26.08.2026

Desk Sharing Software: Der ultimative Leitfaden für hybride Arbeitsplätze 2026

Desk Sharing Software ist 2026 ein zentraler Bestandteil moderner, hybrider Arbeitsplätze. Sie ermöglicht es Unternehmen, Arbeitsplätze flexibel buchbar zu machen, Büroflächen effizient zu nutzen und die Zusammenarbeit im Team zu fördern.
In diesem Leitfaden erfährst du, worin sich die einzelnen Anbieter von Desk Sharing Software 2026 unterscheiden und welche Lösungen aktuell zu den besten auf dem Markt zählen.

Das Wichtigste auf einen Blick:

  • Desk Sharing Software unterstützt die flexible Nutzung von Arbeitsplätzen und hilft Unternehmen, Kosten zu sparen und die Teamdynamik zu verbessern.

  • Moderne Tools bieten Echtzeit-Informationen zur Platzverfügbarkeit, intuitive Buchungsfunktionen und Analytics, um die Büroauslastung optimal zu steuern.

  • Die Lösungen unterscheiden sich jedoch deutlich in Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit und Integrationsmöglichkeiten, genau hier setzt dieser Leitfaden an.

Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing bezeichnet ein flexibles Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeitende nicht über einen festen Schreibtisch verfügen, sondern je nach Verfügbarkeit einen freien Arbeitsplatz nutzen. Ziel ist es, Büroräume effizienter zu nutzen und gleichzeitig mehr Flexibilität im Arbeitsalltag zu schaffen, besonders in Kombination mit mobilem Arbeiten oder Homeoffice.

Wie wähle ich den richtigen Anbieter?

Die Wahl des besten Desk Sharing Systems hängt stark von deinen Prioritäten ab. Wir haben die wichtigsten Kriterien zusammengestellt:

  • Funktionsumfang prüfen: Deckt die Lösung nur klassische Workspace-Funktionen wie Desk- und Meetingraum-Buchung ab oder auch erweiterte Anwendungsfälle wie Events, Kurse, externe Buchungen und Zahlungen?

  • Flexibilität der Workflows: Gibt es Möglichkeiten für eigene Formulare, Freigabeprozesse und individuelle Buchungsregeln oder sind die Abläufe fest vorgegeben?

  • Integrationen & IT-Fit: Unterstützt die Software deine bestehende IT-Landschaft (Kalender, SSO, HRIS, Smart Locks, APIs) und lässt sich leicht anbinden?

  • Support & Standortnähe: Bekommst du persönlichen, zeitnahen Support in deiner Sprache und Zeitzone?

  • Datenschutz: Werden DSGVO und deine internen Compliance-Vorgaben erfüllt?

Vergleich

Diese Seite wurde von anny erstellt, um einen Überblick über verschiedene Buchungslösungen zu geben (einschließlich anny). Marken- und Produktnamen gehören den jeweiligen Unternehmen.

Die Bewertung basiert auf öffentlich zugänglichen Informationen (z. B. Webseite des Anbieters, Nutzerbewertungen auf Capterra und G2, Preislisten und Feature-Übersichten). Für die Auswahl der Anbieter wurden Funktionsumfang, Preisgestaltung, Nutzerfreundlichkeit, Integration, Support und mobile Nutzung berücksichtigt. Die Auflistung der Anbieter erfolgt alphabetisch.

Stand

26.08.2026

1.

anny

anny zählt zu den beliebten Lösungen für flexibles Buchungs- und Workplace Management. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Arbeitsplätze, Räume, Parkplätze, Equipment und weitere gemeinsam genutzte Ressourcen effizient zu nutzen. Über eine intuitive Buchungsfunktion können Mitarbeitende genau das reservieren, was sie für produktives Arbeiten benötigen, egal ob im Büro oder remote. Mit anny lassen sich Zugriffsrechte über Gruppen (Communities) gezielt steuern, während individuell konfigurierbare Buchungsregeln maximale Flexibilität bieten. Neu ist der integrierte KI-Chatbot anny AI, mit dem sich Buchungen einfach in natürlicher Sprache erledigen lassen.

