Büroflächen effizient nutzen: Mit Daten, Analytics & anny Fixkosten senken

Workplace Analytics liefert die Grundlage für fundierte Entscheidungen zur Flächenstrategie. Die notwendigen Daten entstehen meist über digitale Workplace-Management-Plattformen, über die Mitarbeitende Arbeitsplätze, Meetingräume oder Parkplätze buchen. Aus diesen Buchungen lassen sich Auslastungsmuster ableiten und Büroflächen datenbasiert analysieren.

Admins erkennen aus den Daten schnell zentrale Fragen: Welche Standorte bleiben seit Monaten unter ihrer Peak-Auslastung? Welche Etagen könnten zusammengelegt werden? Wo lohnt sich eine Umwidmung kaum genutzter Räume?

Aus diesen Mustern lassen sich konkrete Maßnahmen ableiten:

• Rightsizing: Anpassung der Fläche an die tatsächliche Nutzung

• Konsolidierung: Zusammenlegung von Etagen oder Standorten

• Umwidmung: Transformation ungenutzter Bereiche in Fokuszonen oder Kollaborationsflächen

Analytics sollte kontinuierlich genutzt werden – etwa mit monatlichen Reports und Quartalsreviews. So lassen sich Effekte von Maßnahmen überprüfen und Strategien bei Bedarf anpassen.

Beispiel-KPIs für CFO-Reports:

• Durchschnittliche Arbeitsplatzauslastung: 62%

• Einsparpotenzial bei 25% Flächenreduktion: 105.000€ pro Jahr

• Unterausgelastete Zonen: 3 von 8

Auslastungsanalysen von Arbeitsplätzen und Ressourcen

Eine Plattform wie anny sammelt Buchungsdaten von Arbeitsplätzen, Meetingräumen, Parkplätzen und Spezialräumen wie Projekträumen oder Kreativzonen. Die Auslastung wird pro Ressource und Ressourcentyp dargestellt – etwa die durchschnittliche Nutzung einer Schreibtischgruppe im Q3 2026.

So erkennen Unternehmen schnell, ob sie zu viele oder zu wenige Arbeitsplätze für ein Team oder einen Standort vorhalten.

Ein Beispiel: Ein Standort in München mit 120 Schreibtischen zeigt durchschnittlich nur 65 belegte Arbeitsplätze pro Tag – das entspricht 54% Auslastung. Auf Basis dieser Daten führte das Unternehmen eine Desk-Sharing-Quote von 0,7 Desks pro FTE ein und reduzierte die Anzahl der Arbeitsplätze auf 85. Die jährliche Einsparung: rund 75.000 €.

Gebäude-Heatmaps und Flächenvisualisierung

Mit anny lassen sich Büroflächen auch räumlich analysieren. 3D-Lagepläne visualisieren die Nutzung einzelner Bereiche. Heatmaps zeigen auf einen Blick, welche Zonen dauerhaft untergenutzt („kalt“) oder stark ausgelastet („heiß“) sind.

Ein Beispiel: Auf einer Etage wird die Nordseite mit ehemaligen Einzelbüros kaum gebucht, während offene Teamflächen im Süden regelmäßig voll sind. Die Analyse führte zum Rückbau der Einzelbüros und zur Einrichtung zusätzlicher Fokus-Pods – die Flächeneffizienz stieg um 18%.

Gleichzeitig werden solche Nutzungsmuster auch für den Gebäudebetrieb relevant. Wenn Heatmaps zeigen, dass sich Mitarbeitende mittwochs überwiegend in einer bestimmten Zone aufhalten, können andere Bereiche temporär heruntergefahren werden – etwa bei Heizung, Lüftung oder Beleuchtung. Statt das gesamte Büro dauerhaft zu betreiben, konzentrieren sich Energieverbrauch und Betriebskosten auf die tatsächlich genutzten Flächen.

Analyse nach Tagen, Zeiten, Teams und Standorten

Workplace Analytics ermöglicht außerdem Auswertungen nach Wochentagen, Tageszeiten, Teams oder Standorten. Plattformen wie anny machen sichtbar, wann Büros tatsächlich genutzt werden.

Beispielsweise zeigen die Daten:

• Hamburg: Hohe Auslastung Dienstag und Donnerstag

• Köln: Peak am Mittwoch

• Standortübergreifend: Sehr geringe Nutzung montags und freitags

Solche Erkenntnisse helfen Teams, gemeinsame Präsenztage zu koordinieren und Flächen effizienter zu nutzen. Außerdem können CFOs und Facility Manager fundierte Entscheidungen über Standortstrategien treffen – etwa die Zusammenlegung mehrerer Standorte.

Gleichzeitig ermöglichen diese Daten auch eine smartere Steuerung des Gebäudebetriebs. Wenn beispielsweise mittwochs nur etwa 30% der Arbeitsplätze genutzt werden und sich die meisten Buchungen in einer bestimmten Zone konzentrieren, können andere Bereiche automatisch in einen Energiesparmodus wechseln.

Meist- und wenig genutzte Ressourcen identifizieren

Ein weiterer Vorteil datenbasierter Workplace Analytics: Unternehmen erkennen schnell, welche Ressourcen besonders gefragt sind und welche kaum genutzt werden.

anny zeigt beispielsweise die meistgebuchten Meetingräume, Desk-Zonen oder Parkplätze an und macht gleichzeitig selten genutzte Ressourcen sichtbar. Diese Transparenz hilft dabei, Investitionen gezielter zu planen und Büroflächen kontinuierlich zu optimieren.Typisches Muster:

Diese Analysen helfen, Neuanschaffungen wie zusätzliche Telefonboxen oder Meetingpods gezielt zu planen. Die Auswertungen sollten in monatliche Reports an Management und Facility-Team integriert werden.