Tausende E-Mails weniger & keine manuellen Buchungsprozesse mehr: Wie dive4life komplexe Buchungsszenarien mit anny automatisiert

5 Min.

Wenn ein vielfältiges Angebot Komplexität schafft

Vom Schnuppertauchen bis zur Tauchlehrerausbildung: Verteilt auf drei Standorte bietet die rheinländische Tauchschule dive4life ein besonders vielfältiges Angebot. Kunden wählen zwischen verschiedenen Kursen, kombinieren diese mit Equipment in individuellen Größen, nutzen Frühbucherrabatte, buchen als Gruppe oder als B2B-Partner mit eigenen Konditionen. Dazu kommen Clubmitgliedschaften, mehrtägige Kursserien und Exklusivbuchungen ganzer Anlagen für Events.

Ein solches Geschäftsmodell - und das kennen viele Freizeitanbieter, Sportcenter und Kursanbieter - braucht mehr als ein Standard-Buchungstool. Es braucht ein Buchungssystem, das auch die komplexesten Buchungsszenarien vollständig abbilden kann: von der Ressourcenplanung über individuelle Konditionen bis hin zur Zahlungsabwicklung. Das Tauchcenter dive4life hat mit anny genau diese Lösung gefunden.

Das Unternehmen dive4life

Das Indoor Tauchcenter dive4life zählt zu den führenden Anbietern von Tauchsport im Rheinland. Vom klassischen Sporttauchen über technisches Tauchen bis hin zum Fach- und Onlinehandel deckt das Unternehmen alle Bereiche ab. Zum Unternehmen gehören drei Standorte: ein großer Store in Köln, eine Tauchbasis am Fühlinger See und das größte beheizte Indoor-Tauchcenter Deutschlands in Siegburg. Täglich kommen Gäste für Kurse, Trainings oder freies Tauchen.

Hinter dive4life steht Sebastian Reinwald. Seit über 20 Jahren ist er selbstständig in der Tauchsportbranche und entwickelt das Unternehmen mit seiner Erfahrung kontinuierlich weiter. Genau diese Weiterentwicklung war es auch, die ihn vor eine zentrale Frage stellte: Wie lässt sich ein so vielschichtiges Angebot effizient, digital und skalierbar verwalten?

Die Ausgangssituation: Bestehende Systeme stoßen an ihre Grenzen

Vor der Einführung von anny testete dive4life verschiedene Lösungen, um ihre Buchungen abzuwickeln. Doch keine davon konnte alle Anforderungen abdecken. Am Kölner Standort wurden Kurse über ein klassisches Shop-System als Artikel angelegt und verkauft. Das vereinfachte zwar die Zahlungsabwicklung, war jedoch optisch nicht wirklich ansprechend und funktional nicht ausreichend. In Siegburg lief ein individuell entwickeltes System, das jedoch einen zu hohen Verwaltungsaufwand mit sich brachte. Beide Systeme erfüllten ihren Zweck, stießen allerdings zunehmend an ihre Grenzen.

Die Folgen im Alltag: Jede Buchungsänderung, ob Equipmenttausch, Stornierung oder Rechnungskorrektur, erforderte E-Mails, Telefonate oder manuelle Eingriffe. Rechnungen wurden separat geschrieben, Zahlungseingänge händisch abgeglichen. Bei hunderten Buchungen pro Woche wurde dieser Aufwand zum echten Engpass. Es brauchte eine Lösung, die nicht nur einzelne Prozesse verbessert, sondern den gesamten Buchungsflow automatisiert.

Warum hat sich dive4life für anny entschieden?

dive4life stand vor der Herausforderung, eine Vielzahl unterschiedlicher Buchungsszenarien effizient zu steuern. Genau hier bewährt sich anny als flexibles Buchungssystem.

Intelligente Kapazitätssteuerung
Unterschiedliche Taucharten beanspruchen Ressourcen auf ganz eigene Weise. So bewegen sich beispielsweise Gerätetaucher anders im Wasser als Freediver, die oft länger im Becken bleiben und mehr Raum benötigen. anny bildet unterschiedliche Ressourcenbedarfe und Buchungslogiken ab und steuert darauf basierend Verfügbarkeiten und Auslastung. Je nach Buchung oder gewählten Add-on, beispielsweise Tauch-Equipment, können in anny als zusätzliche Ressourcen und Zusatzoptionen mitgebucht werden. So hilft anny dive4life die Auslastung dynamisch zu steuern, sodass verfügbare Ressourcen optimal genutzt werden - ohne Überbuchung.

