13.02.2026

Kaum jemand kommt ins Büro: Wie du das änderst – ohne starre Präsenzpflicht

7 Min.

So holst du dein Team wieder zurück ins Büro
So holst du dein Team wieder zurück ins Büro

Wichtigste Erkenntnisse

Die Pandemie ist längst vorbei, doch viele Büros bleiben auffällig leer. Während Unternehmen weiterhin Miete für Flächen zahlen, die montags und freitags wie ausgestorben wirken, haben sich Mitarbeitende an die Flexibilität des Home Office gewöhnt. Dieser Beitrag zeigt, wie Führungskräfte, Office Manager und HR-Verantwortliche ihre Büros wieder mit Leben füllen können – ohne auf starre Präsenzpflicht zu setzen.

Das wichtigste auf einen Blick:

  • Niedrige Auslastung ist die neue Normalität: Seit 2022/2023 sind in vielen Firmen trotz aufgehobener Corona-Regeln durchschnittlich nur 20–40 % der Arbeitsplätze belegt. Die Mehrheit der Beschäftigten hat sich an hybride Arbeitsmodelle gewöhnt.

  • Starre Büropflicht birgt Risiken: Unternehmen, die 3–5 Präsenztage pro Woche verlangen, erleben nachweislich höhere Fluktuation. Fehlende Flexibilität wird von rund einem Viertel der Arbeitnehmer als potenzieller Kündigungsgrund genannt.

  • Hybridmodelle verbinden das Beste aus beiden Welten: 2–3 bewusst geplante Bürotage pro Woche stärken Teamkultur und ermöglichen gleichzeitig konzentrierte Fokusarbeit zu Hause.

  • Desk Sharing schafft konkrete Anreize: Statt fester Schreibtische teilen sich Mitarbeitende flexible Plätze. Das spart Kosten und gibt einen konkreten Grund, den Bürobesuch bewusst zu planen.

  • Ein Buchungssystem macht den Unterschied: Tools wie anny helfen, Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätze unkompliziert zu buchen. Mitarbeitende wissen so genau, wann es sich lohnt, ins Büro zu kommen.

Warum heute kaum jemand noch ins Büro kommt

Wer durch ein durchschnittliches Bürogebäude geht, erlebt oft ein seltsames Bild: Hoher Leerstand an normalen Werktagen, trotz langfristiger Mietverträge und vollständiger Ausstattung. Die Entwicklung vom Notfallmodus zum dauerhaften Trend vollzog sich schneller, als viele Arbeitgeber erwartet hatten.

Vor 2020 arbeiteten in Deutschland etwa 12% der Beschäftigten regelmäßig von zu Hause. Während der Pandemie schnellte dieser Wert auf ein historisches Hoch – ein Viertel aller Erwerbstätigen erledigte seine Arbeit im Homeoffice. Auch 2023 lag der Anteil bei stabilen 24,2 %, obwohl alle Einschränkungen längst aufgehoben waren.

Die Gründe für die geringe Büropräsenz sind vielfältig:

  • Wegfall der Pendelzeit: Wer täglich 60–90 Minuten je Richtung pendeln musste, gewinnt durch Homeoffice regelungen bis zu drei Stunden pro Tag. Diese Arbeitszeit-Ersparnis wollen viele Menschen nicht mehr aufgeben.

  • Bessere Work Life Balance: Eltern mit Kita-Schlusszeiten, Angestellte mit Pflegeverantwortung oder Menschen mit gesundheitlichen Einschränkungen profitieren enorm von der Flexibilität des Arbeitsortes.

  • Höhere Konzentration: Gerade Introvertierte oder Mitarbeitende in kreativen und analytischen Berufen berichten, dass sie zu Hause störungsfreier arbeiten können als im klassischen Großraumbüro.

  • Individuelle Tagesgestaltung: Die Möglichkeit, zwischen Fokusphasen und privaten Erledigungen zu wechseln, erhöht die Zufriedenheit – 59 % der hybrid oder remote Arbeitenden sind mit ihrer Situation zufrieden.

Besonders stark betroffen sind Wissensarbeiter in IT, Beratung, Verwaltung und Forschungseinrichtungen. In diesen Branchen arbeiten über 70 % der Beschäftigten zumindest teilweise von zu Hause. Klassische Präsenzbranchen wie Gesundheitswesen, Produktion oder Handel stehen vor anderen Herausforderungen.

