Amira van Weegen
Junior Marketing Manager
02.10.2025
ROI von Desk Booking Software: So vermeiden Unternehmen Kostenfallen durch ungenutzte Büroflächen
4 Min.
Wichtigste Erkenntnisse auf einen Blick
In vielen Städten weltweit steigen die Mietkosten für Büroflächen kontinuierlich, während gleichzeitig ein erheblicher Teil der Arbeitsplätze ungenutzt bleibt. Laut einer PwC-Studie liegt die durchschnittliche Büroauslastung in europäischen Unternehmen nur bei rund 60–65 % - ein massiver Kostenfaktor, der Raum für Optimierung bietet.
Schnelle Amortisation: Moderne Desk Booking Systeme zahlen sich oft schon innerhalb von 6–12 Monaten aus, weil sie Kosten für Miete, Energie und Betrieb spürbar senken (CBRE, 2023).
Flächenkosten optimieren: Studien von JLL zeigen, dass Unternehmen durch flexible Arbeitsplatzkonzepte im Schnitt 20–30 % ihrer Flächen einsparen können, ohne Produktivitätseinbußen.
Direkte und indirekte Vorteile: Neben den messbaren Kostenvorteilen führt Desk Booking zu höherer Produktivität, besserer Mitarbeiterzufriedenheit und geringerer Fluktuation (Gartner, 2022).
Datengestützte Entscheidungen: Integrierte Analyse-Tools liefern Transparenz über Auslastung und Nutzung und ermöglichen klare ROI-Berechnungen – eine wichtige Grundlage für C-Level-Entscheidungen.
Nachhaltigkeit stärken: Weniger Fläche bedeutet auch weniger Energieverbrauch. Laut einer Studie von Cushman & Wakefield können Unternehmen ihren CO₂-Ausstoß durch Flächenoptimierung um bis zu 30 % senken.
Das Fazit: Desk Booking Software verwandelt statische Büroflächen in dynamische, flexible Arbeitsumgebungen – und liefert messbare Ergebnisse für Kosten, Effizienz und Nachhaltigkeit.
ROI Desk Booking Software: Definition und Berechnung
Der Return on Investment (ROI) bei Desk Booking Software zeigt, wie stark sich die Investition lohnt – finanziell und organisatorisch. Die Berechnung ist einfach:
ROI = (Eingesparte Kosten – Investitionskosten) / Investitionskosten × 100
In der Praxis ergeben sich die hohen ROI-Werte aus zwei Ebenen:
Direkte Einsparungen: geringere Miet- und Energiekosten, weniger Reinigung und Wartung.
Indirekte Vorteile: höhere Produktivität, reduzierte Fluktuation, zufriedenere Mitarbeitende.
Studien von Gartner und JLL zeigen, dass Unternehmen durch flexible Arbeitsplatzmodelle im ersten Jahr ROI-Werte von 200–400% erreichen können, abhängig von Standort, Mietniveau und Homeoffice-Anteil.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen mit 300 Mitarbeitenden und 30% Remote-Anteil kann durch Desk Sharing bis zu 20% Bürofläche einsparen. Allein diese Reduktion senkt die Fixkosten erheblich und sorgt oft schon innerhalb weniger Monate für Amortisation.
Wichtig: Der ROI endet nicht nach der ersten Kostenersparnis. Während klassische Bürostrukturen starre Fixkosten verursachen, schafft Desk Booking Software langfristige Vorteile, von skalierbarer Flächennutzung über höhere Arbeitgeberattraktivität bis hin zu ESG-konformer Nachhaltigkeit.
Direkte Einsparungen durch Desk Booking Software
Die größten finanziellen Vorteile von Desk Booking Software entstehen durch die Reduzierung laufender Betriebskosten. Vier Bereiche sind besonders relevant:
1. Mietkosten senken
In vielen Metropolen sind Büroflächen einer der größten Kostenfaktoren. Laut JLL-Studien können Unternehmen durch flexible Arbeitsplatzkonzepte ihre Flächenkosten im Schnitt um 20–30 % reduzieren, ohne Produktivitätseinbußen.
Beispiel: Ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden und 40% Homeoffice-Anteil benötigt statt 200 fester Arbeitsplätze nur noch rund 120 Shared Desks. Diese Flächenoptimierung kann jährliche Mietkosten im sechsstelligen Bereich einsparen und die Investition in Desk Booking Software innerhalb weniger Monate amortisieren.
2. Energiekosten reduzieren
Die Kombination von Desk Booking und Smart-Office-Technologien ermöglicht eine bedarfsgerechte Steuerung von Beleuchtung, Heizung und Klimaanlage. Unbelegte Zonen wechseln automatisch in den Energiesparmodus, während genutzte Bereiche optimal klimatisiert werden.
Studien von Cushman & Wakefield zeigen, dass sich dadurch Energieeinsparungen von 20–30% realisieren lassen.
3. Reinigung und Wartung optimieren
Wenn nur tatsächlich genutzte Arbeitsplätze gereinigt werden, sinkt der Aufwand erheblich. Auch die gezielte Wartung nach tatsächlicher Nutzung - statt starren Plänen - verlängert die Lebensdauer von Möbeln und Technik. In der Praxis berichten Unternehmen von deutlich geringeren Reinigungskosten und weniger Verbrauchsmaterialien, da Bestellungen für Büromaterial oder Catering präzise an die tatsächliche Anwesenheit angepasst werden können.
4. Betriebskosten ganzheitlich steuern
Mit präzisen Anwesenheitsdaten lassen sich Budgets besser planen und Ressourcennutzung optimieren. Das Ergebnis: weniger Verschwendung, geringere Fixkosten, mehr Flexibilität.
