Use-Cases

Product

Blog

Kostenlos starten

Kontakt

Select Language

Kostenlos starten

Amira van Weegen

Junior Marketing Manager

Inhalt

Wichtige Grundlagen für die optimale Raumaufteilung im Büro

Wie plane ich die Raumaufteilung für mein Team optimal?

Gesetzliche Grundlagen und Mindestanforderungen

Flächenbedarf pro Person nach Büroform

Raumzonen und deren optimale Anteile

Praktische Beispiele für verschiedene Teamgrößen

Einfluss hybrider Arbeitsmodelle auf die Raumplanung

Datenbasierte Optimierung

Empfehlungen für die optimale Raumaufteilung

08.12.2025

Raumaufteilung Büro: Der komplette Leitfaden für optimale Büroplanung 2025

7 Min.

5 Personen sind zusammen in einem Meetingraum für die Büroplanung. Karten liegen vor ihnen.

Wichtige Grundlagen für die optimale Raumaufteilung im Büro

Eine moderne Büroplanung orientiert sich heute an klaren gesetzlichen Mindestanforderungen sowie an bewährten Richtwerten für ergonomische und effiziente Arbeitsumgebungen. Die ASR A1.2 definiert dabei die Untergrenze: 8 m² für den ersten Arbeitsplatz und 6 m² für jeden weiteren.

Für eine ausgewogene Raumaufteilung haben sich typische Flächenanteile etabliert, die als Orientierung dienen: rund 60 % Arbeitsplätze, 20 % Meetingbereiche, 15 % Gemeinschaftsflächen und 5 % Rückzugszonen. Gleichzeitig verändern hybride Arbeitsmodelle und Desk-Sharing den Flächenbedarf grundlegend und können den benötigten Raum um 20–30 % reduzieren.

Mit datenbasierter Raumplanung und Buchungssystemen gewinnen Unternehmen zudem eine zuverlässige Grundlage, um Büroflächen effizienter zu nutzen und Kosten nachhaltig zu senken, ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Büroplanung 2025.

Wie plane ich die Raumaufteilung für mein Team optimal?

Die Arbeitswelt befindet sich in einem tiefgreifenden Wandel. Wo früher zwischen Einzelbüro und Großraumbüro entschieden wurde, verlangen New Work, hybride Arbeitsmodelle und flexible Teamstrukturen heute völlig neue Konzepte der Büroplanung. Damit rückt eine zentrale Frage in den Fokus: Wie viel Bürofläche brauche ich für eine bestimmte Anzahl an Personen und wie teile ich diese Fläche sinnvoll auf?

Diese Herausforderung lässt sich längst nicht mehr allein über die Quadratmeterzahl pro Arbeitsplatz lösen. Eine moderne Raumaufteilung muss gesetzliche Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung erfüllen, wirtschaftlich sein und gleichzeitig Wohlbefinden, Produktivität und Zusammenarbeit fördern. Gleichzeitig verändern Homeoffice, Desk-Sharing und Activity-Based Working die Art und Weise, wie Flächen genutzt werden und machen traditionelle Planungsmethoden zunehmend ineffizient.

Dieser Leitfaden bietet eine praxisorientierte Einführung in die optimale Raumaufteilung im Büro. Wir zeigen, welche Mindestanforderungen gelten, wie sich Flächen für unterschiedliche Teamgrößen realistisch planen lassen und welche Rolle datenbasierte Tools bei der Optimierung spielen. Dabei vereinen wir bewährte Prinzipien der Arbeitsplatzgestaltung mit den aktuellen Trends der digitalen und hybriden Arbeitswelt.

Gesetzliche Grundlagen und Mindestanforderungen

Die Basis jeder Büroplanung bilden die gesetzlichen Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und der Technischen Regel ASR A1.2. Diese definieren nicht nur Mindestflächen, sondern auch wichtige Aspekte wie Raumhöhe und Verkehrswege, die bei der Gestaltung von Arbeitsräumen beachtet werden müssen.

