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Amira van Weegen

Marketing Manager

Inhalt

Offen für alle, und genau das war die Herausforderung

Was die Bibliothek von einer Lösung erwartet hat

Kein Wettlauf mehr um den Lernplatz

Die Einführung: Stockwerk für Stockwerk

Vier Dinge, die heute anders sind

Zwei Learnings aus der Umfrage unter Studierenden

Lernplatzbuchung mit anny: Wie die TU Wien 4.000 E-Mails im Jahr eingespart hat

6 Min.

Offen für alle, und genau das war die Herausforderung

Rund 600 Lernplätze, bis zu 800 Menschen im Haus und 4.000 Buchungs-E-Mails im Jahr: Die Universitätsbibliothek der TU Wien stand vor einem Problem, das viele Hochschulbibliotheken kennen. Heute laufen die Gruppenarbeitsräume und die Hälfte aller Lernplätze über anny. Christine Hax, Leiterin der Benutzungsservices, erzählt, wie die Umstellung ablief, welche Regeln dahinterstecken und was eine Umfrage unter Studierenden danach zutage gefördert hat.

Mehr Menschen als Plätze

Die Bibliothek der TU Wien ist zwei Dinge gleichzeitig: Universitätsbibliothek und öffentliche Bibliothek. „Jeder kann hier ins Haus kommen", sagt Christine Hax. Zutritt hat also nicht nur, wer an der TU eingeschrieben ist. Viele Schulklassen und Schüler:innen nutzen das Haus, und durch den zentralen Standort mitten in Wien auch zahlreiche Studierende anderer Universitäten.

Das Ergebnis ist eine Bibliothek, die sehr gut ausgelastet ist. Rund 600 Lernplätzen stehen an Wochenenden bis zu 800 Menschen im Haus gegenüber, die sich alle irgendwo einen Platz suchen. In den heißen Lernphasen ist vor allem die Hauptbibliothek regelmäßig überfüllt.

Genau daraus entstand ein Verteilungsproblem: TU-Studierende fühlten sich in ihrer eigenen Bibliothek benachteiligt, wenn sie keinen Platz mehr bekamen. Nicht weil das Haus offen ist, sondern weil an den entscheidenden Tagen schlicht zu wenige Plätze für zu viele Menschen da waren.

4.000 E-Mails für sechs Räume

Neben den Lernplätzen gab es ein zweites, ganz anders gelagertes Problem. Es betraf nicht die Studierenden, sondern das Team: die Verwaltung der sechs Gruppenarbeitsräume.

Wer einen Raum brauchte, schrieb eine E-Mail. Jemand an der Ausleihe las sie, prüfte einen selbstgebauten Outlook-Kalender, antwortete und trug die Buchung ein. Bei jeder einzelnen Anfrage. Rund 4.000 Mal im Jahr.

Ein echtes Raumbuchungssystem hatte die Bibliothek bis dahin nie im Einsatz. Der gesamte Aufwand lag beim Team an der Ausleihe, und für Studierende bedeutete jede Buchung: E-Mail schreiben und warten, ob der Raum überhaupt frei ist.

Zwei Probleme, eine Erkenntnis. Für beide brauchte es dasselbe: ein System, das Buchungen selbst regelt.

Was die Bibliothek von einer Lösung erwartet hat

Bevor die Suche losging, stand fest, was das System können musste. Zwei Anforderungen standen ganz oben.

Erstens: Anbindung an bestehende Zugänge. Die Lösung musste sich in das TU Wien Personenregister einbinden lassen und Single Sign-on unterstützen. Keine neuen Zugangsdaten für TU-Studierende, keine separaten Accounts für aktive Bibliotheksbenutzer:innen. Der Nebeneffekt ist für die Platzvergabe entscheidend: Buchen kann nur, wer tatsächlich einen Bibliotheksausweis hat.

Zweitens: bedienbar ohne IT-Abteilung. Das System sollte von den Menschen konfiguriert und angepasst werden können, die täglich damit arbeiten.

