15.08.2026
Die 5 besten Desk Sharing Systeme 2026
Wer ein Desk Sharing System sucht, hat meist schon klare Ziele: flexible Arbeitsplatzbuchung, effiziente Flächennutzung und eine nahtlose Integration ins bestehende Office-Setup. Doch der Markt ist groß und die Unterschiede liegen im Detail.
Wir haben die 5 besten Desk Sharing Systeme 2026 genauer unter die Lupe genommen. Du erfährst, wer hinter den Tools steht, welche Funktionen sie auszeichnen, welche Vorteile sie bieten und mit welchen Preisen du rechnen kannst. So kannst du schnell vergleichen und die Lösung finden, die am besten zu deinem Unternehmen passt.
Wie wähle ich den passenden Anbieter?
Die Wahl des besten Desk Sharing Systems hängt stark von deinen Prioritäten ab. Wir haben die wichtigsten Kriterien zusammengestellt:
Funktionsumfang prüfen: Deckt die Lösung nur klassische Workspace-Funktionen wie Desk- und Meetingraum-Buchung ab oder auch erweiterte Anwendungsfälle wie Events, Kurse, externe Buchungen und Zahlungen?
Flexibilität der Workflows: Gibt es Möglichkeiten für eigene Formulare, Freigabeprozesse und individuelle Buchungsregeln oder sind die Abläufe fest vorgegeben?
Integrationen & IT-Fit: Unterstützt die Software deine bestehende IT-Landschaft (Kalender, SSO, HRIS, Smart Locks, APIs) und lässt sich leicht anbinden?
Support & Standortnähe: Bekommst du persönlichen, zeitnahen Support in deiner Sprache und Zeitzone?
Datenschutz: Werden DSGVO und deine internen Compliance-Vorgaben erfüllt?
Vergleich der Desk Sharing Systeme
Diese Seite wurde von anny erstellt, um einen Überblick über verschiedene Buchungslösungen zu geben (einschließlich anny). Marken- und Produktnamen gehören den jeweiligen Unternehmen.
Die Bewertung basiert auf öffentlich zugänglichen Informationen (z. B. Webseite des Anbieters, Nutzerbewertungen auf Capterra und G2, Preislisten und Feature-Übersichten). Für die Auswahl der Anbieter wurden Funktionsumfang, Preisgestaltung, Nutzerfreundlichkeit, Integration, Support und mobile Nutzung berücksichtigt. Die Auflistung der Anbieter erfolgt alphabetisch.
Stand
15.08.2026
1.
anny
anny zählt zu den beliebten Lösungen für flexibles Buchungs- und Workplace Management. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitsplätze, Räume, Parkplätze, Equipment und weitere gemeinsam genutzte Ressourcen effizient zu nutzen. Über eine intuitive Buchungsfunktion können Mitarbeitende genau das reservieren, was sie für produktives Arbeiten benötigen, egal ob im Büro oder remote. Mit anny lassen sich Zugriffsrechte über Gruppen (Communities) gezielt steuern, während individuell konfigurierbare Buchungsregeln maximale Flexibilität bieten. Neu ist der integrierte KI-Chatbot anny AI, mit dem sich Buchungen einfach in natürlicher Sprache erledigen lassen.
Key Features
Interaktive 3D Karte
Arbeitsplatz-, Raum-, Parkplatz-, Equipment- und Eventbuchungen
KI-Chatbot (anny AI Chat): einfach in natürlicher Sprache sagen, was man braucht – z. B. „Lieblingsplatz für 3 Tage" oder „Raum mit Beamer für 10 Personen" und es wird direkt gebucht
Mobile App für Arbeitsplatzbuchungen von überall
MS Teams App und Outlook Add-In
Auslastungsanalysen und Insights
Rechte-Rollen & Community-System für individuelle Berechtigungen
Visitor Management inkl. Badge-Druck
Vielfältige Integrationen von Kalendern über SSO und HRIS bis hin zu Smartlocks, Webhooks und einer offenen API
Pros
Sehr benutzerfreundlich und intuitiv, Buchungen & Check-Ins mit nur einem Klick durchführen
Integrierter KI-Chatbot macht das Buchen so einfach wie eine Nachricht schreiben – das senkt die Einstiegshürde und erhöht die Akzeptanz im Team
Sehr breites Spektrum an Ressourcen abbildbar - auch für externe Buchungsseiten
Integrierter 3D Map-Designer, um Karten einfach anzupassen
Ganzheitliches Ökosystem mit Besucher Terminals und Raumdisplays
Persönlicher Support aus Deutschland
Entwickelt und gehosted in Deutschland
Vollständig ISO 27001-zertifiziert
Für wen anny geeignet ist
anny ist am besten geeignet für hybride Unternehmen, die nicht nur Schreibtische, sondern auch Meetingräume, Parkplätze und Equipment an einem Ort buchen wollen – statt dafür mehrere Tools zu nutzen. Besonders sinnvoll ist anny, wenn du mehr Mitarbeitende als Arbeitsplätze hast und nur für das zahlen möchtest, was buchbar ist, wenn dir Datenschutz und Hosting in Deutschland wichtig sind, oder wenn dir hohe Akzeptanz im Team wichtig ist – dank KI-Chatbot genügt eine kurze Anfrage, um einen Platz zu buchen. Weniger passend ist anny für kleine Teams, die einfach nur Schreibtische buchen wollen und sonst nichts.
