Use-Cases

Product

Blog

Kostenlos starten

Kontakt

Select Language

Kostenlos starten

Amira van Weegen

Junior Marketing Manager

Inhalt

Desk Sharing: Vorteile, Nachteile & was Unternehmen vor der Einführung wissen sollten

Erfolgreiche Einführung von Desk Sharing

anny: Ein Tool für Desk Sharing und Arbeitsplatzbuchung

Die wichtigsten Fragen & Antworten zu Desk Sharing

Desk Sharing: Vorteile, Nachteile und Tipps für die erfolgreiche Umsetzung

4 Min.

Personen arbeiten zusammen in einem offenen Büro

Desk Sharing: Vorteile, Nachteile & was Unternehmen vor der Einführung wissen sollten

Desk Sharing, also die flexible Nutzung von Arbeitsplätzen statt fester Schreibtische, wird in immer mehr Unternehmen zum Alltag. Getrieben von Hybrid Work, steigenden Mietkosten und dem Wunsch nach mehr Flexibilität verändert sich die klassische Bürostruktur grundlegend. Doch was steckt wirklich dahinter?

Befürworter sehen darin eine moderne Lösung für effiziente Raumnutzung und mehr Dynamik im Arbeitsalltag. Kritiker warnen hingegen vor organisatorischem Chaos und sinkender Zufriedenheit.

In diesem Artikel erfährst du, welche Vorteile und Nachteile Desk Sharing tatsächlich mit sich bringt, wann das Konzept sinnvoll ist und wann nicht. Außerdem zeigen wir, worauf Unternehmen bei der Einführung achten sollten und wie digitale Tools helfen können Desk Sharing erfolgreich umzusetzen.

Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing bezeichnet ein Arbeitsmodell, bei dem Mitarbeitende keinen festen Schreibtisch haben, sondern flexible Arbeitsplätze nutzen, die sie je nach Bedarf auswählen können. Anders als bei klassischen Bürostrukturen stehen die Schreibtische nicht dauerhaft einer Person zu, sondern werden von mehreren Mitarbeitenden geteilt. Dieses Desk Sharing Modell ermöglicht es, vorhandene Flächen und Ressourcen effizienter zu nutzen und gleichzeitig mehr Flexibilität im Arbeitsalltag zu schaffen.

In der Praxis gibt es zwei gängige Formen:

First come, first served - wer zuerst im Büro ist, sucht sich einen freien Platz.
Buchung per Software - Mitarbeitende reservieren ihren Arbeitsplatz im Voraus.

Letzteres wird zunehmend bevorzugt, da moderne Desk Sharing Software die Verwaltung der Arbeitsplätze vereinfacht, Transparenz schafft und Konflikte bei der Platzwahl vermeidet.

Das Ziel des Desk Sharing Konzepts ist eine optimale Nutzung von Büroflächen und technischen Ressourcen. Meist gibt es mehr Mitarbeitende als verfügbare Arbeitsplätze, was zu einer besseren Flächeneffizienz und niedrigeren Betriebskosten führt. Gleichzeitig können Mitarbeitende den Arbeitsplatz wählen, der am besten zu ihren aktuellen Aufgaben passt, sei es für konzentriertes Arbeiten, kreative Zusammenarbeit oder Meetings.

So fördert Desk Sharing nicht nur die Produktivität, sondern auch eine moderne, dynamische Arbeitsumgebung, die den Anforderungen von New Work gerecht wird.

Vorteile von Desk Sharing

Desk Sharing bietet zahlreiche Vorteile, sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende. Die folgenden Punkte zeigen, warum sich das Desk Sharing Konzept in modernen Arbeitswelten immer stärker durchsetzt:

