Amira van Weegen
Junior Marketing Manager
12.11.2025
Meta-Analyse: Die besten Desk Sharing Software-Lösungen für moderne Büros
6 Min.
Wie Desk Sharing Software die Zukunft hybrider Arbeit prägt
Der Markt für Desk-Sharing-Software wächst rasant. Immer mehr Unternehmen setzen auf flexible Arbeitsplatzmodelle, um Büroflächen effizienter zu nutzen und Mitarbeitenden mehr Freiheit zu bieten. Solche Lösungen ermöglichen es, Arbeitsplätze flexibel zu buchen, fördern die Zusammenarbeit und unterstützen hybride Arbeitsmodelle, die in vielen Organisationen längst zum Alltag gehören.
Diese Meta-Analyse gibt einen Überblick über den aktuellen Stand des Marktes, zeigt wichtige Trends und Innovationen und vergleicht führende Anbieter, die das hybride Arbeiten von morgen gestalten.
Der Markt für Desk Sharing Software
Der Markt für Desk Sharing Software hat sich in den letzten Jahren rasant entwickelt. Durch den Trend zu hybriden Arbeitsmodellen steigt die Nachfrage nach flexiblen und digitalen Arbeitsplatzlösungen kontinuierlich. Mittlerweile bieten eine Vielzahl von Unternehmen moderne, mobile und webbasierte Reservierungssysteme an, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Büroflächen effizienter zu nutzen.
Solche Systeme ermöglichen Mitarbeitenden, Arbeitsplätze, Räume oder andere Ressourcen einfach und flexibel zu buchen, was nicht nur die Effizienz und Auslastung steigert, sondern auch die Zufriedenheit und Autonomie der Teams fördert. Zudem lassen sich viele Lösungen nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe und Tools wie Microsoft 365 oder Google Workspace integrieren.
Desk Sharing Software wird zunehmend als Teil einer umfassenden „Workplace Experience“ verstanden. Diese Anwendungen helfen Mitarbeitenden, besser mit ihrer Arbeitsumgebung zu interagieren, ihre bevorzugten Arbeitsplätze zu finden und die Zusammenarbeit im Büro gezielt zu fördern. Sie bieten Funktionen für Büroflächenmanagement, Kommunikation und Teamkoordination, die weit über eine reine Buchung hinausgehen.
Der aktuelle Markt für Desk-Sharing-, Hot-Desking- und Workspace-Booking-Software ist dabei vielfältig und dynamisch. Unternehmen können zwischen spezialisierten Punktlösungen, umfassenden Plattformen aus dem oder hybriden Software-Suiten wählen. Diese Vielfalt eröffnet Organisationen jeder Größe die Möglichkeit, eine passgenaue Lösung zu finden von der schlanken Buchungs-App bis hin zum vollständig integrierten Workplace-Management-System.
Wichtige Trends im Bereich Desk Sharing
Der Trend zum hybriden Arbeiten hat die Erwartungen an moderne Bürokonzepte grundlegend verändert. Unternehmen stehen zunehmend vor der Herausforderung, flexible Arbeitsweisen, effiziente Flächennutzung und Mitarbeiterzufriedenheit miteinander zu vereinen und genau hier gewinnt Desk Sharing Software an Bedeutung.
Ein zentraler Trend ist die Verschmelzung von physischem und digitalem Arbeitsplatz. Mitarbeitende möchten unabhängig von Ort und Zeit arbeiten, gleichzeitig aber auch spontan verfügbare Arbeitsplätze oder Meetingräume im Büro nutzen können. Desk-Sharing-Systeme dienen dabei als Schnittstelle zwischen Homeoffice und Büro und werden zum Rückgrat hybrider Arbeitsstrategien.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der datengetriebene Ansatz im Flächenmanagement. Immer mehr Unternehmen nutzen Buchungs- und Anwesenheitsdaten, um Büroflächenbedarf dynamisch zu steuern, Büros neu zu planen und Investitionen datenbasiert zu treffen.
