Lucian Holtwiesche
CEO & Co-Founder
04.09.2025
Die 7 besten kostenlosen Buchungssysteme 2025
4 Min.
Einleitung
Die Nachfrage nach effizienten Buchungssystemen wächst rasant - ob für Organisationen, Freelancer oder Dienstleister, die ihre Termine, Ressourcen oder Events digital verwalten möchten. Im Jahr 2025 stehen zahlreiche innovative und kostenfreie Lösungen zur Verfügung, die professionelle Abläufe ermöglichen, ohne das Budget zu belasten.
Ein gutes Buchungssystem spart wertvolle Zeit, reduziert Fehler und steigert die Zufriedenheit der Kunden. In diesem Artikel stellen wir dir die 5 besten kostenlosen Buchungssysteme für 2025 vor - inklusive ihrer wichtigsten Funktionen und Vorteile.
Was ist ein Buchungssystem?
Ein (kostenloses) Buchungssystem digitalisiert Prozesse rund um Termin- und Ressourcenverwaltung. Es ermöglicht Kunden, Mitarbeitenden oder Partnern, selbstständig Termine zu buchen, Räume zu reservieren oder Veranstaltungen online anzumelden, rund um die Uhr. Die Automatisierung solcher Abläufe reduziert Fehler, spart Zeit und sorgt für eine reibungslose Organisation. Typische Beispiele sind die Online-Terminbuchung beim Friseur, die Reservierung eines Besprechungsraums oder das Management von Event-Teilnahmen.
Definition und Funktionsweise
Ein kostenloses Buchungssystem ist eine Softwarelösung, die Abläufe wie Terminplanung, Raumreservierung oder Eventmanagement automatisiert. Mit digitalen Kalendern, Freigabeoptionen und Erinnerungsfunktionen werden manuelle Aufgaben auf ein Minimum reduziert. Die Systeme können entweder direkt in die eigene Website integriert oder als eigenständige Plattform genutzt werden. So bleibt alles zentral, transparent und jederzeit abrufbar.
Vorteile kostenloser Buchungssysteme
Vor allem für Start-ups, kleine Unternehmen und Vereine bieten kostenlose Lösungen enorme Vorteile:
Keine Lizenzkosten und keine Vertragsbindung
Schnelle Implementierung ohne hohen technischen Aufwand
Geringes Risiko und hohe Flexibilität für den Einstieg
Dank einfacher Einrichtung und flexibler Modelle können digitale Prozesse getestet und bei Bedarf später erweitert werden.
Typische Einsatzbereiche & Zielgruppen
Kostenlose Buchungssysteme eignen sich für vielfältige Branchen:
Dienstleister wie Friseure oder Berater
Bildungseinrichtungen für Raum- und Kursbuchungen
Non-Profits und Vereine zur Organisation von Veranstaltungen
Coworking-Spaces zur digitalen Arbeitsplatz- und Desk-Reservierung
Arztpraxen, Sportvereine und Freizeitanbieter, die mit automatisierten Buchungsprozessen Zeit sparen
Einschränkungen und Risiken
Gratis-Versionen sind meist in Funktionsumfang und Nutzerzahlen begrenzt. Häufig treten auch Werbeeinblendungen auf, und der Support ist eingeschränkt. Ein besonders wichtiger Aspekt ist der Datenschutz: Achte darauf, dass das Tool DSGVO-konform ist und sensible Kundendaten sicher verarbeitet werden.
Begrenzte Features
Mögliche Werbung
Datenschutz & Sicherheit prüfen
Auswahlkriterien für 2025
Bei der Wahl eines kostenlosen Buchungssystems sollten folgende Punkte im Fokus stehen:
Mobile Nutzbarkeit als Standard
Integration mit Kalendern und Zahlungsanbietern
Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit
Automatisierungen und Terminplanung
Self-Service-Portale für Kunden und Mitarbeitende
Wer Tools gezielt nach diesen Kriterien vergleicht, findet die passende Lösung für seine Anforderungen.
7 Beste Buchungssystem Kostenlos Optionen 2025
Die Auswahl an kostenlosen Buchungssystemen war noch nie so groß wie im Jahr 2025. Im Folgenden stellen wir dir deswegen die fünf besten kostenlosen Buchungssysteme vor. Jedes davon bringt eigene Stärken, Funktionen und Zielgruppen mit. So findest du heraus, welche Lösung am besten zu deinem Bedarf passt.
anny ist ein vielseitiges, kostenlos nutzbares Buchungssystem, das sich ideal für Desk-Sharing, Raumbuchungen sowie das Angebot von Freizeitaktivitäten eignet. Mit seiner modernen Lösung für Workspace- und Ressourcenmanagement unterstützt anny Unternehmen, Teams und Organisationen dabei, ihre Flächen und Angebote effizient zu verwalten. Durch die 14-tägige Testphase und das anschließende Freemium-Modell ist es sowohl für kleine Teams als auch für größere Organisationen attraktiv. Bis zu 5 Ressourcen (z.B. Arbeitsplätze, Räume oder Kurse) können dauerhaft kostenlos verwendet werden. Die Anzahl der Nutzer kann beliebig groß sein.

Kernfunktionen:
Workspace-Management, Raum-, Kurs- und Equipmentbuchung
Terminplanung, Event- & Ticketing
3D Raumpläne und Community-Tools
Zahlungsintegration, Besucher- und Mitgliedermanagement
Vorteile:
Universell einsetzbar für alle Ressourcenarten
3D Visualisierung der Räume
Sehr hohe Anpassbarkeit und schnelle Einrichtung
DSGVO-konform und mit Fokus auf Datenschutz
Zielgruppen: Unternehmen, öffentliche Einrichtungen, Bildung, Events, Serviceanbieter, Coworking-Spaces
Pros:
Vielseitig und flexibel
Moderne Oberfläche
Viele Integrationen
Starke Community-Funktionen
Cons:
Einige Premium-Features kostenpflichtig
Einarbeitung bei komplexen Setups nötig
Wer ein kostenloses Buchungssystem sucht, das flexibel mitwächst und gleichzeitig eine professionelle Umgebung bietet, ist mit anny bestens beraten.
SimplyBook.me ist eine weit verbreitete Lösung im Bereich kostenloser Buchungssysteme für Dienstleister. In der Gratis-Version sind bis zu 50 Buchungen pro Monat möglich, ergänzt durch eine Reihe praktischer Grundfunktionen.

Kernfunktionen:
Online-Terminbuchung mit Website-Builder
Zahlungsintegration und Marketingtools
Mobile Apps für Kunden und Anbieter
Vorteile:
Einfache Einrichtung und Bedienung
Viele Designvorlagen
Integration mit Google Kalender
Zielgruppen: Friseure, Fitnessstudios, Salons, Therapeuten und andere Dienstleister
Pros:
Intuitive Bedienung
Viele Erweiterungen
Mobile Nutzung möglich
Cons:
Begrenzte Buchungen/Funktionen in der Free-Version
Werbung im kostenlosen Tarif
Für kleine Unternehmen, die einen unkomplizierten Einstieg suchen, bietet SimplyBook.me als kostenloses Buchungssystem eine passende Option.
Calendly gehört zu den bekanntesten Lösungen für die digitale Terminvereinbarung und wird häufig von Freelancern, Beratern und kleinen Teams eingesetzt. Die kostenlose Basisversion ist vor allem auf die Nutzung durch Einzelpersonen ausgelegt.

Kernfunktionen:
Terminvereinbarung mit Kalenderintegration (Google, Outlook)
Automatisierte Erinnerungen
Einbindung in E-Mails und Websites
Vorteile:
Sehr nutzerfreundlich, auch für Einsteiger
Schnelle Einrichtung ohne technische Hürden
Viele Integrationen (Zoom, Teams)
Zielgruppen: Freelancer, Berater, HR, Sales und kleine Teams
Pros:
Schnelle Einrichtung
Mobile Nutzung
Beliebt im B2B-Bereich
Cons:
Wenig Anpassung in der Free-Version
Keine Gruppentermine möglich
Calendly ist besonders für Nutzer geeignet, die ein unkompliziertes, kostenloses Buchungssystem für Einzeltermine benötigen.
Zoho Bookings ist Teil der Zoho Suite und stellt ein kostenloses Buchungssystem für Einzelpersonen bereit.

Kernfunktionen:
Terminbuchung mit Kalender-Sync
E-Mail/SMS-Benachrichtigungen
Reportingfunktionen
Vorteile:
Automatisierung von Arbeitsabläufen
Integration mit CRM und anderen Zoho-Produkten
Gute Skalierbarkeit
Zielgruppen: Kleine Unternehmen, Berater und Dienstleister
Pros:
Viele Integrationen
Gute Automatisierungsmöglichkeiten
Cons:
Multi-User-Features kostenpflichtig
Oberfläche kann für Einsteiger komplex wirken
Zoho Bookings ist vor allem dann als kostenloses Buchungssystem interessant, wenn bereits andere Zoho-Tools im Einsatz sind.
Setmore ist ein einsteigerfreundliches, kostenloses Buchungssystem, das in der Basisversion bis zu vier Nutzern zur Verfügung steht.

Kernfunktionen:
Terminbuchung mit Zahlungen
SMS/Email-Erinnerungen
Videomeetings (Zoom, Facebook)
Vorteile:
Schnelle und unkomplizierte Einrichtung
Mobile Apps für iOS und Android
Keine Kreditkarte für Free-Version nötig
Zielgruppen: Kleine Unternehmen, Salons, Berater, Non-Profits
Pros:
Viele Integrationen
Klare Nutzerführung
Cons:
Weniger Anpassungsoptionen
Support priorisiert zahlende Nutzer
Setmore eignet sich als kostenloses Buchungssystem besonders für Teams, die einen schnellen Einstieg suchen.
Übersichtstabelle: Die 5 besten Buchungssystem kostenlos Optionen 2025
Tool | Nutzer-Limit | Buchungslimit | Zielgruppen | Pros | Cons |
|---|---|---|---|---|---|
anny | Unbegrenzt | Unbegrenzt | Unternehmen, Bildung, Events, Cowork, Freizeitanbieter | Flexibel, modern, DSGVO, unbegrenzte Nutzerzahl | Einarbeitung, Premium-Features kostenpflichtig |
SimplyBook.me | 1 Admin | 50/Monat | Dienstleister, Fitness, Salons | Einfach, mobile, Vorlagen | Werbung, Limitierungen |
Calendly | 1 Nutzer | Unbegrenzt (Basis) | Freelancer, Berater, Teams | Schnell, viele Integrationen | Wenig Anpassung, keine Gruppen |
Zoho Bookings | 1 Nutzer | Unbegrenzt (Basis) | KMU, Berater, Dienstleister | Automatisierung, Integrationen | Komplexe UI, Multi-User € |
Setmore | 4 Nutzer | Unbegrenzt | KMU, Non-Profits, Salons | Integrationen, einfach | Support für Zahler, wenig Anpassung |
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Worauf sollte man bei der Auswahl eines kostenlosen Buchungssystems achten?
Die Wahl für ein Buchungssystem will gut überlegt sein. Gerade bei kostenlosen Tools kommt es darauf an, dass die wichtigsten Anforderungen abgedeckt sind und das System langfristig mit den eigenen Bedürfnissen wachsen kann. Im Folgenden zeigen wir, welche Kriterien du 2025 im Blick behalten solltest.
