Des accords d’entreprise relatifs au desk sharing sont nécessaires dans les domaines soumis à codécision conformément à l’article 87 du BetrVG
En 2024, le LAG de Bade-Wurtemberg a reconnu une obligation de codécision partielle pour les règles relatives aux objets personnels et à la double affectation des espaces
Une politique de bureau propre et des outils de réservation IT peuvent déclencher des droits de codécision supplémentaires
L’information précoce du comité d’entreprise conformément à l’article 90 du BetrVG est légalement obligatoire
La jurisprudence continue d’évoluer - l’examen au cas par cas reste déterminant

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Qu’est-ce que le desk sharing et quand un accord d’entreprise est-il nécessaire ?

Le partage de bureaux décrit un concept de bureau moderne dans lequel les collaborateurs n'ont pas de poste de travail attribué de manière fixe, mais partagent les espaces en fonction des disponibilités. En règle générale, on met par exemple 80 postes à disposition pour 100 collaborateurs, la réservation s'effectuant via des systèmes numériques. Cette flexibilité permet aux entreprises de réaliser des économies substantielles sur les surfaces de bureau et les coûts énergétiques — en moyenne d'environ 30 %.

La question d'un accord d'entreprise ne peut pas être tranchée de manière générale. Le point décisif est de savoir si le modèle de desk sharing prévu concerne des domaines soumis au droit de codétermination du comité d'entreprise en vertu de la loi allemande sur la constitution des entreprises (BetrVG). Alors que la simple organisation des postes de travail est souvent classée comme relevant du comportement au travail, des mesures d'accompagnement telles que des politiques de bureau propre ou des systèmes de surveillance peuvent déclencher les droits de codétermination.

Le sujet gagne en importance, en particulier dans le contexte du New Work et des modèles de travail hybrides. De nombreuses entreprises considèrent les postes de travail flexibles comme une composante d'une culture de travail moderne, tout en devant tenir compte des droits et des besoins de leurs collaborateurs.

Fondements juridiques de la codétermination

L’évaluation juridique des concepts de desk sharing se fait principalement au regard des droits de codétermination prévus par le Betriebsverfassungsgesetz. Il convient de distinguer plusieurs cas de figure, qui fondent chacun des droits et obligations différents.

§ 87 BetrVG : ordre et comportement dans l’entreprise

L’article central pour les accords d’entreprise relatifs au desk sharing est le § 87 BetrVG. Il confère au comité d’entreprise des droits de codétermination dans plusieurs domaines :

§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG : codétermination en matière d’organisation de l’entreprise et de comportement des salariés. Il s’agit du comportement dit d’ordre, c’est-à-dire des règles de vie en entreprise qui ne concernent pas directement la prestation de travail. Des exemples typiques sont les politiques de clean desk, qui encadrent l’utilisation des effets personnels sur le lieu de travail.
§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG : codétermination lors de l’introduction et de l’utilisation d’installations techniques destinées à surveiller le comportement ou la performance. Les systèmes de réservation numériques pour le desk sharing peuvent entrer dans ce champ s’ils collectent des données sur le comportement au travail ou les temps de présence.
§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG : codétermination en matière de protection de la santé. Cela devient pertinent lorsque les postes de travail partagés imposent des exigences particulières en matière d’ergonomie ou d’évaluation des risques.

La distinction entre le comportement relevant de la codétermination et le comportement lié au travail, qui n’y est pas soumis, est souvent difficile dans la pratique et n’est pas appréciée de manière uniforme par les tribunaux.

§ 90 BetrVG : obligation d’information de l’employeur

Indépendamment des droits de codétermination concrets, le § 90 BetrVG oblige l’employeur à informer le comité d’entreprise tôt et de manière exhaustive – par exemple sur les modifications prévues des postes de travail, des processus de travail ou de l’environnement de travail. Cette obligation d’information s’applique dès la phase de planification et doit permettre au comité d’entreprise de formuler des propositions pour protéger les salariés.
Si cette obligation n’est pas respectée, des actions en cessation peuvent être engagées, ce qui peut retarder considérablement la mise en œuvre d’un concept de desk sharing.

