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Online-Terminvergabe für Bürgerämter und Behörden

Bürger buchen online oder kommen spontan und erhalten eine Wartenummer. Dein Team ruft sie an den richtigen Schalter auf. In 28 Sprachen, gehostet in Deutschland.

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Ein helles Wartefoyer im Rathaus, durch große Fenster fällt Tageslicht auf schlichte Sitzreihen. Eine Mutter beruhigt ihr Kind, ein älterer Herr sortiert sorgfältig seine Unterlagen. Ein leiser Hinweis aus dem Nebenraum lenkt die Aufmerksamkeit zum Gang. Die Atmosphäre wirkt geordnet und respektvoll, ohne Hektik.

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Am Schalter beugt sich eine Sachbearbeiterin freundlich vor, während eine Bürgerin ihren Ordner öffnet und Fotos sowie Formulare zeigt. Zwischen ihnen liegt ein neutraler Arbeitsbereich mit Stempel und Stiftebox. Das Gespräch ist ruhig, konzentriert und lösungsorientiert. Im Hintergrund deuten diskrete Trennwände weitere Arbeitsplätze an.

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Kurz erklärt

anny ist ein vielseitiges Buchungssystem für alles Buchbare und u. a. auf die Online-Terminvergabe für Bürgerämter und Behörden spezialisiert. Bürger buchen online oder kommen spontan, ziehen eine Wartenummer und werden an den richtigen Schalter aufgerufen. Auch Räume und Sporthallen der Kommune laufen im selben System, verfügbar in 28 Sprachen, ISO-27001-zertifiziert und in Deutschland gehostet.

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Unternehmen nutzen anny

Deutschland

Entwickelt und gehostet

ISO 27001

DSGVO-konform

Ein mobiles Bürgeramt steht auf einem Marktplatz, daneben ein kleiner Aufsteller mit Öffnungszeiten. Menschen warten in einer kurzen, gut organisierten Reihe, einige halten Mappen mit Dokumenten. Eine Mitarbeiterin begrüßt den nächsten Besucher und zeigt auf den überdachten Eingang. Das Umfeld wirkt offen, zugänglich und bürgernah.

Die Herausforderung

Ruhige Wartebereiche. Klare Aufrufe.

Wenn Termine, Spontanbesuche und Telefon getrennt laufen, entstehen volle Flure und lange Warteschleifen.

Volle Flure, unklare Reihenfolge

Ohne gemeinsame Warteschlange weiß niemand, wer als Nächstes dran ist. Bürger fragen nach, Mitarbeiter priorisieren auf Zuruf, und die Stimmung kippt.

Termine per Telefon binden das Team

Jede telefonische Terminanfrage kostet Zeit, die am Schalter fehlt. Termine liegen in mehreren Kalendern, und Ausfälle fallen erst auf, wenn der Schalter leer bleibt.

Funktionen

Funktionen für Bürgerämter und Behörden

Terminvergabe, Wartemanagement und Aufrufanzeige in einem System, entwickelt und gehostet in Deutschland.

Online-Terminvergabe mit Regeln

Lege Anliegen mit eigener Dauer, Schaltern und Öffnungszeiten an. Limits pro Person verhindern, dass Termine gehortet werden, und Bestätigungen gehen automatisch raus.

Termine rund um die Uhr buchbar
Feiertage und Schließtage automatisch
Buchung auch durch das Team, etwa am Telefon

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Am Tresen erklärt ein Mitarbeiter ruhig, welche Unterlagen für eine Ausweisabholung erforderlich sind. Die Bürgerin legt Passfotos und Formulare geordnet bereit. Durch die große Fensterfront fällt weiches Tageslicht, die Umgebung wirkt aufgeräumt und freundlich. Der Moment vermittelt Klarheit und Sicherheit.

In einem ruhigen Wartebereich erhebt sich ein Besucher, nachdem sein Name freundlich aus einem Nebenraum gerufen wurde. Menschen lächeln zustimmend, eine Mitarbeiterin öffnet die Trennwand zum Schalterplatz. Sanftes Licht und klare Wege leiten unaufgeregt durch den Raum. Der Ablauf wirkt geordnet und menschlich.

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Schnellaufruf für Termine und Spontanbesuche

Mit dem Schnellaufruf ruft dein Team Bürger mit und ohne Termin an den passenden Schalter. Vorgänge lassen sich parken und zurückholen, und jede Nummer landet beim richtigen Anliegen.