Pricing
Das Pricing von anny richtet sich nach der Anzahl der buchbaren Ressourcen, unabhängig von der Nutzerzahl. Der Starter-Plan ist kostenlos und umfasst bis zu fünf Ressourcen. Für umfangreichere Anforderungen starten die kostenpflichtigen Pläne bei 2€ pro Ressource. Dieses ressourcenbasierte Modell ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit weniger Ressourcen als Mitarbeitern und Anforderung an hohe Flexibilität.
2.
Envoy
Envoy ist eine Plattform für das Arbeitsplatzmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, Tisch- und Raumreservierungen, Besucherregistrierungen, Lieferungen und Zugangskontrollen über eine einzige Schnittstelle zu verwalten. Dank der Kombination aus Buchungstools, Besucherströmen und Integrationen mit Kalendern, SSO-Anbietern und Zugangssystemen ist Envoy eine beliebte Wahl für Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe optimieren und das Erlebnis vor Ort verbessern möchten.
Key Features
Arbeitsplatz-, Parkplatz- und Besprechungsraum-Buchung
Besuchermanagement mit Vorabregistrierung und Anmeldeprozessen
Interaktive Arbeitsplatzkarten
Integrationen mit Kalendersystemen, SSO und Zugangskontrolle
Mobile App für Buchungen und Check-in
Arbeitsplatzanalysen und Einblicke in die Nutzung
Pros
Umfassende Funktionen für das Arbeitsplatzmanagement auf einer zentralen Plattform
Leistungsstarke Funktionen für Zugangskontrolle und Besuchersicherheit
Umfangreiche Bibliothek mit Integrationen für Unternehmens-Tools
Benutzerfreundliche mobile App
Für wen geeignet
Envoy ist am besten geeignet für Unternehmen, bei denen professionelles Besuchermanagement und Sicherheit am Empfang im Vordergrund stehen.
Key Features
Arbeitsplatz-, Parkplatz- und Besprechungsraum-Buchung
Besuchermanagement mit Vorabregistrierung und Anmeldeprozessen
Interaktive Arbeitsplatzkarten
Integrationen mit Kalendersystemen, SSO und Zugangskontrolle
Mobile App für Buchungen und Check-in
Arbeitsplatzanalysen und Einblicke in die Nutzung
3.
Robin
Robin ist eine Plattform für Workplace Experience, die Unternehmen dabei unterstützt, die Nutzung von Büroräumen durch Mitarbeitende zu optimieren. Dies geschieht mithilfe von Schreibtischreservierungen, Raumplanung, interaktiven Karten und Workplace Analytics. Robin wurde für hybride Arbeitsumgebungen entwickelt und ermöglicht es Mitarbeitenden, Arbeitsbereiche einfach zu finden und zu reservieren. Gleichzeitig erhalten Administratoren Daten, auf deren Grundlage sie fundierte Entscheidungen zur Raumplanung treffen können.
Key Features
Tisch- und Meetingraumreservierung
Interaktive 2D Grundrisse
Besucheranmeldung und -verwaltung
Kalenderintegration mit Google Workspace und Microsoft 365
Mobile App für Reservierungen unterwegs
Arbeitsplatzanalysen und Auslastungsberichte
Pros
Übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche
Detaillierte Daten zur Auslastung
Besuchermanagement inkl. Badge-Druck
Nahtlose Kalenderintegrationen
Für wen geeignet
Robin ist am besten geeignet für Unternehmen, die Wert auf ein poliertes Mitarbeitererlebnis und aussagekräftige Auslastungsdaten legen.
