Zusatzvereinbarung anny AI

Version vom 07.06.2026KI-gestützte Produkte und Funktionen für Buchungen und Kundenkommunikation

Ergänzung zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und den Datenschutzbestimmungen der anny GmbH

Diese Zusatzvereinbarung („Zusatzvereinbarung") gilt ausschließlich für Kunden, die mindestens ein Produkt oder eine Funktion aus dem Bereich anny AI („anny AI") in ihrem anny-Konto aktiviert haben. Sie wird im Zuge der Aktivierung gesondert zur Kenntnis genommen und bestätigt und tritt mit dieser Bestätigung in Kraft.

Die Zusatzvereinbarung gilt ergänzend zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der anny GmbH („anny-AGB") und den Datenschutzbestimmungen der anny GmbH. Im Falle von Widersprüchen zwischen dieser Zusatzvereinbarung und den anny-AGB oder den Datenschutzbestimmungen geht diese Zusatzvereinbarung vor. Für Kunden, die anny AI nicht aktiviert haben, entfaltet diese Zusatzvereinbarung keine Wirkung.

anny AI kann über verschiedene Kommunikationskanäle („Kanäle") bereitgestellt werden, etwa Telefon, WhatsApp, WhatsApp Call, Instagram, Web-Chat-Widget, Slack oder MS Teams. Welche Kanäle der Kunde aktiviert, ergibt sich aus seiner Konfiguration im anny-Konto. Die jeweils kanalspezifischen Besonderheiten — insbesondere zu Kennungen, Aufzeichnung/Protokollierung, Transparenzhinweisen, eingesetzten Anbietern, Drittlandtransfers, Speicherfristen und Abrechnung — ergeben sich aus der Anlage „Kanäle" (Kanal-Matrix) am Ende dieser Zusatzvereinbarung. Diese Anlage ist erweiterbar; durch Aufnahme weiterer Kanäle in die Matrix werden diese ohne Änderung des übrigen Vertragstextes von dieser Zusatzvereinbarung erfasst.

Sofern der Kunde einen Sprachkanal (insbesondere den Phone-Use-Case / KI-Telefonassistent) aktiviert, gelten zusätzlich die sprach- bzw. phone-spezifischen Regelungen dieser Zusatzvereinbarung, insbesondere in §§ 2, 5, 6 und 10 sowie der Anlage „Kanäle".

§ 1 Vertragsgegenstand und Definitionen

(1) anny AI ist ein ergänzendes Produkt- und Funktionsportfolio zur anny-Plattform. Es umfasst KI-gestützte Funktionen für Kundenkommunikation, Termin- und Buchungsprozesse sowie die Verarbeitung von Nutzeranfragen über einen oder mehrere Kanäle. Im Phone-Use-Case ermöglicht anny AI insbesondere die automatisierte Entgegennahme eingehender Telefonanrufe durch einen KI-basierten Telefonassistenten.

(2) Im Sinne dieser Zusatzvereinbarung bedeuten:

• „Kunde": die natürliche oder juristische Person, die anny AI im Rahmen ihrer anny-Vertragsbeziehung aktiviert.

• „Kanal": ein Kommunikationsweg, über den anny AI bereitgestellt wird (z. B. Telefon, WhatsApp, WhatsApp Call, Instagram, Web-Chat-Widget, Slack, MS Teams). Die jeweils unterstützten und aktivierten Kanäle ergeben sich aus der Anlage „Kanäle" und der Konfiguration des Kunden.

• „Sprachkanal": ein Kanal, über den die Interaktion ganz oder überwiegend als Sprache (Audio) erfolgt (insbesondere Telefon und WhatsApp Call). „Textkanal": ein Kanal, über den die Interaktion ganz oder überwiegend als Text-/Chat-Nachricht erfolgt (insbesondere WhatsApp, Instagram, Web-Chat-Widget, Slack, MS Teams).

• „Externer Kanal": ein Kanal, der sich an Dritte (insbesondere Endkunden des Kunden) richtet. „Interner Kanal": ein Kanal, der sich nach Anmeldung (Login) an Beschäftigte oder sonstige interne Berechtigte des Kunden richtet (insbesondere Slack und MS Teams im internen Einsatz); hierfür gilt ergänzend § 15.

• „Nutzende": Personen, die über einen Kanal mit dem KI-Assistenten interagieren. Bei Sprachkanälen werden Nutzende auch als „Anrufende" bezeichnet.

• „KI-Assistent": das von anny bereitgestellte, KI-gestützte System zur automatisierten Verarbeitung eingehender Interaktionen über die aktivierten Kanäle. Die für Sprachkanäle eingesetzte Ausprägung wird als „KI-Telefonassistent" bezeichnet.

• „Interaktion" (auch „Konversation"): ein über einen Kanal geführter Austausch zwischen Nutzenden und dem KI-Assistenten. Bei Sprachkanälen wird die Interaktion auch als „Anruf" bzw. „Gespräch" bezeichnet.

• „Kennung": das je Kanal verarbeitete Kontakt- bzw. Identifikationsmerkmal der Nutzenden (z. B. Telefon- oder WhatsApp-Nummer, Instagram-Handle, Web-Session-/Geräte-/IP-Kennung, Slack- oder Teams-Nutzer-ID).

• „Endkunden-Inhalte": alle Inhalte, die der Kunde oder Nutzende im Rahmen der Nutzung von anny AI erzeugen, übermitteln oder in die Plattform einstellen, insbesondere Konfigurationen, Prompts, Wissensbasis-Daten, Nachrichten- und Gesprächsverläufe, Transkripte und (bei Sprachkanälen) Anrufaufzeichnungen.

• „Plan": das vom Kunden gewählte anny-AI-Preismodell.

• „Phone-Use-Case": die Nutzung von anny AI als KI-Telefonassistent für eingehende Anrufe über einen Sprachkanal.

§ 2 Leistungsumfang anny AI

(1) anny stellt dem Kunden im Rahmen des gewählten Plans die jeweils aktivierten anny-AI-Leistungen über die aktivierten Kanäle bereit. Der konkrete Leistungsumfang je Kanal ergibt sich aus der Anlage „Kanäle". Kanalübergreifend umfasst dies insbesondere:

• Automatisierte Entgegennahme und Verarbeitung eingehender Interaktionen durch den KI-Assistenten

• Konfigurationsoberfläche für Begrüßung/Erstansage, FAQ, Fallback-Verhalten sowie — bei Sprachkanälen — Stimme und Sprache

• Weiterleitung und Übergabe von Buchungsanfragen an die anny-Buchungsplattform

• Interaktions-/Gesprächsprotokolle und Zusammenfassungen je Interaktion im anny Adminbereich

(2) Im Phone-Use-Case umfasst der Leistungsumfang zusätzlich insbesondere:

• Eine dedizierte Telefonnummer (im gewählten Plan enthalten)

• Optionale Anrufaufzeichnung und Transkription (standardmäßig aktiviert, siehe § 6)

(3) anny AI ist ausschließlich für den Empfang eingehender Interaktionen im Rahmen der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit des Kunden vorgesehen. anny AI ist über keinen Kanal ein Notrufdienst und nicht für Notfallkommunikation geeignet. Der Kunde weist Nutzende gegebenenfalls hierauf hin.

(4) Der konkrete Funktionsumfang kann je nach Plan und Kanal variieren. anny behält sich vor, den Leistungsumfang mit angemessener Vorankündigungsfrist (mindestens 30 Tage) anzupassen. Wesentliche Leistungsreduzierungen berechtigen den Kunden zur außerordentlichen Kündigung von anny AI.

