21.08.2026
Die 5 besten Desk Booking Systeme
Wer ein Desk Booking System einführen möchte, verfolgt meist ein klares Ziel: die flexible Reservierung von Arbeitsplätzen, eine bessere Raumauslastung und ein reibungsloses Nutzererlebnis für Mitarbeitende. Die Auswahl an Lösungen ist jedoch groß und die Unterschiede liegen oft in den Details.
Wir haben die 5 besten Desk Booking Systeme 2026 genauer analysiert. In unserem Überblick erfährst du, welche Anbieter hinter den Tools stehen, welche Features besonders überzeugen, welche Vorteile sie im Arbeitsalltag bieten und mit welchen Kosten du rechnen solltest. So kannst du gezielt vergleichen und das Desk Booking Tool finden, das optimal zu den Anforderungen deines Unternehmens passt.
Was ist Desk Booking?
Beim Desk Booking werden Arbeitsplätze im Büro digital gebucht. Mitarbeitende wählen vorab, an welchem Schreibtisch sie arbeiten möchten, und reservieren sich diesen über eine Software oder App wie anny. So lässt sich genau steuern, wer wann welchen Platz nutzt. Diese Systeme sorgen nicht nur für Übersicht und Planungssicherheit, sondern helfen Unternehmen auch, ihre Büroflächen effizient zu organisieren und den Hybrid-Work-Alltag flexibel zu gestalten.
Wie wähle ich den passenden Anbieter?
Die Wahl des richtigen Desk Booking Systems hängt stark davon ab, welche Anforderungen und Prozesse dein Unternehmen hat. Damit du die passende Lösung findest, haben wir die wichtigsten Auswahlkriterien für dich zusammengefasst:
Funktionsumfang bewerten: Bietet die Software nur grundlegende Buchungsfunktionen für Arbeitsplätze und Meetingräume oder auch erweiterte Szenarien wie die Reservierung von Parkplätzen, Events, Schulungen oder sogar externen Flächen mit Zahlungsabwicklung?
Anpassungsfähigkeit der Workflows: Ermöglicht das Desk Booking System individuelle Buchungsregeln, Genehmigungsprozesse oder eigene Formularfelder? Oder bist du an starre Abläufe gebunden?
Integrationen & IT-Kompatibilität: Lässt sich das Tool nahtlos in deine bestehende IT-Infrastruktur einfügen (z. B. Kalender, SSO, HR-Systeme, Zutrittskontrolle oder APIs)? Eine reibungslose Integration spart langfristig viel Aufwand.
Support & Servicequalität: Erreichst du bei Fragen einen persönlichen Ansprechpartner in deiner Sprache und Zeitzone? Ein kompetenter, schneller Support ist oft entscheidend für den Erfolg der Einführung.
Datenschutz & Sicherheit: Entspricht das Desk Booking System den Anforderungen der DSGVO und euren internen Compliance-Richtlinien? Gerade bei sensiblen Mitarbeiterdaten ist das ein zentraler Punkt.
Vergleich der Desk Booking Systeme
Diese Seite wurde von anny erstellt, um einen Überblick über verschiedene Buchungslösungen zu geben (einschließlich anny). Marken- und Produktnamen gehören den jeweiligen Unternehmen.
Die Bewertung basiert auf öffentlich zugänglichen Informationen (z. B. Webseite des Anbieters, Nutzerbewertungen auf Capterra und G2, Preislisten und Feature-Übersichten). Für die Auswahl der Anbieter wurden Funktionsumfang, Preisgestaltung, Nutzerfreundlichkeit, Integration, Support und mobile Nutzung berücksichtigt. Die Auflistung der Anbieter erfolgt alphabetisch.
Stand
21.08.2026
1.
anny
anny zählt zu den beliebten Lösungen für flexibles Buchungs- und Workplace Management. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitsplätze, Räume, Parkplätze, Equipment und weitere gemeinsam genutzte Ressourcen effizient zu nutzen. Über eine intuitive Buchungsfunktion können Mitarbeitende genau das reservieren, was sie für produktives Arbeiten benötigen, egal ob im Büro oder remote. Mit anny lassen sich Zugriffsrechte über Gruppen (Communities) gezielt steuern, während individuell konfigurierbare Buchungsregeln maximale Flexibilität bieten. Neu ist der integrierte KI-Chatbot anny AI, mit dem sich Buchungen einfach in natürlicher Sprache erledigen lassen.
