Amira van Weegen
Junior Marketing Manager
14.11.2025
Die Kosten für Desk Sharing Software 2025
4 Min.
Preismodelle für Desk Sharing Software
Die richtige Desk Sharing Software hilft Unternehmen dabei, ihre Büroflächen effizient zu nutzen und hybride Arbeitsmodelle optimal umzusetzen. Mitarbeitende können flexibel Schreibtische, Räume oder andere Ressourcen buchen, je nach Bedarf und Anwesenheit im Büro. Das steigert nicht nur die Büroeffizienz, sondern auch die Zufriedenheit im Team.
In diesem Artikel erfährst du, welche Kosten bei Desk Sharing Software entstehen, welche Funktionen wirklich wichtig sind und wie sich verschiedene Preismodelle unterscheiden. Besonders im Fokus stehen dabei das nutzerbasierte und ressourcenbasierte Pricing, zwei Modelle, die Unternehmen helfen, ihre Buchungssysteme genau an ihre Strukturen und Budgets anzupassen.
Das Wichtigste auf einen Blick
Effizienz: Desk-Sharing-Software optimiert die Nutzung von Büroflächen und unterstützt hybride Arbeitsmodelle.
Funktionen: Zu den zentralen Features zählen Arbeitsplatzbuchungen, Raumreservierungen und Anwesenheitsmanagement.
Kostenmodelle: Je nach Bedarf bieten Anbieter nutzerbasierte oder ressourcenbasierte Preismodelle – mit unterschiedlichen Vorteilen für verschiedene Unternehmensgrößen.
Der wachsende Markt für Desk Sharing Software
Der Markt für Desk Sharing Software hat in den letzten Jahren einen deutlichen Aufschwung erlebt, getrieben durch den Trend zu hybriden Arbeitsmodellen und die steigende Bedeutung einer effizienten Büroflächennutzung. Unternehmen jeder Größe stehen vor der Herausforderung, Arbeitsplätze flexibel zu gestalten, Kosten zu optimieren und gleichzeitig Mitarbeitenden mehr Freiheit bei der Arbeitsplatzwahl zu bieten.
Moderne Anbieter wie anny bieten dafür smarte Tools, mit denen sich Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Parkplätze einfach und intuitiv buchen lassen. Mitarbeitende sehen auf einen Blick, welche Ressourcen verfügbar sind, und können ihren Arbeitstag flexibel planen. Das spart Zeit, reduziert Leerstände und steigert die Produktivität im Büroalltag.
Ein zentraler Bestandteil vieler Desk Sharing Lösungen ist zudem die Analyse der Büroauslastung. Diese liefert Unternehmen wertvolle Daten zur Nutzung ihrer Flächen, etwa welche Bereiche besonders stark oder schwach frequentiert sind. Auf dieser Basis können sie gezielt Anpassungen vornehmen, beispielsweise durch das Reduzieren ungenutzter Arbeitsplätze oder das Schaffen zusätzlicher Meetingzonen. Das Ergebnis: bessere Raumauslastung, niedrigere Kosten und zufriedenere Mitarbeitende.
Die steigende Nachfrage nach Desk Sharing Software zeigt, dass Flexibilität und Effizienz zu den Schlüsselfaktoren moderner Arbeitswelten gehören. Besonders im Kontext des hybriden Arbeitens ermöglicht diese Technologie eine nahtlose Verbindung zwischen Büro und Homeoffice und schafft damit die Grundlage für zukunftsfähige Arbeitsplatzstrategien.
Preisgestaltung von Desk Sharing Software
Die Preisgestaltung von Desk Sharing Software variiert je nach Anbieter und richtet sich häufig nach zwei gängigen Modellen: dem nutzerbasierten Pricing und dem ressourcenbasierten Pricing. Beide Ansätze haben ihre Vorteile, entscheidend ist, welches Modell besser zur individuellen Organisationsstruktur und Arbeitsweise eines Unternehmens passt.
Nutzerbasiertes Pricing - geeignet für kleinere Teams mit stabiler Nutzerzahl
Beim nutzerbasierten Pricing richtet sich der Preis nach der Anzahl der aktiven User oder Lizenzen. Unternehmen zahlen also pro registriertem Mitarbeitenden, der die Software nutzt. Dieses Modell bietet Transparenz und kann sich vor allem für kleinere Teams oder Organisationen eignen, deren Teamgrößen konstant bleiben.
Ein Vorteil liegt in der einfachen Kalkulation: Unternehmen wissen genau, wie viele Personen die Software nutzen, und können ihre Kosten entsprechend planen.
Allerdings stößt dieses Modell schnell an Grenzen, wenn Teams wachsen oder sich hybride Arbeitsmuster verändern. Da sich Mitarbeitende häufig flexibel zwischen Büro und Homeoffice bewegen, kann die Anzahl der registrierten Nutzer von Monat zu Monat stark schwanken. In solchen Fällen kann das nutzerbasierte Pricing schnell teurer und weniger flexibel werden.