(5) Buchungen über anny AI. Bei Buchungen, die über den KI-Assistenten aufgegeben werden, gelten folgende Besonderheiten:

• Eine E-Mail-Adresse der Nutzenden ist keine Pflichtangabe. Bei Sprachkanälen wird die Mobiltelefonnummer der Anrufenden automatisch aus der eingehenden Interaktion erfasst und als Kontaktmerkmal der Buchung hinterlegt; bei Textkanälen wird die jeweils kanaltypische Kennung verwendet.

• Nach erfolgreicher Buchung versendet anny automatisch eine Buchungsbestätigung mit den wesentlichen Buchungsdaten (Datum, Uhrzeit, Dienstleistung) über einen geeigneten Weg (insbesondere Bestätigungs-SMS bei Sprachkanälen oder Bestätigungsnachricht im jeweiligen Textkanal) an die erfasste Kennung der Nutzenden.

• Der Versand der Buchungsbestätigung ist im Rahmen einer normalen Nutzung (eine Bestätigung pro Buchung) kostenfrei. Bei missbräuchlichem Volumen behält anny sich vor, anfallende Versandkosten nachzuberechnen; anny kündigt dies dem Kunden mindestens 14 Tage im Voraus an.

(6) Buchungsgarantie. anny stellt sicher, dass Buchungen über anny AI stets gemäß den vom Kunden in anny konfigurierten Regeln verarbeitet werden. Dies umfasst insbesondere die Einhaltung von Verfügbarkeiten, Zeitfenstern, Pufferzeiten, Preisen und Stornobedingungen, wie sie der Kunde in seinem anny-Konto hinterlegt hat. Die im Verlauf der Interaktion vom KI-Assistenten geäußerten Informationen sind hiervon zu unterscheiden (siehe § 10).

§ 3 Pläne, Preise und Abrechnung

(1) anny AI wird in verschiedenen Plänen angeboten. Die jeweils aktuellen Pläne, Preise und Konditionen sind im anny-Adminbereich einsehbar und gelten in der zum Zeitpunkt der Aktivierung bzw. des Planwechsels gültigen Fassung.

(2) Inklusivvolumen. Jeder Plan enthält einen monatlichen Basispreis sowie ein darin enthaltenes Inklusivvolumen an abrechenbaren Einheiten. Welche Einheiten je Kanal gelten, ergibt sich aus der Anlage „Kanäle". Das Inklusivvolumen umfasst je nach Plan insbesondere:

• Gesprächsminuten bei Sprachkanälen (insbesondere Telefon, WhatsApp Call);

• Nachrichten bei Textkanälen (insbesondere WhatsApp, Instagram, Web-Chat-Widget); dabei zählen ausschließlich die von Nutzenden gesendeten Nachrichten, nicht die Antworten des KI-Assistenten;

• Telefonnummern bei Sprachkanälen (mindestens eine Standard-Telefonnummer bei Plänen mit Sprachkanal).

(3) Zusatzvolumen. Nutzung über das Inklusivvolumen hinaus wird als Zusatzvolumen zum jeweils im Plan gültigen Preis monatlich nachträglich abgerechnet, insbesondere:

• Zusatzminuten: Gesprächsminuten über das Inklusivvolumen hinaus; sie werden sekundengenau abgerechnet;

• Zusatznachrichten: Nachrichten über das Inklusivvolumen hinaus; auch hier zählen ausschließlich die von Nutzenden gesendeten Nachrichten, nicht die Antworten des KI-Assistenten;

• Zusatztelefonnummern: weitere Telefonnummern über die im Plan enthaltenen hinaus;

• Transfer-Minuten: Minuten, die bei einer Weiterleitung (Transfer) eines Gesprächs an eine andere Rufnummer anfallen.

(4) Maßgebliche Volumen und Preise. Die genauen Inklusivvolumen sowie die Preise für Basispreis und Zusatzvolumen ergeben sich stets aus dem im anny-Adminbereich gewählten anny Plan sowie aus der E-Mail-Bestätigung der Aktivierung bzw. des Planwechsels.

(5) Bei Sprachkanälen gelten als abrechenbare Gesprächs- und Transfer-Minuten ausschließlich tatsächlich verbundene Gesprächssekunden. Klingelzeit, Fehlerverbindungen und nicht zustandegekommene Verbindungen werden nicht berechnet.

(6) Planwechsel sind zum nächsten Abrechnungszeitraum möglich. Nicht verbrauchtes Inklusivvolumen verfällt am Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats und wird nicht übertragen oder erstattet.

(7) Alle Preise verstehen sich als Nettopreise zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Abrechnung erfolgt über das bestehende anny-Konto des Kunden. anny behält sich vor, Preise mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen anzupassen; der Kunde kann anny AI in diesem Fall zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preisänderung kündigen.

§ 4 Aktivierung und Bereitstellung

(1) Der Kunde aktiviert anny AI eigenständig in seinem anny-Konto durch Auswahl eines Plans und der gewünschten Kanäle sowie Akzeptanz dieser Zusatzvereinbarung. Mit Absenden der Aktivierungsanfrage kommt der Vertrag über anny AI zustande.

(2) Nach Aktivierung stellt anny dem Kunden den jeweiligen Kanalzugang bereit (im Phone-Use-Case insbesondere eine Telefonnummer). Die Bereitstellung erfolgt in der Regel innerhalb weniger Minuten. Bei Kanälen, deren Anbindung eine Freigabe, Verifizierung oder ein Konto bei einem Drittanbieter voraussetzt (z. B. WhatsApp, Instagram, Slack, MS Teams), kann die Bereitstellung länger dauern und die Mitwirkung des Kunden erfordern. anny übernimmt keine Garantie für eine bestimmte Bereitstellungsdauer.

(3) Der Zugang zur erweiterten Konfigurationsoberfläche (FAQ, Begrüßung, Fallbacks sowie bei Sprachkanälen Stimme) erfolgt über einen Single-Sign-On-Link aus dem anny-Adminbereich. Der Kunde ist für die Konfiguration des KI-Assistenten selbst verantwortlich.

(4) anny empfiehlt dem Kunden, anny AI vor dem produktiven Einsatz ausreichend zu testen und die KI-Konfiguration auf die eigenen Anforderungen und Interaktionsfälle anzupassen.

§ 5 Hinweis auf den KI-Assistenten (Transparenz)

(1) Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass anny AI einen KI-basierten Assistenten einsetzt, der eingehende Interaktionen automatisiert verarbeitet. anny stellt sicher, dass Nutzende in kanalgeeigneter Weise transparent über den KI-Charakter informiert werden. Dies erfolgt insbesondere:

• bei Sprachkanälen durch eine zu Beginn abgespielte Ansage (bei aktivierter Aufzeichnung einschließlich Hinweis auf die Aufzeichnung);

• bei Textkanälen durch einen sichtbaren Hinweis bzw. Disclaimer im Chat-Fenster oder in der ersten Nachricht der Interaktion.

Der konkrete Transparenzmechanismus je Kanal ergibt sich aus der Anlage „Kanäle".

(2) Der Kunde ist berechtigt, den Wortlaut dieser Hinweise im Rahmen der Plattform-Konfiguration anzupassen. Die Anpassung darf jedoch nicht dazu führen, dass die Information über den KI-Charakter entfällt oder für Nutzende nicht erkennbar ist. Eine Konfiguration, die den KI-Charakter des Assistenten aktiv verschleiert oder leugnet, ist unzulässig. Der Kunde beachtet insbesondere die Transparenz- und Kennzeichnungspflichten nach Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung / EU AI Act), soweit anwendbar.

