(Oktober 2025)
Desk Sharing Software: Der ultimative Leitfaden für hybride Arbeitsplätze 2025
Desk Sharing Software ist 2025 ein zentraler Bestandteil moderner, hybrider Arbeitsplätze. Sie ermöglicht es Unternehmen, Arbeitsplätze flexibel buchbar zu machen, Büroflächen effizient zu nutzen und die Zusammenarbeit im Team zu fördern.
In diesem Leitfaden erfährst du, worin sich die einzelnen Anbieter von Desk Sharing Software 2025 unterscheiden und welche Lösungen aktuell zu den besten auf dem Markt zählen.
Das Wichtigste auf einen Blick:
Desk Sharing Software unterstützt die flexible Nutzung von Arbeitsplätzen und hilft Unternehmen, Kosten zu sparen und die Teamdynamik zu verbessern.
Moderne Tools bieten Echtzeit-Informationen zur Platzverfügbarkeit, intuitive Buchungsfunktionen und Analytics, um die Büroauslastung optimal zu steuern.
Die Lösungen unterscheiden sich jedoch deutlich in Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit und Integrationsmöglichkeiten, genau hier setzt dieser Leitfaden an.
Was ist Desk Sharing?
Desk Sharing bezeichnet ein flexibles Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeitende nicht über einen festen Schreibtisch verfügen, sondern je nach Verfügbarkeit einen freien Arbeitsplatz nutzen. Ziel ist es, Büroräume effizienter zu nutzen und gleichzeitig mehr Flexibilität im Arbeitsalltag zu schaffen, besonders in Kombination mit mobilem Arbeiten oder Homeoffice.
Wie wähle ich den richtigen Anbieter?
Die Wahl des besten Desk Sharing Systems hängt stark von deinen Prioritäten ab. Wir haben die wichtigsten Kriterien zusammengestellt:
Funktionsumfang prüfen: Deckt die Lösung nur klassische Workspace-Funktionen wie Desk- und Meetingraum-Buchung ab oder auch erweiterte Anwendungsfälle wie Events, Kurse, externe Buchungen und Zahlungen?
Flexibilität der Workflows: Gibt es Möglichkeiten für eigene Formulare, Freigabeprozesse und individuelle Buchungsregeln oder sind die Abläufe fest vorgegeben?
Integrationen & IT-Fit: Unterstützt die Software deine bestehende IT-Landschaft (Kalender, SSO, HRIS, Smart Locks, APIs) und lässt sich leicht anbinden?
Support & Standortnähe: Bekommst du persönlichen, zeitnahen Support in deiner Sprache und Zeitzone?
Datenschutz: Werden DSGVO und deine internen Compliance-Vorgaben erfüllt?
Vergleich
Diese Seite wurde von anny erstellt, um einen Überblick über verschiedene Buchungslösungen zu geben (einschließlich anny). Marken- und Produktnamen gehören den jeweiligen Unternehmen.
Die Bewertung basiert auf öffentlich zugänglichen Informationen (z. B. Webseite des Anbieters, Nutzerbewertungen auf Capterra und G2, Preislisten und Feature-Übersichten). Für die Auswahl der Anbieter wurden Funktionsumfang, Preisgestaltung, Nutzerfreundlichkeit, Integration, Support und mobile Nutzung berücksichtigt. Die Auflistung der Anbieter erfolgt alphabetisch.
Stand
(Oktober 2025)
1.
anny
anny zählt zu den beliebten Lösungen für flexibles Buchungs- und Workplace Management (G2). Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitsplätze, Räume, Parkplätze, Equipment und weitere gemeinsam genutzte Ressourcen effizient zu nutzen. Über eine intuitive Buchungsfunktion können Mitarbeitende genau das reservieren, was sie für produktives Arbeiten benötigen, egal ob im Büro oder remote. Mit anny lassen sich Zugriffsrechte über Gruppen (Communities) gezielt steuern, während individuell konfigurierbare Buchungsregeln maximale Flexibilität bieten.
