Wenn du Räume, Equipment oder einen Firmenwagen für deine Mitarbeitenden zur Verfügung stellen möchtest, musst du eine Möglichkeit finden, deine Ressourcen effizient buchbar zu machen. Das sorgt für mehr Transparenz und spart dir viel Zeit. Wenn dein Unternehmen bereits Microsoft Office 365 nutzt, kannst du für jede Ressource ein Raum- oder Gerätepostfach in Microsoft Outlook erstellen.
Nachdem du ein Raum- oder Gerätepostfach erstellt hast, kann jeder im Unternehmen mithilfe von Outlook eine Reservierung für die einzelnen Räume oder Ereignisse vornehmen.
Wie genau du einen Raum in Microsoft Outlook anlegen kannst, zeigen wir dir in diesem Blogbeitrag.
Raum anlegen in Microsoft Outlook
Um ein Raum- oder Gerätepostfach einzurichten, wechsle zum Microsoft 365 Admin Center (Dazu benötigst Du Administratorberechtigungen). Erstelle das Postfach und teile es mit allen, damit es für Besprechungen und Ereignisse reserviert werden kann.
1. Wechsle im Admin Center zur Seite “Ressourcen”
2. Klicke auf “Ressource hinzufügen”
3. Fülle die Felder für den Raum bzw. das Gerät aus.
- Raum oder Ausstattung: Der Postfachtyp, den Du erstellen möchtest.
- Name: Ein Anzeigename oder eine kurze Beschreibung.
- E-Mail: Der E-Mail-Alias des Raums oder Geräts. Dies ist erforderlich, um eine Besprechungsanfrage an den Raum oder das Gerät zu senden.
- Kapazität: Die Anzahl der Personen, die in den Raum passen oder das Gerät gleichzeitig verwenden können.
- Standort: Die Raumnummer oder die Lage des Raums in einem Gebäude oder Bereich.
- Telefonnummer: Die Nummer des Raums selbst. Dies unterscheidet sich von der Besprechungstelefonnummer, die bei Verwendung von Microsoft Teams generiert wird.
4. Klicke auf “Speichern”.
Verwenden von Raum- und Gerätepostfächern
Plane eine neue Besprechung und fügen den Raum oder das Gerät auf gleiche Weise wie beim Einladen anderer Mitarbeitenden oder Kunden zur Besprechung hinzu.
WICHTIG: Füge Räume bei Besprechungen nur im Feld “Teilnehmer” oder “Ort” hinzu. Raumpostfächer sollten nicht als Organisator einer Besprechung festgelegt werden.
1. Öffne Outlook zum Verwenden von Raum- oder Gerätepostfächern auf Deinem Laptop.
2. Gehe auf Deinen Kalender und klicke auf “Neues Ereignis”.
3. Gebe bei “Teilnehmer einladen” die Personen an, die Du einladen möchtest und den Namen des Raums oder Geräts ein.
4. Gebe in der Zeile “Titel hinzufügen” den Zweck der Reservierung oder Besprechung ein.
5. Ändere die Zeiten für Beginn und Ende. Du kannst auch die Option "Ganztägig” auswählen. Um die Besprechung oder Reservierung wiederholt einzutragen, wähle “Wiederholung” aus.
6. Du kannst jetzt noch eine Beschreibung hinzufügen oder Dateien hochladen.
7. Klicke oben links auf “Speichern”.
Die Raumverwaltung mit Outlook birgt Herausforderungen
Microsoft Outlook ist ein leistungsfähiges Softwareprogramm, mit dem sich fast alles erstellen lässt. Jedoch ist es mit Microsoft Outlook schwierig, seine Räume und andere Ressourcen effizient anzulegen, zu verwalten und zu vermieten. Es ist aufwendig, einen neuen Raum oder eine andere Ressource anzulegen, es gibt keine gute Übersicht und Räume über Microsoft Outlook sind extern nicht buchbar.
Gründe, sich nicht auf Outlook für die Raumverwaltung zu verlassen:
- Zeitaufwendig neue Räume und andere Ressourcen anzulegen
- Keine gute Übersicht
- Räume über Microsoft Outlook sind extern nicht buchbar
- Services und Events sind nicht buchbar
- Begrenzte Arten an Ressourcen
- Du hast nicht alle Räume und Ressourcen auf einem Blick
Was es wirklich benötigt ist eine All-in-One Software wie anny, um leicht und einfach alles buchbar zu machen.
Deine Vorteile mit anny
Mit der Plattform von anny legst du Räume in wenigen Sekunden an und synchronisierst sie mit Microsoft 365. Diese Vorteile hast du, wenn du für deine Raumverwaltung auf eine zugeschnittene Software wie anny setzt:
- Räume in wenigen Sekunden anlegen und verwalten
- Zahlreiche Auswahl an Ressourcenarten
- Nahtlose Integration zu Microsoft 365 und Buchen über Outlook Add-In
- Alle Räume und Ressourcen auf einem Blick
- Dashboard mit Auslastungsdaten und Statistiken
- Mehrfachverfügbarkeit
- Räume sind auch für Externe leicht und schnell buchbar
- Mehr Effizienz, Automation und weniger Zeitaufwand
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