Die Einführung von Desk Sharing greift tief in die Organisation und den Arbeitsalltag ein. Wenn dein Unternehmen plant, feste Arbeitsplätze abzuschaffen und auf ein Shared Desk Konzept umzustellen, stehst du als Betriebsrat vor einer zentralen Frage: Wo genau hast du ein Mitbestimmungsrecht – und wo nicht? Dieser Artikel gibt dir einen praxisnahen Überblick über die rechtlichen Grundlagen, die aktuelle Rechtsprechung und konkrete Handlungsempfehlungen.

Desk Sharing ist typischerweise nicht pauschal mitbestimmungspflichtig. Bestimmte Teilbereiche wie Ordnungsverhalten, Clean Desk Policy und technische Überwachung fallen jedoch unter § 87 BetrVG.
Das LAG Baden-Württemberg hat am 06.08.2024 (Aktenzeichen 21 TaBV 7/24) entschieden, dass Mitbestimmung teilweise gegeben ist – konkret bei Regelungen zu persönlichen Gegenständen und bei Doppelwidmung von Flächen.
Die Arbeitgebenden müssen den Betriebsrat frühzeitig nach § 90 BetrVG informieren. Bei größeren Umstrukturierungen kann auch § 111 BetrVG relevant werden.
Eine Desk Sharing Betriebsvereinbarung schützt die Interessen der Mitarbeitenden und schafft Transparenz für alle Seiten.
Digitale Desk Sharing Software wie anny und klare Desk Sharing Regeln sind entscheidend für eine datenschutzkonforme, faire Umsetzung.

Was ist Desk Sharing (Hot Desking) und warum betrifft es den Betriebsrat?

Desk Sharing – auch als Hot Desking bekannt – ermöglicht flexible Arbeitsplatznutzung ohne feste Zuweisung. Mitarbeitende können täglich ihren Arbeitsplatz frei wählen, statt an einem persönlichen Schreibtisch zu sitzen. Die Definition ist einfach: Es gibt weniger Schreibtische als Beschäftigte. Typische Desk Sharing Quoten zeigen: 80 Schreibtische können für 100 Mitarbeitende ausreichen, in manchen Unternehmen teilen sich sogar 120 Mitarbeitende 80 Arbeitsplätze. Desk Sharing wird auch als non-territoriales Arbeitsplatzkonzept bezeichnet, da keine festen Arbeitsorte zugewiesen sind. Wenn du mehr über die Abgrenzung zwischen den Konzepten erfahren willst, lohnt sich ein Blick auf den Vergleich von Desk Sharing und Hot Desking.

Desk Sharing kann bis zu 30 % Bürofläche einsparen – laut ifo-Institut sinkt die Nachfrage nach Büroflächen bis 2030 strukturell um etwa 12 %. Diese Einsparungen bei Miet- und Energiekosten machen das Desk Sharing Modell für Unternehmen attraktiv. Gleichzeitig kann Desk Sharing die Effizienz der Mitarbeitenden steigern, etwa durch die Nähe zu Projektpartnern.

Doch jede Einführung von Desk Sharing erfordert klare Desk Sharing Regeln für die Nutzung: Buchungsregeln, ein Desk Sharing Konzept, Arbeitszeitmodelle und eine Clean Desk Policy. Genau diese Regeln betreffen regelmäßig die Ordnung und das Verhalten der Mitarbeitenden im Betrieb – und damit deine Mitbestimmung als Betriebsrat.

Rechtliche Grundlagen: Mitbestimmung des Betriebsrats beim Desk Sharing

Der Betriebsrat hat Mitbestimmungsrechte bei Desk Sharing – allerdings nicht pauschal für das gesamte Konzept, sondern bei konkreten Regelungsbereichen. Diese musst du einzeln prüfen:

§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG – Ordnung und Verhalten: Clean Desk Policy, Umgang mit persönlichen Gegenständen, Nutzung von Arbeitsflächen. Desk Sharing betrifft die Ordnung und das Verhalten der Mitarbeitenden im Betrieb.
§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – Technische Überwachung: Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Überwachungseinrichtungen. Buchungstools, die erheben, wer wann wo sitzt, fallen hierunter.
§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG – Gesundheitsschutz: Ergonomie, Lärm, Hygiene und Rückzugsmöglichkeiten bei wechselnder Nutzung.
§ 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG – Arbeitszeit und Pausen: Relevant, wenn das Desk Sharing Konzept neue Zeitmodelle mit sich bringt.

