Amira van Weegen
Marketing Manager
20.04.2026
Smart City Neckargemünd: Vom Pilotprojekt zur digitalen Verwaltung – mit anny
4 Min.
Einleitung
Leerstand, Zettelwirtschaft und ein Hausmeister, der für jeden Raumzugang persönlich aufschließen muss. So sah die Realität kommunaler Raumverwaltung in Neckargemünd aus und so sieht sie in vielen deutschen Städten noch heute aus. Mit der Bundesförderlinie "Modellprojekte Smart Cities" des BMWSB und der KfW und anny als digitalem Rückgrat hat die Kleinstadt im Rhein-Neckar-Kreis eine verwaiste Immobilie - die Villa Menzer - in ein lebendiges Community-Hub verwandelt und dabei den Startschuss für die Digitalisierung der gesamten Stadtverwaltung gegeben.
Steckbrief: Das Projekt auf einen Blick
Neckargemünd ist keine Großstadt und genau das macht diesen Case so interessant.
Kommune: Stadt Neckargemünd, Rhein-Neckar-Kreis, Baden-Württemberg
Förderprogramm: Modellprojekt Smart Cities des BMWSB und der KfW
Partner: Rhein-Neckar-Kreis, Metropolregion Rhein-Neckar, Stadt Heidelberg
Projektstandort: Villa Menzer
Ansprechpartnerin: Lena Hinz, Community Managerin Projekt FREIRÄUME
Use Cases mit anny: Co-Working, nutzungsoffene Räume, Turnhallenvermietung zusätzlich zur Villa Menzer, Online-Zahlung
Smart City ist kein Sci-Fi – sondern eine gesetzliche Pflicht
Fliegende Autos, gigantische Serverfarmen, Sensorik an jeder Ecke. Wer an Smart City denkt, denkt wahrscheinlich an ferne Zukunftsszenarien. Der Bund definiert es etwas weniger futuristisch, dafür aber deutlich näher an der Realität:
Gemeinwohlorientierung: Technologie muss den Menschen dienen, nicht umgekehrt
Ganzheitlichkeit: Ein integrierter Ansatz, der Verwaltung, Menschen, Raum und Ressourcen verbindet
Teilhabe: Niemand darf abgehängt werden
Was viele Kommunen noch nicht auf dem Schirm haben: Das OZG (Onlinezugangsgesetz) macht das zur Pflicht. Kommunen sind verpflichtet, Leistungen wie die Buchung von Sportstätten oder Räumen digital, barrierefrei und niederschwellig anzubieten.
Für Neckargemünd bedeutet Smart City im Alltag konkret drei Dinge:
Mindset vor Technologie: Es geht nicht um Buzzwords, sondern um die Bereitschaft, starre Prozesse aufzubrechen und neu zu denken. Software ist schnell installiert, aber schlechte Prozesse werden durch Digitalisierung nicht besser.
Vernetzt statt isoliert: Smart City braucht vernetztes Denken statt digitaler Insellösungen. Einzelne Tools bringen wenig, wenn sie nicht zusammenspielen.
Neu denken statt nur digitalisieren: Das Ziel ist Entlastung der Verwaltung und digitale Teilhabe für alle – mit FREIRÄUME als sozialem und digitalem Ankerort in der Stadt.
Drei Säulen, ein Ziel: Das Förderprojekt FREIRÄUME in Neckargemünd
Das Herzstück des Projekts ist die Villa Menzer, ein städtisches Gebäude, das lange leer stand und nun drei kommunale Kernprobleme gleichzeitig adressiert.
Säule 1: Co-Working im ländlichen Raum
Schaffung moderner „New Work"-Angebote für Menschen, die sonst täglich nach Heidelberg oder Mannheim pendeln würden. Ein konkretes Signal: „Wir sind zwar kleiner als die Metropolen, aber wir können das auch." Wer möchte, kann sogar eine Geschäftsadresse in der Villa Menzer anmelden. Und: Der initiale Treiber für das gesamte digitale Buchungssystem entstand genau hier im Co-Working-Bereich. Die Suche nach einer flexiblen, stundenweisen Online-Buchungslösung war der Ausgangspunkt für alles Weitere.
Säule 2: Nutzungsoffene Räume für Vereine und Bürger:innen
Multifunktionale Orte für Zivilgesellschaft, Vereine, Eheschließungen und Ausstellungen mit einem klaren Fokus auf soziale Teilhabe. Vereine und Ehrenamtliche kämpfen oft darum, überhaupt Räumlichkeiten zu finden. In der Villa Menzer buchen sie dieselben Räume, die morgens für Seminare genutzt werden – stundenweise, unkompliziert, digital. Der festliche Raum ist sogar für standesamtliche Trauungen buchbar. Nutzungsoffenheit als Designprinzip.