Mindestflächen nach ASR A1.2

Die ASR A1.2 legt klare Richtwerte für die Grundfläche von Arbeitsplätzen fest:

Erster Arbeitsplatz: mindestens 8 qm Grundfläche
Jeder weitere Arbeitsplatz: mindestens 6 qm zusätzliche Grundfläche
Bewegungsfläche am Bildschirmarbeitsplatz: mindestens 1,50 qm pro Person

Diese Mindestgröße bezieht sich auf die reine Arbeitsfläche ohne Verkehrswege oder Gemeinschaftsbereiche. In der Praxis bedeutet dies, dass ein 3-Personen-Büro mindestens 20 qm (8+6+6) Grundfläche aufweisen muss.

Raumhöhe und weitere bauliche Vorgaben

Die Arbeitsstättenverordnung definiert auch Mindestanforderungen für die Raumhöhe:

Bis 50 qm Grundfläche: mindestens 2,50 m Raumhöhe
50-100 qm Grundfläche: mindestens 2,75 m Raumhöhe
Über 100 qm Grundfläche: mindestens 3,00 m Raumhöhe

Verkehrswege und Fluchtwege

Für die Planung von Verkehrsflächen gelten folgende Vorgaben:

Hauptverkehrswege: mindestens 0,9 m Breite bei bis zu 5 Personen
Zugänge zu Arbeitsplätzen: mindestens 0,6 m Breite
Fluchtwege: abhängig von der Personenzahl und Gebäudeart

Diese gesetzlichen Mindestanforderungen bilden den Ausgangspunkt für jede Büroplanung, sollten aber in der Praxis oft überschritten werden, um eine angemessene Arbeitsatmosphäre und ausreichenden Komfort zu gewährleisten.

Flächenbedarf pro Person nach Büroform

Der tatsächliche Flächenbedarf pro Person variiert erheblich je nach Bürokonzept, Arbeitsmodellen und Ausstattungsstandard. Während die gesetzlichen Mindestanforderungen den rechtlichen Rahmen definieren, orientieren sich erfolgreiche Unternehmen an praxiserprobten Richtwerten, die das Wohlbefinden und die Effizienz ihrer Teams fördern.

Büroform	Mindestfläche	Komfortbereich	Premiumstandard
Einzelbüro	8-10 qm	12-15 qm	16-20 qm
Teambüro (2-4 Personen)	6-8 qm/Person	10-12 qm/Person	14-16 qm/Person
Gruppenbüro (5-25 Personen)	8-10 qm/Person	12-14 qm/Person	15-18 qm/Person
Open Space Büros	10-12 qm/Person	14-16 qm/Person	18-22 qm/Person

Einzelbüros und Kleinbüros (1-4 Personen)

Einzelbüros bieten maximale Konzentration und Privatsphäre, benötigen aber auch die höchste Quadratmeterzahl pro Person. Der Richtwert von 8-10 qm pro Person ermöglicht eine ergonomische Arbeitsplatzgestaltung mit einem Standard-Schreibtisch (160 x 80 cm), Bürostuhl und ausreichend Bewegungsraum.

Bei der Einrichtung sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:

Höhenverstellbare Schreibtische als Standard für ergonomisches Arbeiten
Ausreichend Stauraum durch Wandregale und Rollcontainer
Persönliche Gestaltungsmöglichkeiten zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
Optimale Positionierung zur natürlichen Beleuchtung

Gruppenbüros (5-25 Personen)

Gruppenbüros stellen einen guten Kompromiss zwischen Kommunikation und Konzentration dar. Mit 10-12 qm pro Person lassen sich Arbeitsbereiche schaffen, die sowohl Einzelarbeit als auch spontane Zusammenarbeit ermöglichen.