Ressourcenbasiertes Pricing - maximale Flexibilität für dynamische Arbeitsumgebungen
Das ressourcenbasierte Pricing legt die Kosten auf Basis der verfügbaren Ressourcen fest, also beispielsweise auf die Anzahl von Schreibtischen, Meetingräumen oder Parkplätzen. Unternehmen zahlen nur für das, was sie tatsächlich verwalten und benötigen.
Gerade in modernen, hybriden Arbeitsumgebungen hat sich dieses Modell als besonders flexibel, transparent und kosteneffizient erwiesen. Denn in vielen Unternehmen gibt es heute mehr Mitarbeitende als physische Arbeitsplätze, ein bewusstes Konzept, um Büroflächen zu optimieren und Leerstände zu vermeiden.
Mit einem ressourcenbasierten Preismodell zahlen Unternehmen nicht pro Nutzer, sondern nur für die tatsächlich verfügbaren Arbeitsplätze oder Räume. Das bedeutet: Selbst wenn 100 Mitarbeitende das System nutzen, aber nur 40 Arbeitsplätze aktiv verwaltet werden, entstehen Kosten nur für diese 40 Ressourcen. Dadurch sinken die monatlichen Gesamtkosten deutlich und gleichzeitig bleibt das System vollständig skalierbar, wenn zusätzliche Flächen oder Räume hinzukommen.
Kosten für Desk Sharing Software
Die Kosten für Desk Sharing Software können stark variieren, je nach gewähltem Preismodell und den spezifischen Anforderungen des Unternehmens. Ein Beispiel für die Preisgestaltung bei anny sieht wie folgt aus:
Die Preise beginnen ab 2 Euro pro Monat pro Ressource.
Eine Ressource kann beispielsweise „Office Berlin“ sein.
Innerhalb dieser Ressource gibt es mehrere Child-Ressourcen, wie einzelne Desks.
Auch diese Child-Ressourcen kosten ab 2 Euro pro Monat.
Diese flexible Preisgestaltung ermöglicht es Unternehmen, die Kosten genau auf ihre Bedürfnisse abzustimmen und nur für die tatsächlich genutzten Ressourcen zu zahlen. Dies kann besonders vorteilhaft für kleinere Teams oder Unternehmen mit wechselnder Auslastung sein, da sie so ihre Kosten effizient managen können.
Beispielrechnung: Kosten für verschiedene Anzahl an Arbeitsplätzen
Um die Kosten besser zu veranschaulichen, haben wir eine Tabelle erstellt, die die monatlichen Kosten für unterschiedliche Anzahl von Arbeitsplätzen bei einem Preis von 2 Euro pro Arbeitsplatz zeigt:
Anzahl Arbeitsplätze | Preis pro Arbeitsplatz (€/Monat) | Gesamtkosten pro Monat (€) | Gesamtkosten pro Jahr (€) |
|---|---|---|---|
50 | 2 | 100 | 1.200 |
100 | 2 | 200 | 2.400 |
1.000 | 2 | 2.000 | 24.000 |
2.000 | 2 | 4.000 | 48.000 |
*Beachte, dass die Preise je nach gewähltem Paket, Dauer des Vertrags und Anzahl der Standorte variieren können. Klicke hier für eine Übersicht über das Pricing von anny.
Diese Übersicht zeigt, dass Unternehmen jeder Größe durch die flexible Preisgestaltung die Kosten gut kalkulieren können. Je nach Anzahl der benötigten Arbeitsplätze und der tatsächlichen Nutzung lassen sich so die Ausgaben optimal anpassen.
Implementierung und Nutzung von Desk Sharing Software
Die erfolgreiche Implementierung von Desk Sharing Software ist ein entscheidender Faktor für die Effizienzsteigerung im Büro und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Eine gut geplante Einführung sorgt dafür, dass die Software im Alltag tatsächlich genutzt und als Mehrwert wahrgenommen wird, nicht als zusätzliche Hürde.
Einführungsprozess: Akzeptanz und Integration als Schlüssel zum Erfolg
Der Einführungsprozess sollte strukturiert und partizipativ gestaltet werden. Es empfiehlt sich, die Mitarbeitenden von Anfang an einzubeziehen, um Akzeptanz und Vertrauen zu schaffen. Wer den Nutzen versteht und die Lösung mitgestalten kann, nutzt sie später aktiver.
Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die technische Integration in bestehende Systeme. Eine moderne Desk Sharing Software sollte sich nahtlos in Tools wie Microsoft Teams, Outlook oder Google Workspace einfügen lassen, damit Buchungen direkt im gewohnten Arbeitsumfeld erfolgen können.
Wichtig ist außerdem eine enge Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter, um sicherzustellen, dass alle Integrationen reibungslos funktionieren und individuelle Anforderungen berücksichtigt werden.
Begleitende Schulungen und Support-Angebote sind unerlässlich: Sie helfen, Funktionen verständlich zu vermitteln, Fragen zu klären und die Nutzungsquote dauerhaft hoch zu halten. So wird Desk Sharing nicht nur technisch, sondern auch kulturell erfolgreich eingeführt.
