Mit der Transformation unserer Arbeitswelt und auch den veränderten Erwartungen der Arbeitnehmer an ihren Arbeitgebern, zeichnet sich ein favorisiertes Arbeitsmodell klar ab: Das hybride Arbeitsmodell.
Für wen ist dieser Hybrid Work Guide?
Wenn Führungskräfte die Umstellung auf den hybriden Arbeitsstil in Betracht ziehen, befinden sie sich häufig in einer dieser Situationen:
A) Das Unternehmen möchte seinen Mitarbeitenden mehr Flexibilität bieten, um die Work-Life-Balance und Produktivität zu verbessern und gleichzeitig wettbewerbsfähig im Arbeitsmarkt zu bleiben.
B) Das Unternehmen befindet sich im Wachstum. Die Kosten für eine neue Bürofläche oder die Umstellung auf flexible Arbeitsplätze sollen eruiert werden.
C) Das Unternehmen möchte die vorhandene Bürofläche reduzieren, um Betriebskosten und die CO2-Bilanz zu senken.
D) Das Unternehmen möchte eine motivierende und inspirierende Arbeitskultur schaffen. Die Rolle des Büros soll sich dazu wandeln und zum attraktiven Arbeitsort und Ort des Austausches werden.
Findest du dich in einer der Situationen wieder? Dann wird dir der Step-by-Step Hybrid Work Guide: Gelungene Transformation zum hybriden Arbeiten inkl. Praxisbeispiel hilfreich zur Seite stehen.
Was ist hybrides Arbeiten?
Hybrides Arbeiten bedeutet, dass ein Unternehmen seinen Mitarbeitenden die Option gibt, ihre Arbeitszeit an verschiedenen Orten zu erbringen. Dabei steht ihnen das Büro zur Verfügung, sie können von zu Hause aus zu arbeiten oder an einem sogenannten "dritten Arbeitsort" z.B. Coworking-Space.
Im Wesentlichen handelt es sich dabei um eine Mischung aus Büro- und Fernarbeit. Bei diesem Modell arbeiten die Mitarbeitenden nicht ausschließlich im Büro oder zu Hause, sondern haben die Flexibilität, zwischen beiden Arbeitsumgebungen zu wechseln. Das bedeutet, dass sie an einigen Tagen im Büro anwesend sein können, um beispielsweise Meetings abzuhalten oder sich mit Kollegen zu treffen, während sie an anderen Tagen von zu Hause aus arbeiten können, um sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die weniger Ablenkung erfordern oder um sich um private Angelegenheiten zu kümmern.
Das hybride Arbeitsmodell wirkt sich darüber hinaus auf diese 4 Bereiche eines Unternehmens aus:
- Space (Gestaltung des modernen Arbeitsplatzes)
- Kultur (Vertrauen und Flexibilität)
- Digitalisierung (Kommunikation und Organisation)
- Inklusion (Fairness und Förderung von Diversität)
Was sind die Vorteile von Hybrid Work?
Der hybride Arbeitsstil ist heute die beliebteste Form aus Sicht der Arbeitnehmer. Das ist darauf zurückzuführen, dass Arbeitnehmer von Hybrid Work profitieren und diese Form sich mit ihren Erwartungen an die Arbeit deckt. Zu den Vorteilen für Arbeitnehmer zählen:
- Mehr Flexibilität: Hybrides Arbeiten gibt Arbeitnehmern die Flexibilität, ihren Arbeitstag nach ihren Bedürfnissen und Prioritäten zu gestalten. Sie können ihre Arbeitszeit und ihren Arbeitsort an ihre individuellen Anforderungen anpassen, was zu einer besseren Work-Life-Balance beitragen kann.
- Höhere Produktivität: Arbeitnehmer können produktiver sein, wenn sie in ihrer bevorzugten Arbeitsumgebung arbeiten können. Wenn sie in einem ruhigen Umfeld arbeiten oder Zeit für persönliche Aufgaben haben, können sie sich besser auf ihre Arbeit konzentrieren und effektiver arbeiten.
