Dienstag ist Teamtag in der Schadenabteilung: Viele Mitarbeitende kommen gleichzeitig ins Büro, einige brauchen einen ruhigen Arbeitsplatz, andere einen Besprechungsraum. Am Freitag bleiben dieselben Flächen weitgehend leer. Ein Desk Sharing System soll diese Unterschiede planbar machen – für Mitarbeitende ebenso wie für das Facility Management.

Welche Desk Sharing Software passt dafür zu Versicherungen? In diesem Vergleich stellen wir sechs Anbieter vor: anny, Awaio, Clearooms, Envoy, Eptura Engage und Robin. Du erfährst, welche Funktionen sie anbieten, wie ihre Preismodelle funktionieren und für welches Einsatzszenario sie sich aus unserer Sicht besonders eignen.

Was ist Desk Sharing Software?

Desk Sharing Software ist ein digitales Buchungssystem für gemeinsam genutzte Arbeitsplätze. Mitarbeitende sehen, welche Schreibtische verfügbar sind, und reservieren einen passenden Platz für einen bestimmten Tag oder Zeitraum. Je nach Lösung lassen sich auch Besprechungsräume, Parkplätze und Equipment buchen.

Desk Sharing bezeichnet das Arbeitsplatzkonzept, bei dem mehrere Personen einen Pool von Arbeitsplätzen nutzen. Desk Booking ist die Reservierung dieser Plätze. Die Software unterstützt die Organisation mit Verfügbarkeitsanzeigen, Buchungsregeln und – abhängig vom Funktionsumfang – Büroplänen, Check-ins und Auswertungen.

Für Versicherungen kann das die Abstimmung zwischen Zentrale, Niederlassungen und hybriden Teams erleichtern. An einem gemeinsamen Teamtag lässt sich vorab prüfen, welche Plätze in derselben Zone frei sind. Für vertrauliche Gespräche oder besondere Ausstattungsanforderungen sollten geeignete Räume und Arbeitsplätze eingeplant werden.

Worauf Versicherungen bei Desk Sharing Software achten sollten

Ein freier Schreibtisch allein löst noch nicht die Organisation eines hybriden Büros. Für deinen Vergleich lohnt sich eine Anforderungsliste mit konkreten Alltagssituationen.

Teamzonen und passende Ausstattung

Soll die Schadenbearbeitung an bestimmten Tagen zusammensitzen? Welche Plätze eignen sich für konzentrierte Sachbearbeitung, welche für Zusammenarbeit? Prüfe, ob sich Arbeitsplätze nach Ausstattung auswählen und Bereiche bestimmten Gruppen zuordnen lassen. Für vertrauliche Telefonate solltest du separate Räume oder geeignete Rückzugsbereiche einplanen.

Standorte und Berechtigungen

Zentrale und Niederlassungen können unterschiedliche Buchungsregeln brauchen. Lass dir zeigen, wie Mitarbeitende zwischen Standorten wechseln, wer reservieren darf und wie fest zugeordnete Plätze neben flexiblen Arbeitsplätzen abgebildet werden. Ein Pilot sollte diese Unterschiede tatsächlich enthalten.

Integration in den Arbeitsalltag

Eine Demo sollte nicht beim Grundriss enden. Teste den gesamten Ablauf: Anmeldung, Platzwahl, Raumbuchung, Stornierung und Check-in. Beziehe dabei die Systeme ein, die eure Mitarbeitenden bereits nutzen. Kläre außerdem, welche Integrationen im angebotenen Tarif enthalten sind.

Umgang mit Buchungsdaten

Lege mit den zuständigen internen Teams fest, welche Buchungsinformationen sichtbar sein sollen, wer Auswertungen benötigt und wann Daten gelöscht werden. Fordere die dazugehörigen technischen und vertraglichen Unterlagen an. Eine allgemeine Sicherheitsangabe ersetzt nicht die Prüfung eurer konkreten Anforderungen.