Darüber hinaus müssen die Arbeitgebenden dich nach § 90 BetrVG rechtzeitig und umfassend über die Planung neuer Raumkonzepte und Arbeitsabläufe informieren. § 99 BetrVG kann greifen, wenn personelle Einzelmaßnahmen mit dem Desk Sharing verknüpft sind. Und § 111 BetrVG kommt in Betracht, wenn die Einführung von Desk Sharing Teil einer umfassenden Betriebsänderung ist – etwa bei Standortzusammenlegungen oder erheblicher Flächenreduzierung.

Die Mitbestimmung ist also kontextabhängig: Je nach Ausgestaltung des Desk Sharing Konzepts bestehen unterschiedliche Rechte und Pflichten.

Aktuelle Rechtsprechung: LAG Baden-Württemberg 2024 und ihre Folgen

Der Fall vor dem LAG Baden-Württemberg ist die derzeit prägendste Entscheidung zum Thema. Ein Unternehmen mit Großraumbüros und festen Arbeitsplätzen (teilweise mit Trennwänden) wollte ab Oktober 2023 ein Desk Sharing Konzept samt Clean Desk Policy einführen. Der Betriebsrat beantragte die Einsetzung einer Einigungsstelle.

Das Arbeitsgericht Heilbronn lehnte den Antrag zunächst ab: Desk Sharing und Clean Desk seien als Ganzes nicht mitbestimmungspflichtig. Doch das LAG Baden-Württemberg entschied am 06.08.2024 im Beschluss (Az. 21 TaBV 7/24) anders: Das Gericht stellte klar, dass bestimmte Teilbereiche des Konzepts sehr wohl mitbestimmungspflichtig sind:

Regelungen zu persönlichen Gegenständen sind mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG).
Die Doppelwidmung von Flächen – also die überlagernde Nutzung als Arbeits- und Pausenbereich – unterliegt ebenfalls der Mitbestimmung.

Für dich als Betriebsrat bedeutet das: Du musst jedes Element des Konzepts einzeln auf Mitbestimmung prüfen. Teilmitbestimmung heißt, dass du gezielt bei bestimmten Regelungen mitreden kannst, auch wenn andere Themen mitbestimmungsfrei bleiben. Die Rechtsprechung ist bundesweit noch nicht einheitlich – weitere Entscheidungen der LAGs und des BAG sind zu erwarten.

Mitbestimmung im Detail: Clean Desk Policy, Ordnung, persönliche Gegenstände und Gesundheitsschutz

Clean Desk ist einer der konfliktträchtigsten Bereiche beim Desk Sharing. Mitarbeitende müssen nach dem Clean Desk Prinzip ihre Schreibtische aufräumen – keine dauerhaft liegenden Unterlagen, keine persönlichen Fotos oder Pflanzen nach Dienstende. Desk Sharing erfordert eine Clean Desk Policy zur Ordnung, aber wie weit dürfen die Arbeitgebenden gehen?

Vorgaben zum Ordnungsverhalten fallen unter § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG und sind damit zwingend mitbestimmungspflichtig. In einer Betriebsvereinbarung solltest du regeln:

Welche persönlichen Gegenstände am Arbeitsplatz erlaubt sind (z. B. eigene Tasse, ein Foto)
Zeitpunkte und Modalitäten des Clean Desk (z. B. spätestens bis Arbeitsende)
Verfügung über Schließfächer, Rollcontainer oder persönliche Boxen zur Aufbewahrung
Schutz sensibler Unterlagen (Gesundheitsdaten, Kundenmaterial) – hier spielt auch der Datenschutz eine Rolle

Ein überzogenes Verbot jeglicher persönlicher Dinge kann sich negativ auf Wohlbefinden und Akzeptanz der Belegschaft auswirken. Mehr zur Gestaltung einer Clean Desk Policy findest du in unserem separaten Beitrag.