Eine Warteschlange für Termine und Walk-ins
Weiterleitung an den passenden Schalter
Nachricht an Bürger beim Aufruf

Wartemanagement entdecken

Aufrufdisplays und Check-in-Terminals

Bildschirme im Wartebereich zeigen Nummer und Schalter, Check-in-Terminals melden Bürger mit Termin bei Ankunft an. So weiß jeder, wann er dran ist.

Aufrufdisplay für den Wartebereich
Check-in per QR-Code
Türschilder für Besprechungsräume

Check-in entdecken

Vor Öffnung ordnet ein Team Namensschilder an Schaltern und stellt Wegweiser gerade. Ein Kollege prüft leise die Ausstattung des Arbeitsplatzes, während Sonnenlicht über den sauberen Boden gleitet. Die Anordnung wirkt logisch, barrierearm und bereit für geordnete Besucherströme.

In einem Besprechungsraum sitzen Kolleginnen und Kollegen an einem schlichten Tisch. Neben Kaffeetassen liegen geordnete Unterlagen, eine Person zeigt auf eine zusammengefasste Auswertung. Das Gespräch ist fokussiert und konstruktiv, die Stimmung sachlich und zugewandt.

Datenschutz, Sprachen und Anbindung

anny ist ISO-27001-zertifiziert, DSGVO-konform und wird in Deutschland entwickelt und gehostet. Bürger buchen in 28 Sprachen, dein Team meldet sich per Single Sign-on an.

Eigene Lösch- und Anonymisierungsfristen
Rollen und Rechte für jedes Team
Anbindung an Fachverfahren über offene Schnittstellen

Alle Integrationen

Use Cases

Anwendungsfälle für Bürgerämter und Behörden

Ein Bürgerschalter mit klarer Beschilderung. Ein Bürger legt Passfotos und einen sorgfältig sortierten Ausweis-Antrag auf den Tresen, die Sachbearbeiterin prüft aufmerksam die Unterlagen. Warmes Licht fällt auf die Szene, die Ruhe und Struktur vermittelt. Im Hintergrund warten zwei weitere, diskret getrennte Arbeitsplätze.

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Online-Termine für jedes Anliegen

Ausweis, Meldewesen, Kfz oder Standesamt: Jedes Anliegen bekommt seine eigene Dauer und seine eigenen Schalter. Bürger buchen rund um die Uhr und erhalten eine Bestätigung, auf Wunsch mit Erinnerung. Ein Hinweis beim Anliegen nennt die Unterlagen, die sie mitbringen müssen.

Im Wartebereich steht eine Mitarbeiterin an der Tür und ruft freundlich den nächsten Gast auf. Menschen erheben sich geordnet, während einige ihre Mappen schließen. Sonnenlicht zeichnet klare Linien auf den Boden, die Situation wirkt strukturiert und zugewandt. Keine sichtbaren Bildschirme, nur ein ruhiger, geordneter Ablauf.

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Termine und Spontanbesuche in einer Warteschlange

Wer ohne Termin kommt, erhält eine Wartenummer und reiht sich fair neben den gebuchten Terminen ein. Mitarbeiter rufen am Schalter den Nächsten auf, parken Vorgänge und holen sie zurück, wenn Unterlagen nachgereicht werden.

Ein Flur mit zwei klar markierten Zugängen: einer für vereinbarte Termine, einer für spontane Vorsprachen. Mitarbeitende lotsen Besucher freundlich in die passende Richtung. Die Menschen tragen Mappen, einige sprechen leise miteinander. Das Setting wirkt geordnet, barrierearm und leicht verständlich.

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Aufrufanzeige im Wartebereich

Ein Bildschirm im Wartebereich zeigt, welche Nummer an welchem Schalter dran ist. Auf Wunsch bekommen Bürger zusätzlich eine Nachricht, wenn sie aufgerufen werden. So bleibt es im Wartebereich ruhig.

Branchen-Insights

Warum Kommunen Terminvergabe und Wartemanagement zusammenführen

Bürgerämter stehen zwischen zwei Erwartungen. Viele Bürger möchten ihren Termin online buchen, wann es ihnen passt, statt in der Telefonschleife zu warten. Andere kommen spontan, weil ein Ausweis kurzfristig abläuft oder sie nicht online buchen. Ein faires System bedient beide: planbare Termine für die einen, eine geordnete Warteschlange für die anderen. Gleichzeitig wird die Bevölkerung vielfältiger, und Informationen in der eigenen Sprache ersparen Rückfragen am Schalter. Für Verwaltungen zählen dabei Datenschutz, Löschfristen und geprüfte Sicherheit genauso wie eine Bedienung, die im Alltag am Schalter funktioniert.