Kosteneinsparung durch effizientere Flächennutzung
Da nicht mehr jeder Mitarbeitende einen eigenen Schreibtisch benötigt, können Unternehmen ihre Büroflächen kleiner planen oder besser auslasten. Ungenutzte Bereiche werden reduziert, was zu geringeren Miet- und Betriebskosten führt.
Flexible Arbeitsplatzgestaltung
Mitarbeitende können ihren Arbeitsplatz je nach Aufgabe oder Stimmung frei wählen, etwa einen ruhigen Bereich für konzentriertes Arbeiten oder einen kommunikativen Raum für Teamarbeit. Diese Flexibilität steigert Motivation, Zufriedenheit und Produktivität.
Förderung von Austausch und Zusammenarbeit
Durch wechselnde Sitznachbarn entsteht mehr Interaktion zwischen Abteilungen, was den Ideenaustausch und die Teamdynamik stärkt. Das Büro wird so zum Ort der Begegnung und Zusammenarbeit, anstatt nur ein Arbeitsplatz zu sein.
Bessere Raumauslastung und nachhaltige Ressourcennutzung
Desk Sharing trägt zu einer nachhaltigeren Nutzung von Büroflächen und Ressourcen bei. Weniger ungenutzte Arbeitsplätze bedeuten weniger Energieverbrauch, weniger Ausstattung und insgesamt einen kleineren ökologischen Fußabdruck.
Anpassungsfähigkeit an moderne Arbeitsmodelle
Das Konzept lässt sich ideal mit Hybrid Work oder Remote Work kombinieren. Mitarbeitende, die nicht täglich im Büro sind, benötigen keinen festen Schreibtisch und Unternehmen können so flexibel auf wechselnde Belegungszahlen reagieren.
Steigerung der Arbeitgeberattraktivität
Flexible Arbeitsmodelle sind ein wichtiger Faktor für Employer Branding. Unternehmen, die Desk Sharing anbieten, wirken modern und mitarbeitendenorientiert, ein Pluspunkt im Wettbewerb um Fachkräfte.

Nachteile von Desk Sharing

Trotz vieler Vorteile bringt Desk Sharing auch einige Herausforderungen mit sich, die Unternehmen und Mitarbeitende berücksichtigen sollten:

Fehlende persönliche Arbeitsumgebung
Da Schreibtische regelmäßig gewechselt werden, können Mitarbeitende ihren Arbeitsplatz nicht individuell gestalten oder persönliche Gegenstände hinterlassen. Für viele kann der Verlust eines festen Ortes die Zufriedenheit und das Zugehörigkeitsgefühl beeinträchtigen.
Stress durch tägliche Platzsuche
Wer täglich einen neuen Arbeitsplatz finden oder buchen muss, kann schnell Unruhe und zusätzlichen organisatorischen Aufwand empfinden. Besonders in Stoßzeiten oder bei hoher Auslastung kann das zu Frustration und sinkender Produktivität führen.
Technische und organisatorische Hürden
Damit Desk Sharing funktioniert, muss jede Arbeitsstation technisch gleichwertig ausgestattet sein. Fehlende Dockingstations, Monitore oder Verbindungsprobleme können den Arbeitsfluss behindern. Auch unklare Buchungsregeln können zu Konflikten führen, wenn mehrere Personen denselben Platz beanspruchen.
Datenschutz und Sicherheit
Durch wechselnde Arbeitsplätze steigt das Risiko, dass vertrauliche Dokumente oder Geräte unbeaufsichtigt bleiben. Unternehmen müssen daher klare Richtlinien und sichere IT-Lösungen schaffen, um Datenschutz und Informationssicherheit zu gewährleisten.

Erfolgreiche Einführung von Desk Sharing

Damit Desk Sharing im Unternehmen erfolgreich funktioniert, braucht es mehr als nur flexible Arbeitsplätze. Entscheidend sind klare Regeln, digitale Tools und eine offene Kommunikation. Die folgenden Punkte helfen, das Konzept langfristig erfolgreich umzusetzen:

Klare Richtlinien und Clean-Desk-Policy
Ein verbindlicher Rahmen schafft Orientierung. Besonders wichtig ist eine Clean Desk Policy, die festlegt, dass alle Mitarbeitenden ihren Arbeitsplatz am Ende des Tages aufgeräumt und frei von persönlichen Gegenständen hinterlassen. So bleibt das Büro ordentlich, und die Arbeitsplätze können problemlos weitergenutzt werden.