Key Features
Interaktive 3D Karte
Arbeitsplatz-, Raum-, Parkplatz-, Equipment- und Eventbuchungen
KI-Chatbot (anny AI Chat): einfach in natürlicher Sprache sagen, was man braucht – z. B. „Lieblingsplatz für 3 Tage" oder „Raum mit Beamer für 10 Personen" und es wird direkt gebucht
Mobile App für Arbeitsplatzbuchungen von überall
MS Teams App und Outlook Add-In
Auslastungsanalysen und Insights
Rechte-Rollen & Community-System für individuelle Berechtigungen
Visitor Management inkl. Badge-Druck
Vielfältige Integrationen von Kalendern über SSO und HRIS bis hin zu Smartlocks, Webhooks und einer offenen API
Pros
Sehr benutzerfreundlich und intuitiv, Buchungen & Check-Ins mit nur einem Klick durchführen
Integrierter KI-Chatbot macht das Buchen so einfach wie eine Nachricht schreiben – das senkt die Einstiegshürde und erhöht die Akzeptanz im Team
Sehr breites Spektrum an Ressourcen abbildbar - auch für externe Buchungsseiten
Integrierter 3D Map-Designer, um Karten einfach anzupassen
Ganzheitliches Ökosystem mit Besucher Terminals und Raumdisplays
Persönlicher Support aus Deutschland
Entwickelt und gehosted in Deutschland
Vollständig ISO 27001-zertifiziert
Für wen anny geeignet ist
anny ist am besten geeignet für hybride Unternehmen, die nicht nur Schreibtische, sondern auch Meetingräume, Parkplätze und Equipment an einem Ort buchen wollen – statt dafür mehrere Tools zu nutzen. Besonders sinnvoll ist anny, wenn du mehr Mitarbeitende als Arbeitsplätze hast und nur für das zahlen möchtest, was buchbar ist, wenn dir Datenschutz und Hosting in Deutschland wichtig sind, oder wenn dir hohe Akzeptanz im Team wichtig ist – dank KI-Chatbot genügt eine kurze Anfrage, um einen Platz zu buchen. Weniger passend ist anny für kleine Teams, die einfach nur Schreibtische buchen wollen und sonst nichts.
Pricing
Das Pricing von anny richtet sich nach der Anzahl der buchbaren Ressourcen, unabhängig von der Nutzerzahl. Der Starter-Plan ist kostenlos und umfasst bis zu fünf Ressourcen. Für umfangreichere Anforderungen starten die kostenpflichtigen Pläne bei 2€ pro Ressource. Dieses ressourcenbasierte Modell ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit weniger Ressourcen als Mitarbeitern und Anforderung an hohe Flexibilität.
2.
Archie
Archie ist eine Softwareplattform zur Verwaltung moderner Hybridbüros und Coworking Spaces. Sie bündelt Funktionen für Schreibtisch, Raum und Büro Buchungen, interaktive Grundrisse, Besucher Check ins und Türzugang über Integrationen. Für Betreiber bietet Archie Abrechnung mit automatisierten Rechnungen und Zahlungen, Vertragsverwaltung mit elektronischen Signaturen, Community und Mitgliederverwaltung sowie Berichte und Analysen. Kalenderanbindung, Single Sign On, mobile Apps und eine mehrstandortfähige Administration unterstützen den täglichen Betrieb. Offene Schnittstellen und zahlreiche Integrationen mit Zugangssystemen, WLAN, Druckern und Buchhaltungstools erweitern die Workflows.
Key Features
Tisch- und Meetingraumreservierung
Besuchermanagement mit automatischen Host-Benachrichtigungen
Automatisierte Abrechnung, Rechnungen und Zahlungen
Interaktive Grundrisse und Arbeitsplatz-Suche
Tiefe Integrationen (Kalender, Zutrittskontrolle, SSO)
Pros
All-in-one-Lösung für Coworking und Hybrid Offices
Intuitive Karten des Büros
Umfangreiches Integrations-Ökosystem
Mobile-Apps inkl. QR-Check-in
Für wen geeignet
Archie ist am besten geeignet für Betreiber von Coworking Spaces und hybriden Büros, die neben Buchungen auch Mitgliederverwaltung, Verträge und Rechnungsstellung an einem Ort brauchen.
