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Leitfäden
4 Min.

Arbeitsplatzbuchung richtig gemacht - Darauf solltest du achten

Veröffentlicht
August 23, 2022
anny Buchungssystem für Arbeitsplätze und Hybrid Work
Autor
Noëmi van der Grinten - SEO & SEA Manager, anny GmbH - Blog anny
Noëmi van der Grinten
SEO & SEA Manager, anny GmbH
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Die Arbeitswelt verändert sich stetig und auch die Rolle des Büros befindet sich im Wandel. Büros stehen teilweise leer und Arbeitsplätze werden nicht effizient genutzt, auch zurückzuführen auf den steigenden Anklang von New Work Konzepten.

Innovative Workspace Tools versprechen eine papierlose Organisation und das leichte Verwalten von Ressourcen, um die neuen Arbeitsmethoden von New Work möglich zu machen. Wenn du dich damit befasst, ein Hybrid Work Konzept in deinem Unternehmen umzusetzen, bist du dir sicherlich über die Wichtigkeit eines Buchungssystems für Arbeitsplätze, Meetingräume und Co. im Klaren.

Wir zeigen dir, worauf du bei der Auswahl des richtigen Tools für Arbeitsplatzbuchungen achten solltest.

Was ist ein Managementsystem für Arbeitsplatzbuchung?

Ein Buchungsmanagementsystem dient dem übersichtlichen Verwalten von Ressourcen und Services, die für Mitarbeitende oder Externe zur Verfügung gestellt werden sollen. Dabei wird der gesamte Prozess in einem System aufgeführt, das sich intuitiv verwalten und auswerten lässt. Mit Hilfe eines solchen Tools kannst du Hybrid Work problemlos in dein Unternehmen integrieren, indem du deine Ressourcen effizient verwaltest und somit für die benötigte, aber strukturierte, Flexibiltät sorgst.

Ganz egal ob Arbeitsplätze, Meetingräume, Fuhrpark, Equipment oder Termine.


Welche Vorteile hat ein Buchungssystem?

  • Reduzierung der Büroflächen
  • Einsparung von Energiekosten
  • Wegfallen von zeitintensiven telefonischen Absprachen & E-Mail-Verkehr
  • Zeiteinsparung durch weniger Verwaltungsaufwand
  • Angebot der gesamten Organisation transparent verfügbar machen
  • Terminvereinbarung unabhängig von Öffnungszeiten
  • Büroflächenauswertung dank automatische Erstellung von Statistiken
  • Verbesserte Produktivität durch Prozessautomatisierung
  • Weniger Fehleranfälligkeit und keine Doppelbuchungen

Wie funktioniert ein Buchungssystem?

Ein Buchungssystem hilft dir, deine Arbeitsplätze und Räume digital zur Verfügung zu stellen, sodass du für deine Mitarbeitenden 24/7 verfügbar bist, ohne operativen Mehraufwand. Das Büro organisiert sich und seine Arbeitsplätze quasi selbst.

Dank eines solchen Tools kannst du eine optimale Auslastung erreichen und behältst mit einem digitalen Dashboard den Überblick über alle verfügbaren Arbeitsplätze, Räume und Ressourcen. So lässt sich ein hybrides Arbeitsmodell unkompliziert und intuitiv in dein Unternehmen integrieren.


Welche Funktion sollte das Tool bieten?

1. Geschützter Bereich für Mitarbeitende

Deine interne Buchungsplattform sollte nur für deine Mitarbeitenden einsehbar und dabei mobil, am Desktop und direkt aus Microsoft Teams und Outlook erreichbar sein.

Manches Equipment ist erst nach Einweisung buchbar oder einige Räume nur für bestimmte Teammitglieder zugänglich? Dann sollte das ausgewählte Tool für Arbeitsplatzbuchungen die Möglichkeit von Communities anbieten, sodass du entscheiden kannst, welche Personen worauf Zugriff haben.


2. Interaktiver Grundriss

Mit Hilfe von interaktiven Karten kannst du deinen Workspace übersichtlich darstellen, sodass deine Mitarbeitenden nach der Buchung schnell zu ihrem richtigen Platz finden. Eine maßstabgetreue Grundriss-Visualisierung sorgt zudem für einen schnellen Einsatz des neuen Tools und fördert die Akzeptanz der Mitarbeitenden, da sie sich schnell in der optimierten Arbeitsumgebung zurecht finden.


3. Technische Ansprüche

Auch auf technischer Ebene sollte das ausgewählte Buchungssystem zukunftsweisend sein. Dementsprechend ist es wichtig, dass dieses Datenschutz konform ist und die Möglichkeit bietet, Rollen und Rechte entsprechend zu vergeben. Ein Single-Sign-On ermöglicht das schnelle Registrieren der Mitarbeitenden und sorgt für mehr Sicherheit in deinem Unternehmen.


4. Übersichtliche Statistiken

Anhand von übersichtlichen Statistiken behältst du den Überblick und die Kontrolle über die Auslastung und Kapazitäten deiner angebotenen Shared Desks, Räume, Parkplätze und Co.. Dies hilft dir, deine Zahlen zu analysieren und zielgenau zu planen. Das Tool sollte dir zudem die Möglichkeit geben, deine persönliche Ansicht darzustellen, sodass du alle Auswertungen siehst, die für dein Unternehmen relevant sind und du darauf aufbauend die richtigen Entscheidungen treffen kannst.

Tools für Arbeitsplatzbuchung im Überblick

anny deskbird flexopus desknow desk.ly
Mobil optimierte Buchungsseite
Mitarbeiteraccount
Community-Verwaltung ✖️ ✖️ ✖️ ✖️
Raum- & Lageplaner
Datenschutz konform
Rechte- und Rollensystem ✖️
Login per SSO ✖️
Kalender Echtzeit-Synchronisation ✖️ ✖️
Web-Anwendung ohne Installation
Dashboard mit Live-Statistiken
Unlimitierte Nutzer ohne Zusatzkosten ✖️ ✖️ ✖️ ✖️
Kostenloser Starter Account ✖️ ✖️ ✖️ ✖️
Flexible Verfügbarkeiten ✖️ ✖️ ✖️
Personalisierte Buchungen ✖️ ✖️ ✖️
Widget in deinem Design ✖️ ✖️ ✖️
Smartlock Integration ✖️ ✖️ ✖️
Bedingte Buchungen ✖️ ✖️ ✖️ ✖️
Microsoft Office 365 / Outlook Integration ✖️
Integrierte Zahlungsabwicklung ✖️ ✖️ ✖️
Externer Buchungsbereich ✖️ ✖️ ✖️


* Alle Informationen laut Angaben auf der Website der Anbieter.


Fazit

anny
Kostengünstiger und einfacher Einstieg, breit gefächertes Einsatzgebiet

deskbird
Arbeitsplatzmanagement-App mit eingeschränkter Buchungsfunktionalität

flexopus
Guter Einstieg, eingeschränkten Möglichkeiten zur Verwaltung und Anbindung

desknow
Basis-Funktionen vorhanden, sehr kostspielig bei vielen Mitarbeitenden

desk.ly
Tool zur Arbeitsplatzverwaltung mit eingeschränkter Funktionsvielfalt

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