(3) Der Kunde stellt sicher, dass er selbst und seine Nutzenden in geeigneter Weise über den KI-Einsatz informiert werden, insbesondere durch geeignete Hinweise auf der eigenen Website, in Terminbestätigungen oder auf sonstigem Kommunikationsmaterial.

§ 6 Aufzeichnung, Transkription und Protokollierung

(1) Sprachkanäle. Die Funktion zur Aufzeichnung und Transkription von Anrufen ist bei Sprachkanälen optional und standardmäßig aktiviert. Der Kunde kann die Aufzeichnungs- und Transkriptionsfunktion jederzeit im anny Adminbereich deaktivieren. Solange die Funktion aktiviert ist, ist der Kunde allein dafür verantwortlich, dass er über die erforderlichen Rechtsgrundlagen und gegebenenfalls Einwilligungen der Anrufenden verfügt. Der Kunde beachtet insbesondere:

• § 201 StGB (Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes): Die heimliche Aufzeichnung von Gesprächen ohne Kenntnis der Anrufenden ist strafbar.

• Die einschlägigen Vorgaben der DSGVO, insbesondere die Pflicht zur Information der betroffenen Personen und das Erfordernis einer geeigneten Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

(2) Textkanäle. Bei Textkanälen entsteht keine Audioaufzeichnung; der Nachrichten- bzw. Konversationsverlauf selbst dient als Protokoll der Interaktion. § 201 StGB findet auf Textkanäle keine Anwendung. Der Kunde bleibt jedoch dafür verantwortlich, die betroffenen Nutzenden gemäß Art. 13/14 DSGVO über die Verarbeitung der Nachrichteninhalte zu informieren und gegebenenfalls eine erforderliche Rechtsgrundlage oder Einwilligung sicherzustellen.

(3) anny stellt lediglich technische Mittel bereit (z. B. standardmäßig aktivierte Voransagen bei Sprachkanälen für den Hinweis auf KI und Aufzeichnung, optionale Voransagen zur Einholung der Einwilligung sowie Hinweistexte bei Textkanälen); eine rechtliche Beratung über die Zulässigkeit der Aufzeichnung oder Protokollierung im Einzelfall wird nicht geschuldet.

(4) Anrufaufzeichnungen (Audio) werden standardmäßig nach 7 Tagen automatisch und unwiederbringlich gelöscht, sofern nicht anders vom Kunden eingestellt (die gesetzliche Mindestlöschfrist bleibt unberührt). Kanalspezifische Default-Speicherfristen für sonstige Interaktionsdaten ergeben sich aus § 9 und der Anlage „Kanäle".

§ 7 Zulässige Nutzung

(1) Der Kunde verpflichtet sich, anny AI und alle über die Plattform bereitgestellten KI-Funktionen ausschließlich zu Zwecken zu nutzen, die mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen vereinbar sind und im Rahmen seiner gewöhnlichen Geschäftstätigkeit erfolgen.

(2) Untersagt sind insbesondere:

• (i) jede rechtswidrige, diskriminierende, irreführende, beleidigende oder ethisch bedenkliche Nutzung;

• (ii) die Verarbeitung von Inhalten, die Rechte Dritter (Urheber-, Marken-, Persönlichkeitsrechte) verletzen;

• (iii) die Verbreitung von Spam, Schadsoftware oder unerwünschter Werbung über den KI-Assistenten;

• (iv) die Beeinträchtigung der Funktionsfähigkeit der Plattform oder der Systeme Dritter;

• (v) die Konfiguration des KI-Assistenten zu Zwecken, die erkennbar außerhalb der gewöhnlichen Kundenbetreuung, Buchungsannahme oder Information liegen.

(3) Der Kunde beachtet zusätzlich die jeweiligen Nutzungsbedingungen und Richtlinien der Anbieter der genutzten Kanäle (insbesondere die WhatsApp-/Meta-Business-Richtlinien, Instagram-Plattformrichtlinien sowie die Nutzungsbedingungen von Slack und Microsoft Teams). Verstöße gegen diese Plattformrichtlinien können zur Sperrung des betreffenden Kanals durch den jeweiligen Anbieter führen; hierfür ist der Kunde verantwortlich.

(4) anny ist berechtigt, bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen gegen diese Nutzungsbedingungen den Zugang zu anny AI mit sofortiger Wirkung zu sperren. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt.

§ 8 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Soweit der Kunde im Rahmen der Nutzung von anny AI personenbezogene Daten verarbeitet (insbesondere Namen, Kennungen und Interaktionsinhalte von Nutzenden), ist er Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. anny ist Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 DSGVO.

(2) Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ist Bestandteil der vertraglichen Beziehung zwischen dem Kunden und anny und dieser Zusatzvereinbarung als Anlage beigefügt. Er gilt mit Aktivierung von anny AI als abgeschlossen; eine gesonderte Unterschrift ist nicht erforderlich. Die zur Erbringung von anny AI eingesetzten Unterauftragsverarbeiter ergeben sich aus Anlage 2 des AVV.

(3) Anfragen von Nutzenden und sonstigen betroffenen Personen nach Art. 12 bis 22 DSGVO (z. B. Auskunft, Löschung) sind vom Kunden als Verantwortlichem zu bearbeiten. anny unterstützt den Kunden dabei nach Maßgabe des AVV.

(4) anny verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen von anny AI grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union. Einzelne Funktionen oder Kanäle (insbesondere bestimmte Voice-Modelle bei Sprachkanälen sowie die Anbindung von Messaging-Diensten wie WhatsApp oder Instagram) können technisch bedingt nur über Anbieter mit Hosting bzw. Verarbeitung außerhalb der EU bereitgestellt werden. In diesen Fällen stellt anny sicher, dass die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO erfolgt (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, ergänzende Schutzmaßnahmen und, soweit anwendbar, weitere zulässige Transfermechanismen). Sonstige Speicherung und Verarbeitung erfolgt soweit technisch möglich in Europa. Die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter und Garantien sind in Anlage 2 des AVV ausgewiesen.

(5) Ausschluss Trainingsnutzung: Endkunden-Inhalte des Kunden werden nicht zum Training, zur Feinabstimmung oder zur sonstigen Verbesserung von KI-Modellen genutzt, die anderen Kunden oder Dritten zugutekämen. anny stellt vertraglich sicher, dass dies auch für eingesetzte technische Unterauftragsverarbeiter gilt.

§ 9 Speicherfristen

(1) Sofern der Kunde keine abweichende Weisung erteilt, gelten folgende Standard-Speicherfristen:

DatenkategorieStandardfristAnrufaufzeichnungen (Audio, nur Sprachkanäle)7 Tage nach Anruf, danach automatische unwiederbringliche Löschung, sofern nicht anders vom Kunden eingestelltTranskripte und Gesprächsprotokolle (Sprachkanäle)Gemäß gesetzlichen AnforderungenNachrichten- und Konversationsverläufe (Textkanäle)Gemäß kanalspezifischer Frist laut Anlage „Kanäle", im Übrigen gemäß gesetzlichen AnforderungenWeb-Widget-Logs sowie Cookie-/Session-Daten (Web-Chat-Widget)Gemäß kanalspezifischer Frist laut Anlage „Kanäle"; Cookie-/Session-Daten nur im erforderlichen UmfangKonfigurationen, Prompts und WissensbasisFür die Dauer der VertragsbeziehungSystem- und Sicherheits-LogsGemäß gesetzlichen AnforderungenVerbrauchs- und Abrechnungsdaten (ohne Inhalte)Gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 147 AO)

(2) Auf Weisung des Kunden werden Anrufaufzeichnungen, Transkripte/Gesprächsprotokolle, Nachrichten-/Konversationsverläufe sowie Konfigurationen, Prompts und Wissensbasis ohne unangemessene Verzögerung, spätestens binnen 60 Tagen, gelöscht oder in einem gängigen maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt.

