Amira van Weegen
Junior Marketing Manager
12.09.2025
Einfaches Desk Sharing Tool: So findest du die perfekte Lösung für dein Büro
6 Min.
Was ist ein einfaches Desk Sharing Tool und warum brauchst du es?
Ein einfaches Desk Sharing Tool ist eine benutzerfreundliche Software, die dir hilft, Arbeitsplätze im Büro flexibel zu buchen und zu verwalten. In diesem Leitfaden erfährst du, was ein einfaches Desk Sharing Tool ausmacht, warum es wichtig ist und wie du es erfolgreich einsetzt.
In diesem Artikel erhältst du einen kompletten Überblick über: Definitionen und Kernkonzepte, eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einführung, die wichtigsten Funktionen, welche Anbieter eine passende Lösung bieten und Antworten auf die häufigsten Fragen rund um Desk Sharing Software.
Einfaches Desk Sharing Tool verstehen: Kernkonzepte und Definitionen
Grundlegende Definitionen
Ein einfaches Desk Sharing Tool ist eine Software, die es Mitarbeitenden ermöglicht, Arbeitsplätze flexibel zu buchen und zu nutzen, ohne dass feste Schreibtische zugewiesen sind. Im Gegensatz zu komplexen Enterprise-Lösungen konzentrieren sich einfache Tools auf die wesentlichen Funktionen: Buchung, Verwaltung und Übersicht der verfügbaren Arbeitsplätze.
Wichtige Begriffe im Überblick:
Desk Sharing: Flexible Nutzung von Arbeitsplätzen ohne feste Zuteilung
Hot Desking: Spontane Arbeitsplatzwahl nach dem “Wer zuerst kommt”-Prinzip
Arbeitsplatzbuchung: Reservierung von Schreibtischen über eine App oder Plattform
Desk Booking: Englischer Begriff für Arbeitsplatzbuchung
Buchungssystem: Die software-lösung zur verwaltung der reservierungen
Profi-Tipp: Verstehe zuerst das “Was”, bevor du dich mit dem “Wie” beschäftigst. Ein einfaches Desk Sharing Tool unterscheidet sich von komplexen Systemen durch weniger Funktionen, die dafür aber perfekt funktionieren.
Konzept-Beziehungen
Einfache Desk Sharing Tools sind eng mit modernen Arbeitsmodellen verbunden. Hier die wichtigsten Zusammenhänge:
Desk Sharing → Kosteneinsparung → Höhere Büroeffizienz
Remote Work → Hybride Arbeitsmodelle → Flexibler Platzbedarf
New Work → Workplace Management → Digitale Buchungssysteme
Diese Tools spielen eine zentrale Rolle in der modernen Arbeitswelt, da sie Unternehmen dabei helfen, Büroflächen optimal zu nutzen und Mitarbeitenden maximale Flexibilität zu bieten.
Warum ein einfaches Desk Sharing Tool in modernen Büros wichtig ist
Eine Studie von Jones Lang LaSalle zeigt, dass Unternehmen bis zu 30% ihrer Bürokosten einsparen können, wenn sie von festen Arbeitsplätzen auf ein Desk Sharing Modell umsteigen. Diese Zahl verdeutlicht, warum immer mehr Organisationen auf moderne Desk Sharing Software setzen.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
Leere Schreibtische reduzieren: In traditionellen Büros bleiben häufig 40-60% der Arbeitsplätze ungenutzt, da viele Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten, unterwegs sind oder externe Termine wahrnehmen.
Flexibilität steigern: Unternehmen nennen Flexibilität als Hauptgrund für die Einführung von Desk Sharing Systemen, da sich hybrides Arbeiten so besser organisieren und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden leichter berücksichtigen lassen.
Büroauslastung erhöhen: Mit professioneller Buchungssoftware kann die Auslastung deutlich steigen, weil Arbeitsplätze transparenter verteilt und effizienter genutzt werden.
