Noemi van der Grinten
SEO & SEA Manager
22.06.2023
Erfolgreich mit deiner Raumverwaltung - So wählst du das richtiges Tool
6 Min
Einleitung
Digitalisiere dein Angebot an geschäftlicher Raumvermietung – ganz egal, ob Eventräume, Tagungsräume oder Immobilien. Eine Software für Raumverwaltung bietet eine flexible Buchungslösung, einen Belegungsplan für interne Verwaltung und ermöglicht ein effizientes Teilen deiner Ressourcen.
Was ist ein Raumbuchungssystem?
Ein Raumbuchungssystem dient dem übersichtlichen Verwalten von Räumen, die für Mitarbeitende oder für Externe buchbar gemacht werden sollen. Dabei werden all deine Ressourcen in einem System aufgeführt, das sich intuitiv verwalten lässt. Mit Unterstützung eines Raumbuchungssystems kannst du deine Räume problemlos online vermieten und Belegungspläne managen. Durch die gezielte Organisation deiner Räume und zusätzlich buchbarem Equipment sparst du dir durch den geringeren Verwaltungsaufwand Kosten und Zeit.
Wir zeigen, was für einen Mehrwert ein Raumbuchungssystem mitbringt und worauf du bei der Auswahl des richtigen Tools achten solltest.
Welche Vorteile hat ein Raumbuchungssystem?
Zeitersparnis durch Wegfallen von Absprachen & E-Mail-Verkehr
Angebot überall und jederzeit verfügbar machen, um nicht nur deine Mitglieder glücklich zu machen, sondern auch Neukunden effizient zu erreichen
Integrierte Zahlungsabwicklung & Rechnungsstellung
Automatische Erstellung von Statistiken & Auswertungen
Verbesserte Produktivität durch Prozessautomatisierung
Umsatzsteigerung aufgrund weniger Terminausfälle (dank automatischer Erinnerung)
Zeiteinsparung durch weniger Verwaltungsaufwand
Einfacher Buchungsprozess in einem Klick
Personaleinsparung durch schlüssellosen Zugang
Wie funktioniert ein Raumbuchungssystem?
Ein Raumbuchungssystem hilft dir, deine Räume digital zur Verfügung zu stellen. Dank eines solchen Tools kannst du eine optimale Auslastung erreichen und behältst mit einem digitalen Dashboard den Überblick über alle verfügbaren Räume. Das spart dir viel Zeit und du verhinderst ein Buchungschaos. Zusätzlich schaffst du mit dem digitalen Listen deiner Angebote mehr Reichweite und wirst attraktiver für deine Kunden.
Welche Funktion sollte das Tool bieten?
Karten & Grundrisse
Das Raumbuchungssystem sollte die Möglichkeit bieten, deine Räumlichkeiten maßstabgetreu abzubilden. Das gibt nicht nur dir eine bessere Übersicht, sondern verbessert auch das Buchungserlebnis und die Orientierung deiner Kunden. Im besten Fall lässt sich anhand von Farben erkennen, ob sie diesen Raum noch buchen können oder ob dieser bereits belegt ist.
Online-Zahlung & Rechnungsstellung
Wieso mehrere Tools verwenden, wenn es auch leichter geht? Am effizientesten ist es, wenn du bei einem Raumbuchungssystem auch Online Zahlungen abwickeln kannst und automatisch Rechnungen erstellt werden. Das spart dir viel Zeit und verringert den operativen Aufwand in der Buchhaltung.
Mobil optimierte Buchungsseite
Viele Kunden wollen ihre Räume mit ihrem Smartphone von unterwegs aus buchen. Dementsprechend sollte dein ausgewähltes Tool eine integrierte Buchungsseite aufweisen, die mobil optimiert ist. Eine nicht responsive Buchungsseite kann in vielen Fällen zum Buchungsabbruch führen.