§ 10 KI-Output, Halluzinationen und Buchungsgarantie

(1) Der Kunde nimmt zur Kenntnis und erkennt durch die Nutzung ausdrücklich an, dass durch den KI-Assistenten erzeugte Inhalte und Antworten (nachfolgend „KI-Output") unrichtige, unvollständige oder irreführende Informationen enthalten können (sogenannte „Halluzinationen").

(2) Der KI-Output erhebt keinen Anspruch auf Korrektheit, Aktualität oder Fehlerfreiheit. anny schuldet die ordnungsgemäße technische Bereitstellung des KI-Assistenten, jedoch keine inhaltliche Richtigkeit der von der KI in der Interaktion generierten Auskünfte. Dies gilt insbesondere für Angaben des KI-Assistenten zu Preisen, Verfügbarkeiten, Öffnungszeiten oder Leistungsmerkmalen — solche Aussagen (ob mündlich im Gespräch oder schriftlich in einer Nachricht) sind keine verbindlichen Zusagen.

(3) Der Kunde ist verpflichtet, KI-Output vor geschäftskritischen oder rechtlich relevanten Verwendungen auf Plausibilität zu prüfen und gegebenenfalls menschlich zu kontrollieren. Insbesondere empfiehlt anny, die dem KI-Assistenten hinterlegte Wissensbasis regelmäßig auf Aktualität und Korrektheit zu überprüfen.

(4) anny haftet nicht für Schäden, die dadurch entstehen, dass der Kunde oder Dritte auf unrichtige KI-Aussagen in der Interaktion vertrauen, es sei denn, anny hat dies vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht.

(5) Buchungslogik und Buchungsgarantie. Ungeachtet der vorstehenden Absätze stellt anny sicher, dass über anny AI aufgegebene Buchungen ausschließlich auf Basis der vom Kunden in anny konfigurierten Daten verarbeitet werden — insbesondere Verfügbarkeiten, Zeitfenster, Pufferzeiten, Preise und Stornobedingungen. Die technische Buchungslogik basiert nicht auf den Interaktionsinhalten des KI-Assistenten, sondern ausschließlich auf den im anny-System hinterlegten Konfigurationen. Im Ergebnis einer Buchung gilt daher stets das, was in anny konfiguriert ist — nicht das, was der KI-Assistent in der Interaktion geäußert hat.

§ 11 Verantwortlichkeit für Endkunden-Inhalte

(1) Der Kunde ist für sämtliche Inhalte, die durch seine Nutzung von anny AI — einschließlich der durch ihn konfigurierten oder eingesetzten KI-Instanzen — erzeugt, verbreitet oder verarbeitet werden, allein verantwortlich.

(2) Der Kunde stellt sicher, dass diese Inhalte keine Rechte Dritter verletzen, keine gesetzlichen Bestimmungen missachten und keine irreführenden oder unzulässigen Aussagen enthalten.

(3) Der Kunde stellt anny von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aus einer rechtswidrigen oder missbräuchlichen Nutzung von anny AI oder der durch den KI-Assistenten erzeugten Inhalte resultieren, soweit der Kunde diese Nutzung zu verantworten hat.

§ 12 Verfügbarkeit

(1) anny gewährleistet eine durchschnittliche Verfügbarkeit von anny AI von 99,0 % im Jahresmittel, gemessen am Ausgang der anny-Infrastruktur. Geplante Wartungsarbeiten werden — soweit möglich — mindestens 5 Werktage vorab angekündigt und vorzugsweise außerhalb der Hauptgeschäftszeiten (Montag bis Freitag, 8:00–18:00 Uhr) durchgeführt.

(2) Nicht in die Verfügbarkeitsberechnung einbezogen werden Ausfallzeiten durch:

• höhere Gewalt (z. B. Naturkatastrophen, Netzausfälle Dritter, Cyberangriffe);

• Störungen im öffentlichen Telekommunikationsnetz oder Störungen, Sperrungen bzw. Änderungen bei den Diensten der jeweiligen Kanalanbieter (z. B. Telefonie-Provider, WhatsApp/Meta, Instagram, Slack, Microsoft);

• Umstände, die der Kunde oder Dritte zu verantworten haben.

(3) anny AI ist kein Ersatz für den persönlichen Kundenservice. anny übernimmt keine Garantie für bestimmte Buchungs- oder Conversion-Ergebnisse, die durch den KI-Assistenten erzielt werden.

§ 13 Haftung

(1) Die Haftung von anny für Schäden aus der Nutzung von anny AI ist — soweit gesetzlich zulässig — auf die Nettovergütung beschränkt, die der Kunde in den 12 Kalendermonaten vor dem schadensbegründenden Ereignis für anny AI entrichtet hat. Zwingende datenschutzrechtliche Haftungsregelungen, insbesondere nach Art. 82 DSGVO, bleiben unberührt.

(2) Diese Haftungsbegrenzung gilt nicht bei:

• (i) Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit von anny;

• (ii) Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit;

• (iii) Schäden, für die anny eine Garantie übernommen hat;

• (iv) Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz.

(3) Ansprüche des Kunden wegen Schäden aus der Nutzung von anny AI verjähren in 2 Jahren ab Kenntnis des Kunden vom Schaden und der Person des Ersatzpflichtigen, soweit nicht gesetzlich kürzere Fristen gelten.

(4) anny haftet nicht für den Inhalt von Interaktionen, die durch den KI-Assistenten geführt werden, soweit dieser auf der vom Kunden konfigurierten Wissensbasis basiert. Der Kunde trägt die inhaltliche Verantwortung für seine Konfiguration.

§ 14 Laufzeit und Kündigung von anny AI

(1) Die Vereinbarung über anny AI beginnt mit der Aktivierung durch den Kunden und läuft auf unbestimmte Zeit. Es gibt keine Mindestlaufzeit.

(2) Der Kunde kann anny AI jederzeit mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats kündigen. Die Kündigung erfolgt über den anny Adminbereich oder in Textform.

(3) anny kann anny AI mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende kündigen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Seiten unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für anny insbesondere vor bei wiederholten oder schwerwiegenden Verstößen des Kunden gegen §§ 5, 6 oder 7 dieser Zusatzvereinbarung.

(4) Bei Beendigung von anny AI werden die zugewiesenen Kanalzugänge deaktiviert (im Phone-Use-Case insbesondere die zugewiesene Telefonnummer). Der Kunde erhält auf Anfrage innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende einen Export seiner Konfigurationsdaten in einem gängigen maschinenlesbaren Format. Alle Endkunden-Inhalte werden spätestens 60 Tage nach Vertragsende gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

(5) Die Möglichkeit zur Rufnummernportierung bei Beendigung richtet sich nach den technischen und regulatorischen Möglichkeiten und ist vorab mit anny abzustimmen.

§ 15 Besondere Regelungen für interne Kanäle (Slack, MS Teams)

(1) Aktiviert der Kunde einen internen Kanal (insbesondere Slack oder MS Teams im internen Einsatz nach Login), richtet sich die Nutzung von anny AI an Beschäftigte oder sonstige interne Berechtigte des Kunden. Betroffene Personen sind in diesem Fall regelmäßig die Beschäftigten des Kunden.

