18.09.2026
Die 6 besten Desk Booking Anbieter für öffentliche Verwaltung und Behörden (2026)
8 Min.
Arbeitsplatzbuchung zwischen Rathaus, Außenstelle und mobilem Arbeiten
Eine Sachbearbeiterin kommt nach zwei Tagen mobilem Arbeiten ins Rathaus. Für die Aktenbearbeitung braucht sie einen ruhigen Platz mit zwei Bildschirmen, am Nachmittag einen Raum für eine interne Abstimmung. Gleichzeitig sind Beschäftigte aus einer Außenstelle zu Gast. Die freien Schreibtische verteilen sich auf mehrere Etagen – doch nicht jeder Platz ist für jede Aufgabe geeignet.
Desk Booking Software für die öffentliche Verwaltung soll solche Situationen übersichtlich machen. Entscheidend ist dabei nicht allein, ob ein Schreibtisch frei ist. Auch Ausstattung, Zuständigkeiten, Dienstgebäude und die Trennung von Publikumsbereichen und internen Arbeitszonen spielen eine Rolle.
Datenschutz gehört dabei zu den zentralen Auswahlkriterien: Buchungen können erkennen lassen, wann und wo Beschäftigte arbeiten. Deshalb betrachten wir neben Bedienung und Preis auch Hosting, Informationssicherheit und die Steuerung von Zugriffsrechten.
Dieser Vergleich betrachtet anny, Robin, Skedda, Tactic, Yoffix und Zapfloor in alphabetischer Reihenfolge. Die Einordnung hilft euch, passende Lösungen für eine Demo oder einen Pilotbetrieb auszuwählen. Die Liste ist keine Rangfolge.
Was ist Desk Booking Software für öffentliche Verwaltungen?
Desk Booking Software für öffentliche Verwaltungen ist ein digitales Buchungssystem, mit dem Beschäftigte geeignete Arbeitsplätze in Rathaus, Verwaltungsgebäude oder Außenstelle finden und reservieren. Sie verbindet Verfügbarkeiten mit Raumplänen, Ausstattungsmerkmalen und Buchungsrechten. Für Behörden kommt es besonders darauf an, dass diese Funktionen einen DSGVO-konformen Betrieb und die Zuständigkeiten der einzelnen Dienststellen unterstützen.
Desk Sharing bezeichnet das organisatorische Konzept, Arbeitsplätze gemeinsam zu nutzen. Desk Booking ist der konkrete Buchungsvorgang. Eine Verwaltung kann beides kombinieren und zugleich feste Arbeitsplätze behalten – beispielsweise dort, wo Aufgaben oder besondere Ausstattung eine dauerhafte Zuordnung erfordern.
Workplace Management Software erweitert diesen Ansatz um die Organisation weiterer Ressourcen und Büroflächen. Für euch zählt deshalb der Unterschied zwischen einer reinen Arbeitsplatzbuchungssoftware und einer Plattform, die auch Raumnutzung und zusätzliche Verwaltungsaufgaben unterstützt.
Ein internes Arbeitsplatzbuchungssystem ist außerdem von einer Terminvergabe für Bürgerinnen und Bürger zu unterscheiden. Ein reservierter Schreibtisch sagt noch nichts darüber aus, wie viele Beratungstermine ein Fachbereich anbieten kann. Für die Auswahl solltet ihr deshalb zunächst festhalten, ob ihr interne Büroarbeitsplätze, Gesprächsräume oder zusätzlich öffentlich buchbare Angebote organisieren möchtet.
Warum sollte man Desk Booking Software für Behörden vergleichen?
Zwei Systeme können dieselbe Reservierung ermöglichen und sich dennoch erheblich darin unterscheiden, wie sie mit Daten, Berechtigungen und dem Betrieb mehrerer Dienststellen umgehen. Ein strukturierter Vergleich macht diese Unterschiede vor der Einführung sichtbar.
Datenschutz und Informationssicherheit nachvollziehbar prüfen: Vergleicht Hosting-Standorte, eingesetzte Dienstleister, Unterlagen zur Auftragsverarbeitung und technische Schutzmaßnahmen. Fragt bei einer ISO-27001-Zertifizierung nach dem Geltungsbereich: Erfasst sie den Anbieter und die relevanten Leistungen oder lediglich ein beteiligtes Rechenzentrum?
