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Leitfäden
6 Min.

Erfolgreich mit deiner Raumverwaltung - So wählst du das richtiges Tool

Veröffentlicht
Räume ganz einfach buchbar machen mit dem Buchungssystem von anny
Autor
Noëmi van der Grinten - SEO & SEA Manager, anny GmbH - Blog anny
Noëmi van der Grinten
SEO & SEA Manager, anny GmbH
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Digitalisiere dein Angebot an geschäftlicher Raumvermietung – ganz egal, ob Eventräume, Tagungsräume oder Immobilien. Eine Software für Raumverwaltung bietet eine flexible Buchungslösung, einen Belegungsplan für interne Verwaltung und ermöglicht ein effizientes Teilen deiner Ressourcen.

Was ist ein Raumbuchungssystem?

Ein Raumbuchungssystem dient dem übersichtlichen Verwalten von Räumen, die für Mitarbeitende oder für Externe buchbar gemacht werden sollen. Dabei werden all deine Ressourcen in einem System aufgeführt, das sich intuitiv verwalten lässt. Mit Unterstützung eines Raumbuchungssystems kannst du deine Räume problemlos online vermieten und Belegungspläne managen. Durch die gezielte Organisation deiner Räume und zusätzlich buchbarem Equipment sparst du dir durch den geringeren Verwaltungsaufwand Kosten und Zeit.

Wir zeigen, was für einen Mehrwert ein Raumbuchungssystem mitbringt und worauf du bei der Auswahl des richtigen Tools achten solltest.

Welche Vorteile hat ein Raumbuchungssystem?

  • Zeitersparnis durch Wegfallen von Absprachen & E-Mail-Verkehr
  • Angebot überall und jederzeit verfügbar machen, um nicht nur deine Mitglieder glücklich zu machen, sondern auch Neukunden effizient zu erreichen
  • Integrierte Zahlungsabwicklung & Rechnungsstellung
  • Automatische Erstellung von Statistiken & Auswertungen
  • Verbesserte Produktivität durch Prozessautomatisierung
  • Umsatzsteigerung aufgrund weniger Terminausfälle (dank automatischer Erinnerung)
  • Zeiteinsparung durch weniger Verwaltungsaufwand
  • Einfacher Buchungsprozess in einem Klick
  • Personaleinsparung durch schlüssellosen Zugang


Wie funktioniert ein Raumbuchungssystem?

Ein Raumbuchungssystem hilft dir, deine Räume digital zur Verfügung zu stellen. Dank eines solchen Tools kannst du eine optimale Auslastung erreichen und behältst mit einem digitalen Dashboard den Überblick über alle verfügbaren Räume. Das spart dir viel Zeit und du verhinderst ein Buchungschaos. Zusätzlich schaffst du mit dem digitalen Listen deiner Angebote mehr Reichweite und wirst attraktiver für deine Kunden.


Welche Funktion sollte das Tool bieten?

1. Karten & Grundrisse

Das Raumbuchungssystem sollte die Möglichkeit bieten, deine Räumlichkeiten maßstabgetreu abzubilden. Das gibt nicht nur dir eine bessere Übersicht, sondern verbessert auch das Buchungserlebnis und die Orientierung deiner Kunden. Im besten Fall lässt sich anhand von Farben erkennen, ob sie diesen Raum noch buchen können oder ob dieser bereits belegt ist.


2. Online-Zahlung & Rechnungsstellung

Wieso mehrere Tools verwenden, wenn es auch leichter geht? Am effizientesten ist es, wenn du bei einem Raumbuchungssystem auch Online Zahlungen abwickeln kannst und automatisch Rechnungen erstellt werden. Das spart dir viel Zeit und verringert den operativen Aufwand in der Buchhaltung.


3. Mobil optimierte Buchungsseite

Viele Kunden wollen ihre Räume mit ihrem Smartphone von unterwegs aus buchen. Dementsprechend sollte dein ausgewähltes Tool eine integrierte Buchungsseite aufweisen, die mobil optimiert ist. Eine nicht responsive Buchungsseite kann in vielen Fällen zum Buchungsabbruch führen.


4. Schlüsselloser Zugang

Mach es dir und deinen Kunden noch leichter und biete einen schlüssellosen Zugang an. Somit können sie schnell und einfach den Raum öffnen, ohne dass sie dich erst nach dem Schlüssel fragen müssen oder jemand den Schlüssel sogar vorher vorbeibringen muss. Das ausgewähltes Raumbuchungssystem sollte dementsprechend eine nahtlose Integration anbieten, um dir und deinen Kunden das Buchungserlebnis so effizient wie nur möglich zu machen.

Tools für Raumverwaltung im Überblick

anny envoy locaboo skedda roomz
Integrierte Zahlungsabwicklung & Rechnungsstellung ✖️ ✖️
Externer Buchungsbereich ✖️ ✖️
Buchung per SSO
Dashboard mit Live-Statistiken
Mobil optimierte Buchungsseite
Detaillierte Konfigurierbarkeit ✖️
Kalender Echtzeit-Synchronisation ✖️ ✖️ ✖️
Digitale Kundenverwaltung (CRM) ✖️ ✖️ ✖️
Flexible Verfügbarkeiten ✖️ ✖️ ✖️
Web-Anwendung ohne Installation
Raum- & Lageplaner
Widget in deinem Design ✖️
Datenschutz konform
Smartlock Integration ✖️ ✖️
Microsoft Office 365 Integration ✖️
Community-Verwaltung ✖️ ✖️ ✖️
Bedingte Buchungsregeln ✖️ ✖️ ✖️ ✖️
Kostenloser Starter Account ✖️
Unlimitierte Nutzer ohne Zusatzkosten ✖️ ✖️ ✖️ ✖️

* Alle Informationen laut Angaben auf der Website der Anbieter.


Fazit

anny
Kostengünstiger und einfacher Einstieg, breit gefächertes Einsatzgebiet

envoy
Komplizierte Lösung für Raumverwaltung & Arbeitsplatzbuchungen mit fehlender Zahlungsfunktion

locaboo
Tool für Raumverwaltung & Workspace Management mit eingeschränkter Funktionalität

skedda
Umfassendes Raumbuchungssystem mit fehlender Kalender Sync & CRM

roomz
Raumverwaltungstool mit fehlender Funktionalität & Fokus auf Raumdisplays

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Steigere die Zufriedenheit bei Kunden und im Team
Tagesansicht des Kalenders im Adminbereich des anny Buchungssystems inkl. aller Buchungen