Key Features

  • Interaktive 3D Karte

  • Arbeitsplatz-, Raum-, Parkplatz-, Equipment- und Eventbuchungen

  • KI-Chatbot (anny AI Chat): einfach in natürlicher Sprache sagen, was man braucht – z. B. „Lieblingsplatz für 3 Tage" oder „Raum mit Beamer für 10 Personen" und es wird direkt gebucht

  • Mobile App für Arbeitsplatzbuchungen von überall

  • MS Teams App und Outlook Add-In

  • Auslastungsanalysen und Insights

  • Rechte-Rollen & Community-System für individuelle Berechtigungen

  • Visitor Management inkl. Badge-Druck

  • Vielfältige Integrationen von Kalendern über SSO und HRIS bis hin zu Smartlocks, Webhooks und einer offenen API

Pros

  • Sehr benutzerfreundlich und intuitiv, Buchungen & Check-Ins mit nur einem Klick durchführen

  • Integrierter KI-Chatbot macht das Buchen so einfach wie eine Nachricht schreiben – das senkt die Einstiegshürde und erhöht die Akzeptanz im Team

  • Sehr breites Spektrum an Ressourcen abbildbar - auch für externe Buchungsseiten

  • Integrierter 3D Map-Designer, um Karten einfach anzupassen

  • Ganzheitliches Ökosystem mit Besucher Terminals und Raumdisplays

  • Persönlicher Support aus Deutschland

  • Entwickelt und gehosted in Deutschland

  • Vollständig ISO 27001-zertifiziert

Für wen anny geeignet ist

anny ist am besten geeignet für hybride Unternehmen, die nicht nur Schreibtische, sondern auch Meetingräume, Parkplätze und Equipment an einem Ort buchen wollen – statt dafür mehrere Tools zu nutzen. Besonders sinnvoll ist anny, wenn du mehr Mitarbeitende als Arbeitsplätze hast und nur für das zahlen möchtest, was buchbar ist, wenn dir Datenschutz und Hosting in Deutschland wichtig sind, oder wenn dir hohe Akzeptanz im Team wichtig ist – dank KI-Chatbot genügt eine kurze Anfrage, um einen Platz zu buchen. Weniger passend ist anny für kleine Teams, die einfach nur Schreibtische buchen wollen und sonst nichts.

Pricing

Das Pricing von anny richtet sich nach der Anzahl der buchbaren Ressourcen, unabhängig von der Nutzerzahl. Der Starter-Plan ist kostenlos und umfasst bis zu fünf Ressourcen. Für umfangreichere Anforderungen starten die kostenpflichtigen Pläne bei 2€ pro Ressource. Dieses ressourcenbasierte Modell ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit weniger Ressourcen als Mitarbeitern und Anforderung an hohe Flexibilität.

2.

Envoy

Envoy ist eine Plattform für das Arbeitsplatzmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, Tisch- und Raumreservierungen, Besucherregistrierungen, Lieferungen und Zugangskontrollen über eine einzige Schnittstelle zu verwalten. Dank der Kombination aus Buchungstools, Besucherströmen und Integrationen mit Kalendern, SSO-Anbietern und Zugangssystemen ist Envoy eine beliebte Wahl für Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe optimieren und das Erlebnis vor Ort verbessern möchten.

Key Features

  • Arbeitsplatz-, Parkplatz- und Besprechungsraum-Buchung

  • Besuchermanagement mit Vorabregistrierung und Anmeldeprozessen

  • Interaktive Arbeitsplatzkarten

  • Integrationen mit Kalendersystemen, SSO und Zugangskontrolle

  • Mobile App für Buchungen und Check-in

  • Arbeitsplatzanalysen und Einblicke in die Nutzung

Pros

  • Umfassende Funktionen für das Arbeitsplatzmanagement auf einer zentralen Plattform

  • Leistungsstarke Funktionen für Zugangskontrolle und Besuchersicherheit

  • Umfangreiche Bibliothek mit Integrationen für Unternehmens-Tools

  • Benutzerfreundliche mobile App

Für wen geeignet

Envoy ist am besten geeignet für Unternehmen, bei denen professionelles Besuchermanagement und Sicherheit am Empfang im Vordergrund stehen.