Säule 3: Smarter Tourismus
Geschichte per Augmented Reality erleben, Baumbewässerung im Menzerpark via Sensorik überwachen, einen digitalen Stadtrundgang absolvieren oder den digitalen Ausleihschrank im Park nutzen. Dazu kommen Veranstaltungen für Unternehmen rund um Smart City und Digitalisierung. Die dritte Säule zeigt, dass Smart City weit über Verwaltungsprozesse hinausgeht und die gesamte Stadtgesellschaft einbezieht.
Vor anny: Excel und Telefonketten
Die Ausgangslage in Neckargemünd war eine, die viele Kommunen kennen werden. Lenas Zusammenfassung: sehr viele Excel-Tabellen und sehr viel telefonieren. Ein Blick auf den Status quo:
Turnhallenbuchungen: Rein telefonisch. Ein Verein ruft an, möchte einen Slot – der ist schon belegt. Also weiter telefonieren, weiter koordinieren. Ständig.
Standesamtliche Trauungen: Für jede Einzelbuchung – manchmal nur eine Stunde – wurden Verträge in dreifacher Ausführung ausgedruckt, vom Brautpaar unterschrieben, ans Büro zurückgeschickt und bis zum Bürgermeister weitergereicht.
Schlüsselverwaltung: Kein Zugang ohne Hausmeister. Bei wachsender Nachfrage nach Räumen schlicht nicht mehr skalierbar.
Zugangscodes: Manuell einzeln verschickt. Fehler passierten. Menschen standen am Wochenende vor verschlossenen Türen und Lena wurde angerufen.
„Das hat sich durch das System einfach erledigt", sagt Lena rückblickend. „Das gibt's jetzt eigentlich nicht mehr, das Problem."
Der Weg zur richtigen Buchungssoftware für Kommunen
Der Weg zu anny war kein gerader und genau deshalb lehrreich für andere Kommunen.
Phase 1 – Open-Source-Tool: Als Förderprojekt war die Nutzung eines Open-Source-Systems Voraussetzung des Fördermittelgebers. Ein entsprechendes Tool wurde getestet und überbrückte den Einstieg. Die Einschränkung zeigte sich schnell: Es konnten nur ganze Tage gebucht werden, keine stundenweisen Slots. Für den Betrieb der Villa Menzer auf Dauer nicht tragbar. Dieser Test schaffte jedoch Klarheit über die tatsächlichen Anforderungen – und war damit der Startschuss für die Suche nach privaten Anbietern, mit dem Wissen, dass die Kosten dafür nicht mehr gefördert werden konnten.
Phase 2 – Öffentliche Ausschreibung: Als Kommune ist Neckargemünd bei der Beschaffung an rechtliche Rahmenbedingungen gebunden – ab bestimmten Auftragswerten schreibt das Vergaberecht eine öffentliche Ausschreibung vor. Ein monatelanger, aufwendiger Prozess. Das ausgewählte System lieferte jedoch die versprochene Integration mit dem digitalen Türsystem nicht. Weitere Monate des Wartens. Lena verschickte weiterhin manuelle Codes.
Phase 3 – anny: anny hatte sich ebenfalls auf die Ausschreibung beworben und konnte alle geforderten Features liefern, darunter die entscheidende Schnittstelle zum Türsystem. Damit war die Entscheidung klar.
Was anny in der Villa Menzer konkret leistet
Die Buchungsseite der Villa Menzer ist heute das digitale Herzstück des gesamten Betriebs. Was anny im Alltag übernimmt:
Für Buchende – Bürger:innen, Vereine, Unternehmen:
Buchung von Flex Desks für tageweises Co-Working
Reservierung von Seminarraum, festlichem Raum, Foyer und Workshop-Raum
Anmietung einer Geschäftsadresse in der Villa Menzer
Abschluss von monatlichen Abonnements für Stammnutzer:innen
Online-Zahlung direkt im Buchungsprozess via PayPal oder Kreditkarte
Für die Verwaltung – Lena und ihr Team:
Automatischer Rechnungsversand nach jeder Buchung
Nahtlose Integration mit dem digitalen Türsystem – Zugang wird automatisch bei Buchungsbestätigung freigeschaltet
Monatlicher Datenexport für die städtische Buchhaltung
Zentrale Verwaltung aller Ressourcen in einer einzigen Oberfläche statt in verteilten Excel-Tabellen
Der entscheidende Unterschied: Die Türsystem-Integration. Wer bucht, bekommt Zugang. Automatisch. Kein Hausmeister. Keine manuellen Codes. Kein Wochenend-Anruf.
Vom leeren Haus zur belebten Community: Die Ergebnisse
Was hat das Projekt tatsächlich gebracht? Die Effekte spielen sich auf zwei Ebenen ab.