Gruppenbuchungen mit individuellen Add-ons
Wenn eine Tauchschule 20 Tickets für ihre Schüler bucht, benötigt jede Person eine individuelle Ausrüstung in unterschiedlichen Größen. Für jede einzelne Person innerhalb der Gruppe können individuelle Add-ons gebucht werden. So lässt sich exakt steuern, welche Ausrüstung in welchen Größen benötigt wird. Die Informationen werden direkt bei der Buchung in anny erfasst, sodass das Team von dive4life die Ausrüstung bereits im Voraus vorbereiten kann. Ein entscheidender Vorteil für dive4life: Kund:innen können ihre Add-ons auch nachträglich selbst bearbeiten. Änderungen des gebuchten Tauch-Equipments lassen sich so jederzeit vornehmen, ohne manuellen Supportaufwand für das dive4life Team. Sebastian beschreibt den Effekt von anny ganz konkret:

„Das bedeutet für uns Tausende von E-Mails im Jahr, die wegfallen."

Dynamisches Pricing und B2B-Konditionen
Auch alle Zahlungsprozesse, von der Buchung bis hin zur möglichen Rückerstattung, laufen automatisiert über anny. Dabei kann dive4life individuelle Konditionen flexibel abbilden. Dazu gehören unter anderem dynamische Preisregeln wie Frühbucherrabatte, Gruppenpreise oder Zuschläge an Wochenenden oder Feiertagen. Sogar unterschiedliche Steuersätze wie 19%, 7% und 0% innerhalb einer Buchung sowie spezielle Konditionen für B2B-Partner - etwa abweichende Stornierungsbedingungen für Partner-Tauchschulen - lassen sich problemlos mit anny abbilden.

Clubmitgliedschaften und Abos
Clubmitglieder zahlen bei dive4life im Abo-Modell einen monatlichen Beitrag und erhalten dafür kostenlosen Eintritt an der Tauchbasis. Auch diese Abos und die damit verbundenen Gratis-Buchungen laufen vollständig über anny.

Blocker für Exklusivbuchungen
Wird das gesamte Tauchcenter exklusiv für ein Event gebucht, lassen sich über anny mit nur wenigen Klicks Sperrzeiten bzw. Blocker für Exklusivbuchungen hinterlegen. Alle verknüpften Ressourcen werden automatisch als nicht verfügbar markiert.

Das Ergebnis: Tausende E-Mails weniger und kaum Verwaltungsaufwand

Mit der Einführung von anny hat sich der Arbeitsalltag im Team von dive4life spürbar verändert: Manuelle Tätigkeiten, die zuvor viel Zeit in Anspruch nahmen, sind heute weitgehend automatisiert. Rechnungen werden direkt im System erstellt, Zahlungen automatisch abgeglichen und Kurse müssen nicht mehr einzeln von Hand eingepflegt werden. Stattdessen lassen sich wiederkehrende Zeitpläne anlegen und Ressourcenverfügbarkeiten werden automatisch organisiert. Sebastian berichtet, dass die Mitarbeitenden schnell mit anny vertraut wurden:

„Alle haben schnell gemerkt, dass vieles plötzlich deutlich einfacher geworden ist."

Das gilt nicht nur für das Team, sondern auch für die Kund:innen: Das Feedback ist überwiegend positiv, die Online-Buchung wird als intuitiv und unkompliziert wahrgenommen. Dazu kommt ein Faktor, den Sebastian besonders schätzt: anny entwickelt sich kontinuierlich weiter.

„Es ist für uns ein großer Vorteil, dass da Profis hinter stecken, die sich tagtäglich um das System kümmern. Und wir nutzen das einfach. Diese Weiterentwicklung funktioniert wirklich hervorragend." - Sebastian

Komplexität gemeistert - mit dem richtigen System

dive4life zeigt, wie ein Unternehmen mit einem komplexen Angebot den Schritt in eine vollständig automatisierte Buchungswelt meistert. Statt auf aufwendige Individualprogrammierungen oder fragmentierte Insellösungen zu setzen, setzt dive4life mit anny auf ein System, das mitwächst.

Von der dynamischen Kapazitätssteuerung über personalisierte Gruppenbuchungen bis hin zu flexiblen Preisregeln und B2B-Konditionen. Was früher manuellen Aufwand, Abstimmungsschleifen und separate Systeme erforderte, läuft heute in einem einzigen, durchdachten Prozess.

„Aus meiner Sicht ist anny das beste System, was es in dem Bereich gibt – sonst hätten wir uns nicht dafür entschieden. Preis-Leistungs-mäßig unschlagbar." bestätigt Sebastian.

Für dive4life bedeutet der Einsatz von anny: deutlich weniger Administrationsaufwand und vor allem mehr Fokus auf das, was zählt - unvergessliche Taucherlebnisse für ihre Gäste.

Empowering the world to share resources