Funktionsumfang & Skalierbarkeit
Ein kostenloses Buchungssystem sollte die wichtigsten Grundfunktionen wie Terminbuchungen, Kalenderintegration und Erinnerungen abdecken. Wichtig ist zudem, ob es Einschränkungen bei Nutzerzahl oder Buchungen gibt und wie unkompliziert ein Upgrade möglich ist, wenn das Unternehmen wächst. Viele Anbieter bieten flexible Erweiterungen, sodass ein Wechsel des Systems bei steigendem Bedarf nicht sofort notwendig wird.
Gerade für Start-ups und kleine Teams ist es ein Vorteil, wenn das System mit den Anforderungen mitwächst. Prüfen Sie deshalb genau, welche Funktionen bereits in der Gratis-Version enthalten sind und ob sich bei Bedarf problemlos auf erweiterte Features umsteigen lässt. So bleibt das kostenlose Buchungssystem auch bei zunehmender Nutzung langfristig einsetzbar.
Benutzerfreundlichkeit & Einrichtung
Die Benutzerfreundlichkeit ist bei einem kostenlosen Buchungssystem ein entscheidender Faktor. Eine einfache Einrichtung und eine intuitive Oberfläche reduzieren den Zeitaufwand und machen zusätzliche Schulungen oft überflüssig. Besonders vorteilhaft ist eine deutschsprachige Benutzeroberfläche, damit sich alle Anwender schnell zurechtfinden.
Auch für Kundinnen und Kunden sollte der Buchungsprozess so unkompliziert wie möglich gestaltet sein. Hilfreich sind dabei Tutorials, Supportbereiche oder geführte Setups, die den Einstieg erleichtern. Ein gutes kostenloses Buchungssystem zeichnet sich durch eine schnelle Implementierung und einen reibungslosen Ablauf aus – sowohl für Administratoren als auch für Endnutzer.
Integrationen & Kompatibilität
Ein modernes kostenloses Buchungssystem sollte sich nahtlos in deine bestehenden digitalen Abläufe integrieren. Wichtige Kriterien sind die Kompatibilität mit gängigen Kalendern wie Google oder Outlook, mit Zahlungsanbietern und – falls relevant – mit CRM-Systemen. Viele Anbieter stellen passende Integrationen bereit, die deine Prozesse deutlich vereinfachen.
Achte deshalb darauf, wie flexibel die Kalenderanbindung im System umgesetzt ist und wie gut es mit anderen Tools zusammenarbeitet. Eine API oder andere Schnittstellen ermöglichen dir individuelle Erweiterungen und sorgen dafür, dass dein kostenloses Buchungssystem auch in Zukunft optimal einsetzbar bleibt.
Datenschutz & Sicherheit
Gerade bei einem kostenlosen Buchungssystem solltest du besonders auf Datenschutz und Sicherheit achten. Prüfe, ob das Tool DSGVO-konform ist, wo die Daten gehostet werden und welche Verschlüsselungsstandards zum Einsatz kommen. Kundendaten sind sensibel und müssen zuverlässig geschützt werden.
Seriöse Anbieter stellen dir transparente Informationen zum Datenschutz bereit und geben dir die Möglichkeit, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben nachzuvollziehen. Wenn du unsicher bist, lohnt es sich, gezielt nach Zertifikaten oder unabhängigen Prüfungen zu fragen. So stellst du sicher, dass dein kostenloses Buchungssystem auch rechtlich auf der sicheren Seite bleibt.
Support & Community
Auch bei einem Buchungssystem ist ein zuverlässiger Support wichtig. Hilfeforen, Tutorials und ein aktiver Kundensupport sind hilfreich, wenn Fragen oder Probleme auftreten. Informiere dich außerdem, ob deutschsprachige Ressourcen verfügbar sind und wie schnell auf Anfragen reagiert wird.
Nutzerbewertungen geben dir wertvolle Einblicke in die Praxis. Eine aktive Community kann bei der Lösung von Problemen unterstützen und trägt dazu bei, dass das System kontinuierlich weiterentwickelt wird. Gerade bei Open-Source-Lösungen ist der Community-Support oft ein entscheidender Faktor.