Key Features
Interaktive 3D Karte
Arbeitsplatz-, Raum-, Parkplatz-, Equipment- und Eventbuchungen
Mobile App für Arbeitsplatzbuchungen von überall
MS Teams App und Outlook Add-In
Auslastungsanalysen und Insights
Rechte-Rollen & Community-System für individuelle Berechtigungen
Visitor Management inkl. Badge-Druck
Vielfältige Integrationen von Kalendern über SSO und HRIS bis hin zu Smartlocks, Webhooks und einer offenen API
Pros
Sehr benutzerfreundlich und intuitiv, Buchungen & Check-Ins mit nur einem Klick durchführen
Sehr breites Spektrum an Ressourcen abbildbar - auch für externe Buchungsseiten
Integrierter 3D Map-Designer, um Karten einfach anzupassen
Ganzheitliches Ökosystem mit Besucher Terminals und Raumdisplays
Persönlicher Support aus Deutschland
Entwickelt und gehosted in Deutschland
Pricing
Das Pricing von anny richtet sich nach der Anzahl der buchbaren Ressourcen, unabhängig von der Nutzerzahl. Der Starter-Plan ist kostenlos und umfasst bis zu fünf Ressourcen. Für umfangreichere Anforderungen starten die kostenpflichtigen Pläne bei 2€ pro Ressource. Dieses ressourcenbasierte Modell ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit weniger Ressourcen als Mitarbeitern und Anforderung an hohe Flexibilität.
2.
Envoy
Envoy ist eine Plattform für das Arbeitsplatzmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, Tisch- und Raumreservierungen, Besucherregistrierungen, Lieferungen und Zugangskontrollen über eine einzige Schnittstelle zu verwalten. Dank der Kombination aus Buchungstools, Besucherströmen und Integrationen mit Kalendern, SSO-Anbietern und Zugangssystemen ist Envoy eine beliebte Wahl für Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe optimieren und das Erlebnis vor Ort verbessern möchten.
Key Features
Arbeitsplatz-, Parkplatz- und Besprechungsraum-Buchung
Besuchermanagement mit Vorabregistrierung und Anmeldeprozessen
Interaktive Arbeitsplatzkarten
Integrationen mit Kalendersystemen, SSO und Zugangskontrolle
Mobile App für Buchungen und Check-in
Arbeitsplatzanalysen und Einblicke in die Nutzung
Pros
Umfassende Funktionen für das Arbeitsplatzmanagement auf einer zentralen Plattform
Leistungsstarke Funktionen für Zugangskontrolle und Besuchersicherheit
Umfangreiche Bibliothek mit Integrationen für Unternehmens-Tools
Benutzerfreundliche mobile App
Pricing
Envoy Workplace bietet drei kostenpflichtige Pläne, die pro aktivem Nutzer und Monat abgerechnet werden, basierend auf jährlicher Zahlungsweise. Die Preise liegen je nach Plan bei 3, 5 oder 7 US-Dollar pro aktivem Nutzer. Durch die nutzerbasierte Abrechnung kann dieses Modell bei größeren Teams oder variierender Nutzung zu höheren Gesamtkosten führen.
3.
PULT
PULT ist eine Plattform für Workplace-Management, mit der sich Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze und Besucher digital verwalten lassen. Über 2D-Grundrisse, Regeln und Freigaben können Buchungen einfach gesteuert werden. Die Lösung integriert sich mit Outlook, Google Kalender, MS Teams, Slack und HR-Systemen und unterstützt SSO sowie APIs in höheren Plänen. Ergänzend gibt es Funktionen für Besuchermanagement, Digitale Signage, Auslastungsanalysen und DSGVO-konforme Nutzung.