Schlüsselloser Zugang
Mach es dir und deinen Kunden noch leichter und biete einen schlüssellosen Zugang an. Somit können sie schnell und einfach den Raum öffnen, ohne dass sie dich erst nach dem Schlüssel fragen müssen oder jemand den Schlüssel sogar vorher vorbeibringen muss. Das ausgewähltes Raumbuchungssystem sollte dementsprechend eine nahtlose Integration anbieten, um dir und deinen Kunden das Buchungserlebnis so effizient wie nur möglich zu machen.
Tools für Raumverwaltung im Überblick
Envoy | Locaboo | Skedda | Roomz | ||
|---|---|---|---|---|---|
Integrierte Zahlungsabwicklung & Rechnungsstellung | ✅ | ➖ | ✅ | ✅ | ➖ |
Externer Buchungsbereich | ✅ | ➖ | ✅ | ✅ | ➖ |
Buchung per SSO | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Dashboard mit Live-Statistiken | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Mobil optimierte Buchungsseite | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Detaillierte Konfigurierbarkeit | Umfangreich | Grundlegend | Umfangreich | Umfangreich | Begrenzt |
Kalender Echtzeit-Synchronisation | ✅ | ✅ | ➖ | ✅ | ✅ |
Digitale Kundenverwaltung (CRM) | ✅ | ➖ | ✅ | ➖ | ➖ |
Flexible Verfügbarkeiten | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Web-Anwendungen ohne Installation | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Raum- & Lageplaner | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Widget in deinem Design | ✅ | ➖ | ✅ | ✅ | ➖ |
Datenschutz-konform | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Smartlock Integration | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ➖ |
Microsoft Office 365 Integration | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Community-Verwaltung | ✅ | ➖ | ✅ | ✅ | ➖ |
Bedingte Buchungsregeln | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ➖ |
Kostenloser Starter Account | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ➖ |
Unlimitierte Nutzer ohne Zusatzkosten | ✅ | ➖ | ➖ | ✅ | ➖ |
*Alle Informationen laut Angaben auf der Website der Anbieter (Stand: September 2025).
Fazit
anny: anny deckt interne und externe Buchungen mit Zahlungen, Community-Funktionen und einer datenschutzkonformen Plattform für unbegrenzte Nutzer kostengünstig ab.
Envoy: Envoy bietet eine umfassende Workplace-Suite mit Raumbuchung, Karten und Analysen, richtet sich aber primär an interne Nutzung.
Locaboo: Locaboo unterstützt externe Buchungen, Rechnungsstellung, Smartlock-Integrationen und Community-Management, während die Kalender-Synchronisation eingeschränkt ist.
Skedda: Skedda ermöglicht flexible Buchungsregeln, Zwei-Wege-Kalender-Synchronisation und integrierte Zahlungen für unterschiedliche Anwendungsfälle.
ROOMZ: ROOMZ konzentriert sich auf interne Buchungen mit Displays, Sensorik und Floorplans, ohne einen Schwerpunkt auf externe Zahlungs- oder CRM-Funktionen.
