Eine vollumfassende Lösung, welche es Studierenden, wissenschaftlichen Mitarbeitern und Lehrenden einfach und intuitiv ermöglicht, Equipment an Hochschulen zu verwalten und zur Verfügung zu stellen gibt es nicht? Dann irrst du dich, denn mit der Buchungssoftware von anny stehen dir ganz neue Türen offen.
Momentan finden an einer Universität oder Hochschule tausende Verleihprozesse von Einzelzubehörteilen und Geräten im Jahr statt, um welche sich die Mitarbeitenden, meist studentische Hilfskräfte, kümmern. Wie werden diese Prozesse aktuell organisiert?
Dazu werden oft veraltete Versionen von Microsoft Excel in Kombination mit einem Anfrage-Formular verwendet. Eine andere Herangehensweise ist die Verwendung von Programmen, die eher einem Online-Shop ähneln, damit für ein Verleihsystem ungeeignet sind und zu Unübersichtlichkeit führen. Bei wieder anderen Hochschulen verläuft der gesamte Prozess noch analog auf Papier und die verwaltenden Person ist nur telefonisch oder in Person während ihrer Arbeitszeiten zu erreichen. Von Automatisierung kann hier keine Rede sein.
Wieso eine Ressourcenverwaltungs- und Buchungssoftware?
Die Anwendung eines intelligenten Systems an Hochschulen und Universitäten ermöglicht es, Equipment und Geräte, sowie Räume oder Sprechzeiten buchbar zu machen. Studierende und alle Mitarbeitenden können so die Verfügbarkeit fachspezifischer Materialien überhaupt erst einsehen. Ressourcen günstig zur Verfügung zu stellen ist Kern einer erfolgreichen Lehre. Der Prozess der Buchung und Ausleihe des Inventars der jeweiligen Einrichtung wird von einer Lösung für das Ressourcenmanagement organisiert und optimiert.
Welche Anforderungen sollten Universitäten und Hochschulen an ein Verleihsystem haben?
- Verfügbarkeiten, Bestand und Berechtigungen sind transparent für alle Nutzer und Anbieter einsehbar und gezielt suchbar.
- Jede Hochschule kann ihre Ressourcen, wie einzelne Kameras oder ein Fotolabor, individuell zur Buchung anbieten.
- Buchungs-, Kunden- und Auslastungsdaten werden gespeichert und in die Datenbank eingepflegt, sodass sie gesichert sind und immer abrufbar bleiben. Exporte von gesammelten Daten sind möglich und wertvolle Entscheidungshilfen.
- Aktuelle technische Standards zur Informationssicherheit sind berücksichtigt und die Richtlinien des DSGVO sind enthalten.
- Intuitive Bedienung ohne Schulung für den Entleiher, womit auch die internationalen Studierenden und Lehrenden keine Anwendungsschwierigkeiten haben.
- Nie endende Weiterentwicklung der Software, welche in enger Zusammenarbeit mit den Hochschulen auf Bedürfnisse eingehen.
- Reibungslose Kommunikation zwischen Entleiher und Anbieter, beginnend bei der Wahl des Verleihzeitraums, Bestätigung einer Anfrage, Terminerinnerungen und weiterer Mitteilungen.
- Konfigurierbare Formulare, die bei der Buchung abgefragt werden.
Warum anny das richtig Verleihsystem ist!
Die Buchungssoftware von anny ermöglicht es den Hochschulen, Equipment, Geräte und jegliche weiteren Ressourcen wie z.B. Räume nutzerfreundlich und buchbar zu machen. Das digitale Verleihsystem garantiert Automatisierung, Planungssicherheit, Übersicht über die verfügbaren Ressourcen und bringt deine Universität oder Hochschule in der Digitalisierung weiter.
Mithilfe des Buchungs- und Verleihsystems werden überflüssige Kosten verhindert, Mitarbeiter effizienter eingesetzt und Zeit gespart. Die exakte Nachverfolgung von wertvollen, hochwertigen Geräte ist gewährt und Kapazitäten effizient genutzt. Eine bessere Lehre ist garantiert.
