aktuell vermissen wir auch keine weiteren Funktionen im Rahmen der Arbeitsplatzbuchung. Wir sind sehr zufrieden mit dem, was das Tool leisten kann.

Wie wird sich in Deinen Augen die Arbeitswelt in den nächsten Jahren verändern? Worauf sollten Unternehmen achten?

Die Digitalisierung und die Pandemie haben den Arbeitsalltag in Unternehmen grundlegend verändert. Prozesse laufen zum Teil nur noch digital ab, neue Organisations- bzw. Kommunikationstools wurden eingeführt und das digitale bzw. hybride Arbeiten von zu Hause hat sich sehr stark durchgesetzt.

Die Anforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter/innen haben sich in den letzten Jahren sehr stark verändert und damit zwangsläufig auch die Arbeitsgestaltung in den Unternehmen. Auch das Verständnis von Arbeitsorganisation hat sich sehr stark gewandelt.

Während sich klassische Arbeitsmodelle eher durch die Aufteilung bzw. Abgrenzung von Aufgaben in Fachabteilungen definieren, geht der Trend der Zukunft dahin, fachübergreifend in Projektteams zu arbeiten und neue Netzwerke zu schaffen. Ziel dabei ist es, auf möglichst effiziente Art und Weise vorzugehen, Kompetenzen zusammenzubringen und voneinander zu lernen.

An diesen Veränderungen bzw. Neuerungen sollten Unternehmen anknüpfen, um sowohl den Anforderungen der bestehenden Mitarbeiter/innen gerecht zu werden, aber auch weiterhin neue Mitarbeiter/innen für das Unternehmen gewinnen zu können und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Welchen Ratschlag gebt ihr Unternehmen an die Hand, die ebenfalls über ein neues Bürokonzept nachdenken?

Unser Ratschlag wäre, das Thema eines neuen Bürokonzepts bzw. einer flexiblen Arbeitsplatzbuchung langsam anzugehen und genau zu durchdenken. Wichtig ist es, die Mitarbeiter/innen zu sensibilisieren und auf die Veränderung im Arbeitsalltag vorzubereiten. So ist es z.B. sinnvoll, erstmal nur mit einem Piloten bzw. einer Testphase zu starten, um zu schauen, wie ein neues Bürokonzept von den Mitarbeiter/innen angenommen wird.

Um Offenheit und Akzeptanz gegenüber neuen Bürokonzepten zu erreichen, können die Mitarbeiter/innen auch in die Konzeption oder Vorbereitung hinzugezogen werden. Parallel sollte man sich genau überlegen, welche Art des Bürokonzepts für ein Unternehmen am geeignetsten ist.

Dabei kommt es immer auf die Anzahl der Mitarbeit, die räumlichen Gegebenheiten aber auch generell auf die Unternehmenskultur an. Die Frage nach einem innovativen Bürokonzept hängt auch damit zusammen, wie sich ein Unternehmen langfristig bzw. strategisch entwickeln möchte.

Wir bedanken uns für das aufschlussreiche Gespräch und die großartige Zusammenarbeit mit BABOR.

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