Pricing
Archie bietet unterschiedliche Pläne für Hybrid-Offices und Coworking Spaces an, die jeweils bei rund 149 € pro Monat starten. Die Preisgestaltung ist nutzungsbasiert und orientiert sich entweder an der Anzahl der Ressourcen oder an der Größe der Location und der Nutzerzahl. Zusätzlich gibt es ein separates Paket für eine eigene gebrandete Mobile-App ab ca. 85 € pro Monat. Eine dauerhaft kostenlose Version existiert nicht, allerdings bietet Archie einen 14-tägigen Testzugang sowie einige kostenfreie Apps als Ergänzung an.
3.
Envoy
Envoy ist eine Plattform für das Arbeitsplatzmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, Tisch- und Raumreservierungen, Besucherregistrierungen, Lieferungen und Zugangskontrollen über eine einzige Schnittstelle zu verwalten. Dank der Kombination aus Buchungstools, Besucherströmen und Integrationen mit Kalendern, SSO-Anbietern und Zugangssystemen ist Envoy eine beliebte Wahl für Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe optimieren und das Erlebnis vor Ort verbessern möchten.
Key Features
Arbeitsplatz-, Parkplatz- und Besprechungsraum-Buchung
Besuchermanagement mit Vorabregistrierung und Anmeldeprozessen
Interaktive Arbeitsplatzkarten
Integrationen mit Kalendersystemen, SSO und Zugangskontrolle
Mobile App für Buchungen und Check-in
Arbeitsplatzanalysen und Einblicke in die Nutzung
Pros
Umfassende Funktionen für das Arbeitsplatzmanagement auf einer zentralen Plattform
Leistungsstarke Funktionen für Zugangskontrolle und Besuchersicherheit
Umfangreiche Bibliothek mit Integrationen für Unternehmens-Tools
Benutzerfreundliche mobile App
Für wen geeignet
Envoy ist am besten geeignet für Unternehmen, bei denen professionelles Besuchermanagement und Sicherheit am Empfang im Vordergrund stehen.
Pricing
Envoy Workplace bietet drei kostenpflichtige Pläne, die pro aktivem Nutzer und Monat abgerechnet werden, basierend auf jährlicher Zahlungsweise. Die Preise liegen je nach Plan bei 3, 5 oder 7 US-Dollar pro aktivem Nutzer. Durch die nutzerbasierte Abrechnung kann dieses Modell bei größeren Teams oder variierender Nutzung zu höheren Gesamtkosten führen.
4.
Robin
Robin ist eine Plattform für Workplace Experience, die Unternehmen dabei unterstützt, die Nutzung von Büroräumen durch Mitarbeitende zu optimieren. Dies geschieht mithilfe von Schreibtischreservierungen, Raumplanung, interaktiven Karten und Workplace Analytics. Robin wurde für hybride Arbeitsumgebungen entwickelt und ermöglicht es Mitarbeitenden, Arbeitsbereiche einfach zu finden und zu reservieren. Gleichzeitig erhalten Administratoren Daten, auf deren Grundlage sie fundierte Entscheidungen zur Raumplanung treffen können.
Key Features
Tisch- und Meetingraumreservierung
Interaktive 2D Grundrisse
Besucheranmeldung und -verwaltung
Kalenderintegration mit Google Workspace und Microsoft 365
Mobile App für Reservierungen unterwegs
Arbeitsplatzanalysen und Auslastungsberichte
Pros
Übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche
Detaillierte Daten zur Auslastung
Besuchermanagement inkl. Badge-Druck
Nahtlose Kalenderintegrationen
Für wen geeignet
Robin ist am besten geeignet für Unternehmen, die Wert auf ein poliertes Mitarbeitererlebnis und aussagekräftige Auslastungsdaten legen.
Pricing
Keine öffentlichen Informationen verfügbar.
