Wie die Hockey Factory ihren Admin-Aufwand auf 1,5 Stunden pro Woche senkte

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Wenn das Angebot schneller wächst als die Verwaltung

Ein Multisportzentrum zu betreiben bedeutet hohe organisatorische Komplexität. Unterschiedliche Sportarten, flexible Buchungsmodelle, Self-Service-Zugang, Kommunikation mit Kunden sowie Abrechnung und Sonderfälle müssen reibungslos zusammenspielen. Während Angebote, Trainingsformen und Zielgruppen stetig wachsen, bleibt die administrative Kapazität häufig unverändert. Genau hier geraten klassische Sportbuchungssysteme an ihre Grenzen.

Mit anny kann die Hockey Factory diese Komplexität gezielt auffangen. Statt für jede Sportart eigene Logiken oder Tools zu nutzen, bildet anny alle Angebote in einem zentralen, ressourcenbasierten System ab. So kann das Angebot der Hockey Factory weiter wachsen, ohne dass der administrative Aufwand zunimmt.

Die Hockey Factory: Vom Eishockey-Trainingszentrum zum Multisportkonzept

Die Hockey Factory wurde von Gründer und Besitzer Tim Ansink ursprünglich als reines Eishockey-Trainingszentrum ins Leben gerufen. Über die Zeit entwickelte sich daraus ein modernes Multisportzentrum mit Padel-Courts, einer Athletikfläche für Gruppen, Vereine und Mannschaften sowie einer Eishockey-Trainingsfläche.

Das Besondere am Konzept der Hockey Factory ist die Art der Buchbarkeit. Hier werden nicht nur ganze Flächen vermietet. Auch Teilflächen, einzelne Trainingsstationen oder sogar Slots für Einzelpersonen können gebucht werden. Administrativ wird der Betrieb dabei vollständig von Tim getragen. Während er sich um Kundensupport, die Wartung der Halle und wenige Sonderfälle kümmert, läuft der Großteil der Organisation automatisiert über anny.

„Das Ziel war, den maximalen Automatisierungsgrad zu erreichen.“ - Tim Ansink

Warum klassische Sportbuchungssysteme hier an ihre Grenzen stoßen

Einige Sportbuchungssysteme sind stark auf einzelne Sportarten zugeschnitten. Dadurch sind sie häufig unflexibel in der Buchungslogik. Für vielseitige Konzepte, wie das der Hockey Factory, bedeutet das manuelle Workarounds, mehrere parallele Tools und einen stetig steigenden Verwaltungsaufwand.

Bei der Suche nach einer passenden Lösung für Buchungen der Hockey Factory wurde schnell deutlich, dass viele am Markt etablierte Systeme für das Modell der Hockey Factory nicht geeignet sind. Mit anny hat die Hockey Factory eine Lösung gefunden, die nicht in Sportarten oder Services denkt, sondern in Ressourcen. Ganze Flächen, Teilflächen, einzelne Slots oder personenbezogene Buchungen lassen sich flexibel abbilden und in einem zentralen System verwalten. Gerade diese Logik war ausschlaggebend für die Entscheidung.

So sieht der automatisierte Alltag der Hockey Factory aus

Im täglichen Betrieb zeigt sich der Vorteil der ressourcenbasierten Logik besonders deutlich. Buchungen über alle Sportarten hinweg laufen vollständig automatisiert. Zutrittscodes für die Anlage werden über das Smart Lock System Nuki generiert und ohne manuelles Eingreifen an Kunden versendet. Selbst bei sehr kurzfristigen Buchungen erhalten Nutzer automatisch alle relevanten Informationen, inklusive Willkommensnachrichten und klaren Anleitungen.

Die Hockey Factory nutzt anny weit über die reine Buchungslösung hinaus. Zusatzleistungen wie Bälle oder Schläger werden in anny als Add-ons abgebildet und können bei Bedarf flexibel nachgebucht werden. Auch die Abrechnung ist nahtlos in die bestehenden Abläufe integriert. Standardbuchungen werden direkt über anny abgerechnet, während Sonderfälle wie saisonale Buchungen für Vereine gesammelt fakturiert werden. Über Automationen, Webhooks und Schnittstellen werden diese Rechnungen automatisch an die Buchhaltung weitergegeben und direkt in DATEV verbucht. Ergänzt wird das Setup durch angebundene Systeme wie den Kundenchat.

