(Oktober 2025)
Die 5 besten Desk Sharing Systeme 2025
Wer ein Desk Sharing System sucht, hat meist schon klare Ziele: flexible Arbeitsplatzbuchung, effiziente Flächennutzung und eine nahtlose Integration ins bestehende Office-Setup. Doch der Markt ist groß und die Unterschiede liegen im Detail.
Wir haben die 5 besten Desk Sharing Systeme 2025 genauer unter die Lupe genommen. Du erfährst, wer hinter den Tools steht, welche Funktionen sie auszeichnen, welche Vorteile sie bieten und mit welchen Preisen du rechnen kannst. So kannst du schnell vergleichen und die Lösung finden, die am besten zu deinem Unternehmen passt.
Wie wähle ich den passenden Anbieter?
Die Wahl des besten Desk Sharing Systems hängt stark von deinen Prioritäten ab. Wir haben die wichtigsten Kriterien zusammengestellt:
Funktionsumfang prüfen: Deckt die Lösung nur klassische Workspace-Funktionen wie Desk- und Meetingraum-Buchung ab oder auch erweiterte Anwendungsfälle wie Events, Kurse, externe Buchungen und Zahlungen?
Flexibilität der Workflows: Gibt es Möglichkeiten für eigene Formulare, Freigabeprozesse und individuelle Buchungsregeln oder sind die Abläufe fest vorgegeben?
Integrationen & IT-Fit: Unterstützt die Software deine bestehende IT-Landschaft (Kalender, SSO, HRIS, Smart Locks, APIs) und lässt sich leicht anbinden?
Support & Standortnähe: Bekommst du persönlichen, zeitnahen Support in deiner Sprache und Zeitzone?
Datenschutz: Werden DSGVO und deine internen Compliance-Vorgaben erfüllt?
Vergleich der Desk Sharing Systeme
Diese Seite wurde von anny erstellt, um einen Überblick über verschiedene Buchungslösungen zu geben (einschließlich anny). Marken- und Produktnamen gehören den jeweiligen Unternehmen.
Die Bewertung basiert auf öffentlich zugänglichen Informationen (z. B. Webseite des Anbieters, Nutzerbewertungen auf Capterra und G2, Preislisten und Feature-Übersichten). Für die Auswahl der Anbieter wurden Funktionsumfang, Preisgestaltung, Nutzerfreundlichkeit, Integration, Support und mobile Nutzung berücksichtigt. Die Auflistung der Anbieter erfolgt alphabetisch.
Stand
(Oktober 2025)
1.
anny
anny zählt zu den beliebten Lösungen für flexibles Buchungs- und Workplace Management (G2). Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitsplätze, Räume, Parkplätze, Equipment und weitere gemeinsam genutzte Ressourcen effizient zu nutzen. Über eine intuitive Buchungsfunktion können Mitarbeitende genau das reservieren, was sie für produktives Arbeiten benötigen, egal ob im Büro oder remote. Mit anny lassen sich Zugriffsrechte über Gruppen (Communities) gezielt steuern, während individuell konfigurierbare Buchungsregeln maximale Flexibilität bieten.
Key Features
Interaktive 3D Karte
Arbeitsplatz-, Raum-, Parkplatz-, Equipment- und Eventbuchungen
Mobile App für Arbeitsplatzbuchungen von überall
MS Teams App und Outlook Add-In
Auslastungsanalysen und Insights
Rechte-Rollen & Community-System für individuelle Berechtigungen
Visitor Management inkl. Badge-Druck
Vielfältige Integrationen von Kalendern über SSO und HRIS bis hin zu Smartlocks, Webhooks und einer offenen API
Pros
Sehr benutzerfreundlich und intuitiv, Buchungen & Check-Ins mit nur einem Klick durchführen
Sehr breites Spektrum an Ressourcen abbildbar - auch für externe Buchungsseiten
Integrierter 3D Map-Designer, um Karten einfach anzupassen
Ganzheitliches Ökosystem mit Besucher Terminals und Raumdisplays
Persönlicher Support aus Deutschland
Entwickelt und gehosted in Deutschland
Pricing
Das Pricing von anny richtet sich nach der Anzahl der buchbaren Ressourcen, unabhängig von der Nutzerzahl. Der Starter-Plan ist kostenlos und umfasst bis zu fünf Ressourcen. Für umfangreichere Anforderungen starten die kostenpflichtigen Pläne bei 2€ pro Ressource. Dieses ressourcenbasierte Modell ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit weniger Ressourcen als Mitarbeitern und Anforderung an hohe Flexibilität.
2.
Envoy
Envoy ist eine Plattform für das Arbeitsplatzmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, Tisch- und Raumreservierungen, Besucherregistrierungen, Lieferungen und Zugangskontrollen über eine einzige Schnittstelle zu verwalten. Dank der Kombination aus Buchungstools, Besucherströmen und Integrationen mit Kalendern, SSO-Anbietern und Zugangssystemen ist Envoy eine beliebte Wahl für Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe optimieren und das Erlebnis vor Ort verbessern möchten.
Key Features
Arbeitsplatz-, Parkplatz- und Besprechungsraum-Buchung
Besuchermanagement mit Vorabregistrierung und Anmeldeprozessen
Interaktive Arbeitsplatzkarten
Integrationen mit Kalendersystemen, SSO und Zugangskontrolle
Mobile App für Buchungen und Check-in
Arbeitsplatzanalysen und Einblicke in die Nutzung
Pros
Umfassende Funktionen für das Arbeitsplatzmanagement auf einer zentralen Plattform
Leistungsstarke Funktionen für Zugangskontrolle und Besuchersicherheit
Umfangreiche Bibliothek mit Integrationen für Unternehmens-Tools
Benutzerfreundliche mobile App
Pricing
Envoy Workplace bietet drei kostenpflichtige Pläne, die pro aktivem Nutzer und Monat abgerechnet werden, basierend auf jährlicher Zahlungsweise. Die Preise liegen je nach Plan bei 3, 5 oder 7 US-Dollar pro aktivem Nutzer. Durch die nutzerbasierte Abrechnung kann dieses Modell bei größeren Teams oder variierender Nutzung zu höheren Gesamtkosten führen.