Durch die Kombination dieser Faktoren ergeben sich direkte Einsparungen, die schnell messbar sind – und die Desk Booking Software bereits im ersten Jahr zu einer rentablen Investition machen.
Indirekte Vorteile und deren Beitrag zum ROI
Neben den direkten Kosteneinsparungen bringen Desk Booking Systeme wertvolle indirekte Effekte, die den Gesamt-ROI langfristig deutlich steigern.
Mitarbeitendenzufriedenheit und Produktivität steigern
Flexible Arbeitsplatzmodelle erhöhen die Zufriedenheit, weil Mitarbeitende die für ihre Aufgabe passende Umgebung wählen können, ob ruhiger Fokusplatz oder kollaborativer Bereich. Studien von Gallup und Deloitte zeigen, dass Flexibilität zu höherem Engagement und Produktivität führt. Gleichzeitig sinken Fehlzeiten, weil eine bessere Work-Life-Balance unterstützt wird.
Mitarbeitendenfluktuation reduzieren
Fluktuation zählt zu den teuersten Faktoren für Unternehmen. Moderne Arbeitsplatzkonzepte mit Flexibilität und Fairness stärken die Bindung an den Arbeitgeber. Wer Desk Sharing intelligent umsetzt, reduziert Wechselbereitschaft und spart hohe Rekrutierungs- und Einarbeitungskosten. Zusätzlich steigt die Attraktivität im Wettbewerb um Talente.
Nachhaltigkeit und ESG-Compliance fördern
Weniger Fläche bedeutet weniger Energieverbrauch – und damit einen messbar geringeren CO₂-Fußabdruck. Das zahlt auf ESG-Reporting und EU-Taxonomie ein und verbessert das Arbeitgeberimage, gerade bei umweltbewussten Fachkräften. Unternehmen können sich so als moderne, nachhaltige Arbeitgeber positionieren.
Amortisation Arbeitsplatzbuchung: Realistische Zeiträume und Faktoren
Ein klarer ROI entsteht, wenn die jährlichen Einsparungen die Softwarekosten deutlich übersteigen. Bei anny ist das Modell besonders einfach:
Kosten pro Ressource*: 4€ pro Monat (z. B. Meetingraum)
Child-Ressourcen: ebenfalls ab 4€ pro Monat (z.B. Schreibtisch)
Implementierungskosten: entfallen - anny kann sofort genutzt werden
Damit liegen die Softwarekosten auch bei größeren Unternehmen in einem klar kalkulierbaren Rahmen.
Beispielrechnung
Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden
Angenommen 150 buchbare Arbeitsplätze → 150 × 4 € × 12 Monate = 7.200 € Lizenzkosten/Jahr
Potenzielle Einsparungen durch Flächenoptimierung: z. B. 100.000 € jährlich (Miete, Energie, Reinigung)
ROI = (100.000 – 7.200) / 7.200 × 100 ≈ 1.288 %
Unternehmen mit 500+ Mitarbeitenden
Angenommen 400 buchbare Arbeitsplätze → 400 × 4 € × 12 Monate = 19.200 € Lizenzkosten/Jahr
Einsparungen durch reduzierte Flächen und Betriebskosten: 400.000 € jährlich
ROI = (400.000 – 19.200) / 19.200 × 100 ≈ 1.983 %
Ergebnis: Schon bei mittleren Unternehmensgrößen amortisiert sich anny in wenigen Wochen. Da keine Implementierungskosten anfallen, sind die Einstiegshürden gering – und die Ersparnisse steigen mit jeder eingesparten Fläche.
*Die Preise hängen vom Paket und der Laufzeit des Vertrags ab.
FAQ – Häufige Fragen zu ROI und Desk Booking Software
Welche Kosten entstehen bei der Einführung von Desk Booking Software?
Die wichtigsten Kostenfaktoren sind Softwarelizenzen, Schulungen und die IT-Integration. In vielen Fällen fallen zusätzlich Change-Management-Aufwände an, um Mitarbeitende mitzunehmen. Bei manchen Anbietern gibt es Implementierungskosten, bei anny hingegen entfallen diese komplett.
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich Desk Booking Software?
Bereits bei 50–75 Mitarbeitenden kann sich Desk Booking Software rechnen, besonders, wenn Mietkosten hoch und viele Mitarbeitende hybrid arbeiten. Ab etwa 100 Mitarbeitenden greifen Skaleneffekte, die den ROI noch deutlicher machen.
Wie lange dauert die Amortisation von Desk Booking Software?
In der Praxis amortisiert sich die Investition meist innerhalb von 6 bis 18 Monaten. Entscheidend sind Faktoren wie Standortkosten, Homeoffice-Quote und Nutzungsintensität. Unternehmen in Ballungsräumen mit hohen Mieten erreichen den Break-even oft schon nach wenigen Monaten.
anny – Mit smarter Analytics und Integration den ROI schneller erreichen
Steigende Mietpreise, ungenutzte Büroflächen und ineffiziente Ressourcennutzung machen deutlich: Desk Booking Software ist keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Unternehmen, die früh handeln, senken nicht nur ihre Kosten, sondern gewinnen auch an Flexibilität, Mitarbeiterzufriedenheit und Nachhaltigkeit.
Die gute Nachricht: Der ROI stellt sich oft schon nach wenigen Monaten ein durch direkte Einsparungen bei Fläche, Energie und Betriebskosten, kombiniert mit indirekten Vorteilen wie höherer Produktivität und geringerer Fluktuation.
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