28.09.2026
Die 5 besten Desk Sharing Anbieter für Kanzleien im Vergleich (2026)
6 Min.
Desk Sharing zwischen Mandantentermin und konzentrierter Aktenarbeit
Am Vormittag arbeitet eine Anwältin an einem Schriftsatz, mittags bespricht sie sich mit der Assistenz und am Nachmittag trifft sie einen Mandanten. Gleichzeitig kommt ein Kollege aus einer anderen Niederlassung für einen gemeinsamen Termin ins Büro. Beide brauchen einen passenden Arbeitsplatz – aber nicht unbedingt denselben Raumtyp.
Desk Sharing in Kanzleien muss diese Unterschiede berücksichtigen. Ein Platz für die wissenschaftliche Mitarbeit, ein ruhiges Büro für vertrauliche Telefonate und ein Besprechungsraum erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Eine Buchungsübersicht hilft erst dann wirklich, wenn sie erkennen lässt, welcher Bereich für die geplante Arbeit geeignet ist.
Dieser Beitrag vergleicht fünf Buchungslösungen für unterschiedliche Kanzleistrukturen. Im Mittelpunkt stehen die Organisation geteilter Arbeitsplätze, Funktionen für den Kanzleialltag und die Kosten. Die Nummerierung dient der Orientierung und stellt keine Rangfolge dar.
Was ist Desk Sharing Software für Kanzleien?
Desk Sharing bedeutet, dass mehrere Mitarbeitende Arbeitsplätze zeitlich versetzt nutzen. Statt jeden Schreibtisch dauerhaft einer Person zuzuordnen, stellt die Kanzlei einen Teil ihrer Plätze zur gemeinsamen Nutzung bereit. Desk Sharing Software organisiert die Reservierung und zeigt, welche Arbeitsplätze wann verfügbar sind.
Der Begriff Desk Booking bezeichnet dabei die konkrete Buchung. Hot Desking wird häufig für eine flexible Platzwahl ohne festen persönlichen Schreibtisch verwendet. In der Praxis überschneiden sich die Begriffe; für die Auswahl zählt, ob das System eure Arbeitsabläufe unterstützt.
Eine Kanzlei kann feste und flexible Plätze kombinieren. Beispielsweise behält ein Team einen dauerhaft zugeordneten Bereich, während andere Arbeitsplätze für Teilzeitkräfte, wissenschaftliche Mitarbeitende oder Besuche aus weiteren Standorten buchbar sind. Ein Shared-Desk-Konzept verlangt also nicht, dass sämtliche Einzelbüros abgeschafft werden.
Die Software bildet die Organisation ab. Ob ein Raum akustisch geschützt ist, Unterlagen sicher aufbewahrt werden und die Ausstattung passt, muss vor Ort geklärt werden.
Warum sollte man Desk Sharing Software für Kanzleien vergleichen?
Ein freier Arbeitsplatz ist im Kanzleialltag nicht automatisch der richtige. Für einen längeren vertraulichen Anruf kann ein offener Teamarbeitsplatz ungeeignet sein. Bei einem kurzfristigen Mandantentermin zählt dagegen, ob ein geeigneter Besprechungsraum verfügbar ist und die beteiligten Kolleginnen und Kollegen im selben Standort arbeiten.
Deshalb lohnt sich ein Vergleich entlang konkreter Abläufe: Wer darf welche Bereiche buchen? Kann eine Assistenz Buchungen übernehmen? Wie werden kurzfristige Änderungen gehandhabt? Welche Informationen sind für andere Mitarbeitende sichtbar? Diese Fragen sollten die Anbieter anhand ihrer aktuellen Lösung beantworten.
Hinzu kommen Unterschiede bei Integrationen und Preisen. Die Anbindung an Microsoft Teams ersetzt nicht automatisch jede gewünschte Outlook-Funktion. Ebenso sind Preise pro Nutzer und Preise pro Ressource ohne ein gemeinsames Mengengerüst schwer vergleichbar.
