(September 2026)

Besuchermanagement System 2026: Die besten Anbieter im Überblick

Ein gut organisierter Besucherempfang spart Zeit und schafft Orientierung – für Gäste ebenso wie für dein Team. Ein Besuchermanagement System bündelt Einladungen, Besucherregistrierung und Anwesenheitsinformationen in einem digitalen Ablauf. Automatische Gastgeberbenachrichtigungen, Besucherausweise und vorab ausgefüllte Formulare helfen dabei, wiederkehrende Aufgaben am Empfang zu vereinfachen.

In diesem Überblick stellen wir dir Besuchermanagement Systeme für 2026 vor und zeigen, worauf es bei der Auswahl ankommt. Ob Büro, Bildungseinrichtung oder Standort mit besonderen Sicherheitsanforderungen: Das passende System sollte die Abläufe deiner Organisation unterstützen und für Gäste leicht verständlich sein.

Das Wichtigste auf einen Blick:

  • Ein Besuchermanagement System verbindet Einladung, Registrierung und Check-out zu einem durchgängigen digitalen Besucherprozess.

  • Voranmeldung, Gastgeberbenachrichtigungen und digitale Dokumente helfen, manuelle Schritte am Empfang zu reduzieren.

  • Die Anbieter unterscheiden sich vor allem bei anpassbaren Abläufen, Hardware, Integrationen und erweiterten Sicherheitsfunktionen.

Was ist ein Besuchermanagement System?

Ein Besuchermanagement System unterstützt Unternehmen und Einrichtungen dabei, Besuche digital zu planen, zu erfassen und nachzuvollziehen. Es führt Informationen zu erwarteten, anwesenden und abgemeldeten Gästen zentral zusammen und ersetzt das klassische Besucherbuch. Je nach Lösung können Besucher ihre Angaben bereits vor der Ankunft hinterlegen, sich am Terminal oder per QR-Code anmelden und benötigte Dokumente digital bestätigen.

Zum System gehören neben der Software häufig ein Check-in-Terminal und optional ein Scanner oder Badge-Drucker. Gastgeberbenachrichtigungen und die Erfassung von An- und Abmeldezeiten bilden weitere Bestandteile des Prozesses. Je nach Anbieter kommen Freigaben, Evakuierungslisten oder Schnittstellen zur Zutrittskontrolle hinzu. Entscheidend ist, welche Bausteine deinen Empfang im Alltag sinnvoll unterstützen.

Wie wähle ich den richtigen Anbieter für ein Besuchermanagement System?

Lege zunächst fest, welche Aufgaben dein Besuchermanagement System übernehmen soll. Betrachte dafür typische Besuche vom Einladen bis zum Verlassen des Gebäudes: Wer kommt, welche Angaben werden benötigt und wer ist für die einzelnen Schritte verantwortlich? Anhand dieser Kriterien kannst du passende Anbieter eingrenzen:

  • Besuchergruppen und Aufkommen: Prüfe, ob die Lösung zu spontanen Gästen, geplanten Kundenterminen, Bewerbern oder regelmäßig anwesenden Dienstleistern passt. Berücksichtige auch Gruppenbesuche und mehrere Standorte.

  • Einfacher Check-in: Teste Voranmeldung, Selbstregistrierung und Check-out aus Sicht deiner Gäste. Achte auf verständliche Formulare, passende Sprachen und einen Ablauf, der auch ohne Unterstützung funktioniert.

  • Anpassbare Prozesse: Kläre, ob du Fragen, Dokumente, Benachrichtigungen und Freigaben je nach Besuchstyp festlegen kannst. Nicht jede Organisation benötigt dieselben Sicherheitsprüfungen.

  • Integrationen und Hardware: Prüfe die Verbindung mit Kalendern, Microsoft Teams, Mitarbeiterverzeichnissen und gegebenenfalls Zutrittskontrolle. Lass dir bestätigen, welche Tablets, Scanner und Badge-Drucker unterstützt werden.

  • Datenverwaltung und Zuständigkeiten: Vergleiche Hosting, Zugriffsrechte, Löschfunktionen und Aufbewahrungseinstellungen mit euren internen Vorgaben. Lege fest, wer Besucherdaten einsehen und verwalten darf.