Zentrale Funktionen moderner Desk Sharing Software
Für eine erfolgreiche Nutzung sind die zentralen Funktionen einer Desk Sharing Software entscheidend. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre Büroflächen effizient zu managen, hybride Arbeitsmodelle zu unterstützen und Mitarbeitenden eine reibungslose Buchungserfahrung zu bieten.
Zu den wichtigsten Funktionen zählen:
Arbeitsplatz- und Raumbuchung: Mitarbeitende können flexibel Desks, Meetingräume oder andere Ressourcen buchen. Eine übersichtliche Kalender- oder Kartenansicht zeigt, welche Arbeitsplätze verfügbar sind, was die tägliche Planung vereinfacht.
3D Karten: Über einen digitalen Zwilling des Büros, finden sich Mitarbeitende schnell zurecht und können sehen wo sich wer befindet.
Kalender- und Tool-Integrationen: Eine moderne Desk Sharing Software integriert sich nahtlos in bestehende Systeme wie Microsoft Teams, Outlook oder Google Calendar, sodass Buchungen direkt über bekannte Tools vorgenommen werden können.
Auslastungsanalyse und Reporting: Über detaillierte Statistiken können Unternehmen die tatsächliche Nutzung ihrer Büroflächen nachvollziehen. So lassen sich ungenutzte Ressourcen erkennen, Auslastung optimieren und langfristig Bürokosten reduzieren.
Diese Funktionen bilden die Grundlage für ein effizientes und transparentes Arbeitsplatzmanagement. Unternehmen profitieren von einer besseren Flächennutzung, zufriedeneren Mitarbeitenden und einer Arbeitsumgebung, die sich den Anforderungen moderner, hybrider Arbeitsmodelle optimal anpasst.
Desk Sharing Software 2025: So sparst du mit dem richtigen Preismodell
Der Wandel hin zu hybriden Arbeitsmodellen hat die Anforderungen an Büroflächen und Arbeitsplatzorganisation grundlegend verändert. Desk-Sharing-Software ist dabei kein Nice-to-have mehr, sondern ein strategisches Instrument, um Ressourcen effizient zu nutzen und gleichzeitig Flexibilität für Mitarbeitende zu schaffen.
Besonders das ressourcenbasierte Preismodell zeigt sich als zukunftsfähige Lösung: Es passt sich an reale Gegebenheiten an, wenn mehr Mitarbeitende als Arbeitsplätze vorhanden sind, und sorgt so für planbare, faire und skalierbare Kostenstrukturen.
Damit Unternehmen das volle Potenzial solcher Lösungen ausschöpfen können, braucht es eine durchdachte Einführung, eine aktive Einbindung der Mitarbeitenden und eine nahtlose Integration in bestehende Tools. Gelingt das, entsteht ein System, das nicht nur Kosten reduziert, sondern auch die Nutzung, Zusammenarbeit und Zufriedenheit im Büroalltag nachhaltig verbessert.
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Häufig gestellte Fragen: Kosten von Desk Sharing Software
Was sind die Hauptvorteile von Desk Sharing Software?
Desk Sharing Software hilft dir, Arbeitsplätze effizient zu verwalten, optimiert die Nutzung der Büroflächen und steigert die Zufriedenheit im Team. So wird mehr aus deinem Arbeitsumfeld herausgeholt!
Wie funktioniert das nutzerbasierte Pricing?
Beim nutzerbasierten Pricing zahlst du je nach Anzahl aktiver Nutzer, was dir eine flexible Kostenstruktur bietet. So passt sich der Preis ganz einfach an deine Nutzeranzahl an.
Wie funktioniert das ressourcenbasiertes Pricing?
Beim ressourcenbasierten Pricing zahlst du nicht pro Nutzer, sondern pro tatsächlich genutzte Ressource, also z. B. pro Arbeitsplatz, Raum oder Parkplatz. So bleiben die Kosten transparent und planbar. Wenn dein Unternehmen mehr Mitarbeitende als Arbeitsplätze hat, ist dieses Modell besonders effizient, weil du nur für die Ressourcen zahlst, die wirklich verfügbar sind, statt für alle Nutzerlizenzen.
Wie viel kostet Desk Sharing Software?
Die Kosten für Desk Sharing Software können sehr unterschiedlich sein, aber bei anny beginnen die Preise bereits bei 2 Euro pro Monat und Ressource. Das ist ein guter Ausgangspunkt, um zu prüfen, was für dein Unternehmen am besten passt.
Wie kann ich die optimale Nutzung von Desk Sharing Software sicherstellen?
Um die optimale Nutzung von Desk Sharing Software zu gewährleisten, ist es wichtig, die Software gut in bestehende Systeme zu integrieren und Schulungen für die Mitarbeitenden anzubieten. Zudem sollten alle Funktionen wie Arbeitsplatzbuchung und Raumreservierungen effizient genutzt werden.
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