Kriterium | Wichtige Fragen | Beispielhafte Bewertung |
|---|---|---|
Funktionsumfang | Sind alle Basisfunktionen gratis? | ✔️/❌ |
Skalierbarkeit | Lässt sich upgraden? | ✔️/❌ |
Benutzerfreundlichkeit | Ist die Bedienung intuitiv? | ✔️/❌ |
Integrationen | Kalender, Zahlungen, CRM? | ✔️/❌ |
Datenschutz | DSGVO-konform, sichere Daten? | ✔️/❌ |
Support | Hilfe, Tutorials, Community? | ✔️/❌ |
Zukunftstrends für kostenlose Buchungssysteme 2025
Digitale Buchungslösungen entwickeln sich rasant weiter. Unternehmen, Organisationen und Freelancer profitieren von immer leistungsfähigeren Tools, die zunehmend auch kostenfrei verfügbar sind. Wer 2025 auf dem neuesten Stand bleiben möchte, sollte die wichtigsten Trends kennen.
Technologische Innovationen
Im Jahr 2025 prägen verschiedene Technologien die Weiterentwicklung von Buchungssystemen. Künstliche Intelligenz erkennt freie Zeitfenster automatisch und verteilt Ressourcen effizient. Mobile First bleibt zentral, da immer mehr Buchungen über Smartphones und Tablets erfolgen.
Nutzererwartungen & Markttrends
Die Anforderungen der Nutzer steigen. Gefragt sind eine intuitive Bedienung, Selbstverwaltung von Terminen und Räumen sowie eine reibungslose Integration in bestehende Workflows.
Darüber hinaus gewinnen Datenschutz und Transparenz an Bedeutung: Kunden möchten nachvollziehen, wie mit sensiblen Daten umgegangen wird. Flexible Buchungsregeln und Self-Service-Portale setzen sich zunehmend durch, da sie Komfort für beide Seiten bieten.
Open Source & Community-getriebene Lösungen
Auch Open-Source-Projekte spielen eine immer größere Rolle. Entwickler-Communities bieten frei verfügbare Tools, die individuell angepasst werden können. Sie sind besonders flexibel und profitieren von einem aktiven Austausch zwischen Anwendern und Entwicklern.
Ein Vorteil: Fehler werden oft schnell behoben, und neue Funktionen entstehen direkt aus den Bedürfnissen der Community. Für alle, die Wert auf Unabhängigkeit und Anpassbarkeit legen, sind solche Lösungen eine interessante Alternative.
Statistiken & Prognosen
Die Nutzung digitaler Buchungssysteme nimmt stetig zu. Prognosen legen nahe, dass viele Dienstleistungsunternehmen bis 2030 ein digitales System im Einsatz haben. Auch im Freizeitbereich wächst der Anteil: Laut einer Studie nutzten 2025 bereits 32% der Deutschen KI-gestützte Buchungslösungen - ein Anstieg von 72 % gegenüber dem Vorjahr.
Besonders kleine Unternehmen und Non-Profits setzen verstärkt auf kostenlose Tools, um ihre Prozesse zu digitalisieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.
Fazit
Ein modernes Buchungssystem überzeugt 2025 mit professionellen Funktionen, Flexibilität und hohen Datenschutzstandards. Die Auswahl ist so vielfältig wie nie zuvor: Nutzer können aus zahlreichen Tools wählen, die sich leicht integrieren und individuell anpassen lassen.
Kostenlose Lösungen sind längst keine Notlösung mehr. Wer Wert auf Innovation, einfache Bedienung und Sicherheit legt, findet im aktuellen Angebot passende Systeme und bleibt so technologisch auf dem neuesten Stand.
Wenn du nach einer flexiblen und zeitgemäßen Möglichkeit suchst, Termine, Ressourcen oder Veranstaltungen zu organisieren, stehen dir heute viele Optionen offen. Besonders Lösungen wie anny zeigen, wie unkompliziert sich Schreibtische, Räume, Events oder Equipment verwalten lassen, ganz ohne Risiko oder große Investition.
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