Für eure Entscheidung sollten außerdem Vorteile und mögliche Nachteile des Arbeitsmodells sichtbar werden. Desk Sharing kann die Planung wechselnder Anwesenheiten und die Nutzung vorhandener Büroflächen erleichtern. Unklare Regeln, fehlender Stauraum oder lange Platzsuchen können dagegen zusätzlichen Aufwand verursachen. Eine passende Software ist deshalb Teil eines durchdachten Kanzleikonzepts.
Welche Anforderungen muss Desk Sharing in Kanzleien erfüllen?
Vertrauliche Arbeit und geeignete Räume
Unterscheide im Raumkonzept zwischen offenen Arbeitsplätzen, ruhigen Einzelbüros und Besprechungsräumen. Prüfe, ob sich die benötigten Raumtypen, Ausstattungen und Buchungsberechtigungen im System verständlich abbilden lassen.
Verwende bei Buchungen möglichst neutrale Bezeichnungen. Für eine Arbeitsplatzreservierung sind Mandantennamen, Aktenzeichen oder Details eines Verfahrens in der Regel organisatorisch nicht erforderlich. Auch die Sichtbarkeit von Raumkalendern sollte zum vorgesehenen Nutzerkreis passen.
Zusammenarbeit zwischen Anwälten und Assistenz
Die räumliche Nähe zur Assistenz kann wichtiger sein als ein bestimmter Schreibtisch. Teste deshalb, wie ein Team Plätze im gleichen Bereich findet und ob die Lösung die gewünschte Buchung für andere Personen unterstützt.
Denke auch an die Einarbeitung: Referendare und neue Mitarbeitende sollten erkennen können, in welchem Bereich ihr Team arbeitet. Gleichzeitig braucht es verlässliche Regeln für kurzfristige Termine, Änderungen und Plätze, die bestimmten Aufgaben vorbehalten bleiben.
Clean Desk Policy und Ausstattung
Eine Clean Desk Policy sollte konkret erklären, wie ein gemeinsam genutzter Arbeitsplatz hinterlassen wird: Unterlagen gehören in die dafür vorgesehene Aufbewahrung, persönliche Materialien werden entfernt und der Platz bleibt für die nächste Person nutzbar.
Prüfe vor dem Start außerdem Monitore, Dockingstationen, Telefonie und ergonomische Einstellungen. Ein Arbeitsplatzwechsel sollte nicht jedes Mal eine neue technische Einrichtung erfordern. Ausstattung und Arbeitsbedingungen gehören deshalb ebenso in den Anforderungskatalog wie die Buchungsfunktionen.
DSGVO und Informationssicherheit
Eine Buchung kann personenbezogene Informationen über Anwesenheit und Arbeitsort enthalten. Für die Auswahl sind deshalb Fragen nach Sichtbarkeit, Rollen, Löschmöglichkeiten, Auftragsverarbeitung, Hosting und Unterauftragnehmern relevant. Beziehe die zuständigen Datenschutz- und IT-Verantwortlichen früh ein.
Lass dir die Hosting-Standorte und aktuelle Sicherheitsnachweise erläutern. Bei einer ISO-27001-Zertifizierung lohnt sich ein Blick auf den Geltungsbereich: Welche Organisation und welche Leistungen sind erfasst? Ergänzend sollte eure IT prüfen, wie sich die vorgesehenen Zugriffs- und Datenschutzregeln praktisch umsetzen lassen.
Standorte, Kalender und mobile Buchung
Ein Standortbesuch sollte planbar sein, bevor jemand anreist. Prüfe im Test, wie Mitarbeitende zwischen Büros wechseln, verfügbare Plätze erkennen und unterwegs reservieren können. Für Kanzleien mit mehreren Niederlassungen zählt außerdem, wer lokale Änderungen pflegt und welche Einstellungen zentral verwaltet werden.
Die 5 Desk Sharing Anbieter für Kanzleien im Vergleich
Die folgenden Anbieter stehen in alphabetischer Reihenfolge. Entscheidend für die Auswahl ist, welche Lösung eure Kombination aus Einzelarbeit, Assistenz und Mandantenterminen unterstützt.