Auslastung und Gesamtkosten

Unterscheide gebuchte Plätze von tatsächlich genutzten Plätzen. Prüfe, wie Check-ins und nicht wahrgenommene Reservierungen in Auswertungen einfließen. Vergleiche Angebote außerdem mit derselben Zahl an Mitarbeitenden, Desks, Räumen und Standorten – einschließlich aller benötigten Zusatzmodule.

So vergleichst du die Anbieter im Versicherungsalltag

Bitte die Anbieter, in der Demo dieselben drei Situationen zu zeigen:

Teamtag: Zwölf Personen aus der Schadenabteilung möchten am selben Tag in einer geeigneten Zone arbeiten. Einige benötigen besondere Ausstattung.
Standortbesuch: Eine Mitarbeiterin aus einer Niederlassung besucht die Zentrale und benötigt einen Arbeitsplatz, einen Parkplatz und später einen Besprechungsraum.
Kurzfristige Änderung: Eine Reservierung wird nicht genutzt. Lass dir zeigen, wie der Platz wieder verfügbar wird und wie dieser Vorgang in der Auswertung erscheint.

Bewerte anschließend Buchungsaufwand, administrative Einrichtung und die Sichtbarkeit für andere Mitarbeitende. Halte fest, welche Funktionen standardmäßig enthalten sind und welche ein zusätzliches Paket voraussetzen.

Für die Kostenrechnung ist eine gemeinsame Ausgangsbasis hilfreich: beispielsweise 500 Mitarbeitende, 250 Desks, 20 Räume und zwei Standorte. Diese Zahlen sind ein Rechenbeispiel, keine empfohlene Sharing-Quote. Fordere für dieses Szenario den Jahresgesamtpreis einschließlich Einrichtung, Integrationen und Support an.

Die 6 besten Desk Sharing Anbieter für Versicherungen im Vergleich

Die Anbieter auf einen Blick

Anbieter	Besonders interessant für	Preismodell und Einstieg
anny	Versicherungen, die Desks, Räume und weitere Ressourcen gemeinsam verwalten möchten	Ressourcenbasiert; kostenloser Starter bis fünf Ressourcen, individuelles Angebot für größere Umgebungen, ab 2 €/Monat/Ressource
Awaio	Teamzonen und gemeinsame Ressourcenplanung	Desk Management: 69 €/Monat für 20 Desks laut Anbieter; Zusatzmodule gesondert
Clearooms	Flexible Teamregeln und ressourcenbezogene Abrechnung	1–19 Desks: 75 €/Monat jährlich oder 83 €/Monat monatlich
Envoy	Versicherungen mit modularer Büroorganisation und optionalem Besuchermanagement	Reservations: 5 US-Dollar je Ressource/Monat bei jährlicher Zahlung, zuzüglich Plattformgebühr
Eptura Engage	Große Versicherungsgruppen mit komplexer Standort- und Flächenorganisation	Individuelles Angebot; jährliches Abonnement nach Nutzerzahl
Robin	Größere Versicherungen mit zentraler Ressourcen- und Flächenplanung	Individuelles Angebot; jährliche Abrechnung

Die Preise sind veröffentlichte Einstiegspreise und kein Vergleich identischer Leistungspakete. Mindestmengen, Laufzeit, Einrichtung, Zusatzmodule und Steuern können den Gesamtpreis verändern. Die Angaben beruhen auf den zum Recherchezeitpunkt verfügbaren Herstellerinformationen.

1. anny: Für vielseitiges Workspace Management

anny verbindet Arbeitsplatzbuchung mit der Verwaltung von Räumen, Parkplätzen, Equipment und weiteren Ressourcen. Für Versicherungen ist das besonders interessant, wenn Zentrale und Niederlassungen ihre Buchungsprozesse in einer gemeinsamen Plattform abbilden möchten.

Key Features

Interaktive 3D-Karten zur Auswahl von Arbeitsplätzen.
Communities, Kontingente und Buchungsregeln für unterschiedliche Teams.
Arbeitsplatz- und Raumbuchung mit Anbindung an Microsoft 365.
Mobile Nutzung und Check-in.
Auswertungen sowie Schnittstellen für weiterführende Abläufe.

