(November 2025)
Die 5 besten Workplace Management Systeme 2025
Wer ein modernes Workplace Management System sucht, hat meist klare Ziele: eine effiziente Organisation von Arbeitsplätzen, flexible Nutzung von Büroflächen und eine reibungslose Integration in die bestehende IT- und Office-Infrastruktur. Dabei spielen Aspekte wie Datensicherheit, Nachhaltigkeit und die Optimierung von Arbeitsabläufen eine immer größere Rolle. Der Markt wächst rasant – und die Unterschiede zwischen den Anbietern liegen oft im Detail.
Wir haben die 5 besten Workplace Management Systeme 2025 genauer analysiert. Erfahre, welche Unternehmen hinter den Tools stehen, welche Funktionen besonders überzeugen, welche Vorteile sie für hybride Arbeitsmodelle bieten und mit welchen Preisen du rechnen kannst. So kannst du gezielt vergleichen und die Lösung finden, die perfekt zu den Bedürfnissen deines Unternehmens und den Anforderungen deiner Mitarbeitenden passt.
Was ist Workplace Management?
Beim Workplace Management geht es um die organisatorische Gestaltung und optimale Nutzung aller Ressourcen im Büro. Von Schreibtischen und Räumen bis hin zu Services wie Reinigung oder Technik, können dabei alle Ressourcen in einem zentralen Buchungssystem abgedeckt werden. Ziel ist es, Arbeitsplätze so zu gestalten, dass Mitarbeitende produktiv, flexibel und zufrieden arbeiten können.
Wie wähle ich den passenden Anbieter?
Die Wahl des richtigen Workplace Management Systems hängt stark von den individuellen Anforderungen und Prioritäten deines Unternehmens ab. Damit du die passende Lösung findest, haben wir die wichtigsten Entscheidungskriterien für dich zusammengestellt:
Funktionsumfang analysieren: Deckt die Software nur grundlegende Arbeitsplatz- und Raumverwaltungsfunktionen ab, oder bietet sie auch erweiterte Möglichkeiten wie Eventmanagement, Besucherbuchungen, Ressourcenverwaltung oder Zahlungsprozesse?
Flexibilität der Workflows: Kannst du eigene Freigabeprozesse, Formularfelder oder Buchungslogiken anlegen, um dein Workspace Management individuell zu gestalten – oder sind die Abläufe fest vorgegeben?
Integrationen & IT-Kompatibilität: Lässt sich das System nahtlos in deine bestehende IT-Landschaft integrieren (z. B. Kalender, SSO, HRIS, Zutrittslösungen oder APIs)? Eine gute technische Anbindung sorgt für einen reibungslosen Betrieb und spart langfristig Zeit.
Support & Betreuung: Erhältst du schnellen, persönlichen Support in deiner Sprache und Zeitzone? Ein kompetenter Ansprechpartner kann bei der Einführung und im laufenden Betrieb entscheidend sein.
Datenschutz & Compliance: Erfüllt das Workspace Management System die Anforderungen der DSGVO und eure internen Sicherheitsrichtlinien? Der Schutz sensibler Mitarbeitenden- und Standortdaten sollte stets oberste Priorität haben.
Vergleich der Workspace Management Anbieter
Diese Seite wurde von anny erstellt, um einen Überblick über verschiedene Buchungslösungen zu geben (einschließlich anny). Marken- und Produktnamen gehören den jeweiligen Unternehmen.
Die Bewertung basiert auf öffentlich zugänglichen Informationen (z. B. Webseite des Anbieters, Nutzerbewertungen auf Capterra und G2, Preislisten und Feature-Übersichten). Für die Auswahl der Anbieter wurden Funktionsumfang, Preisgestaltung, Nutzerfreundlichkeit, Integration, Support und mobile Nutzung berücksichtigt. Die Auflistung der Anbieter erfolgt alphabetisch.