Anbieter | Ansatz für Kanzleien | Preislicher Einstieg |
|---|---|---|
1. anny | Arbeitsplatz- und Besprechungsplanung aus einer Hand – mit Entwicklung und Hosting in Deutschland sowie ISO-27001-Zertifizierung | Ab 2 € pro Ressource und Monat |
2. Archie | Teamnähe und Anwesenheit über Büropläne und Wochenübersichten koordinieren | Desk Booking Starter ab 159 US-Dollar pro Monat |
3. Envoy | Schreibtische, Besprechungsräume und Parkplätze zeitlich flexibel reservieren | Reservations: 5 US-Dollar pro Ressource und Monat bei jährlicher Zahlung, zuzüglich Plattformgebühr |
4. Robin | Dauerhaft zugewiesene und gemeinsam genutzte Plätze in einem Büromodell abbilden | Angebot auf Anfrage |
5. Seatti | Reservierungen in den Microsoft-geprägten Kanzleialltag einbinden | Workspace Essentials ab 1,90 € pro Nutzer und Monat |
Ein Tarifvergleich braucht mehr als den Einstiegspreis: Lass Ressourcen, Nutzer, Standorte und benötigte Zusatzleistungen für alle Angebote identisch kalkulieren. Die Dollarpreise wurden nicht in Euro umgerechnet.
1. anny
Mit anny kann eine Kanzlei die Platzwahl für Mitarbeitende und die Reservierung von Besprechungsräumen auf derselben Plattform organisieren. Das ist etwa dann hilfreich, wenn ein standortübergreifendes Team für einen Mandantentermin zusammenkommt und neben einem Gesprächsraum auch Arbeitsplätze benötigt.
Für die interne Anbieterprüfung bringt anny konkrete Nachweise mit: Die Lösung wird in Deutschland entwickelt und gehostet; das Unternehmen ist ISO-27001-zertifiziert. Zusammen mit dem ressourcenbasierten Preis ist das ein relevantes Gesamtpaket für Kanzleien, die Buchungsorganisation und Informationssicherheit gemeinsam bewerten.
Key Features
3D-Bürokarte, auf der Mitarbeitende Plätze und Räume auswählen.
Wochenplaner zur Abstimmung geplanter Büro- und Remote-Tage.
Gemeinsame Verwaltung verschiedener buchbarer Ressourcen.
Anbindung an Microsoft 365 und Google Workspace für Buchungen im vorhandenen Arbeitsumfeld.
KI-Chat für Buchungsanfragen in natürlicher Sprache: anny AI sucht und reserviert passende Arbeitsplätze.
Pros
Zentrale Buchung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen für den gesamten Kanzleialltag
Persönlicher Support auf Deutschland
Entwicklung und Hosting in Deutschland
ISO-27001-zertifiziertes Informationssicherheitsmanagement
Ressourcenbasierte Abrechnung unabhängig von der Anzahl der Mitarbeitenden
Einfache Reservierung über Microsoft 365 oder den KI-Chat
Pricing
Der Einstieg bei anny liegt ab 2 € pro Ressource und Monat. Für die Kanzleikalkulation zählt damit beispielsweise die Zahl der buchbaren Arbeitsplätze. Ergänze weitere benötigte Ressourcen und den gewünschten Leistungsumfang, um euer Budget zu bestimmen.
Am besten geeignet für
Kanzleien mit wechselnder Bürobesetzung und regelmäßigem Besprechungsbedarf, die beide Aufgaben zentral lösen und Wert auf deutsche Entwicklung, deutsches Hosting sowie nachvollziehbare Sicherheitsnachweise legen.
2. Archie
Archie verbindet visuelle Platzbuchung mit einer Übersicht über die geplante Arbeitswoche. Das kann die Abstimmung erleichtern, wenn Anwälte und Assistenz ihre gemeinsamen Präsenztage planen.
Key Features
Büropläne mit Kollegensuche und Wochenübersicht.
Reservierung im Browser oder per mobiler App.