  • Einführung, Support und Kosten: Betrachte neben der Lizenz auch Hardware, Einrichtung, Integrationen und laufenden Support. Lass dir die benötigten Funktionen für deinen konkreten Tarif bestätigen.

Vergleich der Besuchermanagement Anbieter

This page was created by anny to provide an overview of various booking solutions (including anny). Brand and product names belong to their respective companies.

The evaluation is based on publicly available information (e.g., the provider’s website, user reviews on Capterra and G2, pricing pages, and feature overviews). When selecting the providers, functionality, pricing, ease of use, integrations, support, and mobile usage were taken into account. The providers are listed alphabetically.

Date

Date

(September 2026)

1.

anny

anny is one of the favorite solutions for flexible booking and workplace management. The platform helps companies efficiently utilize workspaces, rooms, parking spots, equipment, and other shared resources. With an intuitive booking feature, employees can reserve exactly what they need for a productive workday—whether in the office or remote. With anny, you can easily manage access rights via groups (communities), while highly customizable booking rules offer maximum flexibility. Brand new is anny Assistant, which lets you make bookings effortlessly using natural language!

Key features

  • Interactive 3D map

  • Desk, room, parking space, equipment, and event bookings

  • anny Assistant (AI chat): simply state what you need in natural language – e.g., "favorite desk for 3 days" or "room with a projector for 10 people" – and it gets booked instantly

  • Mobile app for booking workspaces on the go

  • MS Teams app and Outlook Add-in

  • Utilization analytics and insights

  • Roles, permissions & community system for tailored access control

  • Visitor Management including badge printing

  • A wide range of integrations, from calendars, SSO, and HRIS to smart locks, webhooks, and an open API

Advantages

  • Incredibly user-friendly and intuitive – complete bookings & check-ins with just a single click

  • anny Assistant makes booking as simple as sending a message, lowering the entry barrier and boosting team adoption

  • Highly versatile platform to map any resource, perfect for both internal use and external booking pages

  • Interactive 3D map designer to easily customize your office layout on the fly

  • Complete ecosystem including visitor terminals and digital room displays

  • Friendly, dedicated support team based in Germany

  • Proudly developed and hosted in Germany

  • Fully ISO 27001-certified for maximum security

Who is anny perfect for

anny is the perfect fit for hybrid companies looking to book not just desks, but also meeting rooms, parking spaces, and equipment all in one place – instead of juggling multiple tools. anny is especially valuable if you have more employees than workstations and only want to pay for what is bookable, if data protection and hosting in Germany are important to you, or if you want high team adoption – thanks to anny Assistant, a quick message is all it takes to book a spot. However, anny is less suited for small teams who just want to book desks and nothing else.

Pricing

anny’s pricing is based on the number of bookable resources, regardless of the number of users. The Starter plan is free and includes up to five resources. For more extensive requirements, paid plans start at €2 per resource. This resource-based model is especially beneficial for companies with fewer resources than employees and a need for high flexibility.

2.

Envoy Visitors

Envoy Visitors is a digital visitor management software that supports companies from the moment they invite their guests all the way to check-out. Visitors can pre-register their details and digitally sign documents like non-disclosure agreements. On-site check-in is quick and easy via iPad or contactlessly via QR code. Employees are automatically notified when their guests arrive, while the reception team keeps a central eye on visitor data and attendance. Customizable registration workflows make it easy to meet different requirements for applicants, clients, or external service providers. For businesses with multiple locations, Envoy offers centralized management, while the Enterprise plan adds advanced security features and access control integrations.

Key features

  • Digital invitations and visitor pre-registration

  • Sleek iPad check-ins and contactless registration via QR code

  • Custom registration forms and tailored workflows for different visitor types

  • Digital signatures for NDAs and other documents – sign in advance or on-site

  • Instant host notifications via email, Slack, or Microsoft Teams

  • Visitor photos and automated printing of personalized visitor badges

  • Digital visitor logbook with real-time check-in/out times, data exports, and analytics

  • Fully customizable branding for registration screens, invitations, and badges

Pros

  • Easy to use with a seamless check-in experience

  • Automated host notifications and badge printing relieve reception teams from repetitive tasks

  • Pre-registration and digital documents reduce manual data entry and paperwork

  • Flexible workflows for various visitor groups and a consistent brand image at your reception

  • Centralized overview and standardized processes for companies with multiple locations

Pricing

Envoy Visitors is billed per location. The free Basic plan includes limited features and up to 100 visitor entries per month. Premium is priced at $362 per location per month, billed annually, and offers custom branding, badge printing, and digital documents, among other benefits. For Enterprise, which includes advanced security features and access integrations, a custom quote is provided. Any required hardware should also be factored into your overall calculation.