Besondere Vorteile einfacher Lösungen:
Schnellere Einführung: Tools wie anny lassen sich innerhalb weniger Tage produktiv einsetzen.
Hohe Nutzerakzeptanz: Mitarbeitende buchen ihre Arbeitsplätze mit nur wenigen Klicks.
Übersichtliches Management: Administratoren verwalten alles bequem über ein Dashboard.
Geringere Kosten: Im Vergleich zu komplexen Systemen sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Budget.
Während komplexe Systeme oft Wochen oder Monate für die Implementierung benötigen, können Unternehmen mit einem einfachen Desk Sharing Tool wie anny bereits nach kurzer Zeit starten und sofort von mehr Effizienz und besserer Flächennutzung profitieren.
Kriterien für ein einfaches Desk Sharing Tool
Bei der Auswahl eines einfachen Desk Sharing Tools gibt es einige wichtige Kriterien, die du beachten solltest, um sicherzustellen, dass die Lösung optimal zu deinem Unternehmen und den Bedürfnissen deiner Mitarbeitenden passt. Hier sind die wesentlichen Punkte:
1. Benutzerfreundlichkeit
Das Tool sollte eine intuitive Bedienoberfläche bieten, die auch für technisch weniger versierte Nutzer leicht verständlich ist. Eine klare Navigation und einfache Buchungsprozesse sind entscheidend, damit Mitarbeitende schnell und ohne Schulungsaufwand ihre Arbeitsplätze reservieren können.
2. Mobile App und Multi-Device-Unterstützung
Da Mitarbeitende oft flexibel und mobil arbeiten, ist eine Desk Sharing App für Smartphones und Tablets unerlässlich. Ebenso sollte die Software auf Desktop-Computern zugänglich sein, um eine einfache Suche und Buchung von Arbeitsplätzen von jedem Gerät aus zu ermöglichen.
3. Echtzeit-Verfügbarkeit und Interaktive Grundrisse
Ein einfaches Desk Sharing Tool sollte die Verfügbarkeit der Arbeitsplätze in Echtzeit anzeigen. Interaktive Grundrisse oder Karten helfen den Nutzern bei der Suche nach freien Plätzen, die ihren Präferenzen entsprechen, zum Beispiel am Fenster oder in der Nähe von Kollegen.
4. Integration mit bestehenden Systemen
Die Möglichkeit, das Desk Sharing Buchungssystem mit bereits genutzten Kalendern (z. B. Outlook, Google Calendar) oder Collaboration-Tools (z. B. MS Teams) zu verbinden, erleichtert die Planung und sorgt für eine nahtlose Nutzererfahrung.
5. Datenschutz und DSGVO-Konformität
Gerade bei der Verwaltung von Mitarbeitendendaten ist Datenschutz essenziell. Das Tool sollte DSGVO-konform sein und die Daten sicher, idealerweise auf Servern in Deutschland oder der EU, verarbeiten.
6. Schnelle Implementierung und geringer Schulungsaufwand
Ein einfaches Desk Sharing Tool zeichnet sich durch eine schnelle Einrichtung aus, sodass das System in wenigen Tagen einsatzbereit ist. Zudem sollte der Schulungsaufwand für Mitarbeitende minimal sein, um eine hohe Akzeptanz zu gewährleisten.
7. Transparente Kostenstruktur
Die Preisgestaltung sollte klar und nachvollziehbar sein, ohne versteckte Kosten für zusätzliche Funktionen oder Support. So behältst du die volle Kontrolle über dein Budget.
8. Support und Kundenservice
Ein zuverlässiges Support-Team, das bei Fragen und Problemen schnell hilft, ist wichtig für eine reibungslose Nutzung des Tools.
9. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Das Tool sollte sich an verschiedene Standorte, unterschiedliche Bürogrundrisse und wechselnde Arbeitsmodelle anpassen lassen. So kann es mit deinem Unternehmen wachsen und verschiedene Anforderungen abdecken.