Pricing

Envoy Workplace bietet drei kostenpflichtige Pläne, die pro aktivem Nutzer und Monat abgerechnet werden, basierend auf jährlicher Zahlungsweise. Die Preise liegen je nach Plan bei 3, 5 oder 7 US-Dollar pro aktivem Nutzer. Durch die nutzerbasierte Abrechnung kann dieses Modell bei größeren Teams oder variierender Nutzung zu höheren Gesamtkosten führen.

Envoy
vs anny Vergleich

3.

Robin

Robin ist eine Plattform für Workplace Experience, die Unternehmen dabei unterstützt, die Nutzung von Büroräumen durch Mitarbeitende zu optimieren. Dies geschieht mithilfe von Schreibtischreservierungen, Raumplanung, interaktiven Karten und Workplace Analytics. Robin wurde für hybride Arbeitsumgebungen entwickelt und ermöglicht es Mitarbeitenden, Arbeitsbereiche einfach zu finden und zu reservieren. Gleichzeitig erhalten Administratoren Daten, auf deren Grundlage sie fundierte Entscheidungen zur Raumplanung treffen können.

Key Features

  • Tisch- und Meetingraumreservierung

  • Interaktive 2D Grundrisse

  • Besucheranmeldung und -verwaltung

  • Kalenderintegration mit Google Workspace und Microsoft 365

  • Mobile App für Reservierungen unterwegs

  • Arbeitsplatzanalysen und Auslastungsberichte

Pros

  • Übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche

  • Detaillierte Daten zur Auslastung

  • Besuchermanagement inkl. Badge-Druck

  • Nahtlose Kalenderintegrationen

Für wen geeignet

Robin ist am besten geeignet für Unternehmen, die Wert auf ein poliertes Mitarbeitererlebnis und aussagekräftige Auslastungsdaten legen.

Pricing

Keine öffentlichen Informationen verfügbar.

Robin
vs anny Vergleich

4.

Skedda

Skedda ist eine cloudbasierte Lösung für Raum- und Flächenmanagement, mit der Unternehmen Räume, Arbeitsplätze und andere Ressourcen zentral verwalten. Nutzer buchen selbstständig online, sehen Verfügbarkeiten in Echtzeit und können über interaktive Grundrisse den passenden Platz auswählen. Administrierende steuern Buchungsregeln, Öffnungszeiten, Kontingente und Freigaben, legen Preise fest und verwalten Rollen und Rechte. Integrationen in Kalender- und Identitätssysteme sowie Berichte, Benachrichtigungen und optional Online-Zahlungen runden den Funktionsumfang ab.

Key Features

  • Desk- und Meetingraumreservierung

  • Grundrisse mit Live-Verfügbarkeit

  • Zwei-Wege-Kalendersynchronisation (Microsoft 365 und Google Workspace)

  • Besuchermanagement

  • Auslastungs- und Nutzungsanalyse

Pros

  • Interaktive Grundrisse mit Live-Verfügbarkeit und direkter Buchung auf der Karte

  • Granulare Regeln und Rollen

  • Eingebautes Visitor-Management für reibungslosen Check-in bis Check-out

  • Workplace-Analytics mit Dashboards zu Auslastung, Nutzungsverhalten und Trends

Für wen geeignet

Skedda ist am besten geeignet für Organisationen, die buchbare Flächen mit klaren Regeln, Kontingenten und optionaler Online-Zahlung verwalten.