Envoy Visitors
vs anny comparison

3.

friendlyway

friendlyway offers digital visitor management as part of a modular platform for self-service and reception processes. Guests can be invited in advance and checked in at the kiosk via QR or PIN code. Companies can customize visitor types, forms, and individual registration steps to match their workflows. Digital agreements and safety briefings can be seamlessly integrated into the reception process. A key focus is on the integration of software and hardware: depending on the setup, badge printing, RFID card issuance, and connections to access control systems are all possible. Additional modules for video communication, digital signage, and wayfinding perfectly complement the digital reception experience.

Key features

  • Seamless visit planning and invitations directly via the platform or our handy Outlook Add-In

  • Easy online pre-registration and self-service check-in using QR or PIN codes

  • Fully customizable visitor types, registration forms, and check-in workflows

  • Digital agreements and safety briefings featuring texts, images, videos, and quick comprehension checks

  • Secure electronic signatures and fully documented confirmations

  • Professional visitor badges and RFID card issuance with compatible hardware

  • Detailed visitor logs, automatic check-out, and flexible, compliant data retention settings

  • Tailor your experience: access control integration, kiosk video calls, plus helpful wayfinding and digital signage

Pros

  • High customization for different visitor groups and site-specific reception processes

  • Software and matching kiosk hardware can be implemented together seamlessly

  • Safety briefings and digital confirmations can be integrated directly into the registration process

  • Outlook Add-In allows visitor planning right from your familiar calendar interface

  • Saved visitor profiles make organizing recurring visits a breeze

Pricing

friendlyway bills its visitor management software per check-in device. The Starter plan costs €149 per device per month with monthly billing, offering an early cancellation option after three months. Premium is priced at €279 per device per month with annual billing, adding features like customizable workflows and visitor badge printing. Enterprise is available upon request. Additional modules are billed separately, such as the Outlook Add-In at €59 per device per month. Depending on the project, hardware and one-time implementation costs may apply. You can test the Starter plan free for 14 days!

friendlyway
vs anny comparison

4.

GoBright

GoBright Visitor Management is a digital visitor registration solution within the GoBright platform. Employees can pre-register guests via the portal, Outlook plugin, or mobile app – even directly in connection with a room booking. At reception, visitors can self-register or use their QR code to check in. Hosts are automatically notified of their arrival, and matching visitor badges can be printed on the spot. Different visitor types allow for targeted data collection. The seamless connection with room booking, digital signage, and wayfinding makes GoBright particularly exciting for businesses looking to organize the entire visitor journey, from the initial appointment to navigating the building.

Key features

  • Pre-registration via the GoBright portal, Outlook plugin, and mobile app

  • Visitor registration independent of an appointment or directly bundled with a room booking

  • Self-registration for spontaneous guests and quick QR code check-ins for pre-registered visitors

  • Instant host notifications upon arrival, sent via email or SMS

  • Automatic badge printing featuring customizable fields, photos, and QR codes

  • QR code on the visitor badge for seamless check-out and re-entry

  • Display and confirmation of safety and security guidelines during registration

  • Design your digital reception desk to perfectly match your corporate identity

Pros

  • Seamlessly combine visitor invitations and room bookings into one smooth workflow

  • Pre-registration and self-check-in support both planned and spontaneous visits with ease

  • Automated arrival notifications reduce manual coordination at the reception desk

  • Customizable visitor badges make it easy to recognize and welcome guests in your building

  • A unified platform makes connecting reception with other GoBright office solutions a breeze

Pricing

GoBright licenses its visitor management per location, regardless of the number of users. For current pricing and a configuration tailored to your needs, you can request a customized quote directly from GoBright or an authorized sales partner. When planning, make sure to consider not only the software license but also any required check-in hardware, badge printers, and potential workplace modules. A personalized product demo can easily be arranged upon request!