(2) Der Kunde ist als Verantwortlicher und gegebenenfalls Arbeitgeber allein dafür verantwortlich, eine geeignete Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Beschäftigtendaten sicherzustellen (insbesondere § 26 BDSG / Art. 88 DSGVO) sowie etwaige Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats (insbesondere im Hinblick auf eine mögliche Verhaltens- oder Leistungskontrolle) und sonstige arbeitsrechtliche Vorgaben zu beachten. anny schuldet hierzu keine rechtliche Beratung.

(3) Die Anbindung interner Kanäle erfolgt über die offizielle App- bzw. Bot-Integration des jeweiligen Anbieters (z. B. Slack-App, MS-Teams-Bot). Es gelten ergänzend die Nutzungs- und Datenschutzbedingungen des jeweiligen Anbieters. Der konkrete Datenfluss sowie die eingesetzten Anbieter ergeben sich aus der Anlage „Kanäle" sowie Anlage 2 des AVV.

(4) Im Übrigen gelten die Regelungen dieser Zusatzvereinbarung und des AVV für interne Kanäle entsprechend, soweit sich aus diesem § 15 nichts Abweichendes ergibt.

§ 16 Schlussbestimmungen

(1) Diese Zusatzvereinbarung und die anny-AGB bilden gemeinsam die vertragliche Grundlage für die Nutzung von anny AI. Im Übrigen gelten ergänzend die anny-AGB in ihrer jeweils aktuellen Fassung.

(2) anny behält sich vor, diese Zusatzvereinbarung — einschließlich der Anlage „Kanäle" — mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen in Textform zu ändern. Die Aufnahme weiterer Kanäle in die Anlage „Kanäle", die dem Kunden keine zusätzlichen Pflichten auferlegt und das Schutzniveau nicht verschlechtert, kann ohne gesonderte Ankündigung erfolgen. Der Kunde gilt als einverstanden, sofern er einer ankündigungspflichtigen Änderung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Änderungsmitteilung in Textform widerspricht. Auf diese Rechtsfolge wird anny in der Änderungsmitteilung gesondert hinweisen. Im Widerspruchsfall ist anny berechtigt, anny AI für den Kunden zu den bisherigen Konditionen bis zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats fortzuführen und danach zu beenden. Änderungen des AVV richten sich ausschließlich nach den Änderungsregelungen des AVV.

(3) Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand für Streitigkeiten mit Kaufleuten, juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtlichen Sondervermögen ist Köln.

Stand: Juni 2026

anny GmbH · Cäcilienstraße 30 · 50667 Köln · anny.co

Anlage „Kanäle" (Kanal-Matrix)

Diese Anlage ist Bestandteil der Zusatzvereinbarung und beschreibt die kanalspezifischen Besonderheiten. Sie ist erweiterbar: Weitere Kanäle können durch Ergänzung einer Tabellenzeile aufgenommen werden, ohne dass der übrige Vertragstext geändert werden muss. „Aufzeichnung/Protokoll" bezeichnet die standardmäßige Form der Dokumentation der Interaktion; „Transparenz" den kanalgeeigneten Hinweis auf den KI-Charakter; „Abrechnung" die abrechenbare Einheit gemäß § 3.

Stand: Juni 2026. Die in der Spalte „Anbieter/Subprozessoren" genannten Einträge sind nicht abschließend; maßgeblich ist die jeweils aktuelle Anlage 2 des AVV.

KanalTypAdressatenkreisKennungAufzeichnung/Protokoll (Default)TransparenzAnbieter/Subprozessoren (gemäß Anlage 2 AVV)DrittlandtransferSpeicherfristAbrechnungTelefonSpracheexternTelefonnummer (MSISDN)Audioaufzeichnung + Transkript (standardmäßig aktiviert)Sprachansage zu BeginnTelefonie-Provider, STT/TTS-/Voice-ModelleJa (einzelne Voice-Modelle)Audio 7 Tage; Transkript gem. § 9GesprächsminutenWhatsApp CallSpracheexternWhatsApp-/TelefonnummerAudioaufzeichnung + Transkript (standardmäßig aktiviert)Sprachansage/Hinweis zu BeginnMeta (WhatsApp), Telefonie-/Voice-ModelleJaAudio 7 Tage; Transkript gem. § 9GesprächsminutenWhatsAppTextexternWhatsApp-/Telefonnummer, ProfilnameNachrichtenverlauf als ProtokollHinweis in erster Nachricht/ChatMeta (WhatsApp) bzw. WhatsApp-Business-Solution-ProviderJaNachrichtenverlauf gem. § 9NachrichtenInstagramTextexternInstagram-Handle/-ID, ProfilnameNachrichtenverlauf als ProtokollHinweis in erster Nachricht/ChatMeta (Instagram)JaNachrichtenverlauf gem. § 9NachrichtenWeb-Chat-WidgetTextexternWeb-Session-/Geräte-/IP-KennungNachrichtenverlauf als ProtokollSichtbarer Hinweis im Chat-FensterWeb-Widget-Hosting/CDNje nach AnbieterNachrichtenverlauf gem. § 9; Cookie-/Session-Daten nur soweit erforderlichNachrichtenSlackTextintern (nach Login)Slack-Nutzer-ID/WorkspaceNachrichtenverlauf als ProtokollHinweis bei Aktivierung/erster NachrichtSlack (Salesforce)je nach AnbieterNachrichtenverlauf gem. § 9NachrichtenMS TeamsTextintern (nach Login)Teams-Nutzer-ID/TenantNachrichtenverlauf als ProtokollHinweis bei Aktivierung/erster NachrichtMicrosoft (Teams)je nach AnbieterNachrichtenverlauf gem. § 9Nachrichten

Anhang: Vorlage für die Datenschutzerklärung des Kunden

Dieser Abschnitt ist kein Vertragsbestandteil, sondern eine unverbindliche Textvorlage. Kunden, die anny AI nutzen, sind nach Art. 13/14 DSGVO verpflichtet, ihre Datenschutzerklärung um Informationen zur Nutzung des KI-Assistenten über die aktivierten Kanäle zu ergänzen. Der folgende Text kann als Ausgangspunkt dienen und sollte an die individuellen Gegebenheiten und die tatsächlich genutzten Kanäle angepasst werden. Eine rechtliche Prüfung durch eigene Rechtsberatung wird empfohlen.

Mustertext: Ergänzung zur Datenschutzerklärung für Nutzer von anny AI

Einsatz von anny AI (KI-basierter Assistent über verschiedene Kommunikationskanäle)

Wir nutzen für unsere digitale Kundenkommunikation und Termin-/Buchungsprozesse das Produkt anny AI, einen Dienst der anny GmbH, Cäcilienstraße 30, 50667 Köln (nachfolgend „anny"). anny AI kann über verschiedene Kanäle bereitgestellt werden, z. B. Telefon, WhatsApp, WhatsApp Call, Instagram, ein Web-Chat-Widget auf unserer Website sowie — für interne Zwecke — Slack oder MS Teams. Bitte passen Sie diese Aufzählung an die von Ihnen tatsächlich genutzten Kanäle an.

Was ist anny AI? anny AI ist ein KI-gestütztes Produkt- und Funktionsportfolio, das Anfragen automatisiert verarbeitet und Buchungsprozesse unterstützt. Eingehende Interaktionen werden automatisiert entgegengenommen. Zu Beginn der Interaktion werden Sie in kanalgeeigneter Weise darauf hingewiesen, dass Sie mit einem KI-System kommunizieren (bei Sprachkanälen durch eine Ansage, bei Textkanälen durch einen Hinweis im Chat).