Pricing

Skedda bietet paketbasierte Preise, abgestuft nach Funktionsumfang und Organisationsgröße. Zur Auswahl stehen monatliche und jährliche Abrechnungen mit Vergünstigung bei jährlicher Zahlung. Höhere Stufen umfassen erweiterte Verwaltungsfunktionen, Integrationen und Prioritätssupport, während Enterprise Konditionen individuell vereinbart werden. Eine unverbindliche Testphase erleichtert den Einstieg.

Skedda
vs anny Vergleich

5.

tactic

Tactic ist eine Plattform für hybrides Arbeiten und Arbeitsplatzmanagement. Unternehmen können Schreibtische und Besprechungsräume reservieren, Grundrisse nutzen und Belegungen in Echtzeit überblicken. Besucherverwaltung, Analysen zur Flächennutzung und mobile Apps unterstützen das tägliche Office Management. Integrationen mit Kalendern und Kollaborationstools sowie Single Sign On erleichtern die Einführung und Nutzung im bestehenden IT Umfeld.

Key Features

  • Schreibtisch- und Hot-Desking-Buchung

  • Meetingraumreservierung

  • Interaktive Büro- und Etagenpläne

  • Besucher-Management mit Self-Check-in

  • Kalender- und Kollaborationsintegrationen

  • Auslastungs- und Nutzungsanalysen

Pros

  • All in one Plattform für Desk Booking, Raumreservierungen und Besuchermanagement

  • Tessa AI Assistent bucht per Chat in Slack und Microsoft Teams und automatisiert Anfragen

  • Enterprise ready mit SSO, Directory Sync und Compliance wie SOC 2 und GDPR

  • Mobile Apps plus Integrationen mit Google, Outlook, Slack und Teams

Für wen geeignet

Tactic ist am besten geeignet für Unternehmen, die Buchungen KI-gestützt per Chat in Slack oder Microsoft Teams erledigen wollen.

Pricing

Tactic setzt auf ein abonnementbasiertes Preismodell mit gestaffelten Paketen nach Funktionsumfang und Teamgröße. Üblicherweise werden die Gebühren pro Nutzer und Monat berechnet, häufig mit günstigeren Konditionen bei jährlicher Abrechnung. Für größere Organisationen gibt es maßgeschneiderte Enterprise-Angebote mit erweiterten Services. Konkrete Paketdetails und optionale Add-ons stellt der Anbieter im Rahmen der Angebotserstellung bereit.

tactic
vs anny Vergleich

FAQ: Häufige Fragen zur Auswahl der richtigen Desk Sharing Software 2026

1. Welche Desk Sharing Software ist 2026 die beste für hybride Arbeitsplätze?
Die passende Lösung hängt von den Anforderungen des Unternehmens ab, etwa Teamgröße, bestehende IT-Systeme oder gewünschte Integrationen. Moderne Anbieter wie anny bieten flexible Arbeitsplatzbuchung, Echtzeitübersichten und Analysefunktionen, die besonders für hybride Teams geeignet sind.

2. Worin unterscheiden sich die Desk Sharing Tools am Markt?
Die Unterschiede liegen vor allem in Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang und Integrationen. Während einige Tools sich auf reine Arbeitsplatzbuchungen konzentrieren, bieten Plattformen wie anny ein ganzheitliches Workplace-Management mit Raum-, Parkplatz- und Eventbuchung sowie Besuchermanagement.

3. Worauf sollte man bei der Auswahl einer Desk Sharing Software achten?
Achte auf eine intuitive Nutzeroberfläche, DSGVO-konforme Datenspeicherung, mobile Nutzung, Integrationen in Microsoft 365 oder Google Workspace und skalierbare Preisstrukturen. Eine Live-Demo oder Testphase hilft, das passende Tool zu identifizieren.

Fazit: Der richtige Partner für Desk Sharing 2026

Desk Sharing Software ist heute ein zentraler Baustein moderner Arbeitsplatzgestaltung. Wer hybride Arbeitsmodelle erfolgreich umsetzen will, braucht eine Lösung, die intuitive Buchungen, flexible Integrationen und klare Analysen vereint.
Die Unterschiede zwischen den Anbietern liegen im Detail von der Benutzerfreundlichkeit über Funktionsumfang bis hin zu Datenschutz und Skalierbarkeit. Unternehmen sollten daher genau prüfen, welches System am besten zu ihren Anforderungen passen.