Key Features
Tisch- und Meetingraumreservierung
Interaktive 2D Grundrisse
Besucheranmeldung und -verwaltung
Kalenderintegration mit Google Workspace und Microsoft 365
Mobile App für Reservierungen unterwegs
Arbeitsplatzanalysen und Auslastungsberichte
4.
Tidaro
Tidaro ist eine Plattform für Arbeitsplatz und Flächenmanagement in hybriden Büros. Sie ermöglicht die einfache Buchung von Schreibtischen, Meetingräumen und Parkplätzen. Mitarbeitende buchen über interaktive Grundrisse und eine mobile App. Administratorinnen und Administratoren steuern Richtlinien, Nutzer und Bereiche und erhalten Auslastungsanalysen. Integrationen mit Kalendern und SSO unterstützen einen reibungslosen Rollout.
Key Features
Schreibtisch-, Raum- und Parkplatzbuchung
Interaktive Büro- und Parkplatzkarten
Kioskmodus für Vor-Ort-Raumbuchungen
Wiederkehrende Buchungen und flexible Stornierungen
Outlook-Integration und Single Sign-On
Pros
All-in-one: Parkplätze, Desks und Räume in einer App (Web, iOS, Android)
Leistungsstarkes Parkmanagement
Intuitive Karten des Büros
Starke Compliance: ISO27001 zertifiziert
Für wen geeignet
Tidaro ist am besten geeignet für Unternehmen, bei denen die Verwaltung von Firmenparkplätzen im Mittelpunkt steht – ergänzt um Arbeitsplatzbuchung.
Key Features
Schreibtisch-, Raum- und Parkplatzbuchung
Interaktive Büro- und Parkplatzkarten
Kioskmodus für Vor-Ort-Raumbuchungen
Wiederkehrende Buchungen und flexible Stornierungen
Outlook-Integration und Single Sign-On
5.
Waldo
Waldo ist eine Reservierungssoftware für Arbeitsplätze und Parkplätze, die vollständig in Microsoft Teams genutzt wird. Mitarbeitende können Schreibtische und Stellplätze per App oder Chat buchen, den Belegungsplan auf einer Karte sehen und leicht erkennen, wann und wo Kolleginnen und Kollegen vor Ort sind. Intelligente Vorschläge berücksichtigen persönliche Gewohnheiten, bevorzugte Bereiche und Teamnähe und reservieren bei Bedarf automatisch passende Plätze.
Key Features
Schreibtisch- und Parkplatzreservierung
Nahtlose Microsoft-Teams-Integration
Interaktive Karten mit Sitzplatzwechsel und Kollegenanzeige
Wartelisten mit automatischer Nachrücklogik
Office 365 Single Sign-on und Adminverwaltung
Pros
Intuitive Buchungen über die Karte
Nahtlose Anbindung in Microsoft Teams
Detaillierte Auslastungsanzeige
Für wen geeignet
Waldo ist am besten geeignet für Unternehmen, die eine einfache, schlanke Lösung für Arbeitsplatz- und Besucherverwaltung suchen.
Key Features
Schreibtisch- und Parkplatzreservierung
Nahtlose Microsoft-Teams-Integration
Interaktive Karten mit Sitzplatzwechsel und Kollegenanzeige
Wartelisten mit automatischer Nachrücklogik
Office 365 Single Sign-on und Adminverwaltung
Warum sollte man Desk Sharing Softwares vergleichen?
Jede Organisation hat unterschiedliche Anforderungen an Buchungsprozesse und Arbeitsplatzmanagement. Ein Vergleich von Alternativen hilft dabei, eine Lösung zu finden, die in folgenden Punkten optimal passt:
Erweiterter Funktionsbedarf: Unternehmen, die zusätzlich zu Arbeitsplatzbuchungen auch Räume, Events oder Gäste verwalten möchten, profitieren von Lösungen, die über klassisches Desk Sharing hinausgehen.
Buchungslogik & Prozesse: Wenn Freigabe-Workflows, individuelle Formulare oder öffentliche Buchungsseiten mit Zahlungsoptionen relevant sind, lohnt sich der Blick auf Systeme mit flexibleren Buchungsmechanismen.
Integrationslandschaft: Abhängig davon, welche HR-, Identity- oder Collaboration-Tools bereits im Einsatz sind, kann eine Lösung mit breiterer API- und Integrationsunterstützung passender sein.
