Amira van Weegen
Junior Marketing Manager
31.10.2025
Effiziente Lösungen mit Desk Sharing Software für moderne Büros
7 Min.
Die wichtigsten Funktionen einer Desk Sharing Software
Hybrides Arbeiten hat den Büroalltag nachhaltig verändert. Viele Unternehmen stehen heute vor der Herausforderung, ihre Büroflächen flexibel und effizient zu gestalten und gleichzeitig eine Umgebung zu schaffen, in der Mitarbeitende gerne zusammenkommen. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Desk Sharing Software: Sie macht es möglich, Arbeitsplätze bedarfsgerecht zu buchen, Teams besser zu koordinieren und vorhandene Ressourcen optimal zu nutzen.
Doch nicht jede Lösung erfüllt die gleichen Anforderungen. Damit Desk Sharing wirklich funktioniert, braucht es Software, die intuitiv ist, Mitarbeitende motiviert und sich nahtlos in bestehende Abläufe integriert. In diesem Artikel erfährst du, welche Funktionen eine gute Desk Sharing Software bieten sollte, worauf du bei der Auswahl achten musst und wie Unternehmen mit anny Desk Sharing erfolgreich umsetzen können.
Was ist eine Desk Sharing Software?
Desk Sharing ist ein modernes Arbeitsmodell, bei dem Mitarbeitende keinen festen Schreibtisch besitzen, sondern sich verfügbare Arbeitsplätze nach einem festen Plan teilen. Dieses Konzept eignet sich besonders für Teams, die regelmäßig zwischen Büro und Homeoffice wechseln, da es eine planbare und effiziente Nutzung der Arbeitsplätze ermöglicht.
Im Gegensatz zum Hot Desking, bei dem Mitarbeitende täglich spontan einen Platz wählen müssen, bietet Desk Sharing mehr Struktur und Übersicht. So entsteht eine stressfreie und gleichzeitig flexible Arbeitsumgebung, ganz im Sinne moderner New-Work-Konzepte, die Eigenverantwortung und Anpassungsfähigkeit fördern.
Desk Sharing Software bildet das Herzstück dieses Modells. Sie unterstützt Unternehmen dabei, ihre Büroflächen optimal zu verwalten und Mitarbeitenden eine einfache Buchung von Arbeitsplätzen zu ermöglichen. Durch den Einsatz einer solchen Lösung können:
Büroflächen effizient genutzt und ungenutzte Schreibtische vermieden werden,
Arbeitsplätze im Voraus gebucht und flexibel verwaltet werden,
Teamarbeit und Zusammenarbeit durch eine transparente und spielerische Arbeitsplatzplanung gefördert werden.
Darüber hinaus erleichtert Desk Sharing Software die Verwaltung von Ressourcen, integriert sich nahtlos in bestehende Systeme und trägt zu einer besseren Flächenplanung und Transparenz im Büroalltag bei.
Sie ist damit ein unverzichtbares Werkzeug für moderne Unternehmen, die auf Flexibilität und ein zukunftsfähiges Bürokonzept setzen.
Worauf muss ich bei der Wahl einer Desk Sharing Software achten?
Bei der Auswahl einer Desk Sharing Software geht es nicht nur darum, Büroflächen zu verwalten – sondern darum, dass Mitarbeitende sie gern nutzen. Eine gute Lösung macht den Büroalltag intuitiv, transparent und einladend. Sie motiviert dazu, Arbeitsplätze aktiv zu buchen und das Büro wieder als Ort der Zusammenarbeit zu erleben.
Zu den wichtigsten Kriterien gehören:
Einfache Bedienung: Eine intuitive Benutzeroberfläche ist entscheidend, damit Mitarbeitende Arbeitsplätze mit nur wenigen Klicks buchen können.
Visualisierung der Büroflächen: Eine digitale Karte des Büros mit klarer Darstellung aller Arbeitsplätze und Räumen hilft Mitarbeitenden bei der Platzwahl und Orientierung.
Nahtlose Integration: Die Software sollte sich problemlos in bestehende Systeme wie Microsoft 365 oder die Google Suite einfügen lassen. Das sorgt für hohe Akzeptanz und eine reibungslose Nutzung im Alltag.