Die Folgen leerer Büros für Unternehmen

Ein halbleeres Office ist mehr als ein atmosphärisches Problem – es ist ein strategisches und finanzielles Thema, das auf mehreren Ebenen wirkt.

Finanzielle Belastung

Die wirtschaftlichen Auswirkungen leerer Flächen sind erheblich:

Kostenfaktor

Typische Situation

Mietkosten

Laufen unabhängig von der Belegung weiter

Energiekosten

Heizung, Kühlung und Beleuchtung für ungenutzte Räume

Wartung & Reinigung

Volle Servicekosten bei minimaler Nutzung

Flächeneffizienz

Spürbare Nutzung oft nur an 2–3 Tagen pro Woche

Unternehmen zahlen also für Kapazitäten, die sie kaum nutzen – während gleichzeitig zu Hause produktiv gearbeitet wird.

Teamkultur und Zusammenarbeit

Die kulturellen Folgen wiegen mindestens ebenso schwer:

  • Erwerbstätige beklagen weniger Kontakt zu Kollegen

  • Schwierigkeiten, Privat- und Berufsleben abzugrenzen

  • Erschwerter Zugang zu wichtigen Informationen

  • Weniger Kontakt zu Vorgesetzten

Neue Mitarbeitende, die fast ausschließlich remote eingearbeitet werden, entwickeln oft eine schwächere Bindung zum Unternehmen. Das erschwert nicht nur die Teamarbeit, sondern auch die langfristige Mitarbeitendenbindung.

Innovation und Führung

Spontane Flurgespräche, zufällige Begegnungen in der Kaffeeküche, schnelle Abstimmungen am Schreibtisch des Kollegen – all das fällt weg, wenn kaum jemand ins Büro kommt. Die Folge: langsamere Entscheidungswege und ein Rückgang informeller Innovationsimpulse.

Für Führungskräfte wird es schwieriger, Talente zu entwickeln und ein echtes Wir-Gefühl aufzubauen. Ein dauerhaft leeres Office wirkt zudem als Signal: Hier passiert nicht mehr viel. Das kann zum Risiko für Employer Brand und Recruiting werden.

Warum reine Präsenzpflicht selten die Antwort ist

Der Return to Office Trend macht aktuell Schlagzeilen. Unternehmen wie SAP, Deutsche Bank oder Volkswagen haben Präsenztage wieder hochzufahren. Manche US-Tech-Konzerne fordern sogar 3+ Tage pro Woche im Office. Doch ist Zwang wirklich die Lösung?

Die Zahlen sprechen eine andere Sprache: Nur etwa 15% der Vorgesetzten in Deutschland bestehen auf vollständiger Anwesenheit. Die Mehrheit der Unternehmen setzt bewusst auf hybride Modelle – aus gutem Grund.

Was Studien zeigen

  • Mehr Präsenzpflicht führt häufig zu emotionaler Erschöpfung, aber kaum nachweisbar zu höherer Produktivität bei Wissensarbeit

  • Fehlende Flexibilität wird von rund 25% der Beschäftigten als potenzieller Kündigungsgrund genannt – ein ernstes Signal im Fachkräftemangel

  • Jüngere Generationen (Gen Y und Z) zeigen zwar überraschend hohe Büropräsenz (59 % vollständig im Büro), bevorzugen aber zu 80 % hybride Modelle

Das Phänomen Coffee Badging

Ein Symptom schlecht durchdachter Präsenzregeln ist das sogenannte Coffee Badging: Mitarbeitende erscheinen kurz im Büro, um ihre Anwesenheit zu demonstrieren, und fahren dann wieder nach Hause ins Homeoffice. Die Büropflicht wird formal erfüllt, aber der eigentliche Zweck – Zusammenarbeit und Teamkultur – bleibt auf der Strecke.

Die Erkenntnis ist klar: Widerstand gegen starre Regeln lässt sich nicht durch noch mehr Regeln brechen. Ohne attraktives Umfeld, sinnvolle Begegnungen und echte Mehrwerte bleiben Büros trotz Pflicht ungenutzt oder nur halbherzig gefüllt.

Was Mitarbeitende heute vom Büro erwarten

Das Büro ist nicht mehr primär der Ort, an dem Anwesenheit kontrolliert wird. Es sollte ein Platz für Begegnung, Zusammenarbeit und Identifikation sein. Wer Mitarbeitende zurück ins Büro holen möchte, muss verstehen, was diese heute erwarten.

