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Leitfäden
4 Min.

Auswahl deines Buchungssystems - Darauf solltest du achten

Veröffentlicht
November 6, 2022
anny Buchungssystem mit integrierter Buchungsseite
Autor
Noëmi van der Grinten - SEO & SEA Manager, anny GmbH - Blog anny
Noëmi van der Grinten
SEO & SEA Manager, anny GmbH
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Digitalisiere dein Angebot und mache Online Buchungen möglich für Termine, Veranstaltungen, Kurse, Räume oder Equipment. Ein Buchungssystem bietet eine flexible Lösung für interne und externe Buchungen und ermöglicht ein effizientes Teilen von Ressourcen.

Was ist ein Buchungssystem?

Ein Buchungsmanagementsystem dient dem übersichtlichen Verwalten von internen und externen Ressourcen und Services, die für Kunden, Patienten, Mitarbeitenden oder für Externe buchbar gemacht werden sollen. Dabei wird der gesamte Buchungsprozess von der Bereitstellung bis zur Rechnungsabwicklung und Auswertung in einem System zusammengeführt, das sich intuitiv verwalten lässt. Mit Hilfe eines solchen Tools behältst du die volle Kontrolle, verwaltest deine Ressourcen effizient und sorgst für die benötigte, aber strukturierte, Flexibiltät.

Ganz egal ob Kurse, Arbeitsplätze, Sprechzeiten, Fuhrpark oder Meetingräume – Ressourcenmanagement ist überall einsetzbar!
Wir zeigen, was für einen Mehrwert ein Buchungssystems mitbringt und worauf du bei der Auswahl des richtigen Tools achten solltest.


Welche Vorteile hat ein Buchungssystem?

  • Transparente Verfügbarkeit deines Angebots
  • Terminvereinbarung unabhängig von Öffnungszeiten
  • Umsatzsteigerung aufgrund weniger No-Shows (dank automatischer Erinnerung)
  • Büroflächenauswertung dank automatischer Erstellung von Statistiken
  • Zeiteinsparung durch weniger Verwaltungsaufwand
  • Geringe Fehleranfälligkeit und keine Doppelbuchungen
  • Optimierte Prozesse dank automatischer Rechnungsstellung und integrierter Zahlungsabwicklung
  • Erreichbarkeit für Neukunden weltweit
  • Wegfallen von zeitintensiven telefonischen Absprachen & E-Mail-Verkehr


Wie funktioniert ein Buchungssystem?

Ein Buchungssystem hilft dir, deine Ressourcen digital zur Verfügung zu stellen, sodass du für deine Kunden oder Mitarbeitenden 24/7 verfügbar bist, ohne operativen Mehraufwand.

Dank eines Buchungstools kannst du eine optimale Auslastung erreichen, deine Prozesse automatisieren und behältst mit einem digitalen Dashboard den Überblick über alle verfügbaren Ressourcen. Idealerweise fügt es sich nahtlos in deine IT-Infrastruktur ein.


Welche Funktionen sollte das Tool bieten?

1. Kalender-Integration

Eine Kalender-Integration ist enorm wichtig, um den Überblick zu behalten. Durch eine Synchronisation mit Terminkalendern, wie bspw. Outlook, können bestehende Termine aus deinem Kalender importiert werden und bspw. Buchungsslots blocken. Mit Hilfe der Kalenderfunktion können zusätzlich Dienstpläne erstellt & verwaltet werden. (Outlook erwähnen!)

2. Digitale Kundenverwaltung (CRM)

Natürlich kannst du ein externes CRM anbinden, was allerdings dazu führt, dass du ein weiteres Tool verwendest, das du mit anderen verknüpfen musst. Daher ist es vorteilhaft, wenn dein gewähltes Buchungssystem dieses bereits beinhaltet. Behalte einen Überblick über deine Kunden und Mitarbeitenden und passe sie mit Custom Fields entsprechend an, damit du diese beispielsweise bestimmten Gruppen oder Abteilungen zuordnen kannst.

3. Moderne User Experience

Damit du deine Ressourcen erfolgreich zur Verfügung stellen kannst, benötigst du ein ansprechendes Design, welches optimal auf allen Endgeräten funktioniert. Dies führt zu weniger Buchungsabbrüchen und steigert entsprechend deinen Umsatz. Ein Buchungstool, das mobil optimiert ist und dir direkt eine eigene Buchungsseite zur Verfügung stellt oder als Widget in deine bestehende Website eingebaut werden kann, ist daher ausschlaggebend.

4. Skalierbarkeit

Das Buchungstool sollte sich deinen Bedürfnissen anpassen und nicht anders herum. Dementsprechend ist es wichtig, dass du deine Angebote bis ins kleinste Detail konfigurieren kannst und dich nicht, aufgrund des gewählten Buchungssystems, einschränkst. Lege Buchungsdauer, Voraussetzungen, Darstellung und alle anderen Bedingungen mit spezifischen Regeln fest.


Buchungssysteme im Überblick

anny shore SimplyBook.me Calendly Timify
Kalender Echtzeit-Synchronisation
Microsoft Office 365 / Outlook Integration ✖️ ✖️
CRM - Digitale Kundenverwaltung ✖️
Web-Anwendung ohne Installation
Mobil optimierte Buchungsseite ✖️ ✖️ ✖️
Widget in deinem Design ✖️
Detailreiche Konfigurierbarkeit ✖️ ✖️
Individuelle Verfügbarkeiten ✖️ ✖️
Kostenloser Starter Account ✖️
Unlimitierte Nutzer ohne Zusatzkosten ✖️ ✖️ ✖️ ✖️
Integrierte Zahlungsabwicklung
Datenschutz konform
Buchung per SSO ✖️ ✖️
Dashboard mit Live-Statistiken ✖️ ✖️
Raum- & Lageplaner ✖️ ✖️ ✖️ ✖️
Smartlock Integration ✖️ ✖️ ✖️ ✖️
Bedingte Buchungsregeln ✖️ ✖️ ✖️
Anonyme Buchungen ✖️ ✖️ ✖️ ✖️

* Alle Informationen laut Angaben auf der Website der Anbieter.


Fazit

anny
Kostengünstiger und intuitiver Einstieg für ein breit gefächertes Einsatzgebiet

shore
Terminbuchungstool im Dienstleistungsbereich mit eingeschränkter Buchungsfunktionalität

SimplyBook.me
Tool zur Terminvereinbarung mit geringer Zahl an Inklusivbuchungen

Calendly
Buchungssystem für Termine, keine Möglichkeit zur Bereitstellung von Ressourcen

Timify
Umfassendes Buchungstool mit kostspieligen Zusatzfunktionen

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Erhöhe die Auslastung deiner Ressourcen
Automatisiere operativen Aufwand
Steigere die Zufriedenheit bei Kunden und im Team
Tagesansicht des Kalenders im Adminbereich des anny Buchungssystems inkl. aller Buchungen