Die ISO 27001-Zertifizierung bedeutet für viele Unternehmen neue Vorgaben, neue Dokumentationspflichten und neue Software. Im Zuge dieser Zertifizierung stand das Unternehmen NetAachen vor der Aufgabe seine Besucherregistrierung systematisch und nachvollziehbar abzubilden. Arbeitsplätze und Parkplätze waren bereits digital buchbar. Die naheliegende Lösung war ein separates Besuchermanagement-Tool. Doch genau das wollte NetAachen vermeiden.

"Uns war wichtig, dass wir nicht mehrere Lösungen einsetzen, sondern eine All-in-One-Lösung" sagt Daniel Knuppertz, IT-Verantwortlicher bei NetAachen.

Statt eine weitere Insellösung einzuführen, entschied sich NetAachen bewusst für einen ganzheitlichen Ansatz: ein Buchungssystem, das Ressourcen- und Besuchermanagement vereint.

Das Unternehmen NetAachen

NetAachen ist Anbieter für Internet-, Kommunikations- und IT-Dienstleistungen in der Region Aachen-Düren-Heinsberg und der Eifel. Als regional verankertes IT-Unternehmen mit rund 130 Mitarbeitenden legt NetAachen großen Wert auf eine sichere und integrierte Systemlandschaft, die den Arbeitsalltag zuverlässig unterstützt. Seit Anfang 2025 nutzt das Unternehmen an zwei Standorten das anny Buchungssystem. Daniel Knuppertz begleitet technische Systeme von der Auswahl bis zur Implementierung. So auch die Einführung von anny.

ISO-konforme Besucherregistrierung ohne zusätzliche Software

Die Ausgangssituation von NetAachen war klar: Für die ISO-konforme Besucherregistrierung muss ein System eingeführt werden. Mehr Schnittstellen und ein höherer Pflegeaufwand durch ein zusätzliches System waren jedoch keine Option. Gesucht wurde eine ganzheitliche Lösung, die:

Alle Anwendungsfälle von der Verwaltung der Parkplätze und Arbeitsplätze bis hin zur Besucherregistrierung abbilden
Sämtliche Prozesse bündelt und steuerbar macht
Sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integriert

Dabei war die Anbindung an die zentrale Identitätsplattform eine elementare Voraussetzung, um Anmeldung, Berechtigungen und Buchungsrechte einheitlich steuern zu können.

NetAachen setzt auf ein zentrales Buchungssystem

Mit anny hat NetAachen genau die passende Lösung gefunden: eine zentrale Software, die alle Ressourcen und Prozesse zusammenführt. Heute lassen sich im Unternehmen nicht nur Arbeitsplätze, Parkplätze und Poolfahrzeuge buchen, sondern auch das komplette Besuchermanagement inklusive Terminal-Lösung digital abbilden. anny ist zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags der Mitarbeitenden bei NetAachen geworden:

Morgens werden Parkplatz und Arbeitsplatz gebucht
Bei externen Terminen wird ein Poolfahrzeug reserviert
Gäste werden über anny registriert und empfangen

Von der Ressourcenbuchung bis zur Anmeldung vor Ort greifen alle Prozesse nahtlos ineinander. Gebucht wird flexibel per Smartphone, über die Microsoft-Teams-Integration oder in der Weboberfläche. Die NetAachen-Mitarbeitenden nutzen anny genau dort, wo sie ohnehin arbeiten.

Smart Availability: Ressourcen intelligent verknüpfen

Mit dem Feature Smart Availability können in anny mehrere Ressourcen voneinander abhängig gemacht werden, sodass diese im Buchungsprozess nicht einzeln ausgewählt werden müssen. Ob Parkplatz mit Arbeitsplatz, Fahrzeug mit Termin oder Besuch mit vordefinierten Sicherheitsanforderungen: anny ermöglicht individuelle Szenarien, ohne an Übersichtlichkeit zu verlieren. Auch die Integration in die zentrale Identitätsplattform von NetAachen sorgt heute für eine reibungslose, sichere Benutzerverwaltung, so Daniel Knuppertz weiter:

„Was wir an anny besonders schätzen, ist die Flexibilität, mit welcher wir Ressourcen und Services miteinander verknüpfen können.“

Hohe Buchungsauslastung und transparente Ressourcensteuerung mit anny

anny ist bei NetAachen ein fester Bestandteil im Arbeitsalltag. Das zeigt sich vor allem durch eine hohe Buchungsauslastung der Ressourcen.

Besonders deutlich wird das beim Thema Parkplätze. Die Parkflächen zählen bei NetAachen zu den am stärksten nachgefragten Ressourcen. Über die Auslastungsdaten im Dashboard schafft anny Transparenz. So kann NetAachen genau auswerten, welche Ressourcen wie stark ausgelastet sind, und die vorhandenen Kapazitäten bedarfsgerecht steuern.

Hohe Akzeptanz dank einfacher Einführung und nahtloser Integration

In der hohen Auslastung spiegelt sich auch die interne Akzeptanz wider. Bereits vor der Einführung von anny waren die Mitarbeitenden von NetAachen damit vertraut, ihre Arbeitsplätze in einem Buchungssystem zu buchen.

Die strukturierte Einführung von anny hat zur schnellen Akzeptanz beigetragen. Für den Rollout nutzte NetAachen die bereitgestellten Schulungs- und Einführungsvideos, die den Mitarbeitenden den Einstieg erleichterten. Bei der technischen Implementierung, insbesondere bei der Anbindung an die zentrale Identitätsplattform, unterstützten zudem die bereitgestellten Helpcenter Artikel von anny. Entsprechend selbstverständlich erfolgt heute die Nutzung über anny – sei es für die Buchung von Parkplätzen, Arbeitsplätzen oder für die digitale Registrierung von Besucherinnen und Besuchern. Der unmittelbare Nutzen im Arbeitsalltag sorgt dafür, dass anny nicht als zusätzliches System wahrgenommen wird, sondern als funktionaler Bestandteil von NetAachen.

Vom Zertifizierungsprojekt zur nachhaltigen Lösung: ISO-Anforderung als Chance für Prozessklarheit

Für NetAachen bedeutete die ISO-Zertifizierung nicht zusätzlichen Systemwildwuchs, sondern eine Weiterentwicklung ihrer Organisation und Prozesse. Statt parallele Tools einzuführen, wurde durch anny ein zentraler Ort geschaffen, der Ressourcenmanagement und Besucherregistrierung zusammenführt.

Heute profitieren die Mitarbeitenden von klar strukturierten Buchungsprozessen und einer Lösung, die sich nahtlos in ihren Arbeitsalltag integriert.

Auf die Frage, was er Unternehmen raten würde, die über die Einführung von anny als Buchungssystem nachdenken, antwortet Daniel Knuppertz klar: „Unbedingt machen."

Empowering the world to share resources