Zudem wächst die Bedeutung von Employee Experience. Moderne Lösungen fokussieren sich darauf, die Nutzung des Arbeitsplatzes so einfach und angenehm wie möglich zu gestalten, durch intuitive Apps oder integrative Tools, die Teamkoordination und soziale Interaktion fördern.
Auch Nachhaltigkeit und Kostenbewusstsein prägen den Markt: Durch optimierte Auslastung können Unternehmen nicht nur Mieten und Energiekosten reduzieren, sondern auch ihren ökologischen Fußabdruck verbessern.
Schließlich lässt sich ein klarer Trend zur Konsolidierung beobachten: Statt Einzellösungen setzen viele Organisationen auf integrierte Plattformen, die Desk Sharing, Meetingräume, Besucher- und Eventmanagement in einem System bündeln.
Diese Entwicklungen zeigen: Desk Sharing ist längst kein kurzfristiger Trend mehr, sondern ein zentraler Bestandteil moderner Arbeitskultur, der Effizienz, Zufriedenheit und Nachhaltigkeit verbindet.
Wie findet man die passende Desk Sharing Software?
Die Wahl des besten Desk Sharing Systems hängt stark von den individuellen Prioritäten und der Unternehmensstruktur ab. Damit die Software langfristig wirklich unterstützt, sollten folgende Kriterien berücksichtigt werden:
Funktionsumfang prüfen:
Deckt die Lösung nur klassische Workspace-Funktionen wie Desk- und Meetingraum-Buchung ab oder auch erweiterte Anwendungsfälle wie Event-Management, externe Buchungen, Kursverwaltung oder Zahlungsabwicklung? Je nach Use Case kann der Umfang entscheidend sein.
Flexibilität der Workflows:
Gibt es Möglichkeiten für eigene Formulare, Freigabeprozesse und individuelle Buchungsregeln, oder sind die Abläufe fest vorgegeben? Besonders bei größeren Organisationen ist die Anpassbarkeit an interne Prozesse ein klarer Vorteil.
Integrationen & IT-Fit:
Unterstützt die Software deine bestehende IT-Landschaft (z. B. Kalender, SSO, HRIS, Smart Locks, APIs) und lässt sie sich nahtlos anbinden? Gute Integrationen sorgen für reibungslose Abläufe und hohe Akzeptanz im Alltag.
Support & Standortnähe:
Erhältst du persönlichen, zeitnahen Support in deiner Sprache und Zeitzone? Lokale Anbieter punkten hier oft durch kürzere Kommunikationswege und bessere Servicequalität.
Datenschutz:
Werden DSGVO und interne Compliance-Vorgaben vollständig erfüllt? Gerade in Europa ist der Hosting-Standort ein entscheidendes Kriterium für Sicherheit und Vertrauen.
Skalierbarkeit & Zukunftssicherheit:
Kann die Lösung mit deinem Unternehmen wachsen? Achte darauf, dass sich Benutzer, Standorte oder Module flexibel erweitern lassen, ohne komplexe Umstellungen.
Reporting & Analysen:
Bietet das System Einblicke in Auslastung, Buchungsverhalten und Nutzungstrends? Datengetriebene Entscheidungen helfen, Büroflächen effizienter zu planen und Kosten zu senken.
Mitarbeitendenlebnis:
Ein modernes Tool sollte die Employee Experience verbessern – durch einfache Nutzung, mobile Buchungen und transparente Übersicht. Gleichzeitig trägt optimiertes Desk Sharing dazu bei, Ressourcen und Energie zu sparen.
Wer diese Kriterien im Blick behält, kann gezielt die Software finden, die optimal zu den eigenen Bedürfnissen, Datenschutzanforderungen und Wachstumszielen passt.