- Weniger Pendelzeit: Hybrid Work kann dazu beitragen, dass Arbeitnehmer weniger Zeit im Pendelverkehr verbringen und somit mehr Zeit für ihre Arbeit, ihre Familie oder ihre Freizeitaktivitäten haben.
- Bessere Gesundheit und Sicherheit: Hybridarbeit kann dazu beitragen, dass Arbeitnehmer gesünder und sicherer sind, indem sie weniger Zeit im Pendelverkehr verbringen oder in einer krankheitsanfälligen Umgebung arbeiten.
Diese weiteren Vorteile ergeben sich aus der Perspektive der Arbeitgeber:
- Kosteneinsparungen: Hybrid Work kann Unternehmen dabei helfen, die Kosten für Büroflächen und andere betriebliche Ausgaben zu reduzieren.
- Größerer Talente-Pool: Unternehmen können Talente von überall auf der Welt rekrutieren, indem sie Hybrides Arbeitenanbieten, was zu einer größeren Vielfalt im Team führen kann.
- Bessere Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit: Die Möglichkeit des hybriden Arbeitens kann eine höhere Zufriedenheit und Produktivität ermöglichen, was sich positiv auf die Mitarbeiterbindung und -retention auswirken kann.
- Autonomie der Mitarbeitenden: Die Autonomie der Mitarbeitenden kann zu einer höheren Motivation und Engagement führen, da Mitarbeitende mehr Kontrolle über ihre Arbeit haben und in der Lage sind, ihre Arbeit auf ihre individuellen Stärken und Fähigkeiten abzustimmen.
Insgesamt bietet Hybrides Arbeiten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Betriebskosten zu senken, ihren Talente-Pool zu erweitern und ihre Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit zu verbessern. Durch die Erhöhung der Produktivität und die Verbesserung der Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeitenden können Unternehmen langfristig erfolgreicher sein.
Vorbereitung auf den hybriden Arbeitsstil
Die Covid-19-Pandemie machte das Arbeiten von zu Hause aus zur Pflicht und viele Unternehmen sahen darin zunächst eine fast nicht zu bewältigende Herausforderung. Schwierige Koordination, schlechte Kommunikation und die Befürchtung mangelnder Produktivität seitens der Arbeitgeber führte zur eher zwiegespaltenen Meinungen über das hybride Arbeitsmodell.
Es ist wichtig zu beachten, dass viele dieser Vorurteile auf falschen Annahmen basieren und oft durch geeignete Strategien und Technologien gelöst werden können. Der hybride Arbeitsstil erfordert jedoch auch eine gewisse Disziplin und Organisation, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten produktiv, effektiv und verbunden bleiben.
Die nötige Vorbereitung auf die Transformation ist der Schlüssel zum Erfolg. Die richtige Vorbereitung sorgt dafür, das sich das Unternehmen für eine Form der hybriden Arbeit entscheiden kann, die der Organisation und seiner Individuen entspricht.
Bewertung des aktuellen Arbeitsmodells
Bei der Wahl des passenden Hybrid-Modells müssen 2 Faktoren beachtet werden: Arbeitsort und Arbeitszeit. Diese Faktoren gilt es für das eigene Unternehmen zu bewerten, denn die Wahl des Arbeitsmodells hängt von den Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeitenden ab. Es ist wichtig, das Modell zu wählen, das am besten zur Kultur, den Werten und der Arbeitsweise des Unternehmens passt und den Mitarbeitenden die größtmögliche Flexibilität und Autonomie gibt, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen.
Der Arbeitsort kann wie folgt vorgegeben werden:
- Office First: Das Büro bleibt der primäre Arbeitsplatz und Homeoffice ist nur selten möglich.
- Teilflexibel: Die Teammitglieder haben die Möglichkeit, an festgelegten Tagen außerhalb des Büros zu arbeiten.
- Vollflexibel: Alle Teammitglieder sind komplett flexibel bei der Wahl ihres Arbeitsplatzes. Sie können sich jeden Tag neu entscheiden, ob sie Zuhause, im Coworking Space oder im Büro arbeiten möchten.