Erfolgreiche Gestaltungsprinzipien umfassen:

Zonierung durch halbhohe Trennwände oder mobile Raumteiler
Gemeinsame Bereiche für Drucker, Archiv und kurze Besprechungen
Akustikmaßnahmen zur Lärmreduzierung
Flexible Möblierung für wechselnde Teamkonstellationen

Großraumbüros (ab 400 qm / 25+ Personen)

Open Space Büros erfordern mit 12-15 qm pro Person den höchsten Flächenbedarf, da zusätzliche Verkehrsflächen, Rückzugsbereiche und Akustikzonen eingeplant werden müssen. Der höhere Platzbedarf ist durch die komplexeren Anforderungen an Lärmschutz und die Notwendigkeit verschiedener Arbeitszonen begründet.

Zentrale Planungsaspekte:

Activity-Based Working mit verschiedenen Arbeitszonen
Rückzugsbereiche und Telefonkabinen für ungestörte Kommunikation
Flexible Möblierung für wechselnde Teamkonstellationen
Professionelle Akustikplanung zur Lärmreduzierung

Raumzonen und deren optimale Anteile

Eine durchdachte Zonierung ist der Schlüssel für funktionale Büroräume, die verschiedene Arbeitstypen optimal unterstützen. Die Aufteilung der verfügbaren Fläche sollte sich an den tatsächlichen Arbeitsabläufen und Bedürfnissen des Teams orientieren, wobei sich folgende Richtwerte in der Praxis bewährt haben:

Arbeitsplätze (55-65% der Gesamtfläche)

Der Hauptanteil der Bürofläche entfällt auf die eigentlichen Arbeitsplätze. Diese Zone umfasst sowohl feste Schreibtische als auch flexible Arbeitsplätze bei hybriden Arbeitsmodellen. Bei einem Team von 50 Personen in einem 800 qm Büro würden beispielsweise 480-520 qm für Arbeitsplätze reserviert.

Wichtige Gestaltungsprinzipien:

Mix aus festen und flexiblen Arbeitsplätzen entsprechend der Desk-Sharing-Quote
Ergonomische Ausstattung mit höhenverstellbaren Schreibtischen
Optimale Anordnung für natürliche Beleuchtung und Außenblick
Ausreichend Abstand zwischen den Arbeitsplätzen für Privatsphäre

Meeting- und Besprechungsräume (15-25% der Gesamtfläche)

Besprechungsräume sind essentiell für Teamarbeit und Kundenkontakt. Als Richtwert gilt: Ein Meetingplatz pro acht Arbeitsplätze. Die Größenverteilung sollte verschiedene Besprechungsformate abdecken:

Kleine Meetingräume (4-6 Personen): 12-18 qm für Teamrunden
Mittlere Konferenzräume (8-12 Personen): 20-30 qm für Projektbesprechungen
Große Präsentationsräume (15+ Personen): 40+ qm für All-Hands-Meetings

Moderne Ausstattung umfasst:

Technische Ausstattung für hybride Meetings und Videokonferenzen
Flexible Buchungssysteme zur optimalen Auslastung
Professioneller Schallschutz und Verdunkelungsmöglichkeiten
Variable Tischkonfigurationen für verschiedene Meeting-Formate

Gemeinschafts- und Pausenbereiche (10-15% der Gesamtfläche)

Diese Bereiche fördern den informellen Austausch und unterstützen die Unternehmenskultur. Nach der Arbeitsstättenverordnung ist ab 10 Mitarbeitenden ein Pausenraum mit mindestens 6 qm Grundfläche erforderlich.

Typische Bereiche umfassen:

Küchenbereich: Grundausstattung mit Kühlschrank, Mikrowelle und Spülmaschine
Lounge-Bereiche: Entspannte Sitzgruppen für informelle Gespräche
Bistro-Zone: Stehtische für schnelle Abstimmungen bei einem Kaffee
Event-Space: Flexibler Bereich für Firmenevents und größere Versammlungen

Rückzugs- und Konzentrationsbereiche (5-10% der Gesamtfläche)

In modernen Büroumgebungen sind Rückzugsmöglichkeiten essentiell für konzentrierte Arbeit und vertrauliche Gespräche. Diese Kategorie umfasst:

Telefonboxen: Schalldichte Kabinen für private Telefonate
Think Tanks: Einzelarbeitsplätze für fokussierte Projektarbeit
Ruheräume: Entspannungsbereiche für kurze Erholungspausen
Kreativräume: Inspirationsräume für Brainstorming und Innovation

Die optimale Zonierung berücksichtigt auch Verkehrswege und sorgt dafür, dass sich verschiedene Arbeitsmodi nicht gegenseitig stören. Ruhezonen sollten beispielsweise nicht an Hauptverkehrswegen liegen.

