Desk Booking Software Einführung: Die 7 häufigsten Fehler und wie Sie diese vermeiden

Fehler 1: Mangelhafte Bedarfsanalyse und Zielsetzung

Ohne klare Analyse und realistische Ziele scheitert fast jedes Projekt. Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand und planen am tatsächlichen Bedarf vorbei.

Typische Probleme:

• Keine Messung der aktuellen Büroauslastung

• Unterschiedliche Anforderungen von Teams werden ignoriert

• Unklare Entscheidung: Hot Desking, Assigned Seating oder Mischform?

• Überschätzung möglicher Einsparungen

So machst du es besser:

• Führe Arbeitsplatzbeobachtungen über mehrere Wochen durch

• Befrage Mitarbeitende nach Bedürfnissen und Präferenzen

• Definiere messbare Ziele (z. B. Auslastung +20 %, Kosten -15 %)

• Beziehe hybride Arbeitsmodelle und Remote Work ein

Fehler 2: Unzureichende Stakeholder-Einbindung

Wenn wichtige Stakeholder zu spät eingebunden werden, fehlt Rückhalt und Akzeptanz. Besonders der Betriebsrat, Datenschutz und Führungskräfte sind kritisch.

Typische Probleme:

• Betriebsrat oder Datenschutz werden erst am Ende informiert

• Führungskräfte leben das Modell nicht vor

• Standort-spezifische Unterschiede werden ignoriert

• Keine klare Kommunikation des Kulturwandels

So machst du es besser:

• Stelle ein interdisziplinäres Projektteam auf (IT, HR, FM, Betriebsrat, Management)

• Kommuniziere regelmäßig über Ziele und Fortschritte

• Führe Workshops & Info-Sessions durch

• Nutze „Change Agents“ als Multiplikatoren in den Teams

Fehler 3: Falsche Software-Auswahl

Die falsche Lösung ist einer der häufigsten Gründe für Frust. Preis allein ist kein Entscheidungskriterium – fehlende Integration oder komplexe Bedienung killen die Akzeptanz.

Typische Probleme:

• Keine mobile Nutzung für hybride Teams

• Fehlende Schnittstellen (Kalender, Zutrittssysteme)

• Keine Skalierbarkeit für mehrere Standorte

• Schwacher Datenschutz oder fehlende DSGVO-Konformität

So machst du es besser:

• Wähle eine intuitive, mobile-optimierte Lösung

• Achte auf nahtlose Integration in Microsoft 365 oder Google Workspace

• Prüfe Skalierbarkeit und Anpassbarkeit

• Stelle sicher, dass die Software DSGVO-konform ist

Fehler 4: Vernachlässigung des Change Managements

Technik allein reicht nicht – wenn Mitarbeitende nicht abgeholt werden, bleiben sie beim alten System.

Typische Probleme:

• Vorteile und Chancen werden nicht kommuniziert

• Emotionale Aspekte (Verlust des eigenen Platzes) werden ignoriert

• Keine Change Agents im Einsatz

• Bedenken zu Privatsphäre bleiben unadressiert

So machst du es besser:

• Nutze ein bewährtes Modell wie ADKAR für Veränderungsprozesse

• Kommuniziere offen und transparent – auch über sensible Themen

• Stelle Trainings und Support bereit

• Etabliere Feedback-Kanäle und reagiere zeitnah

Fehler 5: Unvollständige Schulungen und fehlender Support

Einmalige Schulungen reichen nicht. Unterschiedliche digitale Kompetenzen erfordern kontinuierliches Training.

Typische Probleme:

• Funktionen werden nicht verstanden

• Support fehlt in der heißen Phase

• Unterschiedliche Nutzergruppen (z. B. Management vs. Teams) werden nicht berücksichtigt

• Kein Refresh führt zu sinkender Nutzung

So machst du es besser:

• Plane mehrstufige Schulungen für verschiedene Zielgruppen

• Stelle leicht zugängliche Guides & FAQs bereit

• Biete aktiven Support in den ersten Monaten

• Organisiere regelmäßige Refresh-Sessions

Fehler 6: Fehlende Pilotphase und schrittweise Einführung

Ein Big Bang Rollout birgt hohes Risiko. Ohne Testlauf schleichen sich Fehler ein, die später schwer korrigierbar sind.

Typische Probleme:

• IT und Support werden überfordert

• Unentdeckte Konflikte und Ineffizienzen

• Regeln passen nicht zur Praxis

• Mitarbeitende fühlen sich überrumpelt

So machst du es besser:

• Starte mit repräsentativen Teams oder Standorten

• Sammle aktiv Feedback und dokumentiere Lessons Learned

• Passe Prozesse und Regeln vor dem Rollout an

• Teile Erfolge und Optimierungen mit allen

Fehler 7: Keine Erfolgsmessung und Optimierung

Ohne KPIs und kontinuierliche Anpassung bleibt das System hinter seinen Möglichkeiten zurück.

Typische Probleme:

• Kein Nutzerfeedback nach Einführung

• Keine Analyse von Buchungsmustern und Auslastung

• Büro-Layouts werden nicht angepasst

• Erfolge werden nicht kommuniziert

So machst du es besser:

• Definiere KPIs wie Nutzungsrate, Auslastung, Zufriedenheit

• Nutze Analytics-Tools für regelmäßige Auswertung

• Sammle kontinuierlich Feedback

• Teile Verbesserungen sichtbar im Unternehmen