Check-ins per QR-Code und Sitzplatzzuweisung.
Ab Pro: mehrere Standorte, Teams- und Outlook-Buchung sowie SSO und SCIM.
Pros
Teams können ihre geplante Anwesenheit bei der Platzwahl berücksichtigen.
Die Kartenansicht hilft Mitarbeitenden, sich in weniger vertrauten Bürobereichen zu orientieren.
Pro ergänzt Funktionen für Niederlassungen und zentrale Benutzerverwaltung.
Pricing
Desk Booking Starter wird ab 159 US-Dollar pro Monat, Pro ab 249 US-Dollar angeboten. Starter umfasst einen Standort; Enterprise wird individuell kalkuliert. Lass Ressourcenmenge, Abrechnungsbedingungen und zusätzliche Raumbuchung im Angebot festhalten.
Am besten geeignet für
Kanzleien, die Teamkoordination und visuelle Arbeitsplatzwahl priorisieren; für mehrere Niederlassungen ist insbesondere Pro zu prüfen.
3. Envoy
Envoy Reservations bündelt die Reservierung von Schreibtischen, Räumen und Parkplätzen. Für Kanzleien ist die zeitliche Flexibilität interessant: Ein Arbeitsplatz lässt sich beispielsweise für den Zeitraum zwischen zwei externen Terminen einplanen.
Key Features
Stundenweise und mehrtägige Reservierungen.
Mobile Buchung und Verfügbarkeit auf Karten.
Automatische Freigabe bei ausgebliebenem Check-in.
Datenschutzoptionen und Informationen zur Schreibtischausstattung.
Pros
Unterschiedliche Aufenthaltsdauern lassen sich im Buchungsmodell berücksichtigen.
Arbeitsplatz, Besprechungsraum und Parkplatz sind innerhalb des Reservierungsangebots abbildbar.
Erinnerungen und Freigaben können helfen, blockierte, ungenutzte Plätze wieder verfügbar zu machen.
Pricing
Envoy Reservations kostet laut Preisübersicht 5 US-Dollar pro buchbarer Ressource und Monat bei jährlicher Zahlung. Hinzu kommt eine Plattformgebühr; der Ressourcenpreis allein ist daher nicht der Gesamtpreis. Weitere Module sollten getrennt im Angebot ausgewiesen werden.
Am besten geeignet für
Kanzleien mit wechselnden Aufenthaltszeiten und mehreren Ressourcentypen, die Reservierungsregeln und Check-ins systematisch einsetzen möchten.
4. Robin
Robin ist für Kanzleien einen Blick wert, in denen persönliche Büros und geteilte Plätze nebeneinander bestehen. Das Produkt berücksichtigt feste Zuordnungen ebenso wie flexible Reservierungen und ergänzt diese um Flächenplanung.
Key Features
Kartenbasierte Buchung verschiedener Arbeitsplatztypen.
Einstellungen für Berechtigungen und bevorzugte Vergabe.
Reservierungen per Mobilgerät und über Teams, Outlook oder Slack.
Planungswerkzeuge für Sitzbereiche und Büroumzüge.
Pros
Ein gemischtes Bürokonzept kann ohne vollständige Umstellung auf freie Platzwahl organisiert werden.
Die Planung von Sitzbereichen ist bei neuen Praxisgruppen oder Standortveränderungen relevant.
Mitarbeitende können je nach Arbeitsweise unterschiedliche Buchungskanäle verwenden.
Pricing
Die Kosten werden auf Anfrage zusammengestellt. Robin nennt eine jährliche Abrechnung; ein allgemein gültiger Startpreis wird nicht veröffentlicht. Verlange eine Aufschlüsselung nach Leistungsumfang und gegebenenfalls Hardware.
Am besten geeignet für
Kanzleiorganisationen, die beim Ausbau ihrer Standorte feste Bürozuordnungen und gemeinsam nutzbare Bereiche zusammen planen wollen.
5. Seatti
Bei Seatti steht die Einbindung in Microsoft-basierte Büroabläufe im Vordergrund. Nutzt eine Kanzlei Teams bereits für die tägliche Abstimmung, kann die dort integrierte Arbeitsplatzbuchung einen vertrauten Einstieg bieten.
