Amira van Weegen
Junior Marketing Manager
28.08.2025
Desk Sharing Software: Der komplette Leitfaden für flexible Arbeitsplatzlösungen 2025
5 Min.
Was ist Desk Sharing Software und warum ist sie essentiell für moderne Unternehmen?
Desk Sharing Software ist eine digitale Lösung, die Unternehmen dabei hilft, Arbeitsplätze flexibel zu verwalten und optimal zu nutzen. In diesem Leitfaden lernen Sie, was Desk Sharing Software ist, warum sie wichtig ist und wie Sie die beste Lösung für Ihr Unternehmen auswählen.
Diese umfassende Anleitung behandelt alle wichtigen Aspekte: von grundlegenden Definitionen über Auswahlkriterien bis hin zu Top-Anbietern 2025 und praktischer Implementierung. Sie erhalten sofort verwertbare Informationen für Entscheider und IT-Verantwortliche, die hybrid arbeitende Teams optimal unterstützen möchten.
Desk Sharing Software unterscheidet sich grundlegend von traditionellem Hot Desking durch ihr strukturiertes Buchungssystem. Während Hot Desking nach dem “Wer zuerst kommt, mahlt zuerst”-Prinzip funktioniert, ermöglicht moderne Sharing Software die Reservierung von Arbeitsplätzen im Voraus über Apps oder Web-Portale.
Desk Sharing Software verstehen: Kernkonzepte und wichtige Begriffe
Grundlegende Definitionen
Desk Sharing Software ist eine spezialisierte Kategorie digitaler Workplace Management Lösungen, die Unternehmen bei der Buchung und Verwaltung von Büroarbeitsplätzen unterstützt. Im Gegensatz zu festen Arbeitsplatzzuweisungen ermöglicht sie flexible Arbeitsmodelle durch ein zentrale Buchungssystem.
Verwandte Begriffe im Überblick:
Hot Desking: Arbeitsplatzteilung ohne Vorab-Reservierung
Workplace Management: Umfassende Verwaltung aller Büroressourcen
Hybrid Work: Arbeitsmodell mit wechselnder Büro- und Homeoffice-Präsenz
Activity-based Working: Arbeitsplatzwahl basierend auf anstehenden Aufgaben
Die Software grenzt sich von klassischen Facility Management Systemen ab, indem sie speziell auf die Bedürfnisse flexibler Arbeitsmodelle zugeschnitten ist und Mitarbeitenden direkten Zugang zur Arbeitsplatzbuchung bietet.
Funktionale Zusammenhänge
Desk Sharing Software bildet das Herzstück moderner hybrider Arbeitsmodelle. Sie verbindet verschiedene Unternehmenssysteme miteinander:
Integration mit Microsoft 365 und Google Workspace: Synchronisation von Kalendern und automatische Buchungsbestätigungen
Verbindung zu HR-Systemen: Automatische Nutzer-Provisionierung und Abteilungszuordnungen
Kommunikationstools: Nahtlose Einbindung in Microsoft Teams, Slack und andere Collaboration-Plattformen
Warum Desk Sharing Software im Jahr 2025 unverzichtbar ist
Die Bedeutung von Desk Sharing Software wird durch konkrete Zahlen untermauert: Laut CBRE liegt die durchschnittliche Büroauslastung bei nur 35% an einem typischen Arbeitstag. Hybrid arbeitende Unternehmen können durch den Einsatz entsprechender Software ihre Mietkosten um 20-40% reduzieren.