10. Reporting und Analytics
Auch einfache Lösungen sollten grundlegende Auswertungen zur Auslastung und Nutzung der Arbeitsplätze bieten, damit datenbasierte Entscheidungen über z.B. die Flächennutzung getroffen werden können.
Einfaches vs. komplexes Desk Sharing Tool
Wer ein Desk Sharing Tool sucht, stößt schnell auf zwei grundsätzliche Ansätze: einfache, intuitive Lösungen vs. komplexe Enterprise-Systeme. Hier ein Überblick über die Unterschiede:
Kriterium | Einfache Lösungen (z. B. anny) | Komplexe Lösungen (Enterprise-Software) |
|---|---|---|
Bedienung | Intuitiv, wenige Klicks, keine Schulung nötig | Oft überladen, erfordert Einarbeitung & Training |
Einführung | Schnell startklar, Cloud-basiert, sofort nutzbar | Lange Implementierung, hohe IT-Ressourcen notwendig |
Zielgruppe | Kleine & mittlere Teams, nicht technik-affine Mitarbeiter | Große Konzerne mit komplexen Strukturen |
Integrationen | Standard (z. B. Outlook, Google, MS Teams, Slack, Smartlocks) | Sehr viele Integrationen, aber oft kompliziert einzurichten |
Flexibilität | Einfach anpassbar, Self-Service möglich | Anpassungen oft nur über IT oder Anbieter-Support |
Datenschutz / DSGVO | Fokus auf DSGVO-Konformität, Server in DE/EU möglich | International ausgerichtet, teilweise komplexere Compliance-Themen |
Kostenmodell | Transparent, nutzerbasiert, niedrige Einstiegskosten | Teuer, oft individuelle Lizenzmodelle |
Bestes Einsatzszenario | Unternehmen, die unkompliziert starten wollen & „einfach buchen“ brauchen | Unternehmen mit globalen Standorten & komplexen Prozessen |
Diese Kriterien helfen dir, ein geeignetes einfaches Desk Sharing Tool zu finden, das nicht nur die grundlegenden Funktionen abdeckt, sondern auch die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit bietet, die in modernen Arbeitswelten erforderlich sind.
Gerade wenn es darum geht, nicht technik-affinen Mitarbeitenden eine einfache Möglichkeit zur Arbeitsplatzbuchung zu bieten, sind Tools wie anny ideal. Sie kombinieren intuitive Bedienung mit DSGVO-konformer Sicherheit, ohne langwierige Einführung.
Schritt-für-Schritt Anleitung: Einfaches Desk Sharing Tool einführen
Schritt 1: Bedürfnisse und Anforderungen identifizieren
Bevor du ein Desk Sharing Tool auswählst, solltest du deine spezifischen Anforderungen kennen. Hier eine praktische Checkliste:
Checkliste für die Vorbereitung:
[ ] Anzahl der Mitarbeitenden und Arbeitsplätze erfassen
[ ] Aktuelle Büroauslastung messen (wie viele Personen sind täglich im Büro?)
[ ] Arbeitsmodelle definieren (Vollzeit im Büro, hybrid, Remote Work Anteil)
[ ] Budget für Desk Sharing Software festlegen
[ ] Technische Infrastruktur prüfen (WLAN, Geräte der Mitarbeitenden)
[ ] Datenschutzanforderungen klären (DSGVO-Konformität)
Beispielszenario: Ein mittelständisches Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden stellt fest, dass durch hybrides Arbeiten nur noch 60% der Schreibtisch täglich genutzt werden. Ziel ist es, Bürokosten zu senken und gleichzeitig die Flexibilität für das Team zu erhöhen.
Wichtige fragen zur Büroauslastung:
Wie viele Mitarbeitenden arbeiten täglich vor Ort?
Welche Arbeitsplatztypen benötigst du (Einzelplätze, Teambereich, Ruhezonen)?
Sollen auch Meetingräume und Konferenzräume buchbar sein?
Wie wichtig ist die Integration mit bestehenden Systemen (E-Mail, Kalender)?