3.
PULT
PULT ist eine Plattform für Workplace-Management, mit der sich Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze und Besucher digital verwalten lassen. Über 2D-Grundrisse, Regeln und Freigaben können Buchungen einfach gesteuert werden. Die Lösung integriert sich mit Outlook, Google Kalender, MS Teams, Slack und HR-Systemen und unterstützt SSO sowie APIs in höheren Plänen. Ergänzend gibt es Funktionen für Besuchermanagement, Digitale Signage, Auslastungsanalysen und DSGVO-konforme Nutzung.
Key Features
Tisch- und Meetingraumreservierung
Parkplatzbuchung mit interaktivem Lageplan
Besuchermanagement
Integration mit Outlook, Google Kalender, MS Teams & Slack
Zugriffs- und Buchungsregeln inkl. Freigabeprozessen
Auslastungs- und Nutzungsanalysen
Pros
Ganzheitliche Plattform für hybrides Arbeiten: Desks, Räume, Besucher, Parkplätze in einem Tool
Echtzeit-Auslastung und automatische Check-ins
Hohe Integrationsvielfalt
Intuitive und interaktive Grundrisse des Büros
Pricing
Die Preisstruktur von PULT gliedert sich in mehrere Pläne. Der Starter-Plan beginnt bei 1,90 € pro Nutzer und Monat und richtet sich vor allem an kleinere Teams. Darüber hinaus gibt es die Pläne Growth, Business und Enterprise, die jeweils individuell kalkuliert werden und deren Preise nur auf Anfrage erhältlich sind. Eine dauerhaft kostenlose Version wird nicht angeboten, allerdings können Unternehmen PULT in einer zeitlich begrenzten kostenlosen Testphase ausprobieren, bevor sie sich für ein Bezahlmodell entscheiden.
4.
Robin
Robin ist eine Plattform für Workplace Experience, die Unternehmen dabei unterstützt, die Nutzung von Büroräumen durch Mitarbeitende zu optimieren. Dies geschieht mithilfe von Schreibtischreservierungen, Raumplanung, interaktiven Karten und Workplace Analytics. Robin wurde für hybride Arbeitsumgebungen entwickelt und ermöglicht es Mitarbeitenden, Arbeitsbereiche einfach zu finden und zu reservieren. Gleichzeitig erhalten Administratoren Daten, auf deren Grundlage sie fundierte Entscheidungen zur Raumplanung treffen können.
Key Features
Tisch- und Meetingraumreservierung
Interaktive 2D Grundrisse
Besucheranmeldung und -verwaltung
Kalenderintegration mit Google Workspace und Microsoft 365
Mobile App für Reservierungen unterwegs
Arbeitsplatzanalysen und Auslastungsberichte
Pros
Übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche
Detaillierte Daten zur Auslastung
Besuchermanagement inkl. Badge-Druck
Nahtlose Kalenderintegrationen
Pricing
Keine öffentlichen Informationen verfügbar.
Warum sollte man Desk Sharing Softwares vergleichen?
Jede Organisation hat unterschiedliche Anforderungen an Buchungsprozesse und Arbeitsplatzmanagement. Ein Vergleich von Alternativen hilft dabei, eine Lösung zu finden, die in folgenden Punkten optimal passt:
Erweiterter Funktionsbedarf: Unternehmen, die zusätzlich zu Arbeitsplatzbuchungen auch Räume, Events oder Gäste verwalten möchten, profitieren von Lösungen, die über klassisches Desk Sharing hinausgehen.
Buchungslogik & Prozesse: Wenn Freigabe-Workflows, individuelle Formulare oder öffentliche Buchungsseiten mit Zahlungsoptionen relevant sind, lohnt sich der Blick auf Systeme mit flexibleren Buchungsmechanismen.
Integrationslandschaft: Abhängig davon, welche HR-, Identity- oder Collaboration-Tools bereits im Einsatz sind, kann eine Lösung mit breiterer API- und Integrationsunterstützung passender sein.
Optimiertes Preis-Leistungs-Verhältnis: Ein Vergleich hilft, für dein Budget den größten Funktionsumfang und besten Support zu bekommen.
Datenschutz & Hosting: DSGVO-Konformität, Datenhoheit und Hosting-Standorte sind zentrale Auswahlkriterien. Unternehmen, die auf europäische Server und klare Datenschutzrichtlinien Wert legen, sollten prüfen, welche Anbieter diese Standards erfüllen.
Der nächste Schritt: Finde dein perfektes Desk Sharing System
Du hast jetzt einen Überblick über die besten Desk Sharing Systeme 2025, nutze ihn, um deine nächsten Schritte zu planen. Triff eine erste Entscheidung, welche Tools am besten zu deinem Unternehmen passen, und buche anschließend eine Testversion oder Demo deiner Favoriten.
So findest du schnell heraus, welche Lösung sich wirklich nahtlos in deinen Arbeitsalltag integriert. Wenn du eine flexible, benutzerfreundliche und DSGVO-konforme Lösung suchst, lohnt es sich, anny auszuprobieren, modern, intuitiv und perfekt für hybride Arbeitsplätze.
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