Klare, faire Regeln

Mitarbeitende wünschen sich Planbarkeit statt Unsicherheit:

  • 2–3 feste Teamtage, an denen alle da sind

  • Restliche Tage in freier Wahl zwischen Büro und Home Office

  • Keine kurzfristigen Richtungswechsel oder widersprüchliche Ansagen

Qualität des Arbeitsumfelds

Das Büro muss besser sein als der Küchentisch zu Hause:

  • Ergonomische Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Schreibtischen

  • Gute Akustik statt lärmender Großraumbüros

  • Moderne Technik für hybride Meetings

  • Rückzugsräume für Fokusarbeit und vertrauliche Gespräche

Soziale Faktoren

Der Hauptgrund, warum Menschen ins Büro kommen sollten, ist der persönliche Austausch:

  • Gelegenheit zu informellen Gesprächen und zufälligen Begegnungen

  • Team-Events vor Ort, gemeinsame Lunches oder Rituale

  • Klare Teamtage wie ein Team-Mittwoch schaffen Verbindlichkeit und Gemeinschaft

Unterstützungsangebote und Transparenz

Konkrete Anreize können die Rückkehr ins Büro erleichtern:

  • Zuschuss zum ÖPNV oder kostenlose Parkplätze

  • Fahrradstellplätze und Ladestationen für E-Bikes

  • Kinderbetreuungsoptionen oder Eltern-Kind-Büros

  • Transparente Kommunikation, warum Präsenz an bestimmten Tagen wichtig ist

Hybride Arbeitsmodelle: Ein Mittelweg, der funktioniert

In Umfragen bevorzugen etwa drei Viertel der Beschäftigten hybride Arbeitsmodelle – also eine Kombination aus Büro und Homeoffice. Dieser Trend zeigt sich quer durch alle Branchen und Altersgruppen.

Vorteile für alle Beteiligten

Perspektive

Vorteile hybrider Modelle

Mitarbeitende

Planbarkeit, weniger Pendeln, bessere Vereinbarkeit, regelmäßiger Austausch

Unternehmen

Planbare Präsenz für Meetings, geringerer Flächenbedarf, Recruiting-Vorteil

Teams

Feste Teamtage für Kreativ-Sessions, flexible Tage für Fokusarbeit

Konkrete Modelle aus der Praxis

Einige bewährte Ansätze, die Firmen erfolgreich umsetzen:

  1. Teamtage: Alle Teammitglieder kommen an festen Tagen ins Büro, der Rest der Woche ist flexibel

  2. Ein gemeinsamer Department-Tag: Das gesamte Department trifft sich einmal wöchentlich vor Ort, zusätzlich können Teams eigene Tage festlegen

  3. Projektbasierte Präsenz: Während intensiver Projektphasen höhere Büropräsenz, in Routinephasen mehr Homeoffice

Erfolgsfaktoren

Damit hybride Modelle funktionieren, braucht es:

  • Klare Spielregeln, schriftlich dokumentiert

  • Einbindung von Betriebsrat und Mitarbeitenden

  • Regelmäßige Evaluation (z.B. jährlich)

  • Technische Infrastruktur für nahtloses Arbeiten

Um hybride Arbeit effizient zu gestalten, braucht es oft neue Flächenkonzepte. Statt fester Einzelarbeitsplätze rückt Desk Sharing in den Fokus.

Desk Sharing als Schlüssel: Vom leeren Büro zur lebendigen Fläche

Desk Sharing bedeutet: Mehr Mitarbeitende als physische Schreibtische. Arbeitsplätze werden nach Bedarf gebucht statt fest zugeordnet. Was zunächst nach Chaos klingt, ist bei durchdachter Umsetzung ein echter Gamechanger.

