Raummangel im Büro: So löst du das Problem in deinen Meetingräumen

Bevor du in Panik Flächen anmietest oder teure Umbauten planst, lohnt sich ein genauer Blick auf die tatsächlichen Ursachen. Denn oft ist wahrgenommener Raummangel kein Flächenproblem, sondern ein Organisationsproblem.

Die häufigsten Ursachen im Überblick:

Geisterbuchungen und No-Shows

Unter Geisterbuchungen versteht man Reservierungen, die im Kalender stehen, aber nicht genutzt werden. Der Raum ist blockiert, bleibt aber leer. Ein klassisches Beispiel: Das wöchentliche Team-Update, das vor drei Monaten eingestellt wurde – aber niemand hat die Serienbuchung gelöscht. Der große Besprechungsraum ist jeden Dienstag von 10 bis 11 Uhr „belegt”, obwohl er leer steht.

Das Problem: Ohne Check-in-Mechanismen gibt es keine automatische Freigabe. Kollegen sehen im System „belegt” und weichen auf andere Orte aus – oder verschieben ihr Meeting komplett. In Unternehmen ab etwa 50-100 Mitarbeitern führen solche No-Shows zu einer messbaren Verschlechterung der Raumauslastung. Studien zeigen, dass bis zu 30-50 % der gebuchten Meetingräume tatsächlich ungenutzt bleiben.

Überbuchung und falsche Raumwahl

Aus Unsicherheit buchen viele Teams lieber „zu groß”. Wenn unklar ist, ob noch jemand dazukommt, oder wenn kleinere Räume schwer zu finden sind, greift man eben zum größten verfügbaren Konferenzraum.

Konkretes Beispiel: Der 3er-Jour-fixe blockiert jeden Dienstagvormittag – zur absoluten Prime Time – den einzigen 10-12-Personen-Raum für zwei Stunden. Andere Teams, die tatsächlich einen großen Raum für Workshops oder Projekte brauchen, gehen leer aus.

Dieses Verhalten wird durch fehlende Buchungsregeln begünstigt. Wenn im System nicht hinterlegt ist, dass bestimmte Räume erst ab einer Mindestpersonenzahl gebucht werden dürfen, nutzt jeder, was gerade frei ist. Auch unklare Raumkategorien – Fokusraum vs. Workshopraum – tragen zur falschen Nutzung bei.

Fehlende Transparenz und Daten

Viele Firmen verlassen sich ausschließlich auf Outlook oder Google Kalender für die Raumbuchung. Das Problem: Diese Tools zeigen, was gebucht ist – aber nicht, was tatsächlich genutzt wird.

Stell dir vor, du bist Facility Manager und sollst die Raumplanung für 2025 machen. Du brauchst Antworten auf Fragen wie:

• Welche Räume sind an welchen Wochentagen ausgelastet?

• Wie hoch ist unsere No-Show-Quote?

• Brauchen wir mehr kleine Fokusräume oder mehr große Workshopflächen?

Ohne zentrale Plattform mit Auswertungen triffst du solche Entscheidungen „aus dem Bauch heraus”. Das führt entweder zu unnötigen Investitionen in zusätzliche Flächen – oder dazu, dass echte Engpässe nicht erkannt werden.

Hybride Arbeit und neue Nutzungsprofile

Seit der Einführung von Hybridmodellen ab 2020/2021 haben sich die Meetingmuster fundamental verändert. Desk Sharing und wechselnde Anwesenheit erzeugen völlig neue Anforderungen an die Raumgestaltung.

Ein typisches Muster: Teams sind nur an 2-3 festen Tagen pro Woche im Büro. An diesen Tagen ballt sich der Meetingbedarf extrem. Der Dienstag wird zum „Kampftag” um jeden freien Raum, während Donnerstag und Freitag die Räume halbleer bleiben.

Klassische Flächenplanung – feste Arbeitsplätze, wenige große Konferenzräume – wird diesem Muster nicht mehr gerecht. Ohne flexible Raumbuchung entsteht der Eindruck: „Es gibt nie genug Räume.” Dabei fehlt es nicht an Flächen, sondern an der Flexibilität, sie dem tatsächlichen Bedarf anzupassen.