Den Verwaltungsalltag vollständig abbilden: Ein System muss nicht nur die Buchung durch Beschäftigte unterstützen. Auch Stellvertretungen, gesperrte Bereiche, feste Arbeitsplätze und die Verwaltung durch unterschiedliche Dienststellen gehören in den Vergleich.
Kosten über die Vertragslaufzeit verstehen: Ein niedriger Einstiegspreis sagt wenig über ein Angebot mit mehreren Gebäuden, zusätzlichen Ressourcen und benötigten Integrationen aus. Derselbe Anwendungsfall und dasselbe Mengengerüst machen Angebote vergleichbar.
Akzeptanz vor dem Rollout testen: Ein Pilot zeigt, ob Beschäftigte passende Plätze ohne zusätzliche Rückfragen finden und ob die Organisation ihre Aufgaben mit vertretbarem Aufwand erledigen kann. So wird die Entscheidung auf nachvollziehbare Anforderungen und Erfahrungen gestützt.
Welche Anforderungen zählen beim Desk Booking in Behörden?
DSGVO-Konformität, Hosting und Informationssicherheit
Für eine datenschutzgerechte Arbeitsplatzbuchung braucht ihr sowohl geeignete Software als auch klare Vorgaben für deren Nutzung. Fordert Unterlagen zur Auftragsverarbeitung, zu technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie zu eingesetzten Unterauftragnehmern an. Klärt, wo Daten verarbeitet werden und welche Zugriffe vorgesehen sind.
Deutsches Hosting kann eine wichtige Vorgabe eurer Verwaltung erfüllen. Eine ISO-27001-Zertifizierung liefert einen Nachweis für ein geprüftes Informationssicherheitsmanagement im jeweiligen Geltungsbereich. Beides ist für die Anbieterauswahl relevant; die konkrete DSGVO-konforme Nutzung umfasst zusätzlich eure Zwecke, Berechtigungen und Löschregeln.
anny wird in Deutschland entwickelt und gehostet und ist auf Unternehmensebene ISO 27001 zertifiziert. Für Verwaltungen verbindet das einen deutschen Entwicklungs- und Hosting-Standort mit einem unabhängig geprüften Informationssicherheitsmanagement. Weitere Informationen bietet der Beitrag zur ISO-27001-Zertifizierung von anny.
Unterschiedliche Aufgaben brauchen unterschiedliche Arbeitsplätze
Ein Platz für konzentrierte Antragsbearbeitung muss andere Bedingungen erfüllen als ein Arbeitsplatz am Empfang. Erfasst deshalb vor dem Softwarevergleich, welche Bereiche frei buchbar sind, welche Ausstattung benötigt wird und welche Plätze bestimmten Beschäftigten oder Aufgaben vorbehalten bleiben.
In einer Demo sollte eine Person gezielt nach einem passenden Arbeitsplatz suchen können. Lasst euch nicht nur einen ansprechend gestalteten Grundriss zeigen, sondern einen vollständigen Buchungsablauf mit euren Ausstattungsmerkmalen.
Zuständigkeiten über mehrere Dienstgebäude hinweg
Bei einem zentralen System stellt sich die Frage, wer welche Bereiche verwaltet. Die zentrale Organisation benötigt möglicherweise einen Gesamtüberblick, während einzelne Dienststellen nur ihre eigenen Ressourcen bearbeiten sollen.
Prüft deshalb, wie Berechtigungen, Vertretungen und Änderungen an Büroplänen umgesetzt werden. Ein geeignetes Modell muss auch funktionieren, wenn eine Außenstelle neue Plätze ergänzt oder ein Raum vorübergehend gesperrt wird.
Buchung auch ohne privates Smartphone
Ein Arbeitsplatz sollte über die freigegebenen Arbeitsmittel reserviert werden können. Testet den Zugang am dienstlichen Rechner sowie die tatsächlich eingesetzten Kalender- und Identitätssysteme. Eine vorhandene Microsoft-Integration ist nur dann hilfreich, wenn sie zu eurer konkreten IT-Umgebung passt. Prüft dabei auch Single Sign-on (SSO), freigegebene Browser und die Buchung über MS Teams, sofern ihr diese Umgebung nutzt.
