Funktionen Meetingraumbuchungssystem: Die wichtigsten Features für effiziente Raumverwaltung

3D Karten: Visuelle Darstellung deines Büros für intuitive Raumauswahl

Moderne Systeme bieten interaktive Karten deiner Büroflächen, die eine intuitive Navigation ermöglichen. Mitarbeitende sehen auf einen Blick, wo sich verfügbare Räume befinden und ob dieser die benötigte Ausstattung hat. Diese visuelle Darstellung ist besonders hilfreich in großen Bürokomplexen oder für neue Kollegen, die sich noch orientieren müssen.

Echtzeit-Tracking: Sofortige Anzeige verfügbarer und belegter Räume

Das Herzstück jedes effektiven Raumbuchungssystems ist die Live-Verfügbarkeitsanzeige. Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert, sodass Mitarbeitende stets aktuelle Informationen erhalten. Wenn ein Meeting kurzfristig abgesagt wird, steht der Raum sofort wieder zur Verfügung.

Filterfunktionen: Suche nach Raumgröße, Ausstattung und Standort

Erweiterte Filter ermöglichen die gezielte Suche nach spezifischen Anforderungen. Benutzer können nach verschiedenen Kriterien filtern:

• Anzahl der Teilnehmenden (2-4 Personen, 5-10 Personen, 10+ Personen)

• Technische Ausstattung (Beamer, Videokonferenz-System, Whiteboard)

• Standort oder Etage

• Verfügbarkeitszeitraum

• Zusätzliche Ressourcen (Catering-Möglichkeiten, Flipcharts)

Mobile Optimierung: Raumsuche und -buchung von jedem Gerät aus

Die mobile Nutzung ist heute Standard, Mitarbeitende erwarten, Räume von ihrem Smartphone oder Tablet aus buchen zu können. Responsive Web-Apps oder native mobile Apps ermöglichen Buchungen von überall im Büro oder unterwegs. Push-Benachrichtigungen informieren über anstehende Termine oder kurzfristige Änderungen.

Nahtlose Kalenderintegration

Microsoft 365 Integration: Direkte Synchronisation mit Outlook und Teams

Die Anbindung an Microsoft 365 ist für viele Unternehmen essenziell. Raumbuchungen erscheinen automatisch im Outlook-Kalender aller Teilnehmer, während Teams-Meetings automatisch mit den gebuchten Räumen verknüpft werden. Diese 2-Wege Synchronisation gewährleistet, dass alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand sind.

Google Workspace Anbindung: Automatische Übertragung in Google Calendar

Unternehmen, die Google Workspace nutzen, profitieren von der nahtlosen Integration in Google Calendar. Buchungen werden automatisch in den persönlichen Kalendern der Teilnehmer eingetragen und mit Google Meet-Links für hybride Meetings angereichert.

2-Wege Synchronisation: Änderungen werden in allen Systemen automatisch aktualisiert

Egal ob Änderungen im Raumbuchungssystem, Outlook oder Google Calendar vorgenommen werden - alle Plattformen werden automatisch synchronisiert. Dies verhindert Konflikte und stellt sicher, dass alle Beteiligten immer die aktuellsten Informationen haben.

Digital Signage und Türschilder

Elektronische Türschilder: Anzeige der aktuellen Raumbelegung direkt vor Ort

Digitale Türdisplays zeigen in Echtzeit den Status jedes Raums an. Diese elektronischen Schilder ersetzen herkömmliche Papier-Reservierungen und bieten deutlich mehr Funktionalität. Mitarbeitende sehen sofort, ob ein Raum verfügbar ist, wer ihn reserviert hat und wie lange die aktuelle Buchung dauert.

Touch-Display Funktionen: Ad-hoc Buchungen und Verlängerungen am Türschild

Hochwertige Türdisplays mit Touchscreen-Funktionalität ermöglichen Ad-hoc Buchungen direkt vor Ort. Wenn ein Raum frei ist, können Mitarbeitende spontan eine Reservierung für einen beliebigen freien Zeitraum vornehmen. Ebenso lassen sich laufende Meetings unkompliziert verlängern, falls der Raum weiterhin verfügbar ist.

Check-in und Check-out System

Anwesenheitsbestätigung: Automatische Freigabe bei nicht genutzten Buchungen

Ein intelligentes Check-in-System bekämpft das Problem von Ghost Meetings effektiv. Wenn Nutzer nicht innerhalb einer konfigurierbaren Zeitspanne (meist 5-10 Minuten) einchecken, wird die Buchung automatisch storniert und der Raum wieder freigegeben. Dies maximiert die Verfügbarkeit für andere Mitarbeitenden.

QR-Code Check-in: Schnelle Bestätigung per Smartphone

QR-Codes an Türdisplays oder in Buchungsbestätigungen ermöglichen das schnelle Einchecken per Smartphone. Nutzer scannen einfach den Code und bestätigen ihre Anwesenheit.

Meeting-Verlängerung: Flexible Anpassung der Buchungszeit vor Ort

Wenn ein Meeting länger dauert als geplant, können Teilnehmer direkt am Türdisplay oder per App prüfen, ob der Raum verfügbar bleibt, und die Buchung entsprechend verlängern. Das System zeigt sofort an, ob eine Verlängerung möglich ist oder ob Nachfolgebuchungen dies verhindern.