Beides erfüllt anny, und genau daran entschied sich die Wahl - Christine hält fest:

„Es sind keine speziellen Programmierkenntnisse nötig, um das Platzbuchungssystem auf unsere Bibliothek und unsere Anforderungen zuzuschneiden. Auch spätere Umstellungen können Leute machen, die keinen IT-Hintergrund haben. Das ist sehr wichtig für uns."

Aufgefallen war anny zuerst über die Oberfläche der App. Überzeugt hat am Ende aber vor allem die Administrationsseite dahinter.

Kein Wettlauf mehr um den Lernplatz

Weil sich anny ohne IT-Abteilung konfigurieren lässt, konnte die Bibliothek genau die Regeln abbilden, die sie brauchte. Und die lösen das Verteilungsproblem aus Section 1 auf eine Art, die niemanden ausschließt.

Statt Plätze nach dem Prinzip „wer zuerst kommt" zu vergeben, arbeitet die TU Wien mit gestaffelten Vorlaufzeiten: TU-Studierende buchen bis zu sieben Tage im Voraus, alle anderen bis zu zwei Tage im Voraus.

Damit haben TU-Studierende einen echten Planungsvorteil, denn wer vorausplant, findet praktisch immer einen Platz. Gleichzeitig bleibt die Bibliothek offen: Was nach fünf Tagen noch frei ist, geht an alle anderen, statt ungenutzt zu bleiben.

Nicht alles ist buchbar. Rund die Hälfte der Lernplätze lässt sich reservieren, die andere Hälfte bleibt bewusst frei zugänglich für alle, die spontan vorbeikommen.

Für die Gruppenarbeitsräume gelten eigene Regeln. Sie sind ausschließlich für TU-Studierende buchbar, und sie sollen tatsächlich als Gruppenräume genutzt werden. Deshalb wird bei der Buchung abgefragt, ob weitere Personen mitkommen, ohne dass dabei Namen erhoben werden. Die Zeitslots reichen von einer halben Stunde bis zu einem ganzen Tag, also acht Stunden. Buchbar sind die Räume über die gesamten Öffnungszeiten der Bibliothek, auch wenn die Ausleihe nicht besetzt ist.

Die Einführung: Stockwerk für Stockwerk

Ein neues System für knapp 6.000 Menschen einzuführen ist anspruchsvoll. Die Bibliothek ist deswegen bewusst schrittweise vorgegangen, statt alles auf einmal umzustellen.

Der Anfang waren die sechs Gruppenarbeitsräume. Überschaubar, klar abgegrenzt, und es funktionierte auf Anhieb.

Danach kamen die Lernplätze, Geschoss für Geschoss. Los ging es im fünften Stock, von dort arbeitete sich das Team nach unten bis zum ersten. In jedem Geschoss wurde nur ein Teil der Plätze buchbar gemacht. Zur heißesten Lernphase im Januar war der Rollout abgeschlossen, alle vorgesehenen Plätze waren in anny sichtbar und buchbar.

Die technische Einrichtung selbst ging deutlich schneller. Dafür gab es von anny einen klaren Fahrplan mit festen Zuständigkeiten.

Kommunikation war und ist ein eigener Baustein

Aushänge im gesamten Gebäude, Informationen und QR-Codes an den relevanten Stellen, Übersichtskarten mit den buchbaren Plätzen und Postkarten zum Mitnehmen, auf denen per QR-Code und Kurzanleitung erklärt ist, wie die Buchung funktioniert. Gerade wenn ohnehin viele Menschen im Haus sind, ist das ein einfacher Weg, damit wirklich alle vom neuen System erfahren.

Vier Dinge, die heute anders sind

Der Verwaltungsaufwand ist verschwunden. Das Team an der Ausleihe hat mit dem Buchungsprozess praktisch keine Arbeit mehr. Die 4.000 E-Mails pro Jahr sind Geschichte.

Studierende bekommen sofort Klarheit. Ist ein Raum frei, kann ich ihn buchen? Statt auf eine Antwort zu warten, sehen sie es direkt und erhalten unmittelbar eine Rückmeldung.