Nehmt außerdem Beschäftigte mit unterschiedlichen Bedienanforderungen in den Pilot auf. Prüft Tastaturbedienung, verständliche Beschriftungen und Alternativen zur rein visuellen Platzwahl anhand echter Aufgaben.
Klare Regeln für Sichtbarkeit und Auswertung
Legt gemeinsam mit den zuständigen internen Stellen fest, welche Buchungsinformationen sichtbar sein sollen und welche Auswertungen ihr benötigt. Für die Flächenplanung kann beispielsweise die Auslastung einer Etage relevant sein. Daraus ergibt sich nicht automatisch ein Bedarf an personenbezogenen Anwesenheitsübersichten.
Lasst euch die vorgesehenen Einstellungen zu Rollen, Löschung und Auswertungen konkret zeigen. Bezieht Personalrat, Datenschutz und IT früh in diese Abstimmung ein, damit der Pilot auf einem gemeinsam verstandenen Nutzungskonzept beruht.
Ein Gesamtpreis für das geplante Nutzungsszenario
Vergleicht Angebote mit denselben Eckdaten: etwa zwei Dienstgebäude, 180 Beschäftigte, 90 buchbare Arbeitsplätze und acht Besprechungsräume. Das ist ein Rechenbeispiel, keine empfohlene Ausstattung.
Erfasst neben Lizenzkosten auch Einrichtung, Grundrisse, Integrationen, Schulung, Support und mögliche Erweiterungen. Klärt, welche Kosten sich verändern, wenn weitere Dienststellen hinzukommen.
Die 6 Desk Booking Anbieter für öffentliche Verwaltung im Vergleich
Anbieter | Ansatz für den Verwaltungsalltag | Preisorientierung |
|---|---|---|
anny | Unterschiedliche Ressourcen und Verwaltungsbereiche gemeinsam DSGVO-konform organisieren | Ab 2 € pro Ressource und Monat |
Robin | Arbeitsplatzbuchung mit Flächenplanung verbinden | Individuelles Angebot, jährliche Abrechnung |
Skedda | Buchungsbedingungen und Nutzungsgrenzen abbilden | US-/Kanada-Preisliste: Plus ab 249 USD/Monat bei jährlicher Abrechnung |
Tactic | Stellvertretende Buchung und passende Arbeitsplätze finden | Individuelle Kalkulation nach Ressourcen und Modulen |
Yoffix | Buchung über mehrere Zugänge mit abgestuften Rollenfunktionen | Business ab 1,50 € pro Nutzer und Monat |
Zapfloor | Gemeinsam genutzte Gebäude und unterschiedliche Nutzergruppen organisieren | Individuelles Angebot nach Modulen und Organisationsgröße |
Die Einstiegspreise beziehen sich auf unterschiedliche Pakete und sind keine vollständigen Projektangebote. Für eure Kalkulation sind Vertragslaufzeit, Region, Leistungsumfang, Steuern und Zusatzkosten zu bestätigen.
1. anny: DSGVO-konforme Arbeitsplatzbuchung aus Deutschland
anny für Städte und Kommunen verbindet die Buchung von Arbeitsplätzen mit weiteren Ressourcen. Die Lösung wird in Deutschland entwickelt und gehostet; anny ist ISO 27001 zertifiziert. Damit stehen für Verwaltungen neben der Ressourcenverwaltung auch Datenschutz und nachgewiesene Informationssicherheit im Mittelpunkt.
Key Features
Visuelle Platzwahl über interaktive 3D-Karten.
Konfigurierbare Buchungsregeln und Kontingente.
Verwaltung verschiedener Ressourcentypen.
Anbindungen an Microsoft Teams und Outlook.
Rollen sowie Einstellungen für Datenschutz und Buchungsinformationen.
Konfigurierbare Löschfristen und Anonymisierung zur Unterstützung eines DSGVO-konformen Betriebs.
Entwicklung und Hosting in Deutschland sowie ISO-27001-Zertifizierung auf Unternehmensebene.