Konkrete Vorteile für Ihr Unternehmen:
Kosteneinsparungen: Reduktion der Büroflächen durch optimierte Nutzung
Mitarbeiterzufriedenheit: Hohe Akzeptanzrate bei korrekt implementierten Systemen
Compliance: Automatische Kontaktverfolgung und Kapazitätsmanagement
Nachhaltigkeit: Reduzierter Energieverbrauch durch bedarfsgerechte Büronutzung
Vergleichstabelle: Die wichtigsten Funktionen führender Anbieter
Anbieter | Pricing | 3D Karte | Outlook & MS Team Integration | Support |
|---|---|---|---|---|
anny | Ab 5€ pro Ressource/Monat | ✅ | ✅ | 24/7 Chat-Support, umfangreiches Hel-Center, E-Mail, Telefon |
deskly | Ab ca. 1,65€ pro Nutzer/Monat | ➖ | ✅ | E-Mail, Live-Chat & telefonisch |
deskbird | Ab ca. 2,80€ pro Nutzer/Monat | ➖ | ✅ | Chat & Telefon |
Envoy | Ab ca. 3€ pro Nutzer/Monat | ➖ | ✅ | Unterstützung via Live-Chat & E-Mail |
PULT | Ab 1,90 € pro Nutzer/Monat | ➖ | ✅ | Variiert nach Paket |
*Alle Angaben laut Website des jeweiligen Anbieters (Stand: September 2025)
Warum anny die ideale Desk Sharing Software für Ihr Unternehmen ist
anny bietet eine moderne, benutzerfreundliche Desk Sharing Software, die speziell auf die Anforderungen von hybriden Arbeitsmodellen und New Work zugeschnitten ist. Mit anny können nicht nur Arbeitsplätze, sondern auch Meetingräume und Parkplätze einfach und flexibel gebucht werden - alles über eine intuitive Oberfläche.
Die Vorteile von anny im Überblick:
Einfache Bedienung: Intuitive Suche und Buchung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen
Flexible Buchungsoptionen: Stunden- oder tageweise Buchungen, Team-Reservierungen und wiederkehrende Termine
Integration: Nahtlose Anbindung an Microsoft Teams, Outlook und weitere Collaboration-Tools
Transparenz und Kontrolle: Übersichtliches Dashboard mit Echtzeit-Informationen zur Auslastung
DSGVO-konform und sicher: Lokale Datenverarbeitung in der EU mit hohem Datenschutzstandard
Support Team: Persönliche Unterstützung durch ein deutschsprachiges Support Team
Schritt-für-Schritt Anleitung zur Auswahl der richtigen Desk Sharing Software
Schritt 1: Bedarfsanalyse und Anforderungen definieren
Ermitteln Sie zunächst Ihre spezifischen Anforderungen systematisch:
Quantitative Faktoren:
Gesamtzahl der Mitarbeitenden und erwartete Nutzer der Software
Anzahl verfügbarer Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätze
Geplante Büropräsenz in Prozent (typisch: 40-60% bei hybriden Teams)
Technische Anforderungen:
Bestehende IT-Systeme: Office 365, Google Workspace, SAP, etc.
Gewünschte Integrationen: Kalender, Slack, Microsoft Teams, HR-Systeme
Mobile Anforderungen: iOS/Android Apps, QR Code Check-in
Sicherheitsanforderungen: DSGVO, Datenschutz, lokale Datenverarbeitung
Checkliste funktionale Anforderungen:
✅ Intuitive Buchung von Arbeitsplätzen per App
✅ Automatische Check-in/Check-out Funktionen
✅ Dashboard für Auslastungsanalysen
✅ Buchung von Meetingräumen und Parkplätzen
✅ Kapazitätsmanagement und Abstandsregelungen
Schritt 2: Anbieterauswahl und Testphase
Bewertungskriterien für Software-Demos:
Benutzerfreundlichkeit: Kann ein neuer Nutzer schnell und unkompliziert einen Arbeitsplatz buchen?
Reaktionszeit: Lädt die App/Website schnell genug für den Büroalltag?
Support: Bietet der Anbieter exzellenten Support?
Customization: Lässt sich die Software an Ihre Bürogestaltung anpassen?