Eine moderne Desk Sharing Software sollte somit nicht nur Buchungen ermöglichen, sondern als ganzheitliches Workplace Management Tool fungieren, das Mitarbeitende und Organisation gleichermaßen unterstützt.
Wie man mit anny Desk Sharing umsetzen kann
Damit Desk Sharing funktioniert und von Mitarbeitenden angenommen wird, braucht es eine Software, die begeistert, Spaß macht und zum Handeln motiviert. Genau hier kommt anny ins Spiel.
anny ist eine All-in-One-Plattform für modernes Workspace Management und kombiniert Desk Sharing, Raumbuchung und Besuchermanagement. anny ist perfekt geeignet für hybride Arbeitswelten, in denen Flexibilität und gemeinsames Arbeiten im Fokus stehen. Mitarbeitende können mit einem Klick Arbeitsplätze, Besprechungsräume, Parkplätze, Equipment oder andere geteilte Ressourcen buchen.
So sieht das im Detail aus:
Interaktive 3D Karte: Die visuelle Darstellung des Büros lädt Mitarbeitende ein, zu entdecken und zu buchen. Wer kommt ins Büro, wer sitzt wo, mit wem kann ich zusammenarbeiten? Das stärkt das Gemeinschaftsgefühl im Team und das „ins Büro kommen“ wird zur bewussten Entscheidung.
Wochenplaner: Ermöglicht das einfache Buchen von Arbeitsplätzen im Büro oder Homeoffice mit nur einem Klick. Außerdem zeigt er an, wer wann im Büro ist, um die Teamkoordination zu erleichtern.
anny App: Mit der mobilen App lassen sich Buchungen auch unterwegs ganz einfach planen. Verfügbare Arbeitsplätze und Kolleg:innen sind in Sekundenschnelle gefunden. Push-Benachrichtigungen halten alle immer auf dem Laufenden.
Nahtlose Anbindung: anny lässt sich problemlos mit Microsoft Teams, Outlook, Google Workspace, SSO-Systemen und Kalendern synchronisieren. Buchungen werden so Teil des gewohnten Arbeitsablaufs.
Vorteile von anny für Unternehmen
Die Einführung von anny bringt für Unternehmen weit mehr als nur eine digitale Buchungslösung, sie verändert die Art, wie Menschen ihr Büro nutzen und erleben.
Ein klarer Vorteil liegt in der optimalen Nutzung von Büroflächen. Durch genaue Auslastungsanalysen lassen sich Leerstände vermeiden und Arbeitsplätze gezielt planen. Unternehmen gewinnen damit wertvolle Einblicke in die tatsächliche Nutzung ihrer Räume und können Flächen langfristig strategischer gestalten. Das spart Kosten und sorgt gleichzeitig für eine Umgebung, die sich an den tatsächlichen Bedarf anpasst.
Darüber hinaus reduziert anny den administrativen Aufwand erheblich. Wiederkehrende Aufgaben wie Buchungsfreigaben, Erinnerungen oder Check-ins laufen automatisiert ab. Teams müssen sich nicht mehr um organisatorische Details kümmern, sondern können sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren.
Ein weiterer zentraler Vorteil: mehr Motivation und Engagement im Team. Durch die intuitive Oberfläche, visuelle Bürokarte und mobilen Zugriff wird Desk Sharing zu einem Erlebnis, das Mitarbeitende aktiv nutzen möchten.
Auch die Kommunikation und Zusammenarbeit profitieren: Mitarbeitende sehen im Wochenplaner, wann Kolleg:innen im Büro sind, und können ihre Anwesenheiten gezielt abstimmen. So entsteht eine bessere Teamkoordination und ein gestärktes Wir-Gefühl im Büroalltag.
Erfolgsgeschichte: MaibornWolff - 90% Nutzungsrate im Desk Sharing mit anny
Ein Beispiel dafür, wie erfolgreich Desk Sharing mit anny umgesetzt werden kann, zeigt das IT-Unternehmen MaibornWolff. Mit über 1.000 Mitarbeitenden an mehreren Standorten stand das Unternehmen vor der Herausforderung, seine hybriden Arbeitsumgebungen so zu organisieren, dass Transparenz, Einfachheit und Flexibilität gewährleistet sind.