Pros
Deutsches Hosting und die ISO-27001-Zertifizierung sind konkrete Prüfpunkte für IT und Datenschutz. Zusammen mit konfigurierbaren Rollen und Löschfristen unterstützen sie die Umsetzung des verwaltungsinternen Datenschutzkonzepts. Gleichzeitig kann die Verwaltung ein gemeinsames Buchungssystem für unterschiedliche Aufgaben aufbauen. Beschäftigte aus einer Außenstelle finden darin beispielsweise einen Arbeitsplatz für ihren Besuch im Rathaus und einen Raum für die anschließende Besprechung. Für die Organisation ist besonders relevant, wie sich die gewünschten Zuständigkeiten und Regeln im eigenen Setup abbilden lassen.
Pricing
anny startet ab 2 € pro Ressource pro Monat. Die Kalkulation orientiert sich an den buchbaren Ressourcen statt an der Anzahl der Beschäftigten. Für die Haushaltsplanung solltet ihr den benötigten Paketumfang und zusätzliche Leistungen im Angebot festhalten. Details bietet die anny-Preisübersicht.
Am besten geeignet für
Verwaltungen, die Wert auf DSGVO-konforme Arbeitsplatzbuchung, Entwicklung und Hosting in Deutschland sowie ISO-27001-zertifizierte Informationssicherheit legen und mehrere Ressourcentypen zentral organisieren möchten.
2. Robin: Arbeitsplatzbuchung mit der Entwicklung von Büroflächen verbinden
Robin kombiniert Ressourcenbuchung mit Funktionen für Flächenmanagement. Für eine größere Verwaltung ist das insbesondere dann interessant, wenn neben der täglichen Reservierung auch Umzüge oder neue Arbeitsplatzkonzepte geplant werden.
Key Features
Interaktive Karten und konfigurierbare Buchungsberechtigungen.
Geteilte, zugewiesene Arbeitsplätze.
Mehrtägige Reservierungen.
Buchung über Web, mobile App und Microsoft-Anbindungen.
Flächenauswertungen und Werkzeuge für die Raumplanung.
Pros
Die Verbindung von Buchung und Planung kann helfen, einen bevorstehenden Wechsel zwischen Dienstgebäuden vorzubereiten. Prüft im Pilot etwa, wie feste Zuordnungen und flexible Plätze nebeneinander dargestellt werden und welche Informationen das Gebäudemanagement aus der Nutzung erhält.
Pricing
Robin nennt auf der geprüften Preisseite keinen festen Einstiegspreis. Die Abrechnung erfolgt jährlich; Hardware wird separat bezogen. Für einen belastbaren Vergleich ist ein Angebot für eure Standorte, Ressourcen und benötigten Zusatzfunktionen erforderlich.
Am besten geeignet für
Größere Verwaltungsorganisationen, die Arbeitsplatzbuchung und die längerfristige Entwicklung ihrer Büroflächen zusammen betrachten.
3. Skedda: Regeln für gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche abbilden
Skedda stellt die Organisation von Räumen und Arbeitsplätzen über Buchungsbedingungen und Rollen in den Mittelpunkt. Für Behörden ist dieser Ansatz interessant, wenn Fachbereiche unterschiedliche Nutzungsregeln benötigen.
Key Features
Interaktive Grundrisse für Arbeitsplätze und Räume.
Buchungsfenster und zeitliche Nutzungsgrenzen.
Kontingente und Puffer zwischen Buchungen.
Unterschiedlicher Regelumfang je Tarif.
Auswertungen zur Nutzung von Flächen.
Pros
Der regelorientierte Aufbau passt zu Situationen, in denen ein Bereich nur bestimmten Gruppen oder zu festgelegten Zeiten zur Verfügung stehen soll. Ein sinnvoller Demofall wäre ein gemeinsam genutzter Besprechungsbereich mit zeitlichen Puffern und unterschiedlichen Buchungsrechten.
Pricing
Die veröffentlichte US-/Kanada-Preisliste nennt Plus ab 249 US-Dollar pro Monat mit 35 enthaltenen Plätzen und Premier ab 349 US-Dollar mit 45 Plätzen, jeweils bei jährlicher Abrechnung. Enterprise erhält ein individuelles Angebot. Für eine deutsche Behörde sind regionale Konditionen und benötigte Integrationen gesondert anzufragen.
Am besten geeignet für
Dienststellen, die vor allem nachvollziehbare Buchungsregeln und Nutzungsgrenzen für gemeinsam verwendete Bereiche benötigen.