- Remote First: Es gibt kein festes Büro und Home Office ist der Standard Arbeitsplatz.
Die Arbeitszeit kann wie folgt vorgegeben werden:
- Fix: Die Arbeitszeit ist fest definiert. Dies kann betriebs- oder branchenbedingte Gründe haben.
- Teil-Flexibel: Es gibt Kernarbeitszeiten mit einer zusätzlichen Möglichkeit zu Gleitzeit.
- Voll-Flexibel: Mitarbeitende arbeiten vollkommen zeitunabhängig.
Wenn beide Dimensionen kombiniert werden, ist schnell erkennbar, dass es viele verschiedene hybride Arbeitsmodelle gibt. Ebenso ist eine Unternehmensorganisation nicht eindimensional. Verschiedene Abteilungen können unterschiedliche Anforderungen mit sich bringen.
Ebenso können sich Bedürfnisse wandeln, weswegen die Entscheidung zu einem Arbeitsmodell nie in Stein gemeißelt sein sollte.
💡 Bewerte dein aktuelles Arbeitsmodell anhand der 2 Dimensionen Arbeitsort und Arbeitszeit. Halte anschließend fest, welches dein angestrebtes Arbeitsmodell ist und welche Erwartungen du an das neue Modell stellst.
Kosten oder Kosteneinsparung mit Hybrid Work?
Eine Transformation ist auch immer mit Investitionen verbunden. Die konkreten Kosten oder Kosteneinsparungen im Zusammenhang mit Hybrid Work hängen von individuellen Faktoren ab. Finanzielle Kosten entstehen initial zum Beispiel durch Schulungen, Büroausstattungen und nicht zuletzt durch neue Technologien.
Die Kosteneinsparung durch den hybriden Arbeitsstil werden langfristig merklich und machen diese neue Arbeitsform zu einem attraktiven und nachhaltigen Modell.
- Mietkosten: Wenn weniger Arbeitsplätze benötigt werden, können Unternehmen möglicherweise Mietkosten einsparen, indem sie ihre Bürofläche verkleinern oder bei Wachstum keine größere Bürofläche beziehen müssen.
- Infrastruktur: Durch die Reduzierung der Anzahl von Arbeitsplätzen im Büro können Unternehmen Kosten für Infrastruktur wie Strom, Heizung und Kühlung einsparen.
- Reisekosten: Wenn Mitarbeitende weniger oft ins Büro kommen, können sie auch weniger Reisekosten haben, was zu Einsparungen für sie und das Unternehmen führt.
- Zufriedenheit: Eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden kann dazu beitragen, die Mitarbeiterbindung und -produktivität zu erhöhen, was wiederum zu Einsparungen bei der Rekrutierung und Einarbeitung neuer Mitarbeitenden führt.
Es ist zu beachten, dass gerade in Zeiten hoher Immobilienpreise der Faktor Bürokosten nicht zu unterschätzen ist. In dieser Situation muss abgewogen werden: Lohnt es sich, in meinem wachsenden Unternehmen, weitere Bürofläche zu beziehen oder die bestehende Fläche flexibel nutzbar zu machen? Häufig lohnt sich die Investition in eine Technologie für Arbeitsplatzbuchung, um eine flexible Nutzung zu ermöglichen.
Technische Einrichtung und Richtlinien
Das Prinzip Flex-Desk und Workplace Policies
Das Prinzip des Flex Desk (auch bekannt als Hot Desking) bezieht sich auf die Praxis, dass mehrere Mitarbeitende denselben Arbeitsplatz nutzen können, ohne dass es einen fest zugewiesenen Schreibtisch gibt. Stattdessen gibt es eine begrenzte Anzahl von Schreibtischen oder Arbeitsbereichen, die von den Mitarbeitenden bei Bedarf genutzt werden können.
Die Ausstattung eines Flex Desk sollte standardisiert sein, damit, jeder uneingeschränkt an jedem Flex Desk arbeiten kann. Sollte es dennoch unterschiedliche Ausstattung, z.B. in verschiedenen Zonen, geben, sind diese im gewählten Desk Sharing Tool kenntlich zu machen.
Ein Flex Desk unterliegt häufig einer "Clean-Desk Policy", eine Richtlinie, die darauf abzielt, dass Mitarbeitende ihre Arbeitsbereiche sauber und ordentlich halten. Die "Clean-Desk Policy" fordert Mitarbeiter auf, ihren Arbeitsbereich aufzuräumen und persönliche Gegenstände wie Bilder, Pflanzen oder Souvenirs aufzubewahren, wenn sie den Arbeitsplatz verlassen. So kann der Flex Desk einfach an den nächsten Mitarbeitenden übergeben werden.
Überprüfung der vorhandenen Technologien
Arbeitnehmer benötigen Zugang zu Unternehmensanwendungen, Daten und Ressourcen, um ihre Arbeit effektiv erledigen zu können. Hierfür können verschiedene Technologien und Cloud-basierte Tools hilfreich sein.
- Videokonferenz-Software: Um Meetings zwischen Büro- und Remote-Mitarbeitende abzuhalten, benötigen Sie eine zuverlässige Videokonferenz-Software wie Zoom, Microsoft Teams, Google Meet oder Skype.
- Projektmanagement-Tools: Tools wie Trello, Asana oder Jira können verwendet werden, um Projekte zu planen, Aufgaben zu delegieren und den Fortschritt des Teams zu verfolgen.
- Cloudspeicher: Cloudspeicher wie Dropbox oder Google Drive ermöglichen Mitarbeitenden, auf Dateien zuzugreifen, die im Büro gespeichert sind, unabhängig davon, wo sie sich befinden.
- Cybersecurity-Tools: Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die IT-Systeme und Daten vor möglichen Cyberangriffen geschützt sind. Investitionen in Tools wie Firewall, VPN, Antivirus-Software und Multi-Faktor-Authentifizierung können dazu beitragen.
- Desksharing-Plattform: Ein Tool zur Arbeitsplatzbuchung wie zum Beispiel anny ermöglicht es den Mitarbeitenden, einen Arbeitsplatz oder Meetingraum im Büro zu reservieren und diesen dann bei Bedarf zu nutzen. Eine interaktive Karte zeigt zudem, wo sich welcher Kollege befindet und fördert die Zusammenarbeit.
Je nach Größe des Unternehmens und der spezifischen Anforderungen gibt es jedoch noch viele weitere Technologien, die du für ein hybrides Arbeitsmodell und ein Remote Set up benötigen könntest.
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Etablierung der Kultur des hybriden Arbeitens
Der Wechsel zu einem hybriden Arbeitsmodell wird die Unternehmenskultur beeinträchtigen. Die Befürchtung besteht darin, den Zusammenhalt zwischen den Mitarbeitenden zu verlieren, wenn Mitarbeitende nicht mehr ins Büro kommen. Dieser Gefahr kann mit der richtigen Vorbereitung und Ausstattung aktiv entgegen gewirkt werden. Ebenso ist es hilfreich, Führungskräfte und Teamleitungen über die Gefahren des sogenannten Proximity Bias aufzuklären.
Auf der anderen Seite kann Hybrides Arbeiten viel Gutes für die Unternehmenskultur bewirken. Hybride Arbeit fördert die Kultur, indem sie Vertrauen, Autonomie und Verantwortung in den Fokus rückt. Die Mitarbeitenden fühlen sich womöglich mehr denn je mit dem Unternehmen verbunden, auch wenn sie nicht jeden Tag im Büro sind.
Vor allem in Anbetracht der aktuellen Erwartungen der Mitarbeitenden scheint es, dass ein Mangel an hybriden Arbeitsformen der Kultur eher schadet. Dies kann zu einer "Talentabwanderung" führen.
Der Büro als neuer Ort des Zusammenkommens
Das Büro wird mit dem Wechsel zu einer hybriden Arbeitsform eine neue Rolle erhalten. Das Büro dient weiterhin als zentraler Ort, an dem Mitarbeitende zusammenkommen, um zu arbeiten, zu kommunizieren und sich auszutauschen. Allerdings wird es insbesondere für Teammeetings, Brainstorming-Sitzungen und kollaborative Projekte ein wichtiger Treffpunkt sein. In diesem Fall sollte das Bürokonzept so gestaltet sein, dass es flexibler und vielseitiger ist, um die verschiedenen Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu erfüllen.