Lösungen wie anny zeigen, dass effizientes Workplace Management nicht kompliziert sein muss. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, flexiblen Buchungsoptionen und einer hohen Integrationsvielfalt unterstützt anny Teams dabei, ihre hybriden Arbeitsplätze optimal zu gestalten.

Autor

Amira van Weegen

Marketing Manager

Häufige Fragen

Alles, was du wissen musst

Wenn du noch weitere Fragen hast, wende dich an uns.

Wie viele Arbeitsplätze braucht man pro Mitarbeitendem beim Desk Sharing?

Das Verhältnis hängt vom Anteil hybrider Arbeit ab und wird als Desk-Sharing-Quote angegeben. Üblich sind Quoten zwischen 0,6 und 0,8 – also 6 bis 8 Arbeitsplätze für 10 Mitarbeitende. Bei stark remote geprägten Teams sind auch Quoten bis 0,5 möglich. Eine Desk-Sharing-Software mit Auslastungsanalysen hilft, die optimale Quote datenbasiert zu ermitteln, statt zu schätzen.

Wie viel Kosten spart Desk Sharing?

Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen können ihre Flächen- und Mietkosten durch Desk Sharing typischerweise um 20–40 % senken. Die Ersparnis entsteht, weil ungenutzte Arbeitsplätze reduziert und Flächen effizienter belegt werden. Voraussetzung ist eine verlässliche Buchungs- und Auslastungssteuerung, damit trotz weniger Plätze niemand ohne Arbeitsplatz dasteht.

Was ist der Unterschied zwischen Desk Sharing und einem festen Arbeitsplatz?

Beim festen Arbeitsplatz ist jeder Schreibtisch dauerhaft einer Person zugewiesen. Beim Desk Sharing teilen sich mehrere Mitarbeitende die verfügbaren Plätze und buchen bei Bedarf einen freien Schreibtisch. Das spart Fläche und passt zu hybriden Modellen, erfordert aber klare Regeln und eine Software zur Reservierung, damit der Arbeitsalltag planbar bleibt.

Muss der Betriebsrat der Einführung von Desk Sharing zustimmen?

In Deutschland hat der Betriebsrat bei der Einführung von Desk Sharing in der Regel Mitbestimmungsrechte, insbesondere bei Fragen der Ordnung im Betrieb und der Verarbeitung personenbezogener Daten (§ 87 BetrVG). Eine frühzeitige Einbindung sowie eine transparente, DSGVO-konforme Datenverarbeitung erhöhen die Akzeptanz und beschleunigen die Einführung. (Das ist keine Rechtsberatung – im Zweifel arbeitsrechtlich prüfen lassen.)

Wie steigere ich die Akzeptanz von Desk Sharing im Team?

Entscheidend sind klare Kommunikation, einfache Buchung und faire Regeln. Mitarbeitende akzeptieren Desk Sharing eher, wenn sie Plätze unkompliziert per App oder über MS Teams reservieren können, Teamzonen für die Zusammenarbeit erhalten und ihre Lieblingsplätze zumindest zeitweise sichern können. Ein 4–6-wöchiges Pilotprojekt mit einer repräsentativen Gruppe hilft, Vorbehalte früh abzubauen.

Braucht man für Desk Sharing zwingend eine Software?

Nicht zwingend, aber ohne Software wird Desk Sharing schnell unübersichtlich. Listen oder Aushänge führen zu Doppelbuchungen und Frust. Eine Desk-Sharing-Software zeigt freie Plätze in Echtzeit, ermöglicht Reservierungen im Voraus und liefert Auslastungsdaten zur Flächenoptimierung – das macht das Konzept im Alltag erst zuverlässig.

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