Pros

Die Stärke liegt in der Verbindung verschiedener Ressourcen mit konfigurierbaren Regeln. So kann ein Versicherer beispielsweise Teamzonen organisieren und zusätzliche Angebote wie Besprechungsräume oder Equipment einbeziehen. Die visuelle Platzwahl hilft bei der Orientierung über mehrere Etagen.

Pricing

Bei anny startet eine buchbare Ressource ab 2 € pro Monat. Die Abrechnung richtet sich nach der Anzahl der Ressourcen statt nach der Nutzerzahl. Für Versicherungen mit vielen Mitarbeitenden und einer geringeren Zahl an buchbaren Arbeitsplätzen kann dieses Modell besonders interessant sein. Die konkreten Kosten hängen vom gewählten Paket und dem benötigten Funktionsumfang ab.

Am besten geeignet für

Versicherungen, die Arbeitsplatzbuchung als Teil eines umfassenderen Workspace Managements einführen und mehrere Ressourcentypen zentral organisieren möchten.

Quellen: anny für Versicherungen, Preise und Pakete.

2. Awaio: Für Teamzonen und gemeinsame Ressourcenplanung

Awaio verbindet Arbeitsplatzbuchung mit der Planung von Räumen, Schließfächern und Parkplätzen. Auf dem Büroplan sehen Mitarbeitende freie Plätze und die gebuchten Arbeitsplätze ihrer Kolleginnen und Kollegen.

Key Features

Büropläne mit Verfügbarkeiten und Ausstattungssuche.
Flexible Desks, feste Plätze, Teamzonen und Fokusbereiche.
Wiederkehrende Buchungen und Regeln je Zone.
Check-in und automatische Freigabe bei No-Shows.
Wochenplanung für Desks und weitere Ressourcen.

Pros

Die Verbindung aus Teamzonen, Wochenplanung und unterschiedlichen Ressourcentypen passt zu wechselnden Büroanwesenheiten. Buchungs- und Check-in-Daten unterstützen die Auswertung der Nutzung einzelner Bereiche.

Pricing

Awaio nennt auf seiner Website 69 € pro Monat für Desk Management mit 20 Desks. Das Preismodell ist modular und ressourcenbasiert; die Nutzerzahl ist laut Anbieter unbegrenzt. Den aktuellen Umfang, zusätzliche Module und mögliche Einrichtungs- oder Hardwarekosten solltest du im Angebot bestätigen lassen.

Am besten geeignet für

Versicherungen, die Teamzonen und unterschiedliche Ressourcen für Zentrale und Niederlassungen gemeinsam planen möchten.

3. Clearooms: Für Arbeitsplatzbuchung mit flexiblen Teamregeln

Clearooms kombiniert Desk Booking mit Raum- und Parkplatzbuchung. Die Lösung unterstützt mobile Reservierungen und Regeln für unterschiedliche Teams, Rollen und Standorte.

Key Features

Arbeitsplatzwahl über Büropläne und mobile Apps.
Wiederkehrende Buchungen und Zuordnung von Desks zu Teams.
Buchungsregeln nach Rolle, Team oder Standort.
QR-Code-Check-in und Freigabe bei ausgebliebenem Check-in.
Buchung über Microsoft Teams und Outlook.

Pros

Die ressourcenbezogene Abrechnung ist für Organisationen interessant, in denen viele Mitarbeitende eine kleinere Zahl an Arbeitsplätzen teilen. Regeln für Teams und Standorte unterstützen unterschiedliche Nutzungskonzepte innerhalb derselben Organisation.

Pricing

Für 1 bis 19 Desks nennt Clearooms 75 € pro Monat bei jährlicher Zahlung beziehungsweise 83 € bei monatlicher Zahlung. Weitere Preisstufen richten sich nach der Desk-Zahl. Meetingräume und Parkplätze werden gesondert berechnet. Ein 30-tägiger Testzugang ist verfügbar.

Am besten geeignet für

Versicherungen, die flexible und fest zugeordnete Arbeitsplätze mit unterschiedlichen Regeln für Teams und Standorte verbinden möchten.