§ 111 BetrVG : modification importante de l’entreprise

Selon la jurisprudence de la Cour fédérale du travail, l’introduction du desk sharing n’est en règle générale pas considérée comme une modification importante de l’entreprise au sens du § 111 BetrVG. Il en va autrement lorsque le desk sharing s’inscrit dans une restructuration plus large – par exemple en cas de réduction massive des surfaces ou de transfert de site.

En cas de modification importante de l’entreprise, le comité d’entreprise a droit à une consultation en temps utile et, le cas échéant, à la conclusion d’un accord de conciliation des intérêts ou d’un plan social. Cela est particulièrement pertinent lorsque le desk sharing est introduit dans le cadre de processus de réorganisation plus vastes.

Domaines nécessitant une codécision dans le cadre du partage de bureaux

La jurisprudence montre que ce n’est pas le concept de desk sharing dans son ensemble qui relève de la codécision, mais qu’il convient d’examiner séparément ses différents aspects. Cette précision est importante pour les négociations entre l’employeur et le comité social et économique (CSE).

Règles relatives aux effets personnels

En 2024, le LAG du Bade-Wurtemberg a jugé que les règles relatives à la gestion des effets personnels sur le lieu de travail relèvent de la codécision au titre du § 87, al. 1, n° 1 du BetrVG. Cela concerne notamment les politiques de bureau propre (Clean Desk Policies), qui définissent :

Quels effets personnels peuvent rester sur le poste de travail
Comment traiter les photos privées, les plantes ou les objets personnels
Les règles de conservation et d’élimination des objets laissés sur place
La mise à disposition et l’utilisation de casiers ou d’autres solutions de rangement

Ces règles concernent le comportement des salariés en matière d’ordre et ont une incidence directe sur la vie collective au sein de l’entreprise. Elles vont au-delà de la simple organisation du travail et nécessitent donc un accord d’entreprise.

Systèmes de réservation informatiques et surveillance

Les systèmes modernes de desk sharing, comme anny, collectent de nombreuses données sur l’utilisation des postes de travail. Lorsqu’ils sont susceptibles de surveiller le comportement au travail ou la performance des salariés, le § 87, al. 1, n° 6 du BetrVG s’applique. Relèvent en particulier de la codécision :

Enregistrement des heures de réservation et de la durée de présence
Possibilités d’analyse des schémas d’utilisation individuels
Connexion avec d’autres systèmes tels que la gestion du temps ou le contrôle d’accès
Notifications ou rappels automatiques

Les exigences en matière de protection des données au titre du RGPD renforcent la nécessité de règles claires. Les accords d’entreprise peuvent ici servir de base juridique au traitement des données tout en protégeant les intérêts des salariés.

Double affectation des surfaces de bureau

Un aspect particulièrement intéressant de la décision du LAG du Bade-Wurtemberg concerne la double affectation des surfaces de bureau. Lorsque des zones servent à la fois de postes de travail et de salles de pause ou d’espaces communautaires, il en résulte une utilisation superposée qui influence la vie collective dans l’entreprise.

Cette utilisation flexible des bureaux nécessite des règles concernant :

Les normes de comportement dans les espaces polyvalents
Les priorités en cas de demandes d’utilisation concurrentes
Le niveau sonore et la considération mutuelle dans les zones mixtes
Le nettoyage et l’entretien des espaces flexibles

La cour y a vu une question soumise à la codécision, car le mode d’utilisation des espaces a une influence directe sur l’environnement de travail et le comportement des salariés.

Jurisprudence récente sur les accords d’entreprise de desk sharing

La jurisprudence relative au desk sharing évolue de manière dynamique et fait apparaître des appréciations divergentes des juridictions du travail. Cette évolution reflète la complexité du sujet et souligne la nécessité d'un examen juridique attentif au cas par cas.

LAG Bade-Wurtemberg (2024) : obligation de codétermination partielle

La décision du LAG Bade-Wurtemberg d'octobre 2024 marque une étape importante dans la jurisprudence relative au desk sharing. La juridiction a examiné de manière nuancée un concept global de desk sharing et a reconnu, pour différents sous-domaines, des droits de codétermination distincts :

Domaines soumis à codétermination :

politique de clean desk et règles relatives aux effets personnels
double affectation des espaces de bureau en zones de travail et de convivialité
possibilités techniques de surveillance via les systèmes de réservation

Domaines exemptés de codétermination :

introduction de principe de postes de travail flexibles
équipement technique des postes de travail
simple organisation du travail sans règles de comportement

La juridiction a ordonné la mise en place d'une commission de conciliation pour les points litigieux, ce qui montre que, même en cas d'accord partiel, des clarifications peuvent encore s'avérer nécessaires. Cette décision fait jurisprudence pour des cas similaires et offre des repères à d'autres entreprises.