Desk Sharing ist nicht nur ein Raum- und Flächenthema – es hängt eng mit Gesundheitsschutz zusammen. Desk Sharing Arbeitsplätze müssen den Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung entsprechen. Der Betriebsrat muss über gesundheitliche Belastungen wachen – das ist keine Kür, sondern Pflicht.

Doppelwidmung bedeutet, dass dieselben Büroräume sowohl als Arbeitsflächen als auch als Pausenbereiche dienen. Das LAG Baden-Württemberg hat klargestellt, dass die Raumnutzung bei solcher Überlagerung mitbestimmungspflichtig sein kann.

Beim Desk Sharing spielen folgende Gesundheits- und Arbeitsschutzaspekte eine Rolle:

Ergonomische Arbeitsplätze sind ein wichtiger Aspekt der Sicherheitsvorkehrungen (höhenverstellbare Tische, Bildschirme, Beleuchtung)
Hygiene ist eine Herausforderung beim Desk Sharing – Reinigungsregelungen bei wechselnder Nutzung sind unerlässlich
Lärm, Akustik und Rückzugsmöglichkeiten für konzentriertes Arbeiten
Sicherheitsstandards müssen bei der Einführung von Desk Sharing eingehalten werden

Desk Sharing ist als Teil von New Work ein Baustein moderner, hybrider Arbeitsmodelle. Es bietet Flexibilität und moderne Arbeitsumgebung, birgt aber Risiken wie Verlust von Zugehörigkeit oder Stress durch tägliche Platzsuche. Eine Gefährdungsbeurteilung inklusive psychischer Belastungen sollte angepasst oder neu durchgeführt werden – der Betriebsrat hat hier ein klares Mitspracherecht.

Technische Umsetzung: Desk Sharing Software, Datenschutz, Überwachung und anny

In der Praxis wird Desk Sharing meist über eine Desk Sharing Software umgesetzt: Buchungs-App, 3D-Büroplan, Integration in Kalender und Zutrittssysteme. Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats betreffen dabei Datenschutz und Privatsphäre.

Sobald die Software geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen (z. B. wer wann wie oft bucht), greift § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Der Betriebsrat muss bei Auswahl, Einführung und Auswertung mitbestimmen. In die Betriebsvereinbarung gehören:

Zweck der Datenerhebung
Speicherfristen und Löschregeln
Pseudonymisierung bei Statistiken
Zugriffsbeschränkungen (nur Facility Management vs. Vorgesetzte)
Ausschluss von Leistungs- und Verhaltenskontrolle

Eine Lösung wie anny – eine deutsche Desk Sharing Software mit Hosting in Deutschland, DSGVO- und ISO 27001-Konformität – bietet transparente Buchungsregeln und granulare Berechtigungen. Für den Betriebsrat ist entscheidend, dass das eingesetzte Tool datenschutzkonforme Auswertungen ermöglicht und Missbrauchsrisiken minimiert. Konkret bringt anny dafür folgende Funktionen mit:

Buchungsübersicht: volle Transparenz darüber, wie Arbeitsplätze im Buchungssystem genutzt werden
Berechtigungsmanagement: granulare Zugriffsrechte, sodass nur befugte Stellen (z. B. Facility Management) Daten einsehen können
Reporting-Funktionen: Auswertungen, die auf Mitbestimmungsanforderungen zugeschnitten sind – ohne Leistungs- oder Verhaltenskontrolle einzelner Mitarbeitender
Zweckbindung & Löschfristen: technisch festgelegt und dokumentiert, was die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen erleichtert

So kann der Betriebsrat jederzeit nachvollziehen, wie die Daten genutzt werden, und sicherstellen, dass die vereinbarten Datenschutzregeln auch technisch eingehalten werden.

Einen Einblick in die Software von anny erhältst du hier:

Einen umfassenden Überblick über aktuelle Desk Sharing Software-Lösungen findest du in unserem Guide.