Key Features
Arbeitsplatz- und Parkplatzreservierung im Workspace-Angebot.
Teams-Anbindung bereits in Workspace Essentials.
Ab Workspace Pro: Räume, zusätzliche Buchungsregeln und Outlook-Integration.
Separat wählbare Office-Intelligence-Angebote zur Analyse der Flächennutzung.
Pros
Die Reservierung lässt sich mit der bestehenden Teams-Nutzung verbinden.
Zusätzliche Raumfunktionen können passend zum Bedarf des Kanzleistandorts gewählt werden.
Weitergehende Auswertungen sind getrennt vom Buchungsmodul kalkulierbar.
Pricing
Für Workspace Essentials nennt Seatti ab 1,90 € pro Nutzer und Monat, für Workspace Pro ab 2,90 €. Enterprise erfordert ein Angebot. Falls ihr Office Intelligence benötigt, gehört dieses separate Modul zusätzlich in die Kostenrechnung.
Am besten geeignet für
Kanzleien, deren interne Zusammenarbeit auf Microsoft 365 ausgerichtet ist und die ihre Arbeitsplatzreservierung möglichst nah an diesem Umfeld halten möchten.
Wie wähle ich den richtigen Anbieter?
Eine belastbare Entscheidung entsteht durch einen gemeinsamen Anforderungskatalog und zwei vergleichbare Pilotprojekte.
Anforderungen festlegen: Erfasse mit Kanzleimanagement, IT, Datenschutz und Vertretern der Mitarbeitenden die Muss- und Wunschkriterien. Dazu gehören geeignete Arbeitsplatztypen, Buchungsrechte, Assistenzabläufe, Integrationen, mobile Nutzung, Support und Gesamtkosten. Definiere vorab, welche Kriterien besonders wichtig sind.
Zwei Anbieter auswählen: Nutze Demos zur Vorauswahl und vereinbare mit zwei passenden Anbietern jeweils einen Piloten. Beide Tests sollten dieselben Arbeitsabläufe und vergleichbare Flächen abdecken. Nacheinander durchgeführte Piloten vermeiden konkurrierende Reservierungen für dieselben Plätze.
Zwei bis drei Teams beteiligen: Wähle beispielsweise ein Anwaltsteam mit wechselnden Außenterminen, eine Assistenzgruppe und wissenschaftliche Mitarbeitende mit festen Präsenztagen. Möglichst dieselben Personen sollten beide Systeme testen. Plane genügend Zeit für typische Mandantentermine, Teamtage und kurzfristige Änderungen ein.
Konkrete Situationen durchspielen: Eine Kollegin bucht für einen Besuch in einer anderen Niederlassung. Eine Assistenz organisiert die benötigten Ressourcen für einen gemeinsamen Termin. Ein Team findet Plätze nahe beieinander, während eine andere Person einen ruhigen Arbeitsbereich benötigt. Teste auch Stornierungen und die mobile Bedienung.
Feedback und Ergebnisse vergleichen: Hole nach jedem Piloten dieselben Rückmeldungen ein: War der passende Platz leicht zu finden? Waren Buchungsrechte verständlich? Welche Schritte haben Zeit gekostet? Ergänze das Nutzerfeedback um Einrichtung, Verwaltungsaufwand, Support und technische Prüfung. Vergleiche anschließend Angebote auf derselben Berechnungsbasis.
Entscheide anhand dieser Ergebnisse und plane die Einführung schrittweise. Schulungen, klare Ansprechpartner und verständliche Regeln zur Nutzung gehören zum Rollout. Wenn es einen Betriebsrat gibt, sollte er frühzeitig in die Gestaltung einbezogen werden.
Fazit: Desk Sharing braucht ein passendes Kanzleikonzept
Erfolgreiches Desk Sharing in Kanzleien beginnt mit der Frage, welche Arbeit an welchem Ort stattfinden soll. Flexible Arbeitsplätze, feste Teamzuordnungen und Räume für vertrauliche Gespräche können sich ergänzen. Die passende Software macht diese Organisation für Mitarbeitende verständlich und im Alltag buchbar.