Schritt 2: Das richtige einfache Tool auswählen und implementieren
Auswahlkriterien für einfache Desk Sharing Tools:
Intuitive Bedienung auch für weniger technik-affine Nutzer
Mobile app für spontane Buchungen
Schnelle Implementierung ohne langwierige Schulungen
Transparent Pricing ohne versteckte Kosten
Zuverlässiges Support Team bei Fragen
Implementierung in 3 Schritten (kann je nach Tool variieren):
Setup: Büro-grundriss hochladen, arbeitsplätze definieren
Team-onboarding (Tag 2-3): Mitarbeiter registrieren, kurze app-einführung
Go-Live (Tag 4): System aktivieren, support bei ersten buchungen
Schritt 3: Erfolg messen und optimieren
Wichtige Erfolgskennzahlen:
Buchungsrate: Wie viele Arbeitsplätze werden täglich gebucht?
Auslastung: Prozentuale Nutzung der verfügbaren Plätze
Nutzerzufriedenheit: Feedback der Mitarbeitenden zur Software
Kosteneinsparung: Reduzierte Bürokosten durch optimierte Nutzung
Benchmarks für erfolgreiche Nutzung:
Buchungsrate über 70% der anwesenden Mitarbeitenden
Büroauslastung zwischen 80-90% (100% vermeiden wegen flexibilität)
Positive Nutzerbewertung über 4/5 Sternen
Messbare Kosteneinsparung innerhalb der ersten 6 Monate
Kontinuierliche Verbesserung: Nutze die Analytics-Funktionen deines Desk Sharing Tools, um regelmäßig zu optimieren. anny bietet beispielsweise übersichtliche Reports, die zeigen, welche Arbeitsplätze besonders beliebt sind und wo Anpassungen sinnvoll wären.
Häufige Fehler bei einfachen Desk Sharing Tools vermeiden
Fehler 1: Zu komplexe Lösung wählen statt einfaches Tool
Viele Unternehmen überschätzen ihre Anforderungen und wählen Enterprise-Lösungen mit Funktionen, die sie nie nutzen. Das führt zu längerer Einführungszeit, höheren Kosten und geringerer Akzeptanz bei Mitarbeitenden.
Fehler 2: Mitarbeitende nicht ausreichend in die Einführung einbeziehen
Desk sharing bedeutet eine Veränderung der Arbeitsweise. Ohne Onboarding und Erklärung der können Widerstände entstehen. Kommuniziere transparent, warum das neue System eingeführt wird.
Fehler 3: DSGVO-Konformität vernachlässigen
Bei der verwaltung von Mitarbeitendendaten und Buchungsinformationen ist Datenschutz essentiell. Achte darauf, dass dein gewähltes Tool DSGVO-konform ist und Daten sicher in Deutschland oder der EU gespeichert werden.
Profi-Tipp: Starte mit einem Pilotteam von 10-15 Personen, bevor du das System für das gesamte Unternehmen einführst. So kannst du Probleme früh erkennen und die Lösung optimieren, bevor alle Mitarbeitenden damit arbeiten.
Besondere Stolpersteine bei einfachen tools:
Zu wenig Schulung, weil das tool “selbsterklärend” sein soll
Vernachlässigung der Change Management-Aspekte
Fehlende regeln für Buchungen
Wie sieht ein einfaches Desk-Sharing-Tool in der Praxis aus?
Nachdem wir die wichtigsten Kriterien betrachtet haben, lohnt sich ein Blick auf eine konkrete Lösung, die diese Anforderungen umsetzt. Ein Beispiel dafür ist anny, eine All-in-One-Software für internes und externes Buchungsmanagement.
Mit anny können Mitarbeitende Arbeitsplätze, Räume, Parkplätze, Equipment und andere geteilte Ressourcen unkompliziert buchen und das direkt in Tools wie Microsoft Teams oder Outlook. So wird der Buchungsprozess in den Arbeitsalltag integriert und funktioniert nahtlos ohne zusätzlichen Aufwand.