Extern – die Community wächst:
Aus einer leerstehenden Immobilie ist ein aktives, belebtes Haus entstanden
Die Nachfrage der Nutzer:innen ist so groß, dass sie sich eine Fortsetzung der Villa Menzer auch nach dem Förderende im August 2027 wünschen
Die Villa Menzer ist über Neckargemünd hinaus bekannt als Beispiel für gelungene kommunale Digitalisierung
Intern – die Verwaltung denkt anders:
Das Mindset in der Stadtverwaltung hat sich verschoben: Es gibt eine wachsende Offenheit für digitale Prozesse
Die Erfahrungen aus der Villa Menzer werden aktiv auf andere städtische Gebäude übertragen
Spillover-Effekt: Die positiven Erfahrungen aus der Villa Menzer strahlen auf die gesamte Stadt aus. Inzwischen können Bürger:innen auch im städtischen Schwimmbad per PayPal zahlen, Turnhallen und Sportplätze werden über anny gebucht – alles Entwicklungen, die nie Teil des ursprünglichen Projekts waren, aber durch dessen Erfolg angestoßen wurden.
Lenas Top-Tipps: So gelingt der Start für andere Kommunen
Aus zwei Jahren Projekterfahrung hat Lena Hinz klare Empfehlungen für Kommunen, die ähnliche Wege gehen wollen.
Vor dem Start – Grundlagen klären:
Bedarf realistisch einschätzen: Was wollt ihr buchbar machen? Für wen? Ab wann lohnt sich der Einrichtungsaufwand – eine Abstellkammer rechtfertigt ihn nicht, fünf bis sechs aktiv genutzte Räume sehr wohl.
Verantwortlichkeiten definieren: Wer verwaltet das System? Wer beantwortet Rückfragen? Wer macht weiter, wenn die eine Person im Urlaub ist?
Mindestens zwei Personen einarbeiten. Wirklich. Kein Projekt sollte von einer einzigen Person abhängen.
Während der Umsetzung – Menschen mitnehmen:
Involviert alle Beteiligten früh, auch wenn es die Vorbereitung verlangsamt. Wer beim Prozessdesign mitdenken durfte, wird später zum Fürsprecher, nicht zum Bremser.
Hartnäckig bleiben und Vorteile aktiv kommunizieren. Veränderte Prozesse stoßen auf Widerstand. Das ist normal. Wer die Vorteile gut erklären kann, gewinnt die Kolleg:innen.
Nicht auf Perfektion warten. Anfangen, anpassen, weitermachen. Ein halbfertiges Haus, das in Betrieb geht, bringt mehr als ein perfektes Konzept, das nie realisiert wird.
Für den langen Atem – Vernetzung als Strategie:
Schaut euch Best Practices anderer Kommunen an. Besucht Projekte, die euch interessieren.
Knüpft Kontakte zu Ansprechpartner:innen, die ihr anrufen könnt, wenn ihr nicht weiterkommt.
Verbündete finden ist wichtiger als Budgets, ohne Leute, die wirklich Bock auf das Thema haben, kommt kein Projekt vom Fleck.
Du willst wissen, ob anny auch für deine Kommune passt?
Ob Raumbuchung, Co-Working-Spaces, Bürgerbüro oder Sportstättenverwaltung, anny bildet kommunale Anforderungen in einer zentralen Lösung ab. In einem unverbindlichen Erstgespräch zeigen wir dir, wie auch deine Kommunen anny nutzen kann.
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18.84 13.737 18.744 14.147 18.766 14.477 C 18.788 14.807 18.862 15.152 19.001 15.511 C 19.023 15.592 19.046 15.665 19.075 15.739 C 19.2 16.091 19.568 17.161 19.641 21.003 C 19.722 25.102 19.207 26.965 18.935 27.962 C 18.884 28.138 18.847 28.292 18.81 28.438 C 18.766 28.578 18.656 28.952 18.759 29.465 C 18.81 29.707 18.906 29.912 18.965 30.022 C 18.994 30.074 19.023 30.125 19.06 30.176 C 19.119 30.264 19.215 30.404 19.369 30.536 L 26.712 37.487 C 27.065 37.824 27.536 38 28.014 38 C 28.271 38 28.536 37.949 28.779 37.839 C 29.456 37.545 29.875 36.929 29.875 36.218 L 29.875 24.42 C 29.875 23.504 29.419 22.924 29.073 22.565 L 28.978 22.462 C 29.706 21.803 31.943 19.764 34.452 17.227 C 35.717 15.944 36.298 12.989 36.232 8.186 Z M 27.624 34.605 C 27.624 34.847 27.33 34.972 27.153 34.803 L 21.363 29.326 L 21.378 29.311 L 21.407 29.282 L 21.495 29.194 L 21.532 29.157 C 21.569 29.12 21.606 29.091 21.643 29.054 C 21.65 29.047 21.665 29.04 21.672 29.025 C 21.724 28.981 21.775 28.93 21.827 28.878 L 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