Praktische Beispiele für verschiedene Teamgrößen

Die theoretischen Richtwerte gewinnen erst durch konkrete Anwendungsbeispiele an Praxisrelevanz. Die folgenden Beispiele zeigen realistische Flächenaufteilungen für typische Teamgrößen und berücksichtigen dabei sowohl gesetzliche Vorgaben als auch moderne Arbeitsanforderungen.

Startup-Büro für 5-10 Personen (80-120 qm)

Für ein wachsendes Startup mit 8 Personen bietet sich folgende Raumaufteilung auf 120 qm an:

Arbeitsbereich (80 qm - 60%)

Open Space Design mit flexiblen Arbeitsplätzen
10 qm pro Person für ausreichend Bewegungsfreiheit
Höhenverstellbare Schreibtische für verschiedene Arbeitstypen
Gemeinsame Drucker- und Archivzone

Meetingraum (15 qm - 15%)

Flexibler Raum für 4-8 Personen
Interaktive Präsentationstechnik für Kundentermine
Mobile Möbel für verschiedene Besprechungsformate

Küchen-Lounge-Kombination (20 qm - 20%)

Herzstück für Pausen und informelle Meetings
Vollausgestattete Küche mit Essbereich
Lounge-Ecke für entspannte Gespräche

Telefonbox und Technik (5 qm - 5%)

Schalldichte Kabine für private Gespräche
Technikraum für Server und Netzwerk-Equipment

Mittelstand-Büro für 25 Personen (350-420 qm)

Ein etabliertes Unternehmen mit 25 Mitarbeitenden benötigt auf 415 qm eine differenziertere Raumaufteilung:

Arbeitsplatzbereiche (250 qm - 64%)

Mix aus Team-Zonen und Einzelarbeitsplätzen
10 qm pro Person inklusive Verkehrsflächen
Verschiedene Arbeitsumgebungen für unterschiedliche Tätigkeiten

Meetingräume (60 qm - 16%)

Ein 4er-Besprechungsraum (12 qm) für Teamrunden
Ein 8er-Konferenzraum (20 qm) für Projektmeetings
Ein 15er-Präsentationsraum (28 qm) für Kundentermine
Professionelle Video-Konferenz-Ausstattung

Pausenbereich mit Küche (45 qm - 12%)

Großzügiger Pausenraum mit angrenzendem Außenbereich
Vollausgestattete Küche für Mittagspause im Büro
Verschiedene Sitzgruppen für unterschiedliche Bedürfnisse

Rückzugsbereiche (30 qm - 8%)

4 Telefonboxen für ungestörte Kommunikation
2 Think Tanks für konzentrierte Einzelarbeit
Buchbare Zeitslots über digitales Buchungssystem

Großunternehmen-Standort für 100+ Personen (1.200+ qm)

Ein Corporate Office für 120 Personen erfordert auf 1.500 qm eine komplexe Zonierung:

Activity-Based Working Zonen (900 qm - 60%)

6-8 verschiedene Arbeitsumgebungen je nach Tätigkeit
Collaboration Hubs für intensive Teamarbeit
Focus Areas für konzentrierte Einzelarbeit
Hot Desks für flexibles Arbeiten

Meetinglandschaft (300 qm - 20%)

15 Meetingräume verschiedener Größen
Verhältnis 1:8 (ein Meetingplatz pro acht Arbeitsplätze)
Spezialisierte Räume wie Kreativ-Workshop und Boardroom
Hybrid-Meeting-Ausstattung für Remote-Teilnehmende

Gemeinschaftsbereiche (225 qm - 15%)