Ein persönliches Lieblingsfeature von Tim ist die Community-Funktion in anny. Darüber kann er gezielt steuern, welche Angebote für welche Nutzergruppen sichtbar sind und so unterschiedliche Zielgruppen passgenau ansprechen. Gerade in sportbezogenen Anlagen liefern Community-Ansätze einen großen Mehrwert. Zusätzlich entsteht mehr Transparenz darüber, wer an welchen Kursen oder Angeboten teilnimmt, insbesondere wenn sich Nutzer innerhalb derselben Community bewegen. Das stärkt nicht nur die Organisation, sondern auch das Gefühl von Zugehörigkeit.

Der messbare Effekt: Nur 1,5 Stunden Administration pro Woche

Das Ergebnis mit anny ist ein stabiler, durchgängiger Betriebsprozess, der im Hintergrund zuverlässig funktioniert und der Hockey Factory maximale Flexibilität bei minimalem Verwaltungsaufwand ermöglicht.

Der größte Hebel zeigt sich im Zeitaufwand. Der gesamte administrative Betrieb der Hockey Factory liegt bei rund 1,5 Stunden pro Woche, verteilt über den Tag. Dabei bestehen die Tätigkeiten meist nur aus wenigen Klicks (z. B. Material nachbuchen, Buchungscodes nachschauen oder Dauerbuchungen eintragen). Für ein Multisportzentrum mit dieser Angebotsvielfalt ist das ein außergewöhnlicher geringer Aufwand. Das zeigt sehr deutlich, welchen Einfluss ein durchdachtes, automatisiertes Ressourcenmanagement auf die tägliche Arbeit haben kann.

„Der administrative Aufwand pro Woche liegt bei ungefähr eineinhalb Stunden.“ - Tim Ansink

Hohe Nutzerakzeptanz und verlässliche Zusammenarbeit

Von Nutzern der Hockey Factory wird anny sehr positiv angenommen. Besonders geschätzt wird die Warenkorb-Funktion, mit der sich mehrere Buchungen oder Zusatzleistungen in einem einzigen Buchungsprozess kombinieren lassen. Dieses Feature wird aktiv genutzt und stellt für viele Kunden einen spürbaren Mehrwert dar. Zu Beginn der Einführung mussten sich insbesondere im Padel-Bereich einige Nutzer zunächst daran gewöhnen, nicht über den etablierten Marktstandard zu buchen. Mit klarer Kommunikation und transparenten Prozessen ließ sich diese Umstellung jedoch gut begleiten.

Die Zusammenarbeit mit dem anny-Team beschreibt Tim als sehr zuverlässig. Dank seines technischen Hintergrunds fand er sich schnell im System zurecht, kleinere Verständnisfragen zu Beginn konnten zügig geklärt werden. Besonders wichtig im Alltag ist ein stabiler Support bei zahlungsrelevanten Themen. Gerade bei Rückerstattungen oder Gutschriften ist es entscheidend, dass Probleme schnell gelöst werden, da das eigene Servicelevel direkt davon abhängt. Genau das funktioniert aus Tim's Sicht so, wie man es im Idealfall erwartet.

„Wenn ein Problem besteht und ich euch schreibe, ist das in der Regel am nächsten Tag beim Kunden gelöst.“ - Tim Ansink

Automatisierung als echter Wettbewerbsvorteil

Die Hockey Factory beweist, dass komplexe Multisportkonzepte kein organisatorischer Albtraum sein müssen. Mit der richtigen Systemlogik lassen sich selbst anspruchsvolle Angebote effizient, skalierbar und kundenfreundlich betreiben.

Die Erfahrung der Hockey Factory zeigt klar, dass anny sich perfekt für Betriebe eigent, die unterschiedliche Ressourcenarten kombinieren, flexible Buchungslogiken benötigen und ihren Betrieb mit minimalem administrativem Aufwand skalieren möchten. anny wird dabei nicht zu einem weiteren Tool im Stack, sondern zum Betriebssystem im Hintergrund, das den Alltag zuverlässig am Laufen hält. Und genau dort entfaltet Automatisierung ihren größten strategischen Wert.

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