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18.84 13.737 18.744 14.147 18.766 14.477 C 18.788 14.807 18.862 15.152 19.001 15.511 C 19.023 15.592 19.046 15.665 19.075 15.739 C 19.2 16.091 19.568 17.161 19.641 21.003 C 19.722 25.102 19.207 26.965 18.935 27.962 C 18.884 28.138 18.847 28.292 18.81 28.438 C 18.766 28.578 18.656 28.952 18.759 29.465 C 18.81 29.707 18.906 29.912 18.965 30.022 C 18.994 30.074 19.023 30.125 19.06 30.176 C 19.119 30.264 19.215 30.404 19.369 30.536 L 26.712 37.487 C 27.065 37.824 27.536 38 28.014 38 C 28.271 38 28.536 37.949 28.779 37.839 C 29.456 37.545 29.875 36.929 29.875 36.218 L 29.875 24.42 C 29.875 23.504 29.419 22.924 29.073 22.565 L 28.978 22.462 C 29.706 21.803 31.943 19.764 34.452 17.227 C 35.717 15.944 36.298 12.989 36.232 8.186 Z M 27.624 34.605 C 27.624 34.847 27.33 34.972 27.153 34.803 L 21.363 29.326 L 21.378 29.311 L 21.407 29.282 L 21.495 29.194 L 21.532 29.157 C 21.569 29.12 21.606 29.091 21.643 29.054 C 21.65 29.047 21.665 29.04 21.672 29.025 C 21.724 28.981 21.775 28.93 21.827 28.878 L 21.841 28.864 C 21.893 28.82 21.937 28.776 21.988 28.724 C 22.003 28.71 22.018 28.702 22.033 28.688 C 22.084 28.636 22.136 28.592 22.194 28.541 C 22.261 28.482 22.319 28.424 22.386 28.365 L 22.665 28.116 L 22.754 28.035 L 27.308 23.958 L 27.44 24.098 C 27.447 24.105 27.455 24.112 27.455 24.12 C 27.631 24.303 27.631 24.34 27.631 24.428 L 27.631 34.605 Z M 32.848 15.658 C 29.875 18.657 27.278 20.967 27.256 20.989 L 27.249 20.989 L 26.623 21.546 L 25.792 22.294 C 24.586 23.372 23.173 24.633 22.187 25.52 C 21.996 25.689 21.701 25.535 21.724 25.285 C 21.841 24.171 21.915 22.756 21.885 20.945 C 21.804 16.743 21.378 15.511 21.194 14.983 C 21.186 14.969 21.179 14.954 21.179 14.939 C 21.157 14.844 21.135 14.778 21.12 14.741 C 21.106 14.705 21.091 14.668 21.083 14.639 C 21.047 14.536 21.076 14.426 21.157 14.353 C 22.239 13.326 29 6.954 33.252 2.951 C 33.422 2.789 33.694 2.899 33.716 3.127 C 33.826 4.293 33.966 6.214 33.995 8.23 C 34.062 13.971 33.135 15.365 32.848 15.658 Z M 17.302 27.955 C 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15.365 2.168 13.979 2.249 8.237 C 2.278 6.221 2.426 4.3 2.529 3.134 C 2.551 2.907 2.823 2.797 2.992 2.958 C 7.245 6.962 14.006 13.334 15.087 14.36 C 15.161 14.433 15.19 14.543 15.161 14.646 C 15.154 14.675 15.139 14.712 15.124 14.749 C 15.109 14.785 15.087 14.851 15.065 14.947 C 15.058 14.961 15.058 14.976 15.051 14.991 C 14.867 15.519 14.44 16.75 14.359 20.952 C 14.322 22.763 14.396 24.178 14.521 25.293 C 14.55 25.542 14.249 25.696 14.057 25.527 C 13.071 24.64 11.659 23.379 10.452 22.301 L 9.621 21.553 L 8.988 20.989 C 8.871 20.893 6.325 18.62 3.389 15.658 Z M 9.077 34.81 C 8.9 34.979 8.606 34.854 8.606 34.612 L 8.606 24.42 C 8.606 24.34 8.606 24.296 8.782 24.112 C 8.79 24.105 8.797 24.098 8.797 24.09 L 8.929 23.951 L 13.476 28.028 L 13.792 28.314 L 13.851 28.365 C 13.866 28.38 13.881 28.394 13.895 28.402 C 13.932 28.438 13.976 28.475 14.013 28.512 C 14.035 28.534 14.057 28.548 14.072 28.57 C 14.109 28.607 14.153 28.644 14.19 28.68 C 14.212 28.695 14.227 28.717 14.249 28.732 C 14.293 28.776 14.337 28.812 14.381 28.856 L 14.41 28.886 C 14.462 28.937 14.513 28.981 14.558 29.025 L 14.587 29.054 C 14.624 29.091 14.661 29.12 14.69 29.157 L 14.727 29.194 C 14.756 29.223 14.793 29.26 14.815 29.289 L 14.837 29.311 L 14.852 29.326 Z" fill="rgb(0, 0, 0)" height="38px" id="bH388uk2E" transform="translate(1 1)" width="118.00000395534607px"/></svg>)