Wenn eure Kanzlei Arbeitsplätze und Besprechungsräume künftig gemeinsam organisieren möchte, gehört anny auf die engere Auswahlliste. Die Kombination aus ressourcenbasierter Abrechnung, deutschem Hosting und zertifiziertem Informationssicherheitsmanagement lässt sich im Pilotprojekt anhand eurer fachlichen und technischen Anforderungen prüfen. Preise beginnen ab 2 € pro Ressource und Monat.
Entdecke Desk Sharing mit anny und vereinbare eine Demo. Bringe euren Anforderungskatalog und typische Buchungsabläufe mit, um die Lösung konkret für eure Kanzlei zu prüfen.
FAQ: Desk Sharing in Kanzleien
Ist Desk Sharing auch mit Einzelbüros möglich?
Ja. Eine Kanzlei kann einzelne Büros zeitlich wechselnd vergeben und andere dauerhaft zuordnen. Entscheidend ist, dass Nutzungsregeln, Ausstattung und Berechtigungen zum vorgesehenen Arbeitsmodell passen.
Welche Kanzleien profitieren besonders von Desk Sharing?
Ein relevantes Einsatzszenario sind Kanzleien mit wechselnden Präsenztagen, Teilzeitmodellen oder mehreren Standorten. Ob sich das Modell lohnt, hängt von tatsächlicher Anwesenheit, Aufgaben und Raumangebot ab. Eine feste Mindestgröße lässt sich daraus nicht ableiten.
Wie schützt man vertrauliche Informationen an geteilten Arbeitsplätzen?
Wichtige organisatorische Punkte sind geeignete Räume für Gespräche, sichere Aufbewahrung von Unterlagen und verständliche Clean-Desk-Regeln. Zusätzlich sollten Buchungsdaten und Kalender nur die benötigten Informationen enthalten. Die konkrete Umsetzung gehört in die interne Datenschutz- und Sicherheitsprüfung.
Müssen alle Mitarbeitenden ihren festen Arbeitsplatz aufgeben?
Nein. Ein gemischtes Modell kann feste Plätze für bestimmte Aufgaben mit flexibel buchbaren Arbeitsplätzen verbinden. Prüfe im Pilotbetrieb, welche Zuordnungen für Zusammenarbeit und Arbeitsbedingungen sinnvoll sind.
Was kostet Desk Sharing Software für Kanzleien?
anny startet ab 2 € pro Ressource und Monat. Andere Anbieter berechnen pro Nutzer oder bieten individuelle Konditionen an. Für einen aussagekräftigen Vergleich brauchst du die Zahl der buchbaren Ressourcen, die Nutzerzahl und den benötigten Funktionsumfang.
Recherche und Transparenz
Stand der Recherche: 25. September 2026.
Diese Seite wurde von anny erstellt, um einen Überblick über verschiedene Buchungslösungen zu geben (einschließlich anny). Marken- und Produktnamen gehören den jeweiligen Unternehmen.
Die Bewertung basiert auf öffentlich zugänglichen Informationen (z. B. Webseite des Anbieters, Nutzerbewertungen auf Capterra und G2, Preislisten und Feature-Übersichten). Für die Auswahl der Anbieter wurden Funktionsumfang, Preisgestaltung, Nutzerfreundlichkeit, Integration, Support und mobile Nutzung berücksichtigt. Die Auflistung der Anbieter erfolgt alphabetisch.
Für diesen Beitrag wurden insbesondere offizielle Produkt- und Preisseiten ausgewertet. Es handelt sich nicht um einen unabhängigen Produkttest. Die branchenspezifischen Empfehlungen sind unsere Einordnung; sie bedeuten nicht, dass jeder Anbieter alle beschriebenen Kanzleiszenarien ohne zusätzliche Konfiguration unterstützt. Preise und Paketbestandteile können sich ändern.