Stand
(November 2025)
1.
anny
anny zählt zu den beliebten Lösungen für flexibles Buchungs- und Workplace Management (G2). Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitsplätze, Räume, Parkplätze, Equipment und weitere gemeinsam genutzte Ressourcen effizient zu nutzen. Über eine intuitive Buchungsfunktion können Mitarbeitende genau das reservieren, was sie für produktives Arbeiten benötigen, egal ob im Büro oder remote. Mit anny lassen sich Zugriffsrechte über Gruppen (Communities) gezielt steuern, während individuell konfigurierbare Buchungsregeln maximale Flexibilität bieten.
Key Features
Interaktive 3D Karte
Arbeitsplatz-, Raum-, Parkplatz-, Equipment- und Eventbuchungen
Mobile App für Arbeitsplatzbuchungen von überall
MS Teams App und Outlook Add-In
Auslastungsanalysen und Insights
Rechte-Rollen & Community-System für individuelle Berechtigungen
Visitor Management inkl. Badge-Druck
Vielfältige Integrationen von Kalendern über SSO und HRIS bis hin zu Smartlocks, Webhooks und einer offenen API
Pros
Sehr benutzerfreundlich und intuitiv, Buchungen & Check-Ins mit nur einem Klick durchführen
Sehr breites Spektrum an Ressourcen abbildbar - auch für externe Buchungsseiten
Integrierter 3D Map-Designer, um Karten einfach anzupassen
Ganzheitliches Ökosystem mit Besucher Terminals und Raumdisplays
Persönlicher Support aus Deutschland
Entwickelt und gehosted in Deutschland
Pricing
Das Pricing von anny richtet sich nach der Anzahl der buchbaren Ressourcen, unabhängig von der Nutzerzahl. Der Starter-Plan ist kostenlos und umfasst bis zu fünf Ressourcen. Für umfangreichere Anforderungen starten die kostenpflichtigen Pläne bei 2€ pro Ressource. Dieses ressourcenbasierte Modell ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit weniger Ressourcen als Mitarbeitern und Anforderung an hohe Flexibilität.
2.
Envoy
Envoy ist eine Plattform für das Arbeitsplatzmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, Tisch- und Raumreservierungen, Besucherregistrierungen, Lieferungen und Zugangskontrollen über eine einzige Schnittstelle zu verwalten. Dank der Kombination aus Buchungstools, Besucherströmen und Integrationen mit Kalendern, SSO-Anbietern und Zugangssystemen ist Envoy eine beliebte Wahl für Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe optimieren und das Erlebnis vor Ort verbessern möchten.
Key Features
Arbeitsplatz-, Parkplatz- und Besprechungsraum-Buchung
Besuchermanagement mit Vorabregistrierung und Anmeldeprozessen
Interaktive Arbeitsplatzkarten
Integrationen mit Kalendersystemen, SSO und Zugangskontrolle
Mobile App für Buchungen und Check-in
Arbeitsplatzanalysen und Einblicke in die Nutzung
Pros
Umfassende Funktionen für das Arbeitsplatzmanagement auf einer zentralen Plattform
Leistungsstarke Funktionen für Zugangskontrolle und Besuchersicherheit
Umfangreiche Bibliothek mit Integrationen für Unternehmens-Tools
Benutzerfreundliche mobile App
Pricing
Envoy Workplace bietet drei kostenpflichtige Pläne, die pro aktivem Nutzer und Monat abgerechnet werden, basierend auf jährlicher Zahlungsweise. Die Preise liegen je nach Plan bei 3, 5 oder 7 US-Dollar pro aktivem Nutzer. Durch die nutzerbasierte Abrechnung kann dieses Modell bei größeren Teams oder variierender Nutzung zu höheren Gesamtkosten führen.
3.
PULT
PULT ist eine Plattform für Workplace-Management, mit der sich Arbeitsplätze, Meetingräume, Parkplätze und Besucher digital verwalten lassen. Über 2D-Grundrisse, Regeln und Freigaben können Buchungen einfach gesteuert werden. Die Lösung integriert sich mit Outlook, Google Kalender, MS Teams, Slack und HR-Systemen und unterstützt SSO sowie APIs in höheren Plänen. Ergänzend gibt es Funktionen für Besuchermanagement, Digitale Signage, Auslastungsanalysen und DSGVO-konforme Nutzung.