LAG Düsseldorf : introduction sans codétermination

Dans une autre affaire, le LAG Düsseldorf a qualifié le desk sharing de simple comportement au travail, sans droit de codétermination du conseil d'entreprise. La juridiction a estimé que l'utilisation flexible des postes de travail était étroitement liée à la prestation de travail et relevait donc du pouvoir de direction de l'employeur.

Cette jurisprudence met en lumière les différentes approches d'appréciation des juridictions et montre que la configuration concrète du concept de desk sharing est déterminante. Si la simple organisation du travail est souvent exempte de codétermination, les règles d'accompagnement peuvent, elles, déclencher des droits de codétermination.

Tribunal du travail de Francfort : participation requise

Le tribunal du travail de Francfort a accordé une protection juridique provisoire à un conseil d'entreprise et a interdit l'introduction du desk sharing sans participation préalable. Cette décision souligne l'importance des droits à l'information et à la consultation prévus à l'article 90 du BetrVG, même en l'absence d'obligation de codétermination.

La décision met également en évidence les risques pratiques pour les employeurs qui n'associent pas le conseil d'entreprise en temps utile. Les actions en cessation peuvent retarder considérablement les projets et engendrer des coûts supplémentaires.

Contenu d’un accord de partage de bureaux

Une convention d’entreprise juridiquement sécurisée sur le desk sharing devrait couvrir tous les aspects pertinents en matière de codétermination tout en créant des règles pragmatiques pour le quotidien au travail. Les domaines suivants se sont révélés particulièrement importants dans la pratique.

Principes et objectifs

La première section d’une convention d’entreprise devrait définir clairement le concept de desk sharing de l’entreprise et préciser les objectifs poursuivis :

Définition et champ d’application :

Description précise du modèle de desk sharing
Domaines et départements concernés
Exceptions pour certains postes de travail ou groupes de collaborateurs
Relation avec les règles existantes relatives aux postes de travail

Objectifs :

Réduction des coûts grâce à une utilisation efficace des espaces
Augmentation de la flexibilité pour les collaborateurs
Promotion de la collaboration entre les équipes
Adaptation aux modèles de travail hybrides

Équilibre des intérêts :

Protection des intérêts des salariés
Prise en compte des besoins particuliers (personnes en situation de handicap, femmes enceintes)
Garantie de standards ergonomiques
Respect de la vie privée et de la protection des données

Répartition des postes de travail et système de réservation

La mise en œuvre technique du desk sharing exige des règles claires concernant le processus de réservation et la répartition des postes de travail :

Procédure de réservation :

Créneaux et délais de réservation disponibles
Règles de priorité en cas de saturation
Possibilités et délais d’annulation
Procédure en cas de problèmes techniques

Équipement des postes de travail :

Équipement standard de tous les postes de travail en desk sharing
Normes minimales ergonomiques
Équipement informatique et périphériques
Équipement spécifique pour des besoins particuliers

Dispositions spécifiques :

Réservations de longue durée pour les projets
Postes de travail d’équipe pour le travail collaboratif
Zones de calme pour le travail concentré
Règles pour les collaborateurs itinérants

Politique de bureau propre et règles d’ordre

L’un des points de friction les plus fréquents dans les conventions d’entreprise de desk sharing concerne les règles relatives à la gestion des effets personnels :

Obligations de rangement :

Obligation de libérer entièrement le poste lors d’un changement de poste
Objets personnels tolérés pendant l’utilisation
Gestion des objets oubliés
Nettoyage et désinfection après utilisation

Solutions de rangement :

Mise à disposition de casiers ou de caissons roulants
Taille et équipement des solutions de rangement
Règles d’accès et gestion des clés
Règles pour la période de congés

Sanctions :

Avertissement en cas de violations répétées
Exclusion temporaire du desk sharing
Prise en charge des coûts des nettoyages spéciaux
Procédure d’escalade en cas de conflit

Protection des données et surveillance

L’utilisation de systèmes de réservation numériques nécessite des règles complètes en matière de protection des données :

Collecte des données :

Nature et étendue des données collectées
Finalité du traitement des données
Base juridique selon le RGPD
Durée de conservation et délais de suppression

Analyses et contrôles :

Analyses statistiques autorisées
Interdiction des évaluations individuelles de performance
Anonymisation et pseudonymisation
Droits des personnes concernées

Sécurité technique :

Protection contre tout accès non autorisé
Chiffrement et procédures de sauvegarde
Journalisation des accès au système
Procédure de notification en cas de violation de données

anny répond en tant que logiciel de desk sharing aux exigences les plus élevées en matière de protection des données et de sécurité.