Großzügiges Bistro mit verschiedenen Sitzoptionen
Event-Space für Firmenevents und All-Hands-Meetings
Verschiedene Pausenzonen für unterschiedliche Bedürfnisse

Spezialräume (75 qm - 5%)

Empfangsbereich mit Wartezone
Showroom für Produktpräsentationen
Separate Rückzugsetagen für fokussierte Projektarbeit

Die Beispiele zeigen: Mit wachsender Teamgröße steigt nicht nur der absolute Flächenbedarf, sondern auch die Komplexität der Raumaufteilung. Größere Büros erfordern eine differenziertere Zonierung und professionelle Planungsunterstützung.

Einfluss hybrider Arbeitsmodelle auf die Raumplanung

Die Verbreitung von Homeoffice und flexiblen Arbeitsmodellen hat die Büroplanung grundlegend verändert. Aktuelle Studien zeigen, dass deutsche Büros im Durchschnitt nur noch zu 65-75% ausgelastet sind, da viele Mitarbeitenden zwischen Büro und Homeoffice wechseln. Diese Entwicklung eröffnet neue Möglichkeiten für effizientere Flächennutzung.

Flächenreduzierung durch intelligentes Desk-Sharing

Desk-Sharing ermöglicht erhebliche Einsparungen bei der Bürofläche. Die Sharing Ratio gibt an, wie viele Mitarbeitende sich einen Arbeitsplatz teilen:

Sharing Ratio-Beispiele:

1:1,3 - 10 Mitarbeitende teilen sich 8 Arbeitsplätze (bei 20% Homeoffice-Anteil)
1:1,5 - 10 Mitarbeitende teilen sich 7 Arbeitsplätze (bei 30% Remote-Arbeit)
1:2,0 - 10 Mitarbeitende teilen sich 5 Arbeitsplätze (bei 50% hybrider Arbeit)

Bei einem 40-60%igen Remote-Anteil lassen sich realistisch 20-40% der Arbeitplatzfläche einsparen. Ein Unternehmen, das zuvor 1.000 qm für 100 Arbeitsplätze benötigte, kann bei einer Sharing Ratio von 1:1,4 auf 700 qm reduzieren und spart damit erhebliche Mietkosten.

Um herauszufinden wie viel Bürofläche du bei deinem hybriden Arbeitsmodell wirklich benötigst, verwende den Büroflächenrechner von anny. Mit nur wenigen Klicks erfährst du deinen realen Bedarf.

Investition in bessere Ausstattung

Die eingesparten Mietkosten können in höherwertige Ausstattung investiert werden:

Premium-Arbeitsplätze: Hochwertige, ergonomische Möbel für alle Arbeitsplätze
Bessere Technik: Moderne IT-Ausstattung und professionelle Videokonferenz-Systeme
Zusätzliche Funktionsflächen: Mehr Meeting- und Kollaborationsräume
Wellness-Bereiche: Ruheräume und Entspannungszonen für bessere Work-Life-Balance

Neue Raumtypen für hybride Arbeit

Hybride Arbeitsmodelle erfordern neue Raumkonzepte, die den veränderten Anforderungen gerecht werden:

Collaboration Hubs

Interaktive Technik für spontane und geplante Zusammenarbeit
Flexible Möblierung für verschiedene Teamgrößen
Hochwertige Audio-Video-Ausstattung für Remote-Teilnehmende

Video-Call-Räume

Professionelle Ausstattung für externe Meetings
Optimale Akustik und Beleuchtung für Online-Präsentationen
Einfache Buchung über mobile Apps

Hot Desk-Bereiche

Schnelle IT-Anbindung für spontane Büronutzung
Clean Desk Policy mit persönlichen Schließfächern
Verschiedene Arbeitsplatztypen für unterschiedliche Präferenzen

Soziale Magneten

Attraktive Gemeinschaftsbereiche als Anreiz für Bürotage
Event-Spaces für Teambuilding und informellen Austausch
Premium-Ausstattung in Küche und Pausenbereichen