Welche Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen einer Interaktion können je nach Kanal folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Ihre kanaltypische Kennung (z. B. Telefon- oder WhatsApp-Nummer, Instagram-Handle, bei unserem Web-Chat-Widget Ihre IP-Adresse sowie Session-/Geräte-Daten, bei Slack/MS Teams Ihre interne Nutzer-ID)

• Interaktionsinhalte (Sprach-, Text- bzw. Nachrichtendaten), die Sie im Austausch mit dem KI-Assistenten äußern

• Datum, Uhrzeit und Dauer der Interaktion

• Vom KI-Assistenten erzeugte Transkripte, Nachrichtenverläufe und Zusammenfassungen

• Buchungsdaten, sofern Sie eine Buchung oder Terminanfrage aufgeben

• Aufnahme des Gesprächs (Audio), sofern Sie einen Sprachkanal nutzen und die Aufzeichnungsfunktion aktiviert ist

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anliegen, Buchungsanfragen und sonstigen Anfragen sowie zur Sicherstellung unserer Erreichbarkeit über die genutzten Kanäle. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Kommunikation und Erreichbarkeit).

Wenn ein Gespräch über einen Sprachkanal aufgezeichnet wird, werden Sie zu Beginn ausdrücklich darauf hingewiesen und um Ihr Einverständnis gebeten. Rechtsgrundlage der Aufzeichnung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Setzt unser Web-Chat-Widget Cookies oder vergleichbare Technologien ein, die für den Betrieb nicht unbedingt erforderlich sind, holen wir hierfür Ihre Einwilligung nach § 25 TDDDG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein.

Bei internen Kanälen (Slack, MS Teams) richtet sich der Einsatz gegenüber Beschäftigten nach § 26 BDSG / Art. 88 DSGVO; ergänzend können betriebliche Regelungen oder Betriebsvereinbarungen gelten.

Auftragsverarbeitung

Wir haben mit anny GmbH einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union. Soweit im Einzelfall einzelne Funktionen oder Kanäle (z. B. bestimmte Voice-Modelle oder die Messaging-Dienste WhatsApp/Instagram) technisch bedingt eine Verarbeitung außerhalb der EU erfordern, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (z. B. EU-Standardvertragsklauseln und zusätzliche Schutzmaßnahmen). Sonstige Speicherung und Verarbeitung erfolgt soweit technisch möglich in Europa.

Speicherfristen

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erreichung des Verarbeitungszwecks erforderlich ist:

• Anrufaufzeichnungen (Audio, nur Sprachkanäle): automatische Löschung nach 7 Tagen, sofern nicht anders vom Kunden eingestellt

• Transkripte, Nachrichten- und Gesprächsverläufe: Löschung gemäß vertraglich festgelegten Fristen; spätestens 60 Tage nach Vertragsende, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen

• Buchungsdaten: gemäß den allgemeinen Speicherfristen unserer Datenschutzerklärung

Automatisierte Entscheidungsfindung

Der KI-Assistent trifft keine vollautomatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Buchungsanfragen, die durch den Assistenten erfasst werden, werden durch unser System weiterverarbeitet; Sie können jederzeit Kontakt zu uns aufnehmen, um einen Vorgang zu korrigieren oder zu stornieren.

Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns als Verantwortlichem jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Sofern die Verarbeitung auf einem berechtigten Interesse beruht, steht Ihnen ein Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO zu. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: [Name des Unternehmens], [E-Mail-Adresse Datenschutzkontakt des Unternehmens]

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde ist: [Für Sie zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde]

Ende der Vorlage — bitte an individuelle Gegebenheiten anpassen und rechtlich prüfen lassen

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) — anny AI

gemäß Art. 28 DSGVO

zwischen

dem Kunden (nachfolgend „Verantwortlicher") — identifiziert durch die im anny-Konto hinterlegten Kontaktdaten —

und

anny GmbH, Cäcilienstraße 30, 50667 Köln (nachfolgend „Auftragsverarbeiter" oder „anny")

— gemeinsam die „Parteien" —

Dieser AVV ist Bestandteil der Zusatzvereinbarung anny AI und tritt mit der Aktivierung von anny AI durch den Kunden in Kraft. Er konkretisiert die datenschutzrechtlichen Pflichten der Parteien im Rahmen der Nutzung von anny AI. anny AI kann über verschiedene Kommunikationskanäle („Kanäle") bereitgestellt werden (z. B. Telefon, WhatsApp, WhatsApp Call, Instagram, Web-Chat-Widget, Slack, MS Teams). Welche Kanäle aktiviert sind, ergibt sich aus der Konfiguration des Kunden. Soweit ein Sprachkanal (insbesondere der Phone-Use-Case) aktiviert ist, gelten die sprach- bzw. phone-spezifischen Verarbeitungen (insbesondere Anrufannahme, Transkription, Voice-Modelle und Telefonie); soweit Textkanäle aktiviert sind, gelten die nachrichtenbezogenen Verarbeitungen entsprechend.

Art. 1 Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

(1) anny verarbeitet im Auftrag des Verantwortlichen personenbezogene Daten, die im Rahmen der Nutzung von anny AI über die aktivierten Kanäle anfallen. Der Gegenstand der Verarbeitung ergibt sich aus der Zusatzvereinbarung anny AI.

(2) Die Dauer der Verarbeitung entspricht der Laufzeit der Zusatzvereinbarung anny AI. Nach Beendigung der Zusatzvereinbarung werden personenbezogene Daten gemäß Art. 7 dieses AVV gelöscht oder zurückgegeben.

Art. 2 Art und Zweck der Verarbeitung

(1) anny verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zum Zweck der Bereitstellung von anny AI, insbesondere:

• Entgegennahme und Verarbeitung eingehender Interaktionen (Anrufe und/oder Nachrichten) durch den KI-Assistenten über die aktivierten Kanäle (einschließlich Phone-Use-Case)

• Erstellung und Speicherung von Transkripten, Nachrichten- und Gesprächsverläufen sowie Zusammenfassungen

• Verarbeitung und Übermittlung von Buchungsanfragen an die anny-Buchungsplattform

• Versand von Buchungsbestätigungen an Nutzende (z. B. Bestätigungs-SMS bei Sprachkanälen oder Bestätigungsnachricht im jeweiligen Textkanal)

• Bereitstellung von Interaktions-/Gesprächsprotokollen im anny Adminbereich des Verantwortlichen

• Optionale Anrufaufzeichnung bei Sprachkanälen (sofern aktiviert)

• Betrieb, Wartung und Sicherstellung der Verfügbarkeit der Plattform

(2) Eine Verarbeitung zu anderen Zwecken — insbesondere zu Marketingzwecken von anny, zur Weitergabe an Dritte oder zum Training von KI-Modellen — findet nicht statt.