Warum anny:
Die interaktive Kartenansicht zeigte Arbeitsplätze und Räume übersichtlich an.
Mit anny konnten nahezu alle Ressourcen, von Schreibtischen über Meetingräume bis zu Events und Parkplätzen, zentral gebucht werden.
Datenschutz, Nutzer- und Rechtemanagement sowie Zukunftsfähigkeit waren entscheidend.
Umsetzung:
Die Einführung verlief zügig und strukturiert. Gemeinsam mit dem anny-Team wurden Office-Pläne digitalisiert, Sonderfälle besprochen und Lösungen individuell angepasst.
Ergebnisse:
Eine Nutzungsrate von bis zu 90 %: Die meisten Mitarbeitenden buchen ihre Arbeitsplätze, Räume und Events aktiv über anny.
Die mobile App wird intensiv genutzt und ist fester Bestandteil des Arbeitsalltags.
Transparente Auswertungen liefern Einblicke in bevorzugte Tage, Räume und Standorte – Grundlage für strategisches Flächenmanagement.
So wurde anny bei MaibornWolff zu einem zentralen Werkzeug für moderne Zusammenarbeit und zukunftsfähige Büroorganisation. Lies hier die ganze Case Study oder schau dir das Video an:
Fazit: Die wichtigsten Funktionen für erfolgreiches Desk Sharing
Desk Sharing ist weit mehr als ein Trend, es ist ein zentraler Baustein moderner Arbeitskultur. Die passende Software entscheidet dabei über Erfolg oder Frustration.
Doch nicht jede Desk Sharing Software sorgt automatisch für Akzeptanz und reibungslose Abläufe. Entscheidend sind Features, die Menschen motivieren, das Büro bewusst zu nutzen. Dazu zählen eine benutzerfreundliche Oberfläche, eine interaktive Bürokarte, flexible Buchungsoptionen, mobile Verfügbarkeit und die passenden Integrationen.
Ob Startup oder Großunternehmen, wer Desk Sharing erfolgreich umsetzen möchte, findet in anny die passende Lösung, um hybride Arbeit erlebbar, planbar und nachhaltig zu gestalten.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Desk Sharing und Hot Desking?
Der Unterschied zwischen Desk Sharing und Hot Desking liegt darin, dass beim Desk Sharing Mitarbeiter nach einem festen Plan Schreibtische teilen, während beim Hot Desking täglich ein neuer Arbeitsplatz ohne feste Zuordnung gewählt wird. Lese mehr über die Unterschiede und jeweiligen Vor- und Nachteile in unserem Blogartikel.
Welche Funktionen sollte eine gute Desk Sharing Software haben?
Eine gute Desk Sharing Software sollte Mitarbeitenden das Buchen von Arbeitsplätzen so einfach und transparent wie möglich machen. Wichtige Funktionen sind eine intuitive Benutzeroberfläche, eine visuelle Bürokarte zur Orientierung, mobile Buchungsmöglichkeiten, flexible Buchungsregeln sowie Analysen zur Flächennutzung. Außerdem sind Integrationen in Tools wie Microsoft Teams oder Outlook und Datenschutz nach DSGVO-Standards entscheidend, um eine reibungslose und sichere Nutzung im Arbeitsalltag zu gewährleisten.
Wie unterstützt anny Unternehmen bei der Implementierung von Desk Sharing?
anny begleitet Unternehmen Schritt für Schritt bei der Einführung von Desk Sharing. Das Customer Success Team steht während der gesamten Einrichtung beratend zur Seite, von der ersten Orientierung über die digitale Abbildung des Büros bis hin zur Schulung der Mitarbeitenden. Je nach Umfang und Anforderungen kann die Implementierung bereits innerhalb weniger Tage abgeschlossen werden. Erfahre hier mehr über die Dauer der Einführung. Auch nach dem Start unterstützt anny Unternehmen kontinuierlich dabei, ihre Workspaces optimal zu nutzen und die Lösung individuell weiterzuentwickeln.
Wie gewährleistet anny Datenschutz und Sicherheit?
anny gewährleistet Datenschutz und Sicherheit durch die Einhaltung der DSGVO, die Speicherung von Daten auf deutschen Servern, eine ISO 27001-Zertifizierung sowie regelmäßige externe Audits.
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