Change Management für flexible Arbeitsplatzkonzepte

Die erfolgreiche Einführung von Desk Sharing erfordert begleitende Maßnahmen:

Klare Regeln: Buchungsrichtlinien und Clean Desk Policy definieren
Digitale Tools: Benutzerfreundliche Buchungssysteme implementieren
Mitarbeitenden-Schulungen: Training für neue Arbeitsweisen und Tools
Kontinuierliches Feedback: Regelmäßige Evaluation und Anpassung

Die Daten zeigen: Unternehmen, die hybride Arbeitsmodelle durchdacht umsetzen, können ihre Flächenkosten um 20% senken, während gleichzeitig die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden steigt.

Datenbasierte Optimierung

Moderne Büroplanung basiert zunehmend auf objektiven Daten statt subjektiven Einschätzungen. Arbeitsplatz- und Raumbuchungssysteme in Verbindung mit Auslastungsanalysen liefern wertvolle Erkenntnisse für evidenzbasierte Entscheidungen und kontinuierliche Optimierung der Raumaufteilung.

Buchungssysteme als Planungsgrundlage

Digitale Buchungssysteme für Arbeitsplätze und Meetingräume sammeln automatisch umfangreiche Daten über die tatsächliche Raumnutzung. Diese Informationen bilden die Grundlage für fundierte Planungsentscheidungen:

Echtzeitdaten sammeln und auswerten

Arbeitsplatzauslastung nach Wochentagen und Tageszeiten
Beliebte vs. wenig genutzte Arbeitsplätze identifizieren
Meetingraum-Buchungsverhalten und tatsächliche Nutzungsdauer
No-Show-Raten bei reservierten Räumen

Nutzerverhalten analysieren

Bevorzugte Arbeitsplatztypen verschiedener Teams
Durchschnittliche Aufenthaltsdauer im Büro
Saisonale Schwankungen in der Büronutzung
Korrelation zwischen Arbeitsplatzqualität und Buchungshäufigkeit

Stoßzeiten identifizieren

Peak-Zeiten für Arbeitsplatz- und Raumbuchungen
Kapazitätsengpässe in verschiedenen Bürobereichen
Optimale Zeiten für Wartungsarbeiten und Reinigung
Bedarfsprognosen für verschiedene Szenarien

Auslastungsoptimierung durch Analytics

Die systematische Auswertung von Nutzungsdaten deckt Optimierungspotenziale auf, die ohne datenbasierte Analyse verborgen bleiben:

Untergenutzte Bereiche identifizieren

Arbeitsplätze mit weniger als 30% Auslastung
Meetingräume mit hoher Stornierungsrate
Funktionsflächen ohne regelmäßige Nutzung
Möglichkeiten zur Flächenumwidmung oder -reduzierung

Überlastete Zonen erkennen

Bereiche mit Buchungsauslastung über 80%
Warteschlangen bei beliebten Arbeitsplätzen
Häufige Konflikte um begrenzte Ressourcen
Bedarf für zusätzliche Kapazitäten

Mitarbeitendenfeedback mit objektiven Daten abgleichen

Subjektive Wahrnehmung vs. tatsächliche Nutzungsdaten
Diskrepanzen zwischen gewünschten und verfügbaren Arbeitsplätzen
Validierung von Beschwerden über Lärm oder Platzmangel
Erfolg von Verbesserungsmaßnahmen messbar machen

Kostenoptimierung durch intelligente Raumplanung

Datenbasierte Raumplanung führt zu messbaren Kosteneinsparungen in verschiedenen Bereichen:

Mietkosten reduzieren

Präzise Flächenplanung basierend auf realen Nutzungsmustern
Vermeidung von Über- und Unterkapazitäten
Fundierte Entscheidungen bei Vertragsverhandlungen
ROI-Berechnung für verschiedene Bürokonzepte

Energiekosten senken

Bedarfsgerechte Klimatisierung in genutzten Bereichen
Intelligente Beleuchtungssteuerung basierend auf Anwesenheitsdaten
Optimierte Reinigungszyklen für verschiedene Raumtypen
Energieeffizienz durch datengesteuerte Gebäudetechnik