GoBright
vs anny comparison

5.

Sign In App

Sign In App is a digital visitor management solution that records guests, external service providers, and employees in a single, shared attendance overview. Visitors can be invited in advance and sign in at the kiosk or contactlessly using their smartphone. Hosts receive a notification, while visitor badges can be printed automatically. Custom questions, guidelines, and digital signatures can be easily integrated into the sign-in process. In addition to managing your reception, Sign In App focuses on everyday safety: up-to-date attendance data supports evacuation lists and joint roll calls in emergencies. Through the online portal, you can easily manage visitor histories, documents, and multiple locations.

Key features

  • Pre-registration via web portal, mobile companion app, or Outlook integration

  • Personalized invitations featuring visitor details and a QR code

  • Self-service kiosk check-in and contactless registration right from your smartphone browser

  • Automated host notifications and instant visitor badge printing

  • Capture visitor photos, ask custom questions, and manage different visitor groups

  • Real-time evacuation lists with cross-device synchronized attendance tracking

  • Multi-location management, customizable branding, and multilingual invitations

  • Depending on your plan and setup: advanced approval workflows, pre-onboarding, and integrations with other corporate systems

Pros

  • User reviews consistently highlight the quick setup and intuitive interface

  • Contactless sign-in works seamlessly for visitors in any browser – no app install required

  • Effortlessly manage visitors, employees, and service providers in a single, unified attendance log

  • Smart evacuation features link visitor registration with practical, real-time emergency workflows

  • Customizable questions and guidelines ensure a tailored experience for different visitor types

  • Our customer support team is highly rated by users for being exceptionally friendly and helpful

Pricing

Sign In App is billed per location and per year. The Core plan is €485, Enhanced is €970, and Pro is €1,450 annually. For more complex enterprise requirements, the Executive plan is available upon request. The location license includes unlimited employees, visitor registrations, and connected iPads at the respective location. Features and support differ depending on the plan. Optional hardware and additional services may incur extra costs. To get you started, Sign In App offers a free 15-day trial—no credit card required.

Sign In App
vs anny comparison

Warum sollte man Besuchermanagement Systeme vergleichen?

Viele Besuchermanagement Systeme bieten ähnliche Basisfunktionen. Wie gut eine Lösung zu deinem Unternehmen passt, zeigt sich jedoch im Zusammenspiel von Software, Hardware und den Abläufen am Empfang. Ein Vergleich macht Unterschiede sichtbar, die über die reine Registrierung hinausgehen:

  • Weniger manuelle Arbeit: Entscheidend ist, welche Schritte tatsächlich automatisiert werden – von der Einladung über die Gastgeberbenachrichtigung bis zur Abmeldung.

  • Passende Sicherheitsabläufe: Ein Büro mit gelegentlichen Gästen hat andere Anforderungen als ein Standort mit Unterweisungen, Freigaben oder Zutrittskontrolle. Vergleiche die Prozesse, die du wirklich brauchst.

  • Verlässliche Anwesenheitsübersicht: Prüfe, wie Check-outs erfasst werden und wie der Empfang fehlende Abmeldungen korrigiert. Eine Liste ist nur so aktuell wie die zugrunde liegenden An- und Abmeldungen.

  • Weniger doppelte Datenpflege: Kalender- und Verzeichnisintegrationen können helfen, Besuchsinformationen und Gastgeberdaten in den bestehenden Arbeitsablauf einzubinden.

  • Planbare Gesamtkosten: Vergleiche Angebote anhand derselben Anzahl von Standorten, Terminals und benötigten Funktionen. So werden Zusatzkosten und Unterschiede im Leistungsumfang sichtbar.

Finde das Besuchermanagement System, das am besten zu dir passt

Stelle eine kurze Auswahl an Besuchermanagement Systemen zusammen und teste sie mit den Personen, die später damit arbeiten. Spiele einen geplanten Termin, einen spontanen Besuch und den Besuch eines regelmäßigen Dienstleisters durch. Prüfe dabei den gesamten Ablauf von der Einladung über Check-in, Benachrichtigung und Ausweisdruck bis zum Check-out.