Ein unerwarteter Effekt: Sichtbarkeit. Die Hauptbibliothek war in Stoßzeiten regelmäßig überfüllt, während in der Chemie- und Maschinenbaubibliothek Kapazität frei blieb. Weil in anny nun auch diese Räume angezeigt werden, ist vielen Studierenden überhaupt erst bewusst geworden, dass sie auch dort lernen können. Die Standorte werden seitdem deutlich stärker genutzt. Aus einem Buchungssystem wurde so nebenbei ein Instrument zur Lastverteilung über das gesamte Haus.

Der Support-Aufwand bleibt gering. Bei knapp 6.000 Nutzer:innen könnte man mit einer Flut von Rückfragen rechnen. Sie bleibt aus.

„Das System ist so übersichtlich aufgesetzt, dass unsere Leute an der Ausleihe die Fragen immer gut beantworten können."
- Christine

Zwei Learnings aus der Umfrage unter Studierenden

Ein System einzuführen ist das eine. Zu wissen, wie es ankommt, das andere. Die Bibliothek hat deshalb eine Umfrage unter den Studierenden durchgeführt, im Vorfeld mit einer gewissen Skepsis erinnert sich Christine:

„Wir hatten vorher ein bisschen Angst, dass nur die antworten, die unzufrieden sind. So ist es ja oft bei Umfragen."

Die Sorge bestätigte sich nicht. Viele Studierende gaben ausdrücklich positives Feedback, und vor allem antworteten sie detailliert und konstruktiv, mit konkreten Vorschlägen.

Learning 1: Der Check-in ist der eigentliche Hebel

Das meistgenannte Thema war nicht die Buchung selbst, sondern was danach passiert. Personen buchen einen Platz, checken ein, und der Platz steht trotzdem zeitweise leer. Längere Pausen oder Check-ins von zu Hause aus sind mögliche Gründe, die genauen Ursachen kennt die Bibliothek noch nicht. Die Studierenden lieferten dazu allerdings konkrete Lösungsideen, an denen das Team nun arbeitet.

Learning 2: Der Weg zur freien Platzanzeige darf kürzer sein

Mehrfach genannt wurde, dass man sich in jede Etage einzeln hineinklicken muss, um zu sehen, was gerade frei ist. Ein angepasster Einstiegslink mit direkter Zeitauswahl bringt Nutzer:innen schneller zum Überblick und lässt sich perspektivisch auch hinter den bestehenden QR-Codes hinterlegen.

Fazit & Empfehlung

Was für Christine besonders zählt: Die Zusammenarbeit endet nicht mit der Einführung. Anregungen aus der Bibliothek werden aufgenommen und finden sich manchmal schon nach wenigen Wochen in einem neuen Feature wieder. Ihr Fazit fällt entsprechend deutlich aus:

„Ich kann anny allen anderen Universitäten uneingeschränkt empfehlen. Wir haben sehr gute Erfahrungen damit gemacht."

Was andere Bibliotheken daraus mitnehmen können

Fairness ist eine Konfigurationsfrage. Gestaffelte Vorbuchungsfenster lösen den Zielkonflikt zwischen „offen für alle" und „unsere Studierenden zuerst", ohne jemanden auszuschließen.
Nicht alles buchbar machen. Rund die Hälfte der Plätze frei zu lassen, hält die Bibliothek für Spontanbesuche offen.
Schrittweise einführen. Erst ein kleiner, klar abgegrenzter Bereich, dann Etage für Etage. Das reduziert Risiko und schafft Vertrauen.
Kommunikation vor Ort mitdenken. Aushänge, Übersichtskarten, QR-Codes und Postkarten erreichen genau die Menschen, die ohnehin im Haus sind.
Sichtbarkeit wirkt. Ein Buchungssystem zeigt Nutzer:innen Räume, von denen sie vorher nichts wussten, und entlastet damit überfüllte Standorte.
Nach der Einführung ist vor der Einführung. Eine Umfrage bringt Themen ans Licht, die im Betrieb sonst unsichtbar bleiben, und Studierende antworten konstruktiver, als man erwartet.

Vielen Dank an Christine Hax und das Team der Universitätsbibliothek der TU Wien für den Einblick vor Ort.

Ihr wollt wissen, wie anny auch eure Bibliothek entlasten kann? Jetzt Demo vereinbaren und anny in Action erleben.

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