Um den neuen Bedürfnissen gerecht zu werden, wird in einem hybriden Büro häufig in Zonen gedacht. Verschiedene Zonen dienen unterschiedlichen Zwecken. So gibt es Ruhezonen für fokussiertes Arbeiten, kreative Bereiche, Meeting Cubes für ungestörte 1:1 Gespräche und Zonen, in denen man als Team im Gesamten zusammenkommt.
Die Flächen-Neunutzung des Büros in Kombination mit Desk Sharing kann dazu führen, dass auf Flächen verzichtet wird oder vorherige Einzelbüros zu Meetingräumen umgestaltet werden. Eine Software für das Raum- und Arbeitsplatzmanagement erleichtert das Reservieren und vermeidet Doppelbuchung unter den Mitarbeitenden. Eine transparente Übersicht sorgt für eine ausgeglichene Auslastung deiner Bürofläche. In Kombination mit integriertem Zutrittssystem gestaltest du ein modernes und digitales Büro.
💡 Stelle dir die Frage: Wie unterschiedlich ist die Auslastung deiner Bürofläche an verschiedenen Tagen der Woche oder Monaten im Jahr?
BABOR: Best Practices für das hybride Arbeiten
Der Kosmetikhersteller BABOR mit Sitz in Aachen hat die Wünsche seiner Mitarbeitenden erkannt und ein modernes Bürokonzept etabliert. Das Best Practice zeigt, wie eine gute Vorbereitung, die Planung von Pilotphasen und der Einsatz von Technologie auch in einem großen Unternehmen die Transformation zur hybrider Arbeitsform bewältigt.
Um eine effiziente Auslastung der Arbeitsplätze zu gewährleisten, wurde ein Projekt zur flexiblen Arbeitsplatzbuchung ins Leben gerufen. Zentraler Mehrwert der flexiblen Arbeitsplatzbuchung ist die effiziente und bedarfsgerechte Nutzung der Arbeitsplätze, aber auch die Möglichkeit, nach Bedarf mit Kollegen aus anderen Abteilungen, wie z.B. im Rahmen der Projektarbeit, zusammenzuarbeiten.
Dafür wurde zunächst ein Pilotprojekt in zwei Abteilungen im Unternehmen gestartet. So konnte die flexible Arbeitsplatzbuchung getestet werden. Auf Grundlage dieser Erkenntnisse wurde dann ein Zonenkonzept erstellt, um die verfügbaren Arbeitsbereiche in Ruhezonen, Meetingzonen oder Open-Space-Zonen einzuteilen. Parallel wurden die einzelnen Arbeitsplätze in Hinblick auf die entsprechende Zone räumlich und mit Hardware ausgestattet. Ab diesem Zeitpunkt konnten alle Mitarbeitenden ihre gewünschten Arbeitsbereiche digital buchen.
Nach erfolgreichem Abschluss des Pilotprojekts, werden die flexiblen Arbeitsplätze nun auf weitere Abteilungen und Zonen ausgeweitet.
Ausblick auf die Zukunft des hybriden Arbeitens
Die Zukunft des hybriden Arbeitens ist vielversprechend, da es viele Vorteile bietet, sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Daher liegt nahe, dass Hybrid Work zum Standard wird. Immer mehr Unternehmen werden hybride Arbeitsmodelle implementieren, um den Bedürfnissen ihrer Mitarbeitenden gerecht zu werden und gleichzeitig ihre Geschäftsziele zu erreichen.
Fortschritte in der Technologie werden es ermöglichen, dass hybrides Arbeiten noch einfacher und nahtloser wird, mit verbesserten Tools und Plattformen für virtuelle Zusammenarbeit.
anny erleichtert dir den Start in die hybride Arbeitsweise mit einem intuitiven Tool zur Arbeitsplatzbuchung. Vereinbare noch heute dein Erstgespräch.