Art. 3 Art der personenbezogenen Daten

Im Rahmen der Auftragsverarbeitung können — je nach aktiviertem Kanal — folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

DatenkategorieBetroffene PersonenKanaltypische Kennung (Telefon-/WhatsApp-Nummer/MSISDN, Instagram-Handle/-ID, Web-Session-/Geräte-/IP-Kennung, Slack-/Teams-Nutzer-ID)NutzendeProfildaten des jeweiligen Kanals (z. B. Profilname bei WhatsApp/Instagram)NutzendeInteraktionsinhalte (Sprachdaten, Transkripte, Nachrichten- und Gesprächsverläufe, Zusammenfassungen)NutzendeBuchungsdaten (Datum, Uhrzeit, Dienstleistung, Name)Nutzende / BuchendeInteraktions-/Anrufmetadaten (Datum, Uhrzeit, Dauer)NutzendeAnrufaufzeichnungen (Audio, sofern bei Sprachkanälen aktiviert)AnrufendeWeb-Widget-Daten (IP-Adresse, Geräte-/Cookie-/Session-Daten)Website-BesucherInterne Nutzer-IDs und damit verbundene Beschäftigtendaten (interne Kanäle Slack/MS Teams)Beschäftigte des VerantwortlichenKonfigurationsdaten (Prompts, Wissensbasis, Begrüßungstexte)Kunden (Verantwortliche)Kontaktdaten des KundenVerantwortliche / deren Mitarbeitende

Im Rahmen der Nutzung können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO inzidentell anfallen (insbesondere durch freie Sprach- oder Texteingaben von Nutzenden). Der Verantwortliche bleibt für die Rechtsgrundlage und Zulassung der Verarbeitung verantwortlich. anny verarbeitet solche Daten ausschließlich im Rahmen dokumentierter Weisungen und unter Anwendung erhöhter technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO.

Art. 4 Kreis der betroffenen Personen

• Nutzende externer Kanäle (Endkunden und sonstige Personen, die über einen externen Kanal — z. B. Telefon, WhatsApp, WhatsApp Call, Instagram — mit dem KI-Assistenten des Verantwortlichen interagieren)

• Besucher der Website des Verantwortlichen, die das Web-Chat-Widget nutzen

• Beschäftigte und sonstige interne Berechtigte des Verantwortlichen, die interne Kanäle (insbesondere Slack, MS Teams) nutzen

• Mitarbeitende und Bevollmächtigte des Verantwortlichen, soweit sie die Konfigurationsoberfläche nutzen

Art. 5 Pflichten von anny als Auftragsverarbeiter

(1) Weisungsgebundenheit. anny verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Die Weisungen des Verantwortlichen ergeben sich aus der Zusatzvereinbarung anny AI sowie aus gesonderten schriftlichen oder elektronischen Weisungen. Hält anny eine Weisung für datenschutzrechtlich unzulässig, teilt anny dies dem Verantwortlichen unverzüglich mit.

(2) Vertraulichkeit. anny stellt sicher, dass alle zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

(3) Technische und organisatorische Maßnahmen. anny trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses geltenden Maßnahmen sind in Anlage 1 dieses AVV beschrieben. anny ist berechtigt, die Maßnahmen anzupassen, sofern das Schutzniveau nicht unterschritten wird.

(4) Unterauftragsverarbeiter. anny setzt zur Erbringung der Leistungen Unterauftragsverarbeiter gemäß Art. 6 dieses AVV ein.

(5) Unterstützung des Verantwortlichen. anny unterstützt den Verantwortlichen — soweit möglich und zumutbar — bei der Erfüllung seiner Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO (Datensicherheit, Meldung von Datenpannen, Datenschutz-Folgenabschätzung, Vorabkonsultation) sowie bei der Beantwortung von Betroffenenanfragen nach Art. 12 bis 22 DSGVO.

(6) Meldung von Datenpannen. anny meldet Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, die anny-seitig eintreten, unverzüglich und ohne unangemessene Verzögerung, spätestens jedoch innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden, an den Verantwortlichen. Die Meldung erfolgt an die im anny-Konto hinterlegte E-Mail-Adresse des Verantwortlichen. anny stellt dem Verantwortlichen die für eine Meldung an die Aufsichtsbehörde erforderlichen Informationen zur Verfügung.

(7) Löschung und Rückgabe. Nach Beendigung der Verarbeitung löscht oder gibt anny personenbezogene Daten nach Wahl des Verantwortlichen zurück, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Näheres regelt Art. 7.

(8) Auskunft und Kontrolle. anny stellt dem Verantwortlichen alle erforderlichen Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung der Pflichten aus Art. 28 DSGVO erforderlich sind, und ermöglicht Prüfungen — einschließlich Inspektionen — durch den Verantwortlichen oder einen von diesem beauftragten Prüfer. Der Verantwortliche kündigt Prüfungen mindestens 4 Wochen im Voraus an. Prüfungen dürfen den laufenden Betrieb nicht unverhältnismäßig beeinträchtigen. Kosten der Prüfung trägt der Verantwortliche; bei Prüfungen durch Dritte kann anny Erstattung des zusätzlichen Aufwands verlangen.

Art. 6 Unterauftragsverarbeiter

(1) Der Verantwortliche erteilt anny hiermit eine allgemeine Genehmigung zum Einsatz der in Anlage 2 genannten Unterauftragsverarbeiter. Die Anlage 2 ist kanalabhängig aufgebaut und wird bei Aufnahme weiterer Kanäle entsprechend ergänzt.

(2) anny schließt mit jedem Unterauftragsverarbeiter einen Vertrag, der diesem mindestens die gleichen Datenschutzpflichten auferlegt, die anny gegenüber dem Verantwortlichen aus diesem AVV treffen (Art. 28 Abs. 4 DSGVO).

(3) Beabsichtigt anny, einen neuen Unterauftragsverarbeiter einzusetzen oder einen bestehenden auszutauschen, informiert anny den Verantwortlichen mindestens 30 Tage im Voraus in Textform. Der Verantwortliche kann Änderungen aus datenschutzrechtlich begründeten Gründen innerhalb von 14 Tagen nach Mitteilung widersprechen. Kann keine Einigung erzielt werden, ist der Verantwortliche berechtigt, die Zusatzvereinbarung anny AI außerordentlich zu kündigen.

(4) anny bleibt gegenüber dem Verantwortlichen für die Einhaltung der Datenschutzpflichten durch Unterauftragsverarbeiter in vollem Umfang verantwortlich.

Art. 7 Löschung und Rückgabe von Daten

(1) Nach Beendigung der Zusatzvereinbarung anny AI löscht anny alle personenbezogenen Daten des Verantwortlichen und seiner Nutzenden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Löschung erfolgt spätestens 60 Tage nach Vertragsende.

(2) Auf Anfrage stellt anny dem Verantwortlichen innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende einen Export der Konfigurationsdaten (Wissensbasis, Prompts, Einstellungen) in einem gängigen maschinenlesbaren Format zur Verfügung.

(3) Während der Vertragslaufzeit gelten die in § 9 der Zusatzvereinbarung anny AI festgelegten Standardspeicherfristen, sofern der Verantwortliche keine abweichende Weisung erteilt.

(4) Aus technisch bedingten Backups werden personenbezogene Daten mit dem nächsten regulären Backup-Zyklus, spätestens innerhalb von 35 Tagen, überschrieben. Während dieses Zeitraums sind sie gegen weitere aktive Verarbeitung gesperrt.

Art. 8 Verarbeitungsort

(1) anny verarbeitet personenbezogene Daten grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union.

(2) Soweit einzelne Unterauftragsverarbeiter eine Verarbeitung außerhalb der EU vornehmen, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln (SCC) in der jeweils geltenden Fassung, sowie zusätzlicher Schutzmaßnahmen. Dies betrifft insbesondere:

• einzelne Voice-, Speech-to-Text-, Text-to-Speech- und KI-Modell-Anbieter (Sprachkanäle), die technisch nur mit US-Hosting verfügbar sind;

• die Anbindung der Messaging-Kanäle WhatsApp und Instagram über Meta Platforms, bei der eine Verarbeitung auch außerhalb der EU (insbesondere USA) erfolgen kann;

• gegebenenfalls Anbieter der internen Kanäle (Slack/Salesforce, Microsoft/Teams) sowie Web-Widget-Hosting/CDN.

