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Success Stories
5 Min.

Zusammen mit der Hochschule Hamm-Lippstadt: Systemeinführung in Rekordzeit

Veröffentlicht
October 31, 2020
Success Story: Systemeinführung anny an der Hochschule Hamm-Lippstadt
Autor
Anna-Carina Jodlauk - CMO & Co-Founder, anny GmbH - Blog anny
Anna-Carina Jodlauk
CMO & Co-Founder, anny GmbH
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Innerhalb von drei Wochen hat die Hochschule Hamm-Lippstadt über 2000 Ressourcen digital buchbar gemacht. Damit stellt sich die Hochschule aus NRW nicht nur als zukunftsorientiert auf, sondern zeigt auch, wie sich ehrliches Verständnis für akute Probleme in Innovation ausdrückt.

An der Fassade der modernen Neubauten prangt das Logo der Hochschule Hamm-Lippstadt (HSHL). Die Studierenden können stolz auf ihre Hochschule sein, denn Dank der Kooperation mit anny haben diese wieder die Möglichkeit, die Gebäude und Räumlichkeiten zu dem Zweck zu nutzen, für den sie gedacht sind.

Fast alle Räume der zwei Standorte der Hochschule wurden in 115 sogenannten Ressourcen mit jeweils durchschnittlich 20 Sub- bzw. Child-Ressourcen in unserem Buchungsmanagementsystem angelegt. Das ergibt bemerkenswerte 2300 zeitlich gebundene Ressourcen, deren Buchungen seit Systemeinführung von anny nun nicht mehr umständlich per Hand, Mail, Telefon oder Anwesenheitsliste verwaltet werden müssen. Seit Ende September läuft alles über das intelligente System von anny. Rechtzeitig zum neuen Semesterstart können die 6000 Studierenden der Hochschule Hamm-Lippstadt ihren Vorlesungs- und Lernplatz nun online buchen.

Die Entwicklung zusätzlicher Software-Features passend zu den individuellen Bedürfnissen der Hochschule ist Teil der erfolgreichen Partnerschaft.

Im September 2020 stand die Hochschule vor der Herausforderung das kommende digitale Semester unter den gegebenen Umständen mit möglichst wenigen Einschränkungen zu organisieren. Ein Buchungssystem für einen kontrollierten Einlass musste her, welches den Verwaltungsaufwand gering hält oder sogar reduziert und zusätzlich die Komplexität der Hochschule darstellt.

Als agiles Start-up sind wir immer flexibel aufgestellt und können auf individuelle Anforderungen unserer Partner eingehen. Im Falle des Onboardings der Hochschule Hamm-Lippstadt wurde innerhalb der drei Wochen unter anderen zusätzlich das Feature eines sicheren Self-Check-Ins entwickelt.

"Von Seiten der Entwicklung gab es zwei große Herausforderungen zu lösen: 1. Möglichst einfach und intuitiv für alle AnwenderInnen gestalten. 2. Das Self-Check-In innerhalb einer Woche neu zu entwickeln." - Oliver Wycisk, Leiter der Softwareentwicklung - anny

Die Lösung ist ein Self-Check-In und Self-Check-Out auf dem digitalem Buchungsticket selbst. AnwenderInnen müssen die Funktion so nicht umständlich suchen. "Abseits dieser Kernfunktion, haben wir zusätzlich implementiert, dass sich Personen zum Einchecken in einem bestimmten Umkreis befinden müssen", erklärt Oliver Wycisk weiter. Dies bedeutet, dass Self-Check-Ins durch Abfrage von GPS Koordinaten validiert werden. Dabei werden die Standortdaten nur zum Zwecke der einmaligen Validierung genutzt und nicht gespeichert. Mehr zur Datensicherheit von anny hier. Nennenswerter Mechanismus: Sollte jemand absichtlich oder unabsichtlich den Check-Out vergessen, erkennt unser System dies und checkt automatisch aus. Die optimale Auslastung ist damit gewährleistet.

Der Self-Check-In befindet sich auf dem digitalem Buchungsticket selbst. AnwenderInnen müssen die Funktion nicht umständlich suchen
Der Self-Check-In befindet sich auf dem digitalem Buchungsticket selbst. AnwenderInnen müssen die Funktion nicht umständlich suchen.

Wie nutzt die Hochschule Hamm-Lippstadt anny?

Die HSHL bietet nun erfolgreich die Buchung von Hörsaalplätzen, Seminarräumen, Laborplätzen und auch die der Sprechstunde von Lehrenden digital an. Die Eigenschaften-Funktion macht sich die Hochschule dabei voll zu Nutzen. Um eindeutig zwischen den beiden Standorten, Hamm und Lippstadt, zu unterscheiden, wird jeder Ressource die Eigenschaft "Standort" zugewiesen. Zudem schafft die Hochschule Transparenz auf einen Blick, indem Sie die eigentliche Kapazität und die Kapazität unter Corona-Bedingungen darstellt. Mit wenigen Klicks wird sich die buchbare Kapazität anpassen lassen, sobald die Räumlichkeiten wieder voll besetzt werden dürfen.

Keine festen Zeitslots, mehr Freiheit für Studierende

Großer Vorteil für die Studierenden: Ihren gebuchten Zeitslot bei Lernplätzen können sie völlig frei einteilen. Student Max möchte um 8.15 Uhr anfangen und um 11.45 Uhr gehen? Kein Problem. Studentin Sofie kommt erst um 8.45 Uhr und geht um 14.00 Uhr? Kein Problem.

anny ermöglicht auch bei freier Zeitauswahl eine korrekte Berechnung der übrigen Plätze. Die Hochschule Hamm-Lippstadt konnte sich hier frei nach ihren Bedürfnissen aussuchen, ob sie freie Zeiträume oder feste Zeitblöcke anbieten möchte. Im Fall der Buchung von Sprechstunden wurde beispielsweise ein fester Zeitblock von 15 Minuten gewählt.

Mehr Freiheit für Studierende ist auch durch die in Kooperation entwickelte Möglichkeit der freien Platzauswahl gegeben.

Dadurch, dass anny als Progressive Web App angeboten wird, können Studierende sich die Webapp der HSHL bequem auf den Homescreen ihres Smartphones laden. Zusätzlich hat die Hochschule die Buchungsseite als iFrame auf ihrer Website eingebunden.

Eine Partnerschaft die Zukunftswege weist

Durch den persönlichen und direkten Austausch zwischen der HSHL und anny wurde die Systemeinführung ein voller Erfolg. Die Studierende haben das System sehr gut angenommen und tätigen täglich tausende Buchungen.

Wir von anny freuen uns über die erfolgreiche Partnerschaft und sind gespannt, welche Potentiale sich durch die Nutzung unserer Buchungsmanagementsystems noch alles ausschöpfen lassen.

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