Empfohlene Testphase:
Dauer: 2-4 Wochen Pilotprojekt mit 10-20 Testnutzern
Testszenarien: Spontane Buchungen, Teambuchungen, Stornierungen
Nutzergruppen: Verschiedene Abteilungen und IT-Affinitätsstufen einbeziehen
Metriken: Buchungsrate, Nutzerzufriedenheit, technische Probleme dokumentieren
Schritt 3: Implementierung und Erfolgsmessung
Best Practices für die Einführung:
Kommunikation: Transparente Information über Vorteile und Wandel der Arbeitswelt
Schulungen: 30-minütige Sessions für alle Nutzergruppen
Schrittweise Einführung: Start mit einer Abteilung, dann sukzessive Ausweitung
Change Management: Feedback-Kanäle und kontinuierliche Verbesserung
KPIs zur Erfolgsmessung:
Buchungsrate: Ziel 70-85% der verfügbaren Arbeitsplätze
Nutzerzufriedenheit: Regelmäßige Umfragen (Ziel: >80% Zufriedenheit)
Auslastung: Optimale Büronutzung zwischen 70-90%
Kosteneinsparung: Reduzierung der Bürofläche nach 6-12 Monaten messbar
Häufige Fehler bei der Auswahl von Desk Sharing Software vermeiden
Fehler 1: Vernachlässigung der Benutzerfreundlichkeit zugunsten umfangreicher Features Viele Unternehmen wählen Software mit hunderten Funktionen, die jedoch zu komplex für den täglichen Einsatz ist. Eine intuitive Bedienung ist wichtiger als ein überladenes Dashboard.
Fehler 2: Unzureichende Berücksichtigung von Datenschutz und DSGVO-Anforderungen Desk Sharing Software verarbeitet personenbezogene Daten wie Anwesenheitszeiten und Kontakte. Achten Sie auf EU-basierte Datenverarbeitung und transparente Datenschutzerklärungen.
Fehler 3: Fehlende Integration in bestehende Systeme wie Microsoft Teams oder Slack Isolierte Lösungen führen zu geringer Nutzerakzeptanz. Die Software sollte nahtlos in den bestehenden Arbeitsalltag integrierbar sein.
Profi-Tipp: Starten Sie immer mit einem 4-6 wöchigen Pilotprojekt mit einer kleinen, aber repräsentativen Nutzergruppe, bevor Sie die Software unternehmensweit einführen. Dies ermöglicht es, Probleme frühzeitig zu identifizieren und die Konfiguration zu optimieren.
Fazit: Die wichtigsten Erkenntnisse für deine Entscheidung
Desk Sharing Software ist 2025 essentiell für Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen. Die Technologie hat sich von einfachen Buchungstools zu umfassenden Workplace Management Lösungen entwickelt, die messbare Kosteneinsparungen und höhere Mitarbeiterzufriedenheit ermöglichen.
Die fünf wichtigsten Erkenntnisse:
Benutzerfreundlichkeit über Feature-Vielfalt: Eine intuitive Bedienung ist wichtiger als umfangreiche Funktionslisten
DSGVO-Konformität ist Pflicht: Deutsche Anbieter wie anny und PULT bieten rechtssichere Lösungen mit lokalem Support
Integration entscheidet über Erfolg: Nahtlose Anbindung an Microsoft Teams und bestehende Systeme ist kritisch
ROI nach 6-12 Monaten: Kosteneinsparungen durch optimierte Büroflächennutzung amortisieren die Investition schnell
Change Management ist erfolgsentscheidend: Pilotprojekte und Schulungen sichern hohe Nutzerakzeptanz
Ihr nächster Schritt: Starte mit einer kostenlosen Testphasen bei anny und weiteren ausgewählten Anbietern. Konzentriere dich auf Lösungen, die deine spezifischen Integrationsanforderungen erfüllen und nachweislich DSGVO-konform sind. Eine 4-wöchige Pilotphase mit einer repräsentativen Nutzergruppe gibt dir die notwendige Sicherheit für eine erfolgreiche unternehmensweite Einführung.