Ergonomie et sécurité au travail

Les postes de travail flexibles imposent des exigences particulières en matière de sécurité au travail :

Évaluation des risques :

Évaluation spécifique pour les postes de travail en desk sharing
Prise en compte des utilisateurs changeants
Contrôle et ajustement réguliers
Documentation et justification

Normes ergonomiques :

Bureaux et chaises réglables en hauteur
Écrans et éclairage réglables
Dispositifs de saisie ergonomiques
Repose-pieds et autres aides

Formations :

Formation d’introduction pour les nouveaux utilisateurs du desk sharing
Sessions de recyclage régulières
Informations sur les réglages ergonomiques
Interlocuteur en cas de problème

Processus de négociation et commission de conciliation

Le succès du déploiement du desk sharing dépend largement d’un processus de négociation constructif entre l’employeur et le comité social et économique (CSE). Une communication précoce et des informations transparentes permettent d’éviter de nombreux conflits.

Préparation des négociations

Une préparation minutieuse est la clé de négociations réussies :

Implication précoce :

Information du CSE dès la phase de planification
Analyse conjointe des besoins et définition des objectifs
Intégration dans les projets pilotes et les phases de test
Coordination régulière pendant le développement

Collecte de données :

Enquêtes auprès des collaborateurs sur l’acceptation
Analyse de l’utilisation actuelle des postes de travail
Benchmarking avec d’autres entreprises
Analyses coûts-bénéfices

Préparation juridique :

Vérification de l’obligation de codétermination dans le cas concret
Analyse de décisions de justice comparables
Conseil par des avocats spécialisés en droit du travail
Développement d’approches réglementaires alternatives

Points de friction et solutions de compromis

Dans la pratique, on retrouve régulièrement des zones de conflit similaires, pour lesquelles des solutions de compromis éprouvées existent :

Points de friction fréquents :

Étendue de la politique de clean desk
Collecte de données via les systèmes de réservation
Exceptions pour certains groupes de collaborateurs
Sanctions en cas de non-respect des règles

Compromis éprouvés :

Déploiement progressif avec phases d’évaluation
Règles flexibles selon les différents espaces
Temps de travail fondé sur la confiance plutôt qu’un contrôle strict
Codétermination dans le choix du système

Évaluation et ajustement :

Révision régulière de l’accord
Possibilités d’adaptation en cas d’évolution des conditions
Procédure de retour d’expérience pour les collaborateurs
Bilans de succès communs

La commission de conciliation comme ultime recours

Si l’employeur et le comité social et économique ne parviennent pas à un accord, une commission de conciliation tranche sur les points litigieux :

Conditions préalables :

Échec des négociations directes
Question soumise à codétermination
Demande de l’une des parties
Création d’une commission de conciliation paritaire

Procédure :

Désignation des assesseurs par les deux parties
Choix d’un président neutre
Audition des deux parties
Décision contraignante de la commission de conciliation

Les coûts d’une commission de conciliation sont élevés et la procédure est chronophage. Il convient donc d’exploiter toutes les possibilités de समाधान amiable avant d’emprunter cette voie.

Mise en œuvre pratique sans comité d’entreprise

Les entreprises sans comité d’entreprise disposent d’une plus grande liberté d’organisation lors de l’introduction du desk sharing, mais elles doivent néanmoins mettre en place des règles juridiquement sûres et prendre en compte les intérêts de leurs collaborateurs.

