Das Buchungssystem für Bürgerservices mit Termin und Aufruf
Steuern Sie Termine, Walk-in und Schalterressourcen in einem System. DSGVO-sicher, barrierearm und integrierbar in M365 und Fachverfahren. So wird der Bürgerkontakt fair, transparent und planbar.
Aus Wartezeiten wird Planbarkeit im Bürgerbüro
Ohne zentrales System treffen Termin- und Laufkundschaft unkoordiniert aufeinander und belasten Schalter, Personal und Nerven.
Unklare Ströme erzeugen volle Flure und Überlast an Schaltern
Ohne Steuerung schwanken Laufzeiten stark und es kommt zu Staus. Mitarbeitende müssen ad hoc priorisieren, Bürgerinnen und Bürger warten länger und die Servicequalität leidet.
Medienbrüche und fehlende Integration erhöhen den Aufwand
Telefon, E-Mail und Walk-in ohne Verbindung zu Kalendern und Fachverfahren führen zu Doppelpflege und Fehlern. Es fehlt Überblick über Auslastung, No-Shows und Servicezeiten.
Funktionen, die Bürgerkontakt und Verwaltung zusammenbringen
Von barrierearmer Terminvergabe über Aufrufanlage bis zur Schalter- und Ressourcenplanung. Alles in einem System, datenschutzkonform und integrierbar.
Zentrale Terminvergabe mit Regeln und Dokumentencheck
Strukturierte Buchungen mit Kategorien, Ort- und Ressourcenfiltern sowie individuellen Formularfeldern. Kapazitäten, Limits pro Person, Vorlauf- und Pufferzeiten sorgen für verlässliche Abläufe.
Automatische Erinnerungen reduzieren No-Shows
Optionale Online-Zahlung mit Beleg
Klare E-Mails im eigenen Namen
Wartemanagement und Aufrufdisplay im Hybridbetrieb
Walk-in und Termine in Einklang: Ziehen, Aufrufen und Priorisieren in einem Ablauf. Live-Fortschritt im Wartebereich schafft Transparenz, Mitarbeitende steuern fair und flexibel.
Check-in und Check-out
Prioritäten wie Express oder Notfälle
Benachrichtigungen bei Aufruf
Ressourcen-, Raum- und Schalterplanung im Blick
Räume, Schalter und Geräte gezielt zuweisen, inklusive Barrierefreiheitsmerkmalen und Mehrfachverfügbarkeiten. So erhöhen Sie die Auslastung und verkürzen Wege.
Schichtplanung und Week Scheduling
Gemeinsame Kapazitätspools, z. B. mobile Bürgerämter
Automatische Zuordnung über Abhängigkeiten
Integration, Datenschutz und Reporting für Kommunen
Nahtlos verbunden mit Exchange und M365, APIs zu Fachverfahren sowie Single Sign-on und Rollen-Rechten. Dashboards und Exporte schaffen Transparenz für Controlling und Steuerung.
Eigene Löschfristen und DSGVO-Tools
Outlook-Sync ohne Doppelpflege
Verlässliche Kennzahlen zu No-Shows und Servicezeiten
Anwendungsfälle für Bürgerbüros und Stadtverwaltungen
Branchen-Insights
Warum digitale Terminvergabe und Wartemanagement den Bürgerservice verändern
Bürgerinnen und Bürger erwarten heute Verbindlichkeit, Transparenz und Wahlfreiheit. Jüngere Zielgruppen buchen lieber online statt zu telefonieren, möchten freie Zeiten sehen und verlässliche Bestätigungen erhalten. Gleichzeitig müssen Verwaltungen fair bleiben: Wer spontan kommt, soll nicht abgehängt werden. Ein moderner Ansatz verbindet deshalb planbare Slots mit kontrollierter Laufkundschaft. Das schafft Ruhe im Wartebereich, reduziert Unsicherheit und erhöht die Servicequalität. Daten über Auslastung, No-Shows oder Servicezeiten ermöglichen eine vorausschauende Personalplanung, gerade in saisonalen Spitzen. Barrierearme Zugänge und klare Informationen stärken die Teilhabe. Mobilität wächst ebenfalls an Bedeutung: temporäre Außenstellen und mobile Bürgerämter erweitern die Erreichbarkeit, ohne die Steuerbarkeit zu verlieren.
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