4. Envoy: Für modulare Arbeitsplatz- und Büroorganisation

Envoy verbindet eine zentrale Workplace-Plattform mit ergänzbaren Modulen. Über Envoy Reservations können Mitarbeitende Desks, Räume und Parkplätze buchen. Besuchermanagement ist als separates Produkt verfügbar.

Key Features

Arbeitsplatz-, Raum- und Parkplatzbuchung.
Mobile Reservierungen und Verfügbarkeiten auf Karten.
Stundenweise und mehrtägige Buchungen.
Automatische Freigabe bei ausgebliebenem Check-in.
SSO, SCIM sowie Teams- und Slack-Integration über die Plattform.

Pros

Der modulare Aufbau ermöglicht es, Buchung und weitere Büroprozesse nach Bedarf zu kombinieren. Die Plattform unterstützt mehrere Standorte und eine zentrale Nutzerverwaltung.

Pricing

Envoy Reservations kostet laut Preisseite 5 US-Dollar pro buchbarer Ressource und Monat bei jährlicher Zahlung. Hinzu kommt die erforderliche Premium- oder Enterprise-Plattformgebühr. Besuchermanagement ist nicht im Workplace-Paket enthalten und muss bei Bedarf separat kalkuliert werden.

Am besten geeignet für

Versicherungen, die Arbeitsplatzbuchung mit einer modularen Büroorganisation verbinden und bei Bedarf auch den Empfang externer Gäste über Envoy abbilden möchten.

5. Eptura Engage: Für komplexe Standort- und Flächenorganisation

Eptura Engage, früher Condeco, kombiniert Arbeitsplatz- und Raumbuchung mit Funktionen zur Büroorganisation. Die Plattform bietet unter anderem zentrale Regeln für unterschiedliche Standorte und Auswertungen zur Flächennutzung.

Key Features

Desk Booking über Web, App und Microsoft Teams.
Interaktive Grundrisse und Arbeitsplatzmerkmale.
Stunden- und schichtweise Buchung.
Automatisierter Check-in und Freigabe über entsprechende Integrationen.
Regeln für Bereiche sowie Auswertungen und Power-BI-Anbindung.

Pros

Die differenzierten Buchungsoptionen sind für komplexe Flächenkonzepte interessant. Unterschiedliche Platztypen und Nutzungszeiten lassen sich bei der Planung berücksichtigen.

Pricing

Eptura veröffentlicht für Engage auf der geprüften Preisseite keinen festen Listenpreis. Die jährliche Subscription richtet sich nach Nutzerzahl, Paket und optionalen Erweiterungen. Für den Vergleich ist deshalb ein individuelles Angebot erforderlich.

Am besten geeignet für

Große Versicherungsgruppen, die mehrere Standorte mit differenzierten Buchungsregeln, verschiedenen Platztypen und umfangreicher Flächenauswertung organisieren möchten.

6. Robin: Für zentrale Ressourcen- und Flächenplanung

Robin bündelt Arbeitsplatzbuchung und Flächenmanagement in einer Workplace-Plattform. Für größere Versicherungen ist das interessant, wenn neben einzelnen Reservierungen auch Teamzonen und die Organisation ganzer Büroflächen im Mittelpunkt stehen.

Key Features

Buchung von Desks, Räumen, Parkplätzen und Schließfächern.
Geteilte, fest zugeordnete Arbeitsplätze und automatische Buchungen.
Büropläne, Teamzonen und Buchungsrichtlinien.
Flächen- und Umzugsplanung.
Kalenderanbindung an Microsoft und Google.

Pros

Robin verbindet die tägliche Ressourcenbuchung mit der Planung der Arbeitsumgebung. Dadurch lassen sich Buchungsabläufe und Veränderungen an Büroflächen innerhalb derselben Plattform organisieren.