4. Tactic: Stellvertretende Reservierungen und Ausstattung berücksichtigen
Tactic unterstützt die Suche nach Arbeitsplätzen anhand ihrer Ausstattung und ermöglicht Buchungen im Namen anderer Personen. Das kann eine zentrale Organisation unterstützen, die Besuche aus anderen Dienststellen vorbereitet.
Key Features
Suche nach Standort, Etage, Team und Ausstattung.
Stellvertretende Buchungen.
Zonen für Abteilungen und Teams.
Buchungsfenster, Check-ins und Freigabe ungenutzter Plätze.
Mobile Buchung und Anbindungen an Kalender- und Identitätssysteme.
Pros
Eine Assistenz kann beispielsweise Arbeitsplätze für eine interne Arbeitsgruppe vorbereiten. Beschäftigte können zugleich selbst nach einem Platz mit der benötigten Ausstattung suchen. In der Demo sollte deutlich werden, welche Rechte die stellvertretend buchende Person benötigt und wie Änderungen an die betroffenen Beschäftigten kommuniziert werden.
Pricing
Tactic kalkuliert anhand der verwalteten Ressourcen und ausgewählten Module. Der Online-Rechner liefert eine grobe jährliche Schätzung; der endgültige Preis hängt unter anderem von Einführung, Integrationen und Support ab. Für diesen Vergleich wird deshalb kein allgemeingültiger Einstiegspreis angesetzt.
Am besten geeignet für
Verwaltungen, in denen zentrale Organisation und eigenständige Arbeitsplatzbuchung parallel funktionieren sollen.
5. Yoffix: Unterschiedliche Buchungswege und Rollen nutzen
Yoffix bietet Arbeitsplatzbuchung über Web, mobile Anwendungen und Microsoft Teams. Der Funktionsumfang wächst mit den Tarifstufen, etwa bei individuellen Rollen und Priorisierungsregeln.
Key Features
Interaktive Grundrisse und Arbeitsplatzmerkmale.
Buchung über mehrere Zugänge.
Check-in-Regeln und Nutzungsauswertungen.
Anonymer Modus laut Anbieter.
Individuelle Rollen und Rechte im Pro-Paket.
Pros
Verschiedene Zugänge können die Einführung erleichtern, wenn Beschäftigte mit unterschiedlichen Arbeitsmitteln arbeiten. Für die Verwaltung ist besonders prüfenswert, wie sich Sichtbarkeit und Zuständigkeiten einstellen lassen. Der anonyme Modus sollte dabei mit den vorgesehenen Abläufen getestet werden, statt ihn pauschal als Nachweis für die Erfüllung interner Datenschutzanforderungen zu verstehen.
Pricing
Die Preisseite nennt Business ab 1,50 € pro Nutzer und Monat und Pro ab 2 €. Enterprise wird individuell kalkuliert. Die Seite unterscheidet Laufzeiten, Nutzerstaffeln und Module; lasst deshalb die für euch geltenden Konditionen bestätigen.
Am besten geeignet für
Dienststellen, die mehrere Buchungszugänge anbieten und zusätzliche Rollenfunktionen anhand eines gestuften Tarifmodells auswählen möchten.
6. Zapfloor: Gemeinsam genutzte Gebäude und Nutzergruppen organisieren
Zapfloor bietet Arbeitsplatzbuchung innerhalb einer modularen Plattform. Neben internen Teams berücksichtigt die Lösung auch Nutzungsszenarien mit Mietern oder externen Gruppen. Das ist für kommunale Gebäude mit gemischter Nutzung ein relevanter Ansatz.
Key Features
Echtzeitverfügbarkeit in interaktiven Grundrissen.
Buchung über Web und mobile App.
Wiederkehrende Reservierungen.
Regeln für unterschiedliche Gruppen.
QR-Code-Check-in und Erinnerungen.
Pros
Wenn ein Gebäude von mehreren Organisationseinheiten oder Partnern genutzt wird, kann ein gemeinsames System die verschiedenen Buchungsabläufe zusammenführen. Prüft dafür konkret, wie interne Verwaltungsarbeitsplätze von anderen Nutzungen getrennt bleiben und welche Module ihr tatsächlich benötigt.