Key Features
Tisch- und Meetingraumreservierung
Parkplatzbuchung mit interaktivem Lageplan
Besuchermanagement
Integration mit Outlook, Google Kalender, MS Teams & Slack
Zugriffs- und Buchungsregeln inkl. Freigabeprozessen
Auslastungs- und Nutzungsanalysen
Pros
Ganzheitliche Plattform für hybrides Arbeiten: Desks, Räume, Besucher, Parkplätze in einem Tool
Echtzeit-Auslastung und automatische Check-ins
Hohe Integrationsvielfalt
Intuitive und interaktive Grundrisse des Büros
Pricing
Die Preisstruktur von PULT gliedert sich in mehrere Pläne. Der Starter-Plan beginnt bei 1,90 € pro Nutzer und Monat und richtet sich vor allem an kleinere Teams. Darüber hinaus gibt es die Pläne Growth, Business und Enterprise, die jeweils individuell kalkuliert werden und deren Preise nur auf Anfrage erhältlich sind. Eine dauerhaft kostenlose Version wird nicht angeboten, allerdings können Unternehmen PULT in einer zeitlich begrenzten kostenlosen Testphase ausprobieren, bevor sie sich für ein Bezahlmodell entscheiden.
4.
Robin
Robin ist eine Plattform für Workplace Experience, die Unternehmen dabei unterstützt, die Nutzung von Büroräumen durch Mitarbeitende zu optimieren. Dies geschieht mithilfe von Schreibtischreservierungen, Raumplanung, interaktiven Karten und Workplace Analytics. Robin wurde für hybride Arbeitsumgebungen entwickelt und ermöglicht es Mitarbeitenden, Arbeitsbereiche einfach zu finden und zu reservieren. Gleichzeitig erhalten Administratoren Daten, auf deren Grundlage sie fundierte Entscheidungen zur Raumplanung treffen können.
Key Features
Tisch- und Meetingraumreservierung
Interaktive 2D Grundrisse
Besucheranmeldung und -verwaltung
Kalenderintegration mit Google Workspace und Microsoft 365
Mobile App für Reservierungen unterwegs
Arbeitsplatzanalysen und Auslastungsberichte
Pros
Übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche
Detaillierte Daten zur Auslastung
Besuchermanagement inkl. Badge-Druck
Nahtlose Kalenderintegrationen
Pricing
Keine öffentlichen Informationen verfügbar.
5.
Skedda
Skedda ist eine cloudbasierte Lösung für Raum- und Flächenmanagement, mit der Unternehmen Räume, Arbeitsplätze und andere Ressourcen zentral verwalten. Nutzer buchen selbstständig online, sehen Verfügbarkeiten in Echtzeit und können über interaktive Grundrisse den passenden Platz auswählen. Administrierende steuern Buchungsregeln, Öffnungszeiten, Kontingente und Freigaben, legen Preise fest und verwalten Rollen und Rechte. Integrationen in Kalender- und Identitätssysteme sowie Berichte, Benachrichtigungen und optional Online-Zahlungen runden den Funktionsumfang ab.
Key Features
Desk- und Meetingraumreservierung
Grundrisse mit Live-Verfügbarkeit
Zwei-Wege-Kalendersynchronisation (Microsoft 365 und Google Workspace)
Besuchermanagement
Auslastungs- und Nutzungsanalyse
Pros
Interaktive Grundrisse mit Live-Verfügbarkeit und direkter Buchung auf der Karte
Granulare Regeln und Rollen
Eingebautes Visitor-Management für reibungslosen Check-in bis Check-out
Workplace-Analytics mit Dashboards zu Auslastung, Nutzungsverhalten und Trends
Pricing
Skedda bietet paketbasierte Preise, abgestuft nach Funktionsumfang und Organisationsgröße. Zur Auswahl stehen monatliche und jährliche Abrechnungen mit Vergünstigung bei jährlicher Zahlung. Höhere Stufen umfassen erweiterte Verwaltungsfunktionen, Integrationen und Prioritätssupport, während Enterprise Konditionen individuell vereinbart werden. Eine unverbindliche Testphase erleichtert den Einstieg.