Key Features
Tisch- und Meetingraumreservierung
Parkplatzbuchung mit interaktivem Lageplan
Besuchermanagement
Integration mit Outlook, Google Kalender, MS Teams & Slack
Zugriffs- und Buchungsregeln inkl. Freigabeprozessen
Auslastungs- und Nutzungsanalysen
Pros
Ganzheitliche Plattform für hybrides Arbeiten: Desks, Räume, Besucher, Parkplätze in einem Tool
Echtzeit-Auslastung und automatische Check-ins
Hohe Integrationsvielfalt
Intuitive und interaktive Grundrisse des Büros
Pricing
Die Preisstruktur von PULT gliedert sich in mehrere Pläne. Der Starter-Plan beginnt bei 1,90 € pro Nutzer und Monat und richtet sich vor allem an kleinere Teams. Darüber hinaus gibt es die Pläne Growth, Business und Enterprise, die jeweils individuell kalkuliert werden und deren Preise nur auf Anfrage erhältlich sind. Eine dauerhaft kostenlose Version wird nicht angeboten, allerdings können Unternehmen PULT in einer zeitlich begrenzten kostenlosen Testphase ausprobieren, bevor sie sich für ein Bezahlmodell entscheiden.
4.
Robin
Robin ist eine Plattform für Workplace Experience, die Unternehmen dabei unterstützt, die Nutzung von Büroräumen durch Mitarbeitende zu optimieren. Dies geschieht mithilfe von Schreibtischreservierungen, Raumplanung, interaktiven Karten und Workplace Analytics. Robin wurde für hybride Arbeitsumgebungen entwickelt und ermöglicht es Mitarbeitenden, Arbeitsbereiche einfach zu finden und zu reservieren. Gleichzeitig erhalten Administratoren Daten, auf deren Grundlage sie fundierte Entscheidungen zur Raumplanung treffen können.
Key Features
Tisch- und Meetingraumreservierung
Interaktive 2D Grundrisse
Besucheranmeldung und -verwaltung
Kalenderintegration mit Google Workspace und Microsoft 365
Mobile App für Reservierungen unterwegs
Arbeitsplatzanalysen und Auslastungsberichte
Pros
Übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche
Detaillierte Daten zur Auslastung
Besuchermanagement inkl. Badge-Druck
Nahtlose Kalenderintegrationen
Pricing
Keine öffentlichen Informationen verfügbar.
5.
Skedda
Skedda ist eine cloudbasierte Lösung für Raum- und Flächenmanagement, mit der Unternehmen Räume, Arbeitsplätze und andere Ressourcen zentral verwalten. Nutzer buchen selbstständig online, sehen Verfügbarkeiten in Echtzeit und können über interaktive Grundrisse den passenden Platz auswählen. Administrierende steuern Buchungsregeln, Öffnungszeiten, Kontingente und Freigaben, legen Preise fest und verwalten Rollen und Rechte. Integrationen in Kalender- und Identitätssysteme sowie Berichte, Benachrichtigungen und optional Online-Zahlungen runden den Funktionsumfang ab.
Key Features
Desk- und Meetingraumreservierung
Grundrisse mit Live-Verfügbarkeit
Zwei-Wege-Kalendersynchronisation (Microsoft 365 und Google Workspace)
Besuchermanagement
Auslastungs- und Nutzungsanalyse
Pros
Interaktive Grundrisse mit Live-Verfügbarkeit und direkter Buchung auf der Karte
Granulare Regeln und Rollen
Eingebautes Visitor-Management für reibungslosen Check-in bis Check-out
Workplace-Analytics mit Dashboards zu Auslastung, Nutzungsverhalten und Trends
Pricing
Skedda bietet paketbasierte Preise, abgestuft nach Funktionsumfang und Organisationsgröße. Zur Auswahl stehen monatliche und jährliche Abrechnungen mit Vergünstigung bei jährlicher Zahlung. Höhere Stufen umfassen erweiterte Verwaltungsfunktionen, Integrationen und Prioritätssupport, während Enterprise Konditionen individuell vereinbart werden. Eine unverbindliche Testphase erleichtert den Einstieg.