Réglementations prévues au contrat de travail :

Intégration de clauses de desk sharing dans les contrats de travail
Accords complémentaires pour les relations de travail existantes
Règles claires concernant les droits et obligations
Clauses de réserve de modification pour les ajustements

Accords volontaires :

Participation des collaborateurs à l’élaboration
Participation volontaire au desk sharing
Réunions régulières de recueil de feedback
Ajustements fondés sur les retours d’expérience

Documentation juridiquement sûre :

Directives et procédures écrites
Documentation des formations
Preuve de l’information sur la protection des données
Archivage des modifications

Aspects relatifs à la protection des données :

Consentement des collaborateurs au traitement des données
Information transparente sur l’utilisation des données
Désignation d’un délégué à la protection des données
Analyses d’impact régulières en matière de protection des données

Logiciel de partage de bureaux adapté

Pour mettre en œuvre avec succès un concept de desk sharing, une solution logicielle fiable et conviviale est essentielle. anny propose, en tant que logiciel de desk sharing, une plateforme moderne qui aide les entreprises à gérer leurs postes de travail de manière flexible. Avec anny, les collaborateurs peuvent réserver facilement des bureaux disponibles en temps réel, ce qui optimise l’utilisation des espaces de bureau et renforce la flexibilité.

Le logiciel permet une intégration simple dans les infrastructures informatiques existantes tout en prenant en compte des aspects essentiels tels que la protection des données et la convivialité. Grâce à des fonctionnalités telles que l’affichage des caractéristiques des postes de travail, la gestion des droits d’accès et le soutien aux politiques de clean desk, anny contribue à répondre aux exigences des comités sociaux et économiques (CSE) et des collaborateurs.

Les processus de réservation clairs et la possibilité de prendre en compte les besoins individuels des collaborateurs constituent un atout majeur, par exemple grâce à la réservation de postes de travail ergonomiques ou de zones de travail spécifiques. Ainsi, anny favorise non seulement une utilisation efficace de l’espace et la réduction des coûts, mais aussi le bien-être et la productivité des collaborateurs dans le cadre des concepts modernes de New Work.

Questions fréquentes (FAQ)

Chaque entreprise doit-elle conclure un accord d’entreprise sur le Desk Sharing ?

Non, un accord d’entreprise n’est nécessaire que si le concept de Desk Sharing concerne des domaines soumis au droit de codécision du comité d’entreprise. Cela dépend de la mise en œuvre concrète - en particulier des mesures d’accompagnement telles que des politiques de clean desk ou des systèmes de surveillance. Les entreprises sans comité d’entreprise peuvent, en principe, introduire le Desk Sharing de manière autonome, mais elles doivent tenir compte des aspects relevant du droit du travail.

Le comité d’entreprise peut-il empêcher complètement l’introduction du Desk Sharing ?

Le comité d’entreprise ne peut pas empêcher, en principe, l’introduction du Desk Sharing, car l’organisation du travail relève du pouvoir de direction de l’employeur. Toutefois, pour les sous-domaines soumis à codécision, il peut exiger d’être associé et, le cas échéant, provoquer la saisine d’une commission de conciliation. En pratique, une coopération constructive conduit le plus souvent à des compromis acceptables pour toutes les parties concernées.

Quel rôle joue la taille de l’entreprise dans la codécision ?

Les droits de codécision prévus au § 87 du BetrVG s’appliquent indépendamment de la taille de l’entreprise, dès lors qu’il existe un comité d’entreprise. Toutefois, les grandes entreprises, en raison de structures plus complexes et de concepts de Desk Sharing plus étendus, sont plus souvent concernées par ces droits de codécision. La jurisprudence se fonde sur la mise en œuvre concrète, et non sur la taille de l’entreprise.

Combien de temps dure le processus de négociation d’un accord d’entreprise ?

La durée dépend fortement de la complexité du concept de Desk Sharing et de la volonté de coopération des deux parties. Les accords simples peuvent être conclus en quelques semaines, tandis que les projets complexes peuvent prendre plusieurs mois. En cas de saisine d’une commission de conciliation, le processus s’allonge considérablement - souvent de 6 à 12 mois supplémentaires.

Que se passe-t-il en cas de violation de l’accord d’entreprise ?

Les violations des accords d’entreprise peuvent entraîner des conséquences en droit du travail, car ceux-ci produisent un effet direct et impératif, à l’instar des conventions collectives. Selon la gravité, des avertissements, des licenciements ou des demandes de dommages et intérêts peuvent suivre. Parallèlement, les salariés disposent, en cas de violation par l’employeur, d’un droit au respect des règles convenues et peuvent les faire valoir en justice.

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