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anny ist Gewinner der German Customer Awards 2025

ISO-27001-Zertifikat von British Assessment Bureau (UKAS)

anny auf SourceForge: Bewertungen von Nutzern

„Einfach die beste Buchungssoftware“ – OMR Reviews, Q3/2025

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Häufige Fragen

Alles, was du wissen musst

Wenn du noch weitere Fragen hast, wende dich an uns.

Wie funktioniert die Online-Terminvergabe im Bürgeramt mit anny?

Bürger wählen auf der Buchungsseite ihr Anliegen und eine freie Zeit und bestätigen mit Name und E-Mail. anny prüft Schalter und Öffnungszeiten, schickt eine Bestätigung und auf Wunsch eine Erinnerung. Die Buchungsseite bindest du auf der Website deiner Kommune ein.

Wie funktioniert die Online-Terminvergabe im Bürgeramt mit anny?

Lassen sich Termine und Spontanbesuche kombinieren?

Ja. Mit dem Schnellaufruf laufen gebuchte Termine und Bürger ohne Termin in einer Warteschlange. Spontanbesucher erhalten vor Ort eine Wartenummer, dein Team ruft sie an den passenden Schalter auf, und eine Anzeige im Wartebereich zeigt, wer dran ist.

Lassen sich Termine und Spontanbesuche kombinieren?

Wie erreichen wir Bürger, die nicht online buchen?

anny bietet mehrere Wege zum Termin. Dein Team bucht am Telefon oder am Schalter direkt im System, und Spontanbesucher reihen sich vor Ort ein. Der anny Assistant am Telefon nimmt Terminwünsche auch außerhalb der Sprechzeiten an, und die Buchungsseite gibt es in 28 Sprachen.

Wie erreichen wir Bürger, die nicht online buchen?

Kann anny mehrere Ämter und Standorte abbilden?

Ja. Jede Stelle, etwa Bürgeramt, Standesamt oder Kfz-Zulassung, bekommt eigene Anliegen, Schalter und Öffnungszeiten. Mit mehreren Organisationen verwaltest du verschiedene Standorte zentral aus einer Hauptorganisation, und Rollen regeln, wer was sieht.

Kann anny mehrere Ämter und Standorte abbilden?

Was kostet die Terminvergabe-Software für Kommunen?

Mit dem Starter-Paket nutzt du anny dauerhaft kostenlos für bis zu 5 Ressourcen, 100 Buchungen im Monat und 2 Services – jeder Schalter zählt als eine Ressource. Für mehr Schalter, Anliegen und Buchungen gibt es bezahlte Pakete, monatlich oder jährlich. Für größere Verwaltungen kannst du ein Angebot anfragen.

Was kostet die Terminvergabe-Software für Kommunen?

Wie stellt eine Behörde auf Online-Terminvergabe um?

Registriere dich kostenlos, und der anny Agent hilft beim Einrichten von Anliegen, Schaltern und Öffnungszeiten. Bestehende Termine und Kontakte importierst du, statt sie abzutippen. Sobald die Buchungsseite steht, buchen Bürger online, statt anzurufen.

Wie stellt eine Behörde auf Online-Terminvergabe um?

Wo speichert anny die Daten der Bürger?

In Deutschland: anny wird dort entwickelt und gehostet, ist DSGVO-konform und nach ISO 27001 zertifiziert. Lösch- und Anonymisierungsfristen legst du selbst fest, und Rollen bestimmen, wer im Team welche Daten sieht.

Wo speichert anny die Daten der Bürger?

In welchen Sprachen können Bürger Termine buchen?

anny ist in 28 Sprachen verfügbar, darunter Deutsch, Englisch und Französisch. Bürger wählen die Sprache auf der Buchungsseite selbst und buchen ihren Termin in der Sprache, die sie verstehen.

In welchen Sprachen können Bürger Termine buchen?

anny ist in 28 Sprachen verfügbar, darunter Deutsch, Englisch und Französisch. Bürger wählen die Sprache auf der Buchungsseite selbst und buchen ihren Termin in der Sprache, die sie verstehen.

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