Digitale Systeme zur Arbeitsplatzverwaltung
Eine Desk Sharing Software ist der Schlüssel zu effizienter Organisation. Über digitale Tools können Mitarbeitende Arbeitsplätze im Voraus buchen, Belegungspläne einsehen und sicherstellen, dass die benötigte Ausstattung vorhanden ist. Dies reduziert Unsicherheiten, spart Zeit und erhöht die Transparenz im Büroalltag.

Kommunikation und Mitarbeitendenbeteiligung
Desk Sharing verändert gewohnte Arbeitsroutinen, umso wichtiger ist es, die Belegschaft frühzeitig einzubeziehen. Offene Kommunikation, Feedback-Runden und Schulungen helfen, Akzeptanz und Vertrauen aufzubauen. Wenn Mitarbeitende den Sinn und die Vorteile verstehen, steigt die Bereitschaft, das neue Modell aktiv mitzutragen.

Anpassung und kontinuierliche Verbesserung
Desk Sharing ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Regelmäßige Auswertungen und Feedback helfen, das System zu optimieren, etwa durch Anpassungen bei der Raumaufteilung oder Buchungslogik. So bleibt das Modell flexibel und passt sich den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens an.

Alternativen zu Desk Sharing

Neben Desk Sharing gibt es weitere Konzepte, die flexibles und modernes Arbeiten ermöglichen. Sie verfolgen ähnliche Ziele, setzen jedoch unterschiedliche Schwerpunkte, je nach Arbeitskultur und Unternehmensstruktur.

Hot Desking
Beim Hot Desking wählen Mitarbeitende täglich einen freien Arbeitsplatz, ohne diesen vorher zu reservieren. Wer zuerst kommt, sichert sich den Platz. Dieses Modell fördert spontane Zusammenarbeit und sorgt für eine dynamische Nutzung der Büroflächen. Allerdings kann es auch zu Unsicherheiten führen, wenn Plätze knapp sind oder Teams gemeinsam arbeiten möchten.
Activity Based Working (ABW)
Das Konzept des Activity Based Working geht einen Schritt weiter: Mitarbeitende suchen sich ihren Arbeitsplatz je nach aktueller Tätigkeit, etwa einen ruhigen Raum für konzentriertes Arbeiten, eine Lounge für kreative Meetings oder eine offene Fläche für den Austausch im Team. Dieses Modell ermöglicht eine höchst individuelle Arbeitsplatzgestaltung und kann Produktivität, Kreativität und Zufriedenheit nachhaltig steigern.

Beide Modelle fördern - ähnlich wie Desk Sharing - Flexibilität, Effizienz und Zusammenarbeit. Der entscheidende Unterschied liegt im Grad der Struktur: Während beim Desk Sharing meist feste Buchungssysteme eingesetzt werden, basiert Hot Desking auf Spontanität und Activity Based Working auf Tätigkeitsorientierung.

Unternehmen sollten die verschiedenen flexiblen Arbeitsmodelle sorgfältig prüfen, um das Konzept zu wählen, das am besten zu ihrer Unternehmenskultur, Teamstruktur und Arbeitsweise passt.

anny: Ein Tool für Desk Sharing und Arbeitsplatzbuchung

Eine erfolgreiche Umsetzung von Desk Sharing hängt stark von der richtigen Technologie ab und genau hier setzt anny an.
anny ist eine intuitive Desk-Sharing-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, Büroflächen effizient zu nutzen und Mitarbeitenden eine moderne, flexible Arbeitsumgebung zu bieten.

Ein besonderes Highlight ist die interaktive 3D Karte, auf der Arbeitsplätze, Räume und sogar das Homeoffice visuell dargestellt und direkt gebucht werden können. Mitarbeitende sehen auf einen Blick, welche Plätze verfügbar sind, und können ihren Arbeitsplatz mit wenigen Klicks reservieren, ganz ohne organisatorischen Aufwand.

Darüber hinaus lässt sich anny nahtlos in bestehende Systeme wie Microsoft 365 und Google Workspace integrieren. Diese Verknüpfungen vereinfachen die Buchung von Arbeitsplätzen, Meetingräumen oder Parkplätzen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag.