Pricing
Zapfloor veröffentlicht auf der geprüften Preisseite keinen festen Listenpreis. Der Preis richtet sich nach Modulen und Organisationsgröße. Die dort dargestellten Pakete sehen jährliche Vorauszahlung vor; das konkrete Modell für eure Verwaltung ist im Angebot zu klären.
Am besten geeignet für
Kommunale Organisationen mit gemeinsam genutzten Gebäuden, unterschiedlichen Nutzergruppen und einem Bedarf über reine Arbeitsplatzreservierungen hinaus.
Wie wähle ich den richtigen Anbieter?
Beginnt mit euren verbindlichen Anforderungen und bewertet erst danach zusätzliche Funktionen. So vermeidet ihr, dass eine überzeugende Produktdemo zentrale Fragen zu Datenschutz oder Betrieb überdeckt.
1. Muss-Kriterien mit den zuständigen Stellen festlegen
Definiert gemeinsam mit Organisation, IT, Datenschutz und Personalrat, welche Buchungsprozesse und Datenverarbeitungen vorgesehen sind. Haltet Anforderungen an Hosting, Berechtigungen, Löschung, Barrierefreiheit und Integrationen schriftlich fest. Trennt verbindliche Kriterien von wünschenswerten Ergänzungen.
2. Datenschutz- und Sicherheitsunterlagen prüfen
Fordert von den Anbietern dieselben Nachweise an: Unterlagen zur Auftragsverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen, Angaben zu Unterauftragnehmern und gegebenenfalls das ISO-27001-Zertifikat einschließlich Geltungsbereich. Lasst die zuständigen Stellen bewerten, ob die angebotene Leistung eure Anforderungen erfüllt. Prüft Funktionen wie eingeschränkte Sichtbarkeit und Löschung anschließend auch in der Demo.
3. Vergleichbare Angebote und Betriebsbedingungen einholen
Nennt allen Anbietern dieselbe Zahl an Dienstgebäuden, Beschäftigten und Ressourcen. Vergleicht die Gesamtkosten einschließlich Einführung, Integrationen, Support und Erweiterungen. Klärt außerdem, wie ihr Daten exportieren könnt und wie Vertragsende, Datenrückgabe und Löschung organisiert werden.
4. Die engere Auswahl im Verwaltungsalltag testen
Verwendet für alle Anbieter dieselben drei Aufgaben. So wird aus einer Produktpräsentation ein vergleichbarer Test:
Besuch aus der Außenstelle: Eine Beschäftigte benötigt für einen Tag einen passenden Arbeitsplatz im Hauptgebäude. Sie soll ihn über den dienstlichen Rechner finden und bei einer Terminänderung selbst stornieren können.
Vorübergehend gesperrter Bereich: Wegen Bauarbeiten stehen zwölf Plätze nicht zur Verfügung. Die zuständige Organisation sperrt sie und prüft, wie bereits gebuchte Personen informiert werden.
Gemeinsamer Arbeitstag eines Fachbereichs: Ein Team braucht benachbarte Plätze, während bestimmte Arbeitsplätze weiterhin einer festen Nutzung vorbehalten bleiben.
Bewertet nicht nur die erfolgreiche Buchung, sondern auch den Aufwand für Administration und Beschäftigte. Haltet fest, welche Schritte nur mit Zusatzmodulen funktionieren und wo manuelle Abstimmung notwendig bleibt. Fragt außerdem nach deutschsprachigem Support, erreichbaren Servicezeiten und Schulungsangeboten. Für die Akzeptanz der Mitarbeitenden zählt, wie schnell sie bei einer fehlgeschlagenen Reservierung Hilfe erhalten.
Für einen Pilot eignen sich klar abgegrenzte Bereiche mit repräsentativen Aufgaben. Erfasst beispielsweise fehlgeschlagene Buchungen, Rückfragen an die Organisation und nicht genutzte Reservierungen. Diese Beobachtungen helfen, Regeln zu verbessern, bevor weitere Dienststellen hinzukommen.
Recherche und Transparenz
Stand der Recherche: 18. September 2026.
Diese Seite wurde von anny erstellt, um einen Überblick über verschiedene Buchungslösungen zu geben (einschließlich anny). Marken- und Produktnamen gehören den jeweiligen Unternehmen.