5.
Skedda
Skedda ist eine cloudbasierte Lösung für Raum- und Flächenmanagement, mit der Unternehmen Räume, Arbeitsplätze und andere Ressourcen zentral verwalten. Nutzer buchen selbstständig online, sehen Verfügbarkeiten in Echtzeit und können über interaktive Grundrisse den passenden Platz auswählen. Administrierende steuern Buchungsregeln, Öffnungszeiten, Kontingente und Freigaben, legen Preise fest und verwalten Rollen und Rechte. Integrationen in Kalender- und Identitätssysteme sowie Berichte, Benachrichtigungen und optional Online-Zahlungen runden den Funktionsumfang ab.
Key Features
Desk- und Meetingraumreservierung
Grundrisse mit Live-Verfügbarkeit
Zwei-Wege-Kalendersynchronisation (Microsoft 365 und Google Workspace)
Besuchermanagement
Auslastungs- und Nutzungsanalyse
Pros
Interaktive Grundrisse mit Live-Verfügbarkeit und direkter Buchung auf der Karte
Granulare Regeln und Rollen
Eingebautes Visitor-Management für reibungslosen Check-in bis Check-out
Workplace-Analytics mit Dashboards zu Auslastung, Nutzungsverhalten und Trends
Für wen geeignet
Skedda ist am besten geeignet für Organisationen, die buchbare Flächen mit klaren Regeln, Kontingenten und optionaler Online-Zahlung verwalten.
Pricing
Skedda bietet paketbasierte Preise, abgestuft nach Funktionsumfang und Organisationsgröße. Zur Auswahl stehen monatliche und jährliche Abrechnungen mit Vergünstigung bei jährlicher Zahlung. Höhere Stufen umfassen erweiterte Verwaltungsfunktionen, Integrationen und Prioritätssupport, während Enterprise Konditionen individuell vereinbart werden. Eine unverbindliche Testphase erleichtert den Einstieg.
Warum sollte man Desk Booking Softwares vergleichen?
Jede Organisation hat individuelle Anforderungen an ihr Desk Booking und die Verwaltung von Arbeitsplätzen. Ein Vergleich verschiedener Anbieter hilft, eine Lösung zu finden, die in den entscheidenden Punkten überzeugt:
Erweiterter Funktionsumfang: Unternehmen, die mehr als nur Schreibtischbuchungen abbilden möchten, etwa Meetingräume, Events, Besucher oder Parkplätze, profitieren von Desk Booking Systemen, die über klassische Funktionen hinausgehen und komplexe Nutzungsszenarien abdecken.
Buchungslogik & Automatisierung: Wenn du Wert auf Freigabeprozesse, benutzerdefinierte Formulare oder öffentliche Buchungsseiten mit Zahlungsoptionen legst, solltest du auf flexible und skalierbare Desk Booking Workflows achten.
Integrationen & Schnittstellen: Je nachdem, welche HR-, Identity- oder Kollaborationstools du bereits nutzt, ist eine Lösung mit umfangreicher API- und Integrationsunterstützung ideal, um Systeme reibungslos zu verbinden.
Preis-Leistung & Skalierbarkeit: Ein gezielter Vergleich zeigt, welche Anbieter den besten Funktionsumfang, Support und langfristige Skalierbarkeit im Verhältnis zu den Kosten bieten.
Datenschutz & Hosting: DSGVO-Konformität, Datenhoheit und transparente Hosting-Standorte bleiben essenziell. Besonders Unternehmen mit Fokus auf europäische Datenschutzstandards sollten genau prüfen, welche Desk Booking Anbieter diese Kriterien erfüllen.
Der nächste Schritt: Finde dein perfektes Desk Booking System
Du hast jetzt einen Überblick über die besten Desk-Sharing-Systeme für 2026. Nutze ihn, um deine nächsten Schritte zu planen. Überlege, welche Desk-Sharing-Software den hybriden Arbeitsanforderungen deines Unternehmens entspricht und flexible Arbeitsmodelle unterstützt. Viele Lösungen bieten Integrationen mit Microsoft Teams und anderen Tools, um die Zusammenarbeit und Transparenz in deinem Büro zu verbessern.