Mit anny behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über Belegung, Auslastung und Nutzungsmuster ihrer Büroflächen. Dadurch lassen sich Ressourcen optimal planen, Kosten senken und gleichzeitig die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern.

Kurz gesagt: anny macht Desk Sharing nicht nur möglich, sondern einfach und transparent für Unternehmen, die das Büro der Zukunft schon heute gestalten wollen.

Die wichtigsten Fragen & Antworten zu Desk Sharing

Wie viele Mitarbeitende teilen sich beim Desk Sharing einen Arbeitsplatz?
Das hängt vom Nutzungskonzept und der Anwesenheitsquote ab. In der Regel planen Unternehmen 1 Arbeitsplatz für 1,3 bis 1,7 Mitarbeitende. Wichtig ist, das Verhältnis regelmäßig zu prüfen, um Engpässe zu vermeiden.

Wie wird Desk Sharing organisiert?
Erfolgreiches Desk Sharing funktioniert nur mit einer klaren Struktur. Meist kommen digitale Buchungssysteme wie anny zum Einsatz, über die Mitarbeitende Arbeitsplätze im Voraus reservieren oder spontan buchen können. So bleiben Belegung und Auslastung transparent.

Wie wirkt sich Desk Sharing auf die Unternehmenskultur aus?
Desk Sharing kann Kommunikation und Teamgeist fördern, wenn es richtig eingeführt wird. Gleichzeitig verändert es Gewohnheiten, daher sind Vertrauen, Eigenverantwortung und Offenheit wichtige Erfolgsfaktoren.

Wie können Unternehmen sicherstellen, dass Desk Sharing fair funktioniert?
Klare Regeln, eine Clean Desk Policy und ein transparentes Buchungssystem verhindern Konflikte und sorgen für Fairness. Mitarbeitende sollten regelmäßig Feedback geben können, um das Modell kontinuierlich zu verbessern.

Was kostet Desk Sharing?
Die Kosten hängen von der gewählten Software ab. Bei anny starten die Preise ab 2€ pro Ressource, eine vollständige Übersicht findest du hier. In der Regel amortisiert sich Desk Sharing jedoch schnell, da Flächenkosten reduziert und Ressourcen effizienter genutzt werden.

Wie unterstützt anny Unternehmen konkret beim Desk Sharing?
anny bietet eine intuitive Buchungsplattform mit 3D-Karten, Kalenderintegration und Echtzeit-Übersicht. Damit lassen sich Arbeitsplätze, Räume und andere Ressourcen wie Equipment oder Kurse einfach managen, für mehr Transparenz und Mitarbeiterzufriedenheit im Büroalltag.

Desk Sharing als Chance

Desk Sharing ist weit mehr als nur ein Trend, es ist ein fester Bestandteil moderner Arbeitskultur. Richtig umgesetzt, kann es Unternehmen helfen, Kosten zu senken, Büroflächen effizient zu nutzen und eine flexible, dynamische Arbeitsumgebung zu schaffen. Mitarbeitende profitieren von mehr Freiheit, Abwechslung und Teaminteraktion.

Gleichzeitig dürfen die Herausforderungen nicht unterschätzt werden: Der Verlust persönlicher Arbeitsplätze, potenzieller Organisationsaufwand und Datenschutzthemen erfordern eine sorgfältige Planung und klare Strukturen. Ohne die richtigen Tools und transparente Kommunikation kann Desk Sharing schnell an seine Grenzen stoßen.

Wer jedoch auf ein durchdachtes Konzept und die passende Technologie setzt, kann die Vorteile voll ausschöpfen und den Arbeitsplatz neu denken.

Mit anny gelingt der Einstieg mühelos:
Die smarte Desk-Sharing-Software vereint intuitive Arbeitsplatzbuchung, transparente Flächenübersicht und nahtlose Integration in bestehende Systeme wie Microsoft 365 oder Google Workspace. So behalten Teams den Überblick, arbeiten effizienter und erleben das Büro als echten Ort der Begegnung.

Buche jetzt eine Demo und entdecke wie anny Desk Sharing einfach, transparent und erfolgreich macht und dein Büro in die Zukunft führt: Demo vereinbaren.

Empowering the world to share resources