Sonstige Speicherung und Verarbeitung erfolgt soweit technisch möglich innerhalb der EU. Die konkreten Drittlandtransfers und eingesetzten Garantien sind in Anlage 2 ausgewiesen.

Art. 9 Ausschluss der Trainingsnutzung

anny und die von anny eingesetzten Unterauftragsverarbeiter nutzen personenbezogene Daten des Verantwortlichen und seiner Nutzenden nicht zum Training, zur Feinabstimmung (Fine-Tuning), zur Evaluation oder zur sonstigen Verbesserung allgemeiner KI-Modelle, die anderen Kunden oder Dritten zugutekämen. anny stellt dies durch entsprechende vertragliche Vereinbarungen mit den Unterauftragsverarbeitern sicher (insbesondere „Zero Data Retention" / „No Training"-Konfigurationen bei KI-Anbietern, soweit verfügbar).

Art. 10 Pflichten des Verantwortlichen

(1) Der Verantwortliche ist allein verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von anny AI. Dies umfasst insbesondere:

• die Einhaltung der Informationspflichten nach Art. 13/14 DSGVO gegenüber Nutzenden (anny stellt hierfür einen Mustertext als Anhang zur Zusatzvereinbarung zur Verfügung)

• das Vorliegen einer geeigneten Rechtsgrundlage für jede Verarbeitungstätigkeit

• die Einhaltung von § 201 StGB bei aktivierter Anrufaufzeichnung auf Sprachkanälen (Einholung der Einwilligung der Anrufenden)

• bei Einsatz eines Web-Chat-Widgets die Einhaltung der Vorgaben für Cookies und vergleichbare Technologien (insbesondere § 25 TDDDG) sowie gegebenenfalls die Einholung einer Einwilligung

• bei internen Kanälen (Slack, MS Teams) die Einhaltung der beschäftigtendatenschutzrechtlichen Vorgaben (insbesondere § 26 BDSG / Art. 88 DSGVO) sowie etwaiger Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats

• die Beachtung der Nutzungsbedingungen und Plattformrichtlinien der jeweiligen Kanalanbieter

• die Beantwortung von Betroffenenanfragen nach Art. 12 bis 22 DSGVO

(2) Der Verantwortliche erteilt Weisungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten in Textform (E-Mail genügt). Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich zu bestätigen.

(3) Der Verantwortliche informiert anny unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch anny feststellt.

Art. 11 Haftung

Die Haftung der Parteien bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorschriften richtet sich nach den gesetzlichen Regelungen (insbesondere Art. 82 DSGVO) sowie nach den Haftungsregelungen der Zusatzvereinbarung anny AI. Zwingende datenschutzrechtliche Haftungsregelungen bleiben unberührt. Im Innenverhältnis zwischen den Parteien haftet jede Partei für den Schadensanteil, den sie zu verantworten hat.

Art. 12 Schlussbestimmungen

(1) Dieser AVV geht in datenschutzrechtlichen Fragen den Regelungen der Zusatzvereinbarung anny AI vor.

(2) Änderungen dieses AVV bedürfen der Textform. anny kann diesen AVV mit einer Ankündigungsfrist von 30 Tagen anpassen, sofern die Änderungen zur Einhaltung neuer gesetzlicher oder aufsichtsbehördlicher Anforderungen erforderlich sind oder das Schutzniveau für den Verantwortlichen nicht verschlechtert wird.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieses AVV unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht.

(4) Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist Köln.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Die nachfolgend beschriebenen Maßnahmen stellen den Stand zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses dar. anny aktualisiert die TOM fortlaufend.

1. Zutrittskontrolle

• Serverinfrastruktur in zertifizierten Rechenzentren innerhalb der EU

• Zutritt zu Serverräumen nur für autorisiertes Personal

2. Zugangskontrolle

• Zugang zu Produktionssystemen nur über verschlüsselte Verbindungen (VPN / SSH)

• Multi-Faktor-Authentifizierung für alle administrativen Zugänge

• Rollenbasiertes Berechtigungskonzept (Principle of Least Privilege)

3. Zugriffskontrolle

• Strikte Mandantentrennung: Kundendaten sind technisch voneinander isoliert

• Protokollierung aller administrativen Zugriffe auf personenbezogene Daten

4. Trennungskontrolle

• Personenbezogene Daten verschiedener Kunden werden technisch getrennt verarbeitet und gespeichert

• Test- und Produktivumgebungen sind strikt getrennt

5. Pseudonymisierung

• Interaktions- und Gesprächsmetadaten werden intern pseudonymisiert gespeichert, soweit dies mit dem Verarbeitungszweck vereinbar ist

6. Integrität

• Verschlüsselung aller personenbezogenen Daten bei der Übertragung (TLS 1.2 oder höher)

• Verschlüsselung gespeicherter personenbezogener Daten (AES-256 oder gleichwertig)

7. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Regelmäßige automatisierte Backups

• Redundante Systemarchitektur zur Sicherstellung der Verfügbarkeit (SLA 99,0 % p.a.)

• Notfallpläne und Wiederherstellungsverfahren dokumentiert und regelmäßig getestet

8. Datenschutzmanagement

• Datenschutzbeauftragter benannt (sofern gesetzlich erforderlich)

• Regelmäßige Mitarbeiterschulungen zum Datenschutz

• Verfahren zur Erkennung und Meldung von Datenpannen implementiert

9. Kanalspezifische Maßnahmen

• Web-Chat-Widget: sichere Einbindung des Widgets, Schutzmaßnahmen gegen Cross-Site-Scripting/Content-Injection, Beschränkung der erhobenen Cookie-/Session-Daten auf das Erforderliche

• Messaging-Kanäle (WhatsApp, Instagram): Anbindung über die offiziellen, abgesicherten Provider-Schnittstellen; Transportverschlüsselung gemäß Anbietervorgaben

• Interne Kanäle (Slack, MS Teams): Anbindung über die offizielle App-/Bot-Integration mit anbieterseitiger Authentifizierung und Berechtigungssteuerung

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter

Stand: Juni 2026. anny informiert über Änderungen gemäß Art. 6 Abs. 3 dieses AVV. Die Spalte „Kanal" weist aus, welchen Kanälen ein Unterauftragsverarbeiter zugeordnet ist; „alle" bezeichnet kanalübergreifend eingesetzte Dienste. Die Liste wird bei Aufnahme weiterer Kanäle entsprechend ergänzt.

UnterauftragsverarbeiterFunktionKanalSitzDrittlandtransferGarantieDialogine GmbHBetrieb der KI-Assistenten-Plattform, Sprach-/Nachrichtenverarbeitung, WeiterleitungalleKöln, Deutschland (EU)Ja, bei ausgewählten Modellen/KanälenEU-SCC

Die Liste der Unterauftragsverarbeiter wird laufend aktualisiert. Änderungen erfolgen gemäß Art. 6 Abs. 3 dieses AVV.

Stand: Juni 2026

anny GmbH · Cäcilienstraße 30 · 50667 Köln · anny.co

Dieser AVV gilt als mit Aktivierung von anny AI durch den Kunden abgeschlossen. Eine gesonderte Unterschrift ist nicht erforderlich; die Aktivierungsbestätigung im anny Adminbereich gilt als rechtsverbindliche Zustimmung.