Die Bewertung basiert auf öffentlich zugänglichen Informationen (z. B. Webseite des Anbieters, Nutzerbewertungen auf Capterra und G2, Preislisten und Feature-Übersichten). Für die Auswahl der Anbieter wurden Funktionsumfang, Preisgestaltung, Nutzerfreundlichkeit, Integration, Support und mobile Nutzung berücksichtigt. Die Auflistung der Anbieter erfolgt alphabetisch.
Für diesen Beitrag wurden insbesondere Herstellerseiten zu Funktionen und Preisen ausgewertet. Es handelt sich nicht um einen praktischen Produkttest. Die beschriebenen Verwaltungsszenarien sind unsere redaktionelle Einordnung; sie bedeuten keine pauschale Freigabe für den Einsatz in einer bestimmten Behörde.
Fazit: Gute Arbeitsplatzbuchung beginnt bei den Aufgaben der Verwaltung
Die passende Desk Booking Software macht sichtbar, welcher Arbeitsplatz für eine konkrete Aufgabe verfügbar ist, und lässt sich mit den Zuständigkeiten eurer Dienststellen betreiben. Eine leicht verständliche Buchung, passende Ausstattung und klare Regeln sind dafür ebenso entscheidend wie der Preis.
anny bringt dafür DSGVO-konforme Arbeitsplatzbuchung, Entwicklung und Hosting in Deutschland sowie eine ISO-27001-Zertifizierung zusammen. Das macht die Lösung besonders interessant für Verwaltungen, die Datenschutz und Informationssicherheit mit einer zentralen Ressourcenorganisation verbinden möchten. Für die Bewertung empfiehlt sich ein konkreter Ablauf aus eurem Alltag: vom Besuch einer Außenstelle bis zum gemeinsamen Arbeitstag im Hauptgebäude.
Schaut euch anny für Städte und Kommunen an und besprecht euren Anwendungsfall in einer Demo.
FAQ: Desk Booking Software für öffentliche Verwaltung und Behörden
Müssen mit Desk Booking alle festen Arbeitsplätze entfallen?
Nein. Ihr könnt zunächst nur geeignete Bereiche buchbar machen. Ob feste Zuordnungen, flexible Plätze oder eine Kombination sinnvoll sind, hängt von Aufgaben, Ausstattung und eurem Nutzungskonzept ab. Die Software sollte dieses Konzept abbilden können.
Ist Desk Booking auch für ein Bürgerbüro geeignet?
Es kann die interne Organisation geeigneter Arbeitsplätze unterstützen. Die Planung von Beratungskapazitäten und die Terminvergabe an Bürgerinnen und Bürger sind jedoch eigene Abläufe. Definiert zuerst, welchen dieser Prozesse ihr verbessern wollt.
Was kostet anny für eine Verwaltung?
Der Einstieg liegt bei 2 € pro Ressource pro Monat. Der konkrete Gesamtpreis hängt von den benötigten Ressourcen, dem Paket und zusätzlichen Leistungen ab. Für den Vergleich mit nutzerbasierten Angeboten braucht ihr dieselben Standort- und Mengendaten.
Welche Lösung eignet sich für mehrere Dienstgebäude?
Entscheidend sind die konkrete Standortverwaltung, lokale und zentrale Berechtigungen sowie die Orientierung bei Besuchen. Lasst die Anbieter einen Standortwechsel mit euren Beispielpersonen und Ressourcen zeigen. Die Bezeichnung „mehrere Standorte“ allein reicht für die Auswahl nicht aus.
Ist anny DSGVO-konform und in Deutschland gehostet?
anny bietet DSGVO-konforme Arbeitsplatzbuchung, wird in Deutschland entwickelt und gehostet und ist ISO 27001 zertifiziert. Für den Einsatz in eurer Behörde werden diese Eigenschaften mit dem konkreten Nutzungskonzept verbunden: etwa den vereinbarten Verarbeitungszwecken, Zugriffsrechten und Löschfristen.
Wie berücksichtigt ihr Datenschutz und Personalrat im Projekt?
Klärt früh, welche Informationen für Buchung und Flächenplanung benötigt werden, wer sie sehen soll und wie lange sie verfügbar bleiben. Nutzt diese abgestimmten Anforderungen für Demo und Pilot. Die konkrete Einführung sollte mit den zuständigen Stellen eurer Verwaltung geprüft werden.
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