Pricing

Robin bietet individuelle Preise auf Anfrage und rechnet jährlich ab. Einen festen Einstiegspreis nennt die geprüfte Preisseite nicht. Der Anbieter richtet sein Angebot an Unternehmen ab etwa 500 Mitarbeitenden, von denen mindestens ein Drittel regelmäßig das Büro nutzt. Hardware wird separat beschafft.

Am besten geeignet für

Größere Versicherungen, die Arbeitsplatzbuchung, Teamzonen und Veränderungen ihrer Büroflächen zentral planen möchten.

Recherche und Transparenz

Stand der Recherche: 18. September 2026.

Diese Seite wurde von anny erstellt, um einen Überblick über verschiedene Buchungslösungen zu geben (einschließlich anny). Marken- und Produktnamen gehören den jeweiligen Unternehmen.

Die Bewertung basiert auf öffentlich zugänglichen Informationen (z. B. Webseite des Anbieters, Nutzerbewertungen auf Capterra und G2, Preislisten und Feature-Übersichten). Für die Auswahl der Anbieter wurden Funktionsumfang, Preisgestaltung, Nutzerfreundlichkeit, Integration, Support und mobile Nutzung berücksichtigt. Die Auflistung der Anbieter erfolgt alphabetisch.

Fazit: Desk Sharing sollte zu den Abläufen deiner Versicherung passen

Die passende Desk Sharing Software muss die Buchung im Alltag erleichtern und die Anforderungen von Zentrale, Niederlassungen und unterschiedlichen Teams abbilden. Prüfe dafür Teamzonen, Berechtigungen, Integrationen und die tatsächliche Nutzung der gebuchten Plätze. Vergleiche die Gesamtkosten für dasselbe Mengengerüst.

anny verbindet Arbeitsplatzbuchung mit der Verwaltung weiterer Ressourcen. Awaio bietet unter anderem Teamzonen und gemeinsame Ressourcenplanung, Clearooms flexible Teamregeln und ressourcenbezogene Preise. Envoy lässt sich um Besuchermanagement ergänzen. Eptura Engage und Robin unterstützen umfangreichere Standort- und Flächenorganisation.

Wenn ihr neben Desks auch Besprechungsräume, Parkplätze und Equipment zentral organisieren möchtet, prüft anny anhand eurer eigenen Abläufe. Ein Pilot mit Mitarbeitenden aus Zentrale und Niederlassungen zeigt, wie Buchung und Administration zusammenpassen.

Entdecke anny für Versicherungen und besprecht in einer Demo, wie sich eure Standorte, Teamzonen und Ressourcen abbilden lassen.

FAQ: Häufige Fragen zu Desk Sharing Software für Versicherungen

Welcher Anbieter ist für Versicherungen am besten geeignet?

anny kommt infrage, wenn du verschiedene Ressourcen, Teamregeln und Standorte in einer Plattform verbinden möchtest. Für die endgültige Auswahl sind eure Abläufe entscheidend: Ein Pilot mit echten Nutzenden zeigt, ob Buchung, Administration und Auswertung zu euren Anforderungen passen.

Was ist der Unterschied zwischen Desk Sharing und Desk Booking?

Desk Sharing beschreibt die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen. Desk Booking ist die digitale Reservierung dieser Plätze. Workspace Management erweitert den Blick auf weitere Ressourcen und die Organisation der gesamten Arbeitsumgebung.

Sind Preise pro Nutzer und pro Ressource direkt vergleichbar?

Erst mit einem einheitlichen Mengengerüst. Ein nutzerbasiertes Angebot hängt von den vereinbarten Lizenzen oder aktiven Nutzenden ab; ein ressourcenbasiertes Angebot von der Zahl der buchbaren Plätze und Räume. Dazu kommen mögliche Paket-, Einrichtungs- und Zusatzkosten.

Muss jeder Arbeitsplatz flexibel buchbar sein?

Das sollte aus eurem Nutzungskonzept hervorgehen. Prüfe im Pilot, wie feste Plätze, eingeschränkte Bereiche und frei buchbare Desks zusammenspielen. Auch die Organisation vertraulicher Gespräche und besonderer Ausstattungsanforderungen gehört in dieses Konzept.

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