Optimiertes Preis-Leistungs-Verhältnis: Ein Vergleich hilft, für dein Budget den größten Funktionsumfang und besten Support zu bekommen.
Datenschutz & Hosting: DSGVO-Konformität, Datenhoheit und Hosting-Standorte sind zentrale Auswahlkriterien. Unternehmen, die auf europäische Server und klare Datenschutzrichtlinien Wert legen, sollten prüfen, welche Anbieter diese Standards erfüllen.
Der nächste Schritt: Finde dein perfektes Desk Sharing System
Du hast jetzt einen Überblick über die besten Desk Sharing Systeme 2026, nutze ihn, um deine nächsten Schritte zu planen. Triff eine erste Entscheidung, welche Tools am besten zu deinem Unternehmen passen, und buche anschließend eine Testversion oder Demo deiner Favoriten.
So findest du schnell heraus, welche Lösung sich wirklich nahtlos in deinen Arbeitsalltag integriert. Wenn du eine flexible, benutzerfreundliche und DSGVO-konforme Lösung suchst, lohnt es sich, anny auszuprobieren, modern, intuitiv und perfekt für hybride Arbeitsplätze.
Wie viele Arbeitsplätze braucht man pro Mitarbeitendem beim Desk Sharing?
Das Verhältnis hängt vom Anteil hybrider Arbeit ab und wird als Desk-Sharing-Quote angegeben. Üblich sind Quoten zwischen 0,6 und 0,8 – also 6 bis 8 Arbeitsplätze für 10 Mitarbeitende. Bei stark remote geprägten Teams sind auch Quoten bis 0,5 möglich. Eine Desk-Sharing-Software mit Auslastungsanalysen hilft, die optimale Quote datenbasiert zu ermitteln, statt zu schätzen.
Wie viel Kosten spart Desk Sharing?
Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen können ihre Flächen- und Mietkosten durch Desk Sharing typischerweise um 20–40 % senken. Die Ersparnis entsteht, weil ungenutzte Arbeitsplätze reduziert und Flächen effizienter belegt werden. Voraussetzung ist eine verlässliche Buchungs- und Auslastungssteuerung, damit trotz weniger Plätze niemand ohne Arbeitsplatz dasteht.
Was ist der Unterschied zwischen Desk Sharing und einem festen Arbeitsplatz?
Beim festen Arbeitsplatz ist jeder Schreibtisch dauerhaft einer Person zugewiesen. Beim Desk Sharing teilen sich mehrere Mitarbeitende die verfügbaren Plätze und buchen bei Bedarf einen freien Schreibtisch. Das spart Fläche und passt zu hybriden Modellen, erfordert aber klare Regeln und eine Software zur Reservierung, damit der Arbeitsalltag planbar bleibt.
Muss der Betriebsrat der Einführung von Desk Sharing zustimmen?
In Deutschland hat der Betriebsrat bei der Einführung von Desk Sharing in der Regel Mitbestimmungsrechte, insbesondere bei Fragen der Ordnung im Betrieb und der Verarbeitung personenbezogener Daten (§ 87 BetrVG). Eine frühzeitige Einbindung sowie eine transparente, DSGVO-konforme Datenverarbeitung erhöhen die Akzeptanz und beschleunigen die Einführung. (Das ist keine Rechtsberatung – im Zweifel arbeitsrechtlich prüfen lassen.)
Wie steigere ich die Akzeptanz von Desk Sharing im Team?
Entscheidend sind klare Kommunikation, einfache Buchung und faire Regeln. Mitarbeitende akzeptieren Desk Sharing eher, wenn sie Plätze unkompliziert per App oder über MS Teams reservieren können, Teamzonen für die Zusammenarbeit erhalten und ihre Lieblingsplätze zumindest zeitweise sichern können. Ein 4–6-wöchiges Pilotprojekt mit einer repräsentativen Gruppe hilft, Vorbehalte früh abzubauen.
Braucht man für Desk Sharing zwingend eine Software?
Nicht zwingend, aber ohne Software wird Desk Sharing schnell unübersichtlich. Listen oder Aushänge führen zu Doppelbuchungen und Frust. Eine Desk-Sharing-Software zeigt freie Plätze in Echtzeit, ermöglicht Reservierungen im Voraus und liefert Auslastungsdaten zur Flächenoptimierung – das macht das Konzept im Alltag erst zuverlässig.