Betriebskosten optimieren

Bedarfsgerechte Wartung und Instandhaltung
Optimale Cateringplanung für Pausenbereiche
Reduzierung von Leerstandskosten

Investitionsentscheidungen absichern

Belastbare Daten für Büroerweiterungen oder -verkleinerungen
Evidenzbasierte Möbel- und Ausstattungsentscheidungen
Messbare Erfolgsmetriken für Umbaumaßnahmen
Kontinuierliche Erfolgskontrolle implementierter Konzepte

Kurz gesagt: Wer Räume nicht nur verwaltet, sondern wirklich versteht, schafft ein Büro, das effizienter, flexibler und für Mitarbeitende deutlich attraktiver wird.

Empfehlungen für die optimale Raumaufteilung

Eine erfolgreiche Büroplanung ist ein strukturierter Prozess, der systematisches Vorgehen mit flexibler Anpassung verbindet. Die folgenden Empfehlungen basieren auf bewährten Praktiken und helfen dabei, typische Planungsfehler zu vermeiden.

Phasenweise Umsetzung für nachhaltige Ergebnisse

Phase 1: Bestandsanalyse und Bedarfsermittlung (2-4 Wochen)

Der Ausgangspunkt jeder Planung ist eine ehrliche Analyse des Status quo. Führe eine umfassende Mitarbeitendenbefragung durch, um reale Bedürfnisse zu erfassen:

Arbeitsplatzpräferenzen und häufige Arbeitsabläufe dokumentieren
Aktuelle Schmerzpunkte wie Lärm, Platzmangel oder ungeeignete Meetingräume identifizieren
Homeoffice-Gewohnheiten und Präsenzzeiten erfassen
Wachstumspläne und zukünftige Anforderungen berücksichtigen

Parallel solltest objektive Daten sammeln: Wie werden vorhandene Räume tatsächlich genutzt? Welche Bereiche sind über- oder unterbelastet? Diese Kombination aus subjektiver Wahrnehmung und objektiven Fakten bildet das Fundament für alle weiteren Entscheidungen.

Phase 2: Konzeptentwicklung unter Einbeziehung aller Stakeholder (3-6 Wochen)

Entwickel verschiedene Planungsvarianten und diskutiere diese in einem Workshop mit Vertretern aller Abteilungen. Berücksichtige dabei:

Verschiedene Arbeitsmodelle und deren Flächenbedarf
Budget und zeitlichen Rahmen für die Umsetzung
Zukünftige Flexibilität und Skalierbarkeit
Compliance mit gesetzlichen Anforderungen

Ein strukturierter Dialog zwischen Geschäftsführung, HR, IT und Mitarbeitendenvertretern verhindert teure Planungsfehler und sorgt für breite Akzeptanz.

Phase 3: Pilotbereich testen und Learnings nutzen (8-12 Wochen)

Bevor du das gesamte Büro umgestaltest, implementiere das Konzept zunächst in einem repräsentativen Pilotbereich. Dies ermöglicht:

Praxistest der geplanten Raumaufteilung und Zonierung
Feedback zu Akustik, Beleuchtung und Arbeitsplatzqualität
Optimierung von Buchungssystemen und digitalen Tools
Anpassung der Desk-Sharing-Quote basierend auf realen Daten

Die Pilotphase sollte mindestens 6-8 Wochen dauern, um aussagekräftige Daten zu sammeln und alle Arbeitsszenarien zu testen.

