(September 2026)
KI-Telefonassistenten 2026: Die besten Anbieter im Überblick
Das Telefon klingelt, während dein Team Kunden betreut, Termine vorbereitet oder unterwegs ist. KI-Telefonassistenten können eingehende Anrufe übernehmen, häufige Fragen beantworten und Anliegen strukturiert erfassen. Mit der passenden Anbindung lassen sich auch Verfügbarkeiten prüfen und Buchungen direkt im Gespräch abschließen.
In diesem Überblick vergleichen wir Anbieter für KI-Telefonassistenz und zeigen dir, welche Funktionen für deinen Alltag relevant sind. Vom kleinen Dienstleistungsbetrieb bis zum größeren Kundenservice unterscheiden sich die Anforderungen deutlich. Entscheidend ist, welche Aufgaben der Assistent tatsächlich erledigt und wie gut er mit deinen vorhandenen Systemen zusammenarbeitet.
Das Wichtigste auf einen Blick:
KI-Telefonassistenten können Anrufe entgegennehmen, Rückfragen stellen und wiederkehrende Anliegen bearbeiten.
Direkte Terminbuchungen benötigen eine passende Verbindung zum Kalender oder Buchungssystem.
Die Anbieter unterscheiden sich bei Gesprächsführung, Integrationen, Weiterleitungen und Abrechnung nach Anrufen oder Minuten.
Was ist ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die telefonisch mit Menschen kommuniziert und festgelegte Aufgaben übernimmt. Sie verbindet Spracherkennung, die Verarbeitung von Gesprächsinhalten und Sprachausgabe. Auf Grundlage hinterlegter Unternehmensinformationen und definierter Abläufe kann der Assistent beispielsweise Fragen zu Öffnungszeiten beantworten, Kontaktdaten aufnehmen oder einen Rückruf vorbereiten.
Je nach Funktionsumfang und Integration kann ein KI-Telefonassistent außerdem freie Termine abrufen, Buchungen erstellen oder Anrufe an zuständige Mitarbeitende weiterleiten. Gesprächszusammenfassungen unterstützen die Nachbearbeitung. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen der Aufnahme eines Terminwunsches und einer verbindlichen Buchung im angeschlossenen System. Welche Aufgaben möglich sind, hängt vom Anbieter, Tarif und eingerichteten Prozess ab.
Wie wähle ich den richtigen Anbieter für KI-Telefonassistenten?
Starte mit den Anrufen, die dein Team täglich bearbeitet. Welche Fragen wiederholen sich, welche Angaben werden benötigt und wann muss ein Mensch übernehmen? Diese Kriterien helfen dir bei der Auswahl:
Anliegen und Anrufaufkommen: Lege fest, ob der Assistent vor allem Fragen beantworten, Rückrufbitten erfassen, Termine buchen oder Servicefälle vorbereiten soll. Berücksichtige typische Gesprächsdauern, Stoßzeiten und gleichzeitig eingehende Anrufe.
Gesprächsqualität: Teste verständliche Antworten, die Aussprache von Namen und Fachbegriffen sowie den Umgang mit Rückfragen, Unterbrechungen und unklaren Aussagