Lernplatzbuchung neu gedacht: Buchungssystem für Bibliotheken an der LMU

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Lernplätze & -räume der Universitätsbibliothek der LMU, die mit anny buchbar gemacht werden

Welche Herausforderungen hatte die LMU vor anny?

Die Universitätsbibliothek der LMU München gehört zu den größten wissenschaftlichen Bibliothekssystemen Deutschlands. 14 Fachbibliotheken, vier Lernzentren und rund 4.000 Leseplätze werden jedes Jahr von Millionen Studierenden genutzt. 2024 waren es 3,6 Millionen Besuche im Schnitt 10.000 pro Tag.

Das führte regelmäßig zu überfüllten Räumen und einer gestörten Lernatmosphäre vor allem in Prüfungszeiten. Ein provisorisches Reservierungssystem, das während der Pandemie eingeführt wurde, bot keine nachhaltige Lösung. Es war funktional eingeschränkt und nicht nutzerfreundlich.

Die wichtigsten Anforderungen an ein neues Buchungssystem

Dabei stand eine optimale Auslastung der verfügbaren Ressourcen und die Zufriedenheit der Studierenden und Wissenschaftler:innen im Vordergrund, aber auch die Entlastung vom Bibliothekspersonal durch schlanke Prozesse.

Zentrale Kriterien waren:

Vollständig digitaler Prozess: von der Reservierung bis zum Eintreffen im Lesesaal
Eigenständige Verwaltung der Buchungen durch die Nutzenden, ohne personalintensive Tätigkeiten wie z.B. Kontrollen
Einfache und intuitive Bedienung
Freier Zugang zu den Bibliotheken ohne unnötige Hürden
Vermeidung von einschränkenden Buchungsregeln oder komplizierten Prozessen
Anbindung an das ID-Management der LMU, um Fakultäten eigene Reservierungsmöglichkeiten zu bieten
Standortübergreifende Transparenz bei Gruppen- und Sonderräumen, damit Ressourcen sichtbar und fair nutzbar sind

Die Ziele waren klar: allen LMU-Nutzern auch in Phasen höchster Auslastung einen Platz garantieren, Besuche planbar machen, die Interessen einzelner Fachbereiche berücksichtigen und gleichzeitig die Besucherströme über alle Standorte hinweg besser steuern.

Warum hat sich die LMU für anny als Buchungssystem entschieden?

Die Verantwortlichen der UB LMU suchten nach einer Lösung, die sowohl die Auslastung effizient steuert als auch die Nutzerfreundlichkeit verbessert. Im März 2023 fiel die Wahl auf anny. Ausschlaggebend waren die sofortige Einsatzbereitschaft, der große Funktionsumfang sowie die Möglichkeit, spezifische Anforderungen der LMU zu berücksichtigen. Schon im September 2023 wurde anny erfolgreich eingeführt.

Wie funktioniert die Lernplatzbuchung mit anny?

Studierende und Mitarbeitende der Uni können sich einfach per App oder Webportal mit ihrer LMU-Kennung einloggen. Auf dieser Basis werden sie automatisch einer Community (= Fakultät der LMU) zugeordnet. Diese Communities sind ein entscheidender Baustein: Sie sorgen dafür, dass bestimmte Kontingente gezielt den jeweiligen Fachbereichen vorbehalten sind. So stehen etwa ein Drittel der Leseplätze in jeder Fachbibliothek exklusiv den Angehörigen dieser Fakultät zur Verfügung, während Leseplätze in den Lernzentren für alle LMU-Angehörigen reservierbar sind. In besonders intensiven Prüfungsphasen werden zusätzlich in den beiden beliebtesten Bibliotheken 533 Plätze freigegeben. So konnten Engpässe in den spürbar reduziert werden.

Über die App sehen Nutzende sofort, welche Plätze oder Gruppenräume für ihre Community verfügbar sind und können diese buchen. Spontane Buchungen vor Ort sind auch möglich, reservierbare Leseplätze sind mit einem QR-Code-Aufsteller markiert. Die Anwesenheit muss in beiden Fällen per App oder E-Mail-Link bestätigt werden. Verfallene Reservierungen werden automatisch wieder freigegeben.

Welche Ergebnisse hat die LMU mit anny erzielt?

Die Einführung von anny zeigt beeindruckende Resultate:

Bis zu 4.000 Reservierungen pro Tag während des Semesters, in Prüfungsphasen sogar bis zu 6.000
Im Jahresdurchschnitt rund 800 Reservierungen pro Tag
Beschwerdeaufkommen fast auf null gesunken
Lernatmosphäre deutlich verbessert, Stresslevel spürbar gesunken

Die Besuchsströme werden nun effizient über alle Standorte verteilt. Überfüllte Räume gehören der Vergangenheit an und die Kapazitäten werden optimal genutzt.

Positive Rückmeldung der Studierenden

Unter den Nutzenden herrscht eine sehr hohe Akzeptanz gegenüber anny und es gibt viele positive Rückmeldungen. Besonders die folgenden Punkte werden oft positiv hervorgehoben:

Intuitive Bedienung per Smartphone
Transparenter, fairer Interessenausgleich über die Communities
Verbesserte Lernatmosphäre auch in Prüfungsphasen
Transparente und faire Platzverteilung
Klare Planbarkeit von Bibliotheksbesuchen

Die Rückmeldungen zeigen, dass anny nicht nur organisatorische Probleme löst, sondern auch die Lernatmosphäre und Zufriedenheit spürbar verbessert.

Fazit: Warum ist anny ein Gewinn für die LMU?

Mit anny hat die LMU München eine Lösung gefunden, die weit über die reine Lernplatzbuchung hinausgeht. Die Universitätsbibliothek profitiert von einer deutlich besseren Steuerung der Besucherströme und einer optimalen Auslastung ihrer Ressourcen. Überfüllte Bibliotheken und hohe Beschwerdelagen gehören der Vergangenheit an. Gleichzeitig stärkt die Einführung von anny das Profil der LMU als moderne, zukunftsorientierte Universität, die in digitale Services investiert, um ihren Mitgliedern die besten Rahmenbedingungen zum Lernen und Arbeiten zu bieten.

Überfüllte Räume gehören bald auch bei dir der Vergangenheit an, vereinbare eine kostenlose Demo mit unserem Sales-Team, um anny in Action zu sehen.

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