So findest du heraus, welches System deine Prozesse sinnvoll abbildet und sich für Gäste und Empfangsteam leicht bedienen lässt. Möchtest du Besucherempfang, Raum- und Arbeitsplatzbuchung in einer Plattform organisieren, lohnt sich ein Blick auf anny. Die Lösung verbindet digitale Besucherregistrierung, Besucherausweise und Dokumentenunterzeichnung mit weiteren Ressourcenbuchungen.

Author

Amira van Weegen

Marketing Manager

FAQ

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Was ist ein Besuchermanagement System?

Ein Besuchermanagement System organisiert den Empfang und die Dokumentation von Gästen in Unternehmen und Einrichtungen. Es verbindet die Software für Einladungen, Registrierung und Anwesenheitsübersicht mit den Abläufen vor Ort. Optional kommen ein Check-in-Terminal, Scanner oder Badge-Drucker hinzu. Das System unterstützt den Besuch vom Vormerken bis zum Check-out und informiert die zuständigen Gastgeber über die Ankunft ihrer Gäste.

Wie funktioniert ein digitales Besuchermanagement System?

Ein digitaler Besuch beginnt häufig mit einer Einladung und der Voranmeldung. Gäste hinterlegen ihre Angaben und können je nach System Dokumente bereits vor der Ankunft bestätigen. Am Empfang melden sie sich am Terminal oder per QR-Code an. Das System informiert den Gastgeber und erstellt bei Bedarf einen Besucherausweis. Beim Check-out wird die Abreise erfasst, damit die Anwesenheitsübersicht aktuell bleibt. Spontane Besuche können über die Selbstregistrierung oder den Empfang aufgenommen werden.

Welche Vorteile bietet ein Besuchermanagement System gegenüber einem Besucherbuch?

Ein Besuchermanagement System macht Besuchsinformationen zentral verfügbar und kann wiederkehrende Aufgaben automatisieren. Dazu gehören Einladungen, Gastgeberbenachrichtigungen und der Druck von Besucherausweisen. Vorab erfasste Daten reduzieren erneute Eingaben am Empfang. Zugriffsrechte können verhindern, dass Gäste die Einträge anderer Besucher sehen. Eine aktuelle Anwesenheitsliste kann zudem die Organisation im Notfall unterstützen – vorausgesetzt, An- und Abmeldungen werden zuverlässig erfasst.

Welche Hardware braucht ein Besuchermanagement System?

Welche Hardware du brauchst, hängt vom gewünschten Check-in ab. Für einen Self-Service-Empfang wird häufig ein kompatibles Tablet oder Kiosk-Terminal verwendet. Ein Badge-Drucker ist optional, wenn Besucherausweise ausgegeben werden sollen; für QR-Codes kann je nach Lösung eine Kamera oder ein Scanner dienen. Manche Systeme ermöglichen auch die Anmeldung im Smartphone-Browser. Prüfe vor dem Kauf unterstützte Betriebssysteme, Druckermodelle, Netzwerkverbindungen und die Kompatibilität mit deiner vorhandenen Hardware.

Können sich Besucher ohne App in einem Besuchermanagement System anmelden?

Ja, bei vielen Besuchermanagement Systemen benötigen Gäste keine eigene App. Sie melden sich entweder direkt am Check-in-Terminal an oder öffnen über einen QR-Code eine Anmeldeseite im Smartphone-Browser. Für vorangemeldete Gäste kann ein persönlicher QR-Code den Check-in vereinfachen. Ob auch spontane Besucher und der Check-out ohne App unterstützt werden, solltest du im konkreten System testen. Eine Mitarbeiter-App ist von der Anmeldung externer Gäste zu unterscheiden.

Worauf sollte ich beim Datenschutz eines Besuchermanagement Systems achten?

Achte auf datensparsame Formulare, begrenzte Zugriffsrechte sowie passende Lösch- und Aufbewahrungseinstellungen. Besucherdaten sollten für einen festgelegten Zweck verarbeitet und nicht länger als dafür erforderlich gespeichert werden. Prüfe außerdem Rechtsgrundlage, Besucherinformationen, Hosting und gegebenenfalls den Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ein Besuchermanagement System kann datenschutzgerechte Abläufe unterstützen; die Software allein garantiert jedoch keine DSGVO-Konformität. Die konkrete Konfiguration und eure internen Prozesse sind ebenfalls entscheidend.

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