FAQ: Häufige Fragen zur Auswahl der richtigen Desk Sharing Software 2025
1. Welche Desk Sharing Software ist 2025 die beste für hybride Arbeitsplätze?
Die passende Lösung hängt von den Anforderungen des Unternehmens ab, etwa Teamgröße, bestehende IT-Systeme oder gewünschte Integrationen. Moderne Anbieter wie anny bieten flexible Arbeitsplatzbuchung, Echtzeitübersichten und Analysefunktionen, die besonders für hybride Teams geeignet sind.
2. Worin unterscheiden sich die Desk Sharing Tools am Markt?
Die Unterschiede liegen vor allem in Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang und Integrationen. Während einige Tools sich auf reine Arbeitsplatzbuchungen konzentrieren, bieten Plattformen wie anny ein ganzheitliches Workplace-Management mit Raum-, Parkplatz- und Eventbuchung sowie Besuchermanagement.
3. Worauf sollte man bei der Auswahl einer Desk Sharing Software achten?
Achte auf eine intuitive Nutzeroberfläche, DSGVO-konforme Datenspeicherung, mobile Nutzung, Integrationen in Microsoft 365 oder Google Workspace und skalierbare Preisstrukturen. Eine Live-Demo oder Testphase hilft, das passende Tool zu identifizieren.
Fazit: Der richtige Partner für Desk Sharing 2025
Desk Sharing Software ist heute ein zentraler Baustein moderner Arbeitsplatzgestaltung. Wer hybride Arbeitsmodelle erfolgreich umsetzen will, braucht eine Lösung, die intuitive Buchungen, flexible Integrationen und klare Analysen vereint.
Die Unterschiede zwischen den Anbietern liegen im Detail von der Benutzerfreundlichkeit über Funktionsumfang bis hin zu Datenschutz und Skalierbarkeit. Unternehmen sollten daher genau prüfen, welches System am besten zu ihren Anforderungen passen.
Lösungen wie anny zeigen, dass effizientes Workplace Management nicht kompliziert sein muss. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, flexiblen Buchungsoptionen und einer hohen Integrationsvielfalt unterstützt anny Teams dabei, ihre hybriden Arbeitsplätze optimal zu gestalten.
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18.84 13.737 18.744 14.147 18.766 14.477 C 18.788 14.807 18.862 15.152 19.001 15.511 C 19.023 15.592 19.046 15.665 19.075 15.739 C 19.2 16.091 19.568 17.161 19.641 21.003 C 19.722 25.102 19.207 26.965 18.935 27.962 C 18.884 28.138 18.847 28.292 18.81 28.438 C 18.766 28.578 18.656 28.952 18.759 29.465 C 18.81 29.707 18.906 29.912 18.965 30.022 C 18.994 30.074 19.023 30.125 19.06 30.176 C 19.119 30.264 19.215 30.404 19.369 30.536 L 26.712 37.487 C 27.065 37.824 27.536 38 28.014 38 C 28.271 38 28.536 37.949 28.779 37.839 C 29.456 37.545 29.875 36.929 29.875 36.218 L 29.875 24.42 C 29.875 23.504 29.419 22.924 29.073 22.565 L 28.978 22.462 C 29.706 21.803 31.943 19.764 34.452 17.227 C 35.717 15.944 36.298 12.989 36.232 8.186 Z M 27.624 34.605 C 27.624 34.847 27.33 34.972 27.153 34.803 L 21.363 29.326 L 21.378 29.311 L 21.407 29.282 L 21.495 29.194 L 21.532 29.157 C 21.569 29.12 21.606 29.091 21.643 29.054 C 21.65 29.047 21.665 29.04 21.672 29.025 C 21.724 28.981 21.775 28.93 21.827 28.878 L 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