Phase 4: Sukzessive Umsetzung mit begleitendem Change Management (3-6 Monate)

Rolle das optimierte Konzept schrittweise aus, idealerweise bereichsweise oder stockwerksweise. Begleitende Maßnahmen umfassen:

Schulungen für neue Arbeitsweisen und digitale Tools
Klare Kommunikation über Regeln und Erwartungen
Feedback-Kanäle für kontinuierliche Verbesserung

Phase 5: Monitoring und kontinuierliche Optimierung (laufend)

Etablieren Sie ein System für kontinuierliches Monitoring und regelmäßige Anpassungen:

Monatliche Auslastungsberichte und Trend-Analysen
Quartalsweise Mitarbeiterbefragungen zur Zufriedenheit
Halbjährliche Review der Raumaufteilung und Zonierung
Jährliche Strategieplanung für zukünftige Entwicklungen

Checkliste für erfolgreiche Büroplanung

Vor der Planung:

[ ] Gesetzliche Anforderungen nach ASR A1.2 prüfen
[ ] Budget und zeitlichen Rahmen definieren
[ ] Stakeholder identifizieren und einbeziehen
[ ] Bestandsaufnahme der aktuellen Situation

Während der Planung:

[ ] Verschiedene Szenarien durchspielen
[ ] Flexibilität für zukünftige Änderungen einplanen
[ ] Technische Infrastruktur berücksichtigen
[ ] Akustik und Beleuchtung professionell planen

Nach der Umsetzung:

[ ] Auslastung und Zufriedenheit regelmäßig messen
[ ] Feedback systematisch sammeln und auswerten
[ ] Anpassungen basierend auf objektiven Daten vornehmen
[ ] Erfolge dokumentieren und kommunizieren

FAQ - Häufige Fragen zur Büro-Raumaufteilung

Wie berechne ich den Platzbedarf für mein Team?

Für die Berechnung benötigst du ein paar Faktoren: die aktuelle Teamgröße, Anzahl an Bürotagen und jeweils die Anzahl von Bereichen in deinem Büro (z.B. Anzahl Meetingräume). Am einfachsten kannst du den Platzbedarf mit dem Büroflächenrechner von anny berechnen, diesen findest du hier. Der Büroflächenrechner berücksichtigt dabei, dass es je nach Tag eine andere Auslastung der Arbeitsplätze in deinem Büro gibt, wodurch du eine realistische Idee deines Bedarfs erhältst.

Wie führe ich erfolgreich ein Desk-Sharing-Konzept ein?

Eine erfolgreiche Einführung von Desk Sharing gelingt, wenn Mitarbeitende jederzeit sehen können, welche Arbeitsplätze verfügbar sind und wie bzw. wann sie diese nutzen können. Ein Arbeitsplatzbuchungssystem wie anny bietet dafür die nötige Transparenz und erleichtert den gesamten Prozess, weil Buchungen, Auslastung und Raumverfügbarkeit für alle klar ersichtlich werden. So entsteht Sicherheit im Alltag und Teams können den neuen Arbeitsstil schnell annehmen. Mit einer digitalen Lösung wie anny verläuft die Umstellung auf Desk Sharing in der Regel deutlich reibungsloser und wird schneller zur Routine. Wenn du dich selber davon überzeugen möchtest, kannst du hier ganz einfach und unverbindlich eine Demo buchen.

Wie viele Meetingräume benötige ich pro Mitarbeitenden?

Als Richtwert gilt ein Meetingplatz pro acht Arbeitsplätze. Bei 40 Mitarbeitenden sollten Sie also Meetingkapazitäten für 5 Personen einplanen. Wichtiger als die absolute Anzahl ist jedoch die Größenverteilung: 50% kleine Räume (4-6 Personen), 30% mittlere Räume (8-10 Personen) und 20% große Konferenzräume (12+ Personen). Buchungssysteme helfen dabei, die tatsächliche Auslastung zu messen und bei Bedarf anzupassen.

Welche Raumhöhe ist optimal für verschiedene Bürogrößen?

Die gesetzlichen Mindestanforderungen liegen bei 2,50 m für Flächen bis 50 qm und 2,75 m bis 100 qm. Für optimales Wohlbefinden und bessere Akustik empfehlen sich jedoch höhere Werte: 2,70-3,00 m für kleinere Büros und mindestens 3,00-3,20 m für Großraumbüros. Höhere Räume verbessern nicht nur die Luftqualität, sondern wirken auch weniger bedrängend und bieten mehr Flexibilität für akustische Maßnahmen.

Empowering the world to share resources