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18.84 13.737 18.744 14.147 18.766 14.477 C 18.788 14.807 18.862 15.152 19.001 15.511 C 19.023 15.592 19.046 15.665 19.075 15.739 C 19.2 16.091 19.568 17.161 19.641 21.003 C 19.722 25.102 19.207 26.965 18.935 27.962 C 18.884 28.138 18.847 28.292 18.81 28.438 C 18.766 28.578 18.656 28.952 18.759 29.465 C 18.81 29.707 18.906 29.912 18.965 30.022 C 18.994 30.074 19.023 30.125 19.06 30.176 C 19.119 30.264 19.215 30.404 19.369 30.536 L 26.712 37.487 C 27.065 37.824 27.536 38 28.014 38 C 28.271 38 28.536 37.949 28.779 37.839 C 29.456 37.545 29.875 36.929 29.875 36.218 L 29.875 24.42 C 29.875 23.504 29.419 22.924 29.073 22.565 L 28.978 22.462 C 29.706 21.803 31.943 19.764 34.452 17.227 C 35.717 15.944 36.298 12.989 36.232 8.186 Z M 27.624 34.605 C 27.624 34.847 27.33 34.972 27.153 34.803 L 21.363 29.326 L 21.378 29.311 L 21.407 29.282 L 21.495 29.194 L 21.532 29.157 C 21.569 29.12 21.606 29.091 21.643 29.054 C 21.65 29.047 21.665 29.04 21.672 29.025 C 21.724 28.981 21.775 28.93 21.827 28.878 L 21.841 28.864 C 21.893 28.82 21.937 28.776 21.988 28.724 C 22.003 28.71 22.018 28.702 22.033 28.688 C 22.084 28.636 22.136 28.592 22.194 28.541 C 22.261 28.482 22.319 28.424 22.386 28.365 L 22.665 28.116 L 22.754 28.035 L 27.308 23.958 L 27.44 24.098 C 27.447 24.105 27.455 24.112 27.455 24.12 C 27.631 24.303 27.631 24.34 27.631 24.428 L 27.631 34.605 Z M 32.848 15.658 C 29.875 18.657 27.278 20.967 27.256 20.989 L 27.249 20.989 L 26.623 21.546 L 25.792 22.294 C 24.586 23.372 23.173 24.633 22.187 25.52 C 21.996 25.689 21.701 25.535 21.724 25.285 C 21.841 24.171 21.915 22.756 21.885 20.945 C 21.804 16.743 21.378 15.511 21.194 14.983 C 21.186 14.969 21.179 14.954 21.179 14.939 C 21.157 14.844 21.135 14.778 21.12 14.741 C 21.106 14.705 21.091 14.668 21.083 14.639 C 21.047 14.536 21.076 14.426 21.157 14.353 C 22.239 13.326 29 6.954 33.252 2.951 C 33.422 2.789 33.694 2.899 33.716 3.127 C 33.826 4.293 33.966 6.214 33.995 8.23 C 34.062 13.971 33.135 15.365 32.848 15.658 Z M 17.302 27.955 C 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15.365 2.168 13.979 2.249 8.237 C 2.278 6.221 2.426 4.3 2.529 3.134 C 2.551 2.907 2.823 2.797 2.992 2.958 C 7.245 6.962 14.006 13.334 15.087 14.36 C 15.161 14.433 15.19 14.543 15.161 14.646 C 15.154 14.675 15.139 14.712 15.124 14.749 C 15.109 14.785 15.087 14.851 15.065 14.947 C 15.058 14.961 15.058 14.976 15.051 14.991 C 14.867 15.519 14.44 16.75 14.359 20.952 C 14.322 22.763 14.396 24.178 14.521 25.293 C 14.55 25.542 14.249 25.696 14.057 25.527 C 13.071 24.64 11.659 23.379 10.452 22.301 L 9.621 21.553 L 8.988 20.989 C 8.871 20.893 6.325 18.62 3.389 15.658 Z M 9.077 34.81 C 8.9 34.979 8.606 34.854 8.606 34.612 L 8.606 24.42 C 8.606 24.34 8.606 24.296 8.782 24.112 C 8.79 24.105 8.797 24.098 8.797 24.09 L 8.929 23.951 L 13.476 28.028 L 13.792 28.314 L 13.851 28.365 C 13.866 28.38 13.881 28.394 13.895 28.402 C 13.932 28.438 13.976 28.475 14.013 28.512 C 14.035 28.534 14.057 28.548 14.072 28.57 C 14.109 28.607 14.153 28.644 14.19 28.68 C 14.212 28.695 14.227 28.717 14.249 28.732 C 14.293 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