Inhalte einer Betriebsvereinbarung „Desk Sharing"

Eine Betriebsvereinbarung regelt Desk Sharing im Unternehmen und ist das zentrale Instrument für Rechtssicherheit. Betriebsvereinbarungen schaffen klare Regeln für Desk Sharing. Typische Kapitel:

Regelungsbereich	Inhalt
Geltungsbereich	Standorte, Teams, Beschäftigtengruppen
Begriffsbestimmungen	Desk Sharing, Clean Desk, Buchungssystem, Homeoffice-Tage
Buchungsregeln	Prioritäten für Menschen mit Behinderung, Schwangere, Teilzeitkräfte
Clean Desk & persönliche Gegenstände	Umfang, Zeitpunkte, Aufbewahrung
Doppelwidmung	Regelung überlagernder Arbeits- und Pausenflächen
Gesundheitsschutz	Ergonomie, Lärm, Rückzugszonen
Software & Daten	Zweck, Löschfristen, Auswertungen, Zugriff
Evaluation	Anpassungsklausel nach 6 oder 12 Monaten

Was generell in eine Betriebsvereinbarung gehört, erfährst du in unserem Beitrag zur Betriebsvereinbarung im Desk Sharing – dort kannst du dir auch eine fertige Vorlage für deine eigene Betriebsvereinbarung herunterladen.

Ein Beispiel für die technische Umsetzung der in der Tabelle genannten Anforderungen bietet die Buchungssoftware anny. Sie ermöglicht es, Buchungsregeln, Auswertungen und Zugriffsrechte granular zu steuern und so die Einhaltung der Betriebsvereinbarung sicherzustellen.

Bei größeren Umstrukturierungen kann eine Verzahnung mit

Prozess der Einführung von Desk Sharing: Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat

Die Einführung von Desk Sharing muss rechtzeitig geplant werden. Die Einführung muss individuell und sorgfältig geprüft werden. Ein idealtypischer Prozess sieht so aus:

Frühe Phase: Information nach § 90 BetrVG über geplante Umbaumaßnahmen, neue Arbeitsformen und Softwareeinsatz. Bildung einer gemeinsamen Projektgruppe aus Arbeitgebenden, Betriebsrat, Arbeitsschutz und ggf. Schwerbehindertenvertretung. Der Betriebsrat ist zur vertrauensvollen Zusammenarbeit mit den Arbeitgebenden verpflichtet.

Konzeptionsphase: Analyse der aktuellen Auslastung der Arbeitsplätze, Ermittlung der Desk Sharing Quote, Anhörung der Mitarbeitenden zu Bedürfnissen wie Ruhe, Stauraum und Teamzusammenhalt.

Verhandlungsphase: Strukturierte Verhandlungen über die Betriebsvereinbarung. Falls keine Einigung erzielt wird, kann die Einsetzung einer Einigungsstelle den Fall klären. Parallel sollten Regelungen zu mobiler Arbeit verhandelt werden.

Umsetzung & Pilot: Desk Sharing zunächst in einer Organisationseinheit testen, fortlaufendes Monitoring, gemeinsame Evaluation nach sechs Monaten.

In Unternehmen ohne Betriebsrat besteht zwar mehr Gestaltungsfreiheit, aber arbeitsrechtliche Vorgaben (Arbeitsstättenverordnung, Datenschutz) gelten uneingeschränkt.

Praxis-Tipps, Stolperfallen und Best Practices für Betriebsräte

Der Betriebsrat hat bei Desk Sharing eine wichtige Wächter- und Mitgestaltungsfunktion. Der Betriebsrat kann Vorschläge zur Beseitigung von Missständen einbringen. Typische Stolperfallen:

Desk Sharing wird nur als Kostensenkungsmaßnahme kommuniziert – ohne Vorteile für Beschäftigte zu benennen
Die Clean Desk Policy verbietet jegliche persönlichen Gegenstände
Buchungssoftware ermöglicht intransparentes Monitoring individueller Anwesenheiten
Keine Berücksichtigung von Mitarbeitenden mit besonderen Bedürfnissen (Behinderung, Schwangerschaft)

Konkrete Best Practices:

Mindestzahl garantierter Arbeitsplätze für bestimmte Gruppen festlegen
Klare, einfach verständliche Nutzungsregeln in Workshops vorstellen
Regelmäßige Audits sind notwendig, um Sicherheitsvorkehrungen zu überprüfen
Jährliche Befragung der Mitarbeitenden zur Akzeptanz und Unterstützung
Gemeinsame Begehungen der Flächen durch Betriebsrat und Arbeitsschutz

Desk Sharing Vorteile für Beschäftigte gibt es durchaus: freie Platzwahl, Nähe zu Projektpartnern, moderne Büroräume. Desk Sharing kann die Effizienz der Mitarbeitenden steigern, wenn die Rahmenbedingungen stimmen. Als Betriebsrat kannst du diese Chancen aktiv mitgestalten, statt nur zu blockieren – und so einen echten Fokus auf die Arbeitswelt der Zukunft legen.

Du planst gerade die Einführung von Desk Sharing in deinem Unternehmen? Mit anny könnt ihr das Konzept von Anfang an transparent und mitbestimmungskonform umsetzen – von klaren Buchungsregeln bis zu datenschutzkonformen Auswertungen ohne Leistungskontrolle. Vereinbare jetzt eine unverbindliche Demo, um mehr zu erfahren.

FAQ zu Desk Sharing und Mitbestimmung des Betriebsrats

Hier findest du Antworten auf häufige Fragen, die über die Hauptkapitel hinausgehen.

Kann der Betriebsrat Desk Sharing komplett verhindern?

Nein. Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch auf einen festen Schreibtisch, solange arbeitsvertraglich nichts anderes vereinbart ist. Der Betriebsrat kann Desk Sharing nicht pauschal blockieren, hat aber umfangreiche Mitbestimmungsrechte bei der Ausgestaltung. Bei groben Verstößen gegen Mitbestimmung oder Gesundheitsschutz sind gerichtliche Schritte wie Unterlassungsanträge oder die Einsetzung einer Einigungsstelle möglich.

Muss für jedes Desk Sharing Konzept eine eigene Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden?

Eine eigenständige Betriebsvereinbarung ist sinnvoll, wenn mehrere mitbestimmungspflichtige Bereiche betroffen sind. Alternativ können Desk Sharing Regeln in bestehende Rahmenvereinbarungen (z. B. mobile Arbeit, IT-Nutzung) integriert werden. Bei größeren Projekten empfiehlt sich eine eigene, klar strukturierte Vereinbarung für maximale Transparenz.

Wie kann der Betriebsrat den Datenschutz bei Desk Sharing Software konkret absichern?

Verlange Einsicht in das Datenschutzkonzept und die technischen/organisatorischen Maßnahmen der Software. Regle in der Betriebsvereinbarung: welche Daten erhoben werden, wie lange sie gespeichert werden, wer Zugriff hat und dass keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle erfolgt. Der oder die betriebliche Datenschutzbeauftragte sollte frühzeitig einbezogen werden.

Welche Rolle spielt § 111 BetrVG bei der Einführung von Desk Sharing?

§ 111 BetrVG regelt Betriebsänderungen in Unternehmen mit in der Regel mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern. Die Einführung von Desk Sharing fällt darunter, wenn sie Teil einer umfassenden Umstrukturierung ist – etwa bei Standortzusammenlegung oder erheblicher Reduzierung von Büroflächen. In solchen Fällen sind neben der Betriebsvereinbarung oft Interessenausgleich und Sozialplan zu verhandeln. Nachteile für die Belegschaft müssen dabei in Betracht gezogen werden.

Gibt es Besonderheiten in Baden-Württemberg wegen der LAG-Entscheidung?

Die Entscheidung des LAG Baden-Württemberg vom 06.08.2024 ist zunächst nur für das jeweilige Bundesland bindend, bietet aber bundesweit Orientierung. Arbeitgebende und Betriebsräte in Baden-Württemberg sollten die betonte Teilmitbestimmung bei persönlichen Gegenständen und Doppelwidmung besonders ernst nehmen. Generell empfiehlt es sich, aktuelle Rechtsprechung im Blick zu behalten und bei strittigen Fragen rechtliche Beratung hinzuzuziehen.

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