Der Business Case

Bei einer typischen Auslastung von 40–60 % reichen oft 60–70 % der bisherigen Schreibtischanzahl. Die Einsparungen können erheblich sein:

  • Flächenreduktion um 30–50 % bei gleichbleibender Mitarbeiteranzahl möglich

  • Frei werdende Flächen können in Kollaborationszonen, Projektflächen oder Kreativräume umgewandelt werden

  • Miet- und Betriebskosten sinken proportional zur genutzten Fläche

Kulturelle Effekte

Desk Sharing verändert auch die Art der Zusammenarbeit:

  • Durchmischung von Teams: Mitarbeitende sitzen nicht mehr dauerhaft in Silos

  • Zufällige Begegnungen: Wechselnde Nachbarschaften fördern den Austausch über Abteilungsgrenzen

  • Projektbasiertes Arbeiten: Teams können sich flexibel gruppieren

Praxisbeispiel

Ein Unternehmen mit 200 Büroangestellten könnte Desk Sharing folgendermaßen umsetzen:

  1. Reduktion fester Schreibtische von 200 auf 130

  2. Definition von 2 gemeinsamen Präsenztagen

  3. Einführung eines Buchungssystems

  4. Umwandlung frei gewordener Fläche in 3 zusätzliche Meetingräume und eine Projektzone

Wichtige Voraussetzungen

Damit Desk Sharing funktioniert, braucht es:

  • Clean-Desk-Prinzip: Am Ende des Tages wird der Platz geräumt

  • Stauraumlösungen wie Locker oder Rollcontainer

  • Ausreichend Rückzugsräume für vertrauliche Gespräche

  • Ein digitales Buchungssystem – ohne Transparenz führt Desk Sharing schnell zu Frust

Ohne Chaos: Warum Desk Sharing ein Buchungssystem braucht

Excel-Listen oder das Prinzip 'Wer zuerst kommt', sitzt stoßen in der Praxis schnell an Grenzen. Die Herausforderungen sind real und betreffen den täglichen Büroalltag.

Typische Probleme ohne System

  • Mitarbeitende fahren ins Büro und finden keinen freien Platz

  • Meetingräume werden doppelt reserviert

  • Teams, die gemeinsam arbeiten wollen, sitzen verstreut über mehrere Stockwerke

  • Parkplätze sind belegt, obwohl sie theoretisch verfügbar sein sollten

  • Niemand weiß, wann Kollegen vor Ort sind

Was ein modernes Buchungssystem leisten sollte

Funktion

Nutzen

Tagesgenaue Reservierung

Schreibtisch, Meetingraum, Parkplatz im Voraus buchbar

Visuelle Lagepläne

3D-Ansicht zeigt freie Plätze und Zonen

Kalender-Integration

Synchronisation mit Outlook, Google Calendar

Buchungsregeln

Bevorzugte Teamtage, Stornofristen, Zugangsbeschränkungen

DSGVO-konforme Datenhaltung

Wichtig für HR und IT-Security

Anforderungen unterschiedlicher Stakeholder

  • Office Management: Überblick über Auslastung, Flexibilität bei Zonenplanung

  • HR: Einhaltung von Betriebsvereinbarungen, Fairness der Regeln

  • IT: Sichere Integrationen, Datenschutz, einfache Administration

  • Mitarbeitende: Intuitive Bedienung, mobile Nutzung, Transparenz

Wie anny Desk Sharing und hybride Arbeit im Alltag unterstützt

anny ist eine deutsche SaaS-Plattform, die Unternehmen hilft, alle Arten von Ressourcen im Büro flexibel buchbar zu machen. Von der Schreibtischreservierung bis zur Parkplatzbuchung – alles läuft über ein zentrales System.

Konkrete Anwendungsfälle

  • Schreibtischbuchung: Mitarbeitende reservieren ihren Arbeitsplatz für Dienstag und Mittwoch im Voraus und wissen genau, wo sie sitzen werden

  • Teamzonen: Projektteams buchen gemeinsame Bereiche für Sprints oder Workshops

  • Führungsüberblick: Manager sehen auf einen Blick, wann ihr Team vor Ort ist – ideal für die Planung von Meetings

Funktionen für hybride Arbeitsrealitäten

anny bietet Features, die speziell auf die Situation kaum jemand kommt ins Büro zugeschnitten sind:

  • Communities für Teams: Definierte Gruppen können gemeinsame Buchungsregeln haben

  • Bevorzugte Teamtage: Das System kann bestimmte Tage für bestimmte Teams priorisieren

  • Wartelisten: Bei stark nachgefragten Tagen werden Mitarbeitende benachrichtigt, sobald ein Platz frei wird

3D-Lagepläne für bessere Entscheidungen

Mit visuellen Lageplänen können Mitarbeitende genau sehen:

  • Wo sich freie Arbeitsplätze befinden

  • Welche Meetingräume verfügbar sind

  • Wo Kreativflächen oder Ruhezonen liegen

  • Ob Kollegen aus dem eigenen Team bereits gebucht haben

Diese Transparenz erleichtert die bewusste Entscheidung: Lohnt sich der Weg ins Büro heute?