Funktionen und Highlights im Überblick:
Interaktive 3D Karte für eine visuelle Auswahl der Arbeitsplätze
Wochenplaner, um Büro- und Homeoffice-Tage mit Kolleg:innen abzustimmen
Raumbuchung mit Digital Signage und Echtzeit-Anzeige vor Ort
Visitor Management mit automatisierter Registrierung und Benachrichtigung
Flexible Regeln & Communities zur Steuerung, wer auf welche Ressourcen zugreifen kann
Übersichtliches Dashboard für Administrator:innen mit voller Kontrolle über Auslastung und Reporting
DSGVO-konform, entwickelt und gehostet in Deutschland
Persönlicher Support aus Deutschland
Mehr als 1000 Unternehmen, darunter DeepL, Metro und Volksbank, setzen anny bereits ein, um hybride Arbeitsmodelle erfolgreich umzusetzen und ihre Büroflächen optimal zu nutzen.
Häufig gestellte Fragen zu einfachen Desk Sharing Tools
Frage 1: Was kostet ein einfaches Desk Sharing tool?
Einfache lösungen wie anny kosten typischerweise 4-8€ pro Ressource pro Monat. Enterpriselösungen können das 3-5fache kosten, bieten aber oft Funktionen, die kleine bis mittelständische Unternehmen nicht benötigen.
Frage 2: Wie lange dauert die Implementierung?
Mit Tools wie anny kannst du innerhalb von einer Woche live gehen. Die genaue Dauer hängen von Faktoren wie der Anzahl der Standorte und der Vollständigkeit der Informationen ab. Die schnelle implementierung ist ein Hauptvorteil einfacher Systeme gegenüber komplexen Enterpriselösungen.
Frage 3: Ist anny DSGVO-konform?
Ja, anny erfüllt alle DSGVO-Anforderungen. Die Software ist Made und Hosted in Deutschland.
Frage 4: Welche Integrationen bietet ein einfaches Desk Sharing Tool?
Zu den wichtigsten Integrationen zählen Microsoft 365, Google Calendar, Outlook und MS Teams. Für eine vollständige Übersicht der Integrationen, die anny unterstützt, klicke hier.
Frage 5: Brauche ich technische Kenntnisse für die Einrichtung?
Nein, einfache Tools sind speziell für Nutzer:innen ohne IT-Hintergrund entwickelt. Starte jetzt deine kostenlose 14-tägige Testphase bei anny und überzeuge dich selbst: kostenlos registrieren.
Die wichtigsten Erkenntnisse zu einfachen Desk Sharing Tools
Die 5 wichtigsten Punkte zusammengefasst:
Einfachheit ist entscheidend: Tools wie anny beweisen, dass weniger oft mehr ist. Konzentration auf Kernfunktionen führt zu besserer Nutzerakzeptanz und schnellerer Einführung.
Kosteneinsparung ist real: Bis zu 30% Bürokostenreduktion sind möglich, wenn Arbeitsplätze optimal genutzt werden statt leer zu stehen.
Schnelle Implementierung: Während komplexe Systeme Monate benötigen, können einfache Desk Sharing Tools in wenigen Tagen produktiv eingesetzt werden.
Mitarbeitendenzufriedenheit steigt: Flexibilität und Selbstbestimmung bei der Arbeitsplatzwahl führen zu höherer Zufriedenheit im Team.
Daten ermöglichen Optimierung: Auch einfache tools liefern wertvolle Analytics, um die Büroauslastung kontinuierlich zu verbessern.
anny als ideale lösung: Wenn du nach einem einfachen, aber vollständigen Desk Sharing Tool suchst, ist anny eine exzellente Wahl. Die Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, schneller Einrichtung und allen wichtigen Funktionen macht es zur idealen Lösung für Unternehmen, die ohne Komplexität in die Welt des Desk Sharings einsteigen möchten.
Dein nächster Schritt: Starte noch heute mit einem kostenlosen Test von anny oder buche eine Demo, um zu sehen, wie einfach modernes Workplace Management sein kann.
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