GWG Prüfung virtueller Briefkasten: So machen Anbieter ihre Briefkastenvermietung rechtssicher und skalierbar

Gilt das GWG auch für kleine Anbieter mit nur wenigen virtuellen Briefkästen?

Ja – die GWG-Pflicht hängt von der Art der Dienstleistung ab, nicht von der Unternehmensgröße oder dem Umsatz. Wer ladungsfähige Geschäftsadressen vermietet, kann als Verpflichteter gelten – unabhängig davon, ob er fünf oder fünfhundert Briefkästen betreibt. Im Zweifel ist rechtliche Beratung empfehlenswert.

Muss ich jeden bestehenden Kunden nachträglich erneut identifizieren?

Das GWG sieht eine anlassbezogene und risikobasierte Überprüfung vor. Nachidentifizierungen sind insbesondere dann sinnvoll, wenn sich Eigentumsverhältnisse geändert haben, die Risikoeinstufung eines Kunden angepasst werden muss oder sich die gesetzlichen Anforderungen seit Vertragsabschluss wesentlich verändert haben.

Kann ich die Identitätsprüfung virtueller Briefkasten auch über die Online-Ausweisfunktion abwickeln? Ja. Regpit unterstützt die eID – die Online-Ausweisfunktion des deutschen Personalausweises – als moderne und sichere Alternative zum Video-Ident. Kunden können sich damit vollständig digital identifizieren, ohne physischen Kontakt oder Postfiliale.

Darf ich Ausweiskopien per E-Mail annehmen, wenn ich sie anschließend lokal speichere?

Das ist datenschutzrechtlich problematisch: Unverschlüsselte E-Mails sind kein sicherer Übertragungsweg für sensible Identitätsdaten, und lokale Ordner bieten kaum Zugriffskontrolle oder Protokollierung. Für eine GWG-konforme und DSGVO-sichere Lösung empfiehlt sich der Einsatz von anny und Regpit, die Upload, Speicherung und Dokumentation revisionssicher abbilden.

Muss ich Regpit kaufen, wenn ich anny nutze?

Nein. Regpit ist eine separate, kostenpflichtige Plattform und nicht im anny-Abo enthalten. Anbieter, die nur einen einfachen Ausweischeck benötigen und nicht unter die GWG-Pflicht fallen, können anny ohne Regpit nutzen. Die AML Compliance Briefkasten Lösung mit Regpit ist nur dann erforderlich, wenn eine vollständige GWG-Prüfung inklusive PEP-Check und Sanktionslisten-Screening notwendig ist.

Können mit anny nur virtuelle Briefkästen vermietet und geprüft werden?

Nein – anny ist als flexible Buchungs- und Abo-Plattform konzipiert und kann vielfältige Ressourcen abbilden: Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze und mehr. Die Regpit-Integration für die automatische Identitätsverifizierung Abo lässt sich überall dort einsetzen, wo eine GWG-konforme Prüfung erforderlich ist – nicht nur bei der Briefkastenvermietung.