Integration und Sicherheit

Für HR und IT wichtig:

  • Kalender-Integration: Outlook, Google Calendar und andere

  • HRIS-Anbindung: Automatische Synchronisation mit HR-Systemen

  • Smart-Lock-Integration: Zugang zu gebuchten Räumen

  • Hosting in Deutschland: DSGVO- und ISO-27001-konform

Weitere buchbare Ressourcen

Neben Schreibtischen können mit anny auch gebucht werden:

  • Meetingräume und Konferenzräume

  • Parkplätze und Ladestationen

  • Equipment wie Laptops oder Workshop-Material

  • Besucher-Slots für externes Publikum

  • Interne Trainings und Events

Wer das eigene Büro schrittweise auf Desk Sharing und Hybridmodelle umstellen möchte, kann entweder direkt kostenlos starten für 14 Tage oder eine Demo vereinbaren.

FAQ: Häufige Fragen, wenn kaum jemand noch ins Büro kommt

Wie viele Bürotage pro Woche sind ideal für hybride Teams?

Eine Einheitslösung gibt es nicht, aber Modelle mit 2–3 Tagen Büropräsenz und 2–3 Tagen Homeoffice funktionieren in der Praxis gut. Empfehlenswert ist, teamweise zu entscheiden: mindestens ein gemeinsamer Tag für alle, ein weiterer für projektbezogene Arbeit, restliche Tage flexibel. Die Regelung sollte jährlich überprüft werden, um auf veränderte Teamgrößen, Projekte und Mitarbeiterbedürfnisse reagieren zu können.

Ab welcher Teamgröße lohnt sich ein Desk-Sharing- und Buchungssystem?

Strukturierte Buchung lohnt sich meist schon ab 30–50 Personen in einer Fläche, vor allem bei mehreren Teams und wechselnder Präsenz. anny kann sowohl von kleineren Unternehmen mit einem Standort als auch von Konzernen mit mehreren Standorten eingesetzt werden. Bereits wenige überbuchte oder chaotische Tage machen den Nutzen eines Systems deutlich – Transparenz und Planbarkeit reduzieren Frust erheblich.

Wie gehe ich mit Mitarbeitenden um, die gar nicht mehr ins Büro kommen wollen?

Führen Sie persönliche Gespräche, um individuelle Gründe zu verstehen – Pendeldauer, Care-Arbeit oder gesundheitliche Aspekte spielen oft eine Rolle. Definieren Sie klare, faire Mindestpräsenzregeln, schaffen Sie aber gleichzeitig echte Mehrwerte vor Ort durch Teamtage, gute Ausstattung und Begegnungsräume. In Ausnahmefällen können individuelle Lösungen (fast vollständig remote mit gelegentlichen Präsenzterminen) vereinbart werden, wenn die Rolle es zulässt.

Wie kann ich die Auslastung unserer Flächen objektiv messen?

Die Auslastung lässt sich über Buchungsdaten aus Tools wie anny, Zutrittskontrollsysteme oder einfache manuelle Zählungen an typischen Tagen ermitteln. Sammeln Sie Daten über mehrere Wochen oder Monate, um saisonale Effekte und Ausreißer zu glätten. Diese Daten dienen dann als Grundlage für Flächenreduktion, Umwidmung von Zonen oder Anpassung des Desk-Sharing-Modells.

Wie lange dauert die Einführung eines Desk-Sharing-Modells mit Buchungssystem?

Kleine bis mittlere Unternehmen können bei guter Vorbereitung in 4–8 Wochen vom Entscheid bis zum Go-live kommen. Große Organisationen mit mehreren Standorten brauchen oft einige Monate, vor allem wegen Abstimmungen mit Betriebsrat, IT-Security und Datenschutz. anny kann schrittweise eingeführt werden – etwa mit Pilotetagen oder einzelnen Standorten –, um Erfahrungen zu sammeln und den Roll-out zu beschleunigen.

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Anny ist auf der Bewertungsplattform OMR Reviews für das Q2 2025 in der Kategorie Workplace Management Top Rated
anny ist Winter 2026 G2 Grid Leader
anny ist Fall 2025 Europa High Performer bei G2
anny GmbH 2026
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