Die 5 besten Desk Sharing Anbieter im Überblick
anny
Besonderheiten:
Intuitive Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen, Parkplätzen und Equipment
Interaktive 3D-Karte und Mobile App für flexible Nutzung
MS Teams App und Outlook Add-In
Auslastungsanalysen, Visitor Management & Community-System
Integrationen: Kalender, SSO, HRIS, Smart Locks, Webhooks, offene API
Vorteile:
Benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche
Breites Funktionsspektrum, auch für externe Buchungen
Ganzheitliches Ökosystem mit Displays & Besucher-Terminals
Persönlicher Support aus Deutschland
100% DSGVO-konform, entwickelt & gehosted in Deutschland
Bewertungen von Kund:innen von anny auf OMR Reviews und G2 lesen.
deskly
Besonderheiten:
Arbeitsplatz‑, Besprechungsraum‑ und Parkplatzreservierungen über 2D‑Grundrisse
Mobile App und MS‑Teams‑Integration mit automatischer Outlook-/Google‑Kalendersynchronisation
Buchungsvorschläge, Kollegensuche, anonyme Buchung und Book‑on‑behalf
Flexibles Regelwerk und Wartelisten
Rollen‑ und Rechteverwaltung sowie Auslastungsanalysen
Vorteile:
Intuitive Bedienung: schnelle Buchungen mit wenigen Klicks
Tiefe Integration in bestehende Tools (Teams, Outlook/Google Kalender)
Starke Compliance: DSGVO‑konform und Datenhosting in Deutschland
Nützliche Auslastungs‑ und Nutzungsanalysen für optimierte Flächennutzung
Weitere Informationen zu deskly-Alternativen findest du hier.
Envoy
Besonderheiten:
Arbeitsplatz-, Parkplatz- und Besprechungsraum-Buchung
Besuchermanagement mit Vorabregistrierung und Anmeldeprozessen
Integrationen mit Kalendersystemen, SSO und Zugangskontrolle
Mobile App für Buchungen und Check-in
Vorteile:
Umfassende Funktionen für das Arbeitsplatzmanagement auf einer zentralen Plattform
Leistungsstarke Funktionen für Zugangskontrolle und Besuchersicherheit
Umfangreiche Bibliothek mit Integrationen für Unternehmens-Tools
Benutzerfreundliche mobile App
Weitere Informationen zu Envoy-Alternativen findest du hier.
Robin
Besonderheiten:
Tisch- und Meetingraumreservierung
Interaktive 2D Grundrisse
Besucheranmeldung und -verwaltung
Kalenderintegration mit Google Workspace und Microsoft 365
Vorteile:
Übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche
Detaillierte Daten zur Auslastung
Besuchermanagement inkl. Badge-Druck
Nahtlose Kalenderintegrationen
Weitere Informationen zu Robin-Alternativen findest du hier.
Yoffix
Besonderheiten:
Tisch- und Meetingraumreservierung
Interaktive Grundrisse in 2D
Kalenderintegration mit Google Workspace & Microsoft 365
Arbeitsplatzanalysen & Auslastungsberichte
Vorteile:
Abdeckung von breitem Spektrum an Ressourcen
Flexibles Buchungs- und Zugriffsmanagement
Hohe Integrationsvielfalt
Transparente und granulare Analysen
Weitere Informationen zu Yoffix-Alternativen findest du hier.
Vergleiche noch weitere Lösungen im großen Desk Sharing Anbieter Vergleich.
Herausforderungen und Erfolgsfaktoren bei der Einführung von Desk-Sharing-Software
Die Einführung einer Desk Sharing Software ist mehr als nur ein technisches Projekt, sie bedeutet auch einen kulturellen Wandel. Damit die Umstellung gelingt, sollten Unternehmen typische Herausforderungen kennen und gezielt angehen.
1. Akzeptanz im Team
Der wichtigste Erfolgsfaktor ist die Einbindung der Mitarbeitenden. Klare Kommunikation, Schulungen und eine transparente Einführung helfen, Vorbehalte abzubauen und die Nutzung zu fördern.
2. Klare Prozesse und Regeln
Für reibungslose Abläufe braucht es klare Buchungs- und Nutzungsrichtlinien, etwa zu Reservierungen, Stornierungen oder No-Shows. Gute Software unterstützt dabei mit automatisierten Workflows.
3. Technische Integration
Die Lösung sollte sich nahtlos in bestehende Systeme wie Microsoft 365, Google Workspace oder HR-Tools einfügen. So bleibt der Verwaltungsaufwand gering und die Akzeptanz hoch.