Warum sollte man Workspace Management Softwares vergleichen?
Jede Organisation hat individuelle Anforderungen an ihr Workplace Management. Ein Vergleich verschiedener Systeme hilft, eine Lösung zu finden, die in den entscheidenden Punkten optimal zu deinen betrieblichen Abläufen passt:
Erweiterter Funktionsumfang: Unternehmen, die nicht nur Arbeitsplätze, sondern auch Räume, Events, Besucher oder Ressourcen zentral verwalten möchten, profitieren von Workspace Management Lösungen, die über klassische Buchungsfunktionen hinausgehen und alle Flächennutzungsprozesse abbilden.
Prozesse & Automatisierung: Wenn du komplexe Freigabe-Workflows, individuelle Formulare oder öffentliche Buchungsseiten mit Zahlungsoptionen benötigst, sind flexible Systeme mit anpassbaren Prozesslogiken ideal für dein Workspace Management.
Integrationen & Schnittstellen: Je nach vorhandener Systemlandschaft (z. B. HR-, Identity- oder Collaboration-Tools) kann eine Lösung mit breiter API- und Integrationsunterstützung entscheidend sein, um Datenflüsse effizient zu verknüpfen.
Preis-Leistung & Skalierbarkeit: Ein gezielter Vergleich hilft, das beste Verhältnis aus Funktionsvielfalt, Nutzerfreundlichkeit und Support zu finden und sicherzustellen, dass das Workspace Management System mit deinem Unternehmen mitwachsen kann.
Datenschutz & Hosting: DSGVO-Konformität, Datenhoheit und sichere Hosting-Standorte bleiben zentrale Auswahlkriterien. Besonders Unternehmen mit Fokus auf europäische Datenschutzstandards sollten genau prüfen, welche Anbieter diese Anforderungen erfüllen.
Der nächste Schritt: Finde dein perfektes Workplace Management System
Du hast jetzt einen Überblick über die besten Workplace Management Systeme 2025, nutze ihn, um deine nächsten Schritte zu planen. Überlege, welche Lösungen am besten zu den Anforderungen deines Unternehmens passen, und vereinbare anschließend eine Demo oder Testversion deiner Favoriten.
So findest du schnell heraus, welches System sich wirklich nahtlos in eure Prozesse integriert und den Arbeitsalltag effizienter gestaltet. Wenn du eine flexible, benutzerfreundliche und DSGVO-konforme Workplace Management Lösung suchst, lohnt es sich, anny auszuprobieren, modern, intuitiv und perfekt für hybride Arbeitsumgebungen.
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18.84 13.737 18.744 14.147 18.766 14.477 C 18.788 14.807 18.862 15.152 19.001 15.511 C 19.023 15.592 19.046 15.665 19.075 15.739 C 19.2 16.091 19.568 17.161 19.641 21.003 C 19.722 25.102 19.207 26.965 18.935 27.962 C 18.884 28.138 18.847 28.292 18.81 28.438 C 18.766 28.578 18.656 28.952 18.759 29.465 C 18.81 29.707 18.906 29.912 18.965 30.022 C 18.994 30.074 19.023 30.125 19.06 30.176 C 19.119 30.264 19.215 30.404 19.369 30.536 L 26.712 37.487 C 27.065 37.824 27.536 38 28.014 38 C 28.271 38 28.536 37.949 28.779 37.839 C 29.456 37.545 29.875 36.929 29.875 36.218 L 29.875 24.42 C 29.875 23.504 29.419 22.924 29.073 22.565 L 28.978 22.462 C 29.706 21.803 31.943 19.764 34.452 17.227 C 35.717 15.944 36.298 12.989 36.232 8.186 Z M 27.624 34.605 C 27.624 34.847 27.33 34.972 27.153 34.803 L 21.363 29.326 L 21.378 29.311 L 21.407 29.282 L 21.495 29.194 L 21.532 29.157 C 21.569 29.12 21.606 29.091 21.643 29.054 C 21.65 29.047 21.665 29.04 21.672 29.025 C 21.724 28.981 21.775 28.93 21.827 28.878 L 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