Achte darauf, dass das von dir gewählte Produkt die Effizienz bei der Verwaltung von Büroflächen, Schreibtischen und Besprechungsräumen unterstützt und gleichzeitig eine übersichtliche Buchungs- und Check-in-Funktion bietet. Dies verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern und erleichtert das Arbeitsplatzmanagement. Nutze Demos und Testversionen, um die Verfügbarkeit und Benutzerfreundlichkeit jedes Systems in deinen Arbeitsumgebungen zu bewerten. Auf diese Weise stellst du sicher, dass dein Team von einer flexiblen Platz- und Ressourcenverwaltung profitiert und die Flexibilität genießt, die ein modernes Desk-Sharing-Modell bietet. Systeme für 2026, nutze es, um deine nächsten Schritte zu planen. Treffe eine erste Entscheidung, welche Tools am besten zu deinem Unternehmen passen, und buche dann eine Testversion oder Demo deiner Favoriten. Auf diese Weise findest du schnell heraus, welche Lösung sich wirklich nahtlos in deinen Arbeitsalltag integrieren lässt.
Wenn du nach einer flexiblen, benutzerfreundlichen und DSGVO-konformen Lösung suchst, lohnt es sich, anny auszuprobieren, das modern, intuitiv und perfekt für hybride Arbeitsplätze ist.
Was kostet eine Desk Booking Software?
Die Preise variieren stark je nach Abrechnungsmodell. Nutzerbasierte Anbieter berechnen meist 2–7 € pro aktivem Nutzer und Monat, ressourcenbasierte Modelle wie das von anny starten bei 2 € pro Ressource – unabhängig von der Mitarbeiterzahl. Für Unternehmen mit weniger Ressourcen als Mitarbeitenden ist das ressourcenbasierte Modell oft günstiger. Einige Anbieter bieten einen kostenlosen Einstiegsplan.
Was ist der Unterschied zwischen Desk Booking, Desk Sharing und Hot Desking?
Desk Sharing bezeichnet das Konzept, dass sich mehrere Mitarbeitende Arbeitsplätze teilen. Hot Desking meint die spontane, ungeplante Platzwahl. Desk Booking ist die softwaregestützte, planbare Reservierung eines Arbeitsplatzes im Voraus – und macht Desk Sharing im Alltag erst zuverlässig steuerbar.
Gibt es eine kostenlose Desk Booking Software?
Ja, einige Anbieter stellen dauerhaft kostenlose Pläne für kleine Teams bereit. anny bietet z. B. einen kostenlosen Starter-Plan für bis zu fünf Ressourcen, Officely ist bis fünf Nutzer gratis. Die meisten anderen Anbieter bieten statt einer Gratis-Version nur eine zeitlich begrenzte Testphase (14–30 Tage).
Lässt sich Desk Booking Software in Microsoft Teams und Outlook integrieren?
Ja, die meisten modernen Lösungen bieten native Integrationen in Microsoft Teams, Outlook, Google Kalender und Slack, sodass Buchungen direkt aus den gewohnten Tools möglich sind. Achte zusätzlich auf SSO, HRIS-Anbindung und eine offene API, wenn die Software in eine bestehende IT-Landschaft passen soll.
Ist Desk Booking Software DSGVO-konform?
Nicht automatisch – die Konformität hängt vom Anbieter ab. Entscheidend sind Hosting-Standort, Datenverarbeitung und Zertifizierungen wie ISO 27001. Anbieter mit Entwicklung und Hosting in Deutschland bzw. der EU (z. B. anny) erfüllen die DSGVO-Anforderungen besonders zuverlässig, was bei sensiblen Mitarbeitendendaten zentral ist.
Wie führe ich Desk Booking im Unternehmen erfolgreich ein?
Starte mit einer klaren Definition der Anforderungen (Ressourcen, Workflows, Integrationen) und teste favorisierte Tools über eine Demo oder kostenlose Testphase. Wichtig für die Akzeptanz sind eine intuitive Bedienung, mobile Buchung und die Anbindung an bestehende Kalender- und Kommunikationstools. Ein persönlicher Support in der eigenen Sprache erleichtert den Rollout erheblich.





