Wie die Volksbank im Münsterland mit anny über 20 Standorte organisiert und den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert hat

Mit dem Wechsel zu anny hat die Volksbank im Münsterland ihr Ressourcenmanagement grundlegend neu aufgestellt. Prozesse, die zuvor manuell, fehleranfällig und zeitintensiv waren, laufen heute automatisiert und zentral gesteuert.

Ein zentraler Baustein ist dabei die Echtzeit-Synchronisation mit Microsoft 365 und Outlook. Das bedeutet: Verfügbarkeiten von Arbeitsplätzen und Meetingräumen sind jederzeit aktuell und Buchungen greifen nahtlos ineinander. Doppelbuchungen oder Inkonsistenzen zwischen Systemen gehören damit der Vergangenheit an.

„Man konnte über die alte Software nur Arbeitsplätze buchen und musste für Besprechungsräume wieder in ein anderes System wechseln.“

Auch die Verwaltung von Berechtigungen wurde deutlich vereinfacht. Während früher Nutzergruppen manuell gepflegt werden mussten, inklusive aufwendiger Anpassungen bei Abteilungswechseln, übernimmt anny dies heute über Communities. Mitarbeitende werden automatisch den richtigen Gruppen zugeordnet und sehen nur die Ressourcen, die für sie relevant sind.

„Wenn Mitarbeiter die Abteilung gewechselt haben, musste ich das händisch anpassen – das war immer mit sehr großem Zeitaufwand verbunden.“

Ein weiterer entscheidender Vorteil zeigt sich in der operativen Planung: Mit den globalen Blockern können Standorte oder Bereiche im Voraus gesperrt werden, beispielsweise bei Umbauten. Gerade für das Infrastrukturmanagement ist das ein enormer Fortschritt. So lassen sich Änderungen frühzeitig planen und im System abbilden.

„Wir konnten früher nicht im Vorhinein einstellen, dass ein Bereich ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr buchbar ist – das ging nur taggleich.“

Auch für die Mitarbeitenden der Volksbank im Münsterland hat sich die Nutzung einer Buchungssoftware durch die Einführung von anny deutlich verbessert. Über anny als zentrale Buchungsplattform können sie Arbeitsplätze und Meetingräume standortübergreifend einsehen und buchen. Die interaktiven 3D Karten von allen Standorten sorgen zusätzlich für Orientierung, besonders an unbekannten Standorten.

„Wenn man an einem fremden Standort ist, hat man sofort eine Orientierung und weiß direkt, wo man hin muss.“

Ergänzt wird das Setup der Volksbank im Münsterland durch Raumdisplays, die direkt vor Ort anzeigen, ob ein Raum belegt ist oder frei. Dadurch können Mitarbeitende auch spontan erkennen, ob ein Raum verfügbar ist, und diesen bei Bedarf kurzfristig buchen und direkt nutzen.

Was früher ein hoher, manueller Verwaltungsaufwand war, ist heute eine schlanke, skalierbare Lösung, die mit der Volksbank im Münsterland mitwächst und den Arbeitsalltag für alle Beteiligten deutlich vereinfacht.