4. Datenschutz & Compliance
Gerade in Europa ist DSGVO-Konformität ein Muss. Anbieter mit Hosting in Deutschland oder der EU schaffen zusätzliches Vertrauen.
5. Schrittweise Einführung
Ein Pilotprojekt hilft, Erfahrungen zu sammeln und Prozesse zu optimieren. Mit Nutzungsdaten und Auslastungsanalysen lässt sich die Arbeitsplatzstrategie laufend verbessern.
Richtig umgesetzt, wird Desk Sharing zu einem strategischen Baustein moderner Arbeitsorganisation – mit mehr Flexibilität, Transparenz und Effizienz.
Viele Anbieter, darunter anny, deskly, Envoy, Robin, Yoffix und LIZ, bieten kostenlose Testversionen oder Demos an. So kannst du leicht herausfinden, welche Lösung am besten zu deinem Unternehmen passt.
💡 Tipp:
Achte bei Tests besonders auf Benutzerfreundlichkeit, Integrationen und Akzeptanz im Team – denn das beste System ist das, das im Alltag wirklich genutzt wird.
Fazit: Der richtige Weg zum modernen Arbeitsplatz
Der Markt für Desk-Sharing-Software zeigt, wie stark sich die Arbeitswelt in Richtung Flexibilität und hybride Modelle entwickelt. Unternehmen, die ihre Büroflächen effizient nutzen und Mitarbeitenden mehr Freiheit bieten wollen, kommen an modernen Arbeitsplatzlösungen nicht vorbei.
Die richtige Software unterstützt nicht nur bei der Buchung von Arbeitsplätzen und Räumen, sondern schafft Transparenz, fördert Zusammenarbeit und liefert wertvolle Daten für strategische Entscheidungen. Entscheidend ist, dass das Tool zu den eigenen Prozessen, Datenschutzanforderungen und der Unternehmenskultur passt.
Plattformen wie anny zeigen, wie sich Benutzerfreundlichkeit, Datenschutz und intelligente Funktionen zu einem ganzheitlichen System verbinden lassen. Gleichzeitig lohnt es sich, die verschiedenen Anbieter zu vergleichen und über Testversionen oder Demos selbst herauszufinden, welche Lösung am besten passt.
Wer tiefer einsteigen möchte, findet in unserem Desk-Sharing-Software-Leitfaden 2025 weitere Analysen, Tipps und Marktübersichten rund um die Zukunft hybrider Arbeitsplätze.
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18.84 13.737 18.744 14.147 18.766 14.477 C 18.788 14.807 18.862 15.152 19.001 15.511 C 19.023 15.592 19.046 15.665 19.075 15.739 C 19.2 16.091 19.568 17.161 19.641 21.003 C 19.722 25.102 19.207 26.965 18.935 27.962 C 18.884 28.138 18.847 28.292 18.81 28.438 C 18.766 28.578 18.656 28.952 18.759 29.465 C 18.81 29.707 18.906 29.912 18.965 30.022 C 18.994 30.074 19.023 30.125 19.06 30.176 C 19.119 30.264 19.215 30.404 19.369 30.536 L 26.712 37.487 C 27.065 37.824 27.536 38 28.014 38 C 28.271 38 28.536 37.949 28.779 37.839 C 29.456 37.545 29.875 36.929 29.875 36.218 L 29.875 24.42 C 29.875 23.504 29.419 22.924 29.073 22.565 L 28.978 22.462 C 29.706 21.803 31.943 19.764 34.452 17.227 C 35.717 15.944 36.298 12.989 36.232 8.186 Z M 27.624 34.605 C 27.624 34.847 27.33 34.972 27.153 34.803 L 21.363 29.326 L 21.378 29.311 L 21.407 29.282 L 21.495 29.194 L 21.532 29.157 C 21.569 29.12 21.606 29.091 21.643 29.054 C 21.65 29.047 21.665 29.04 21.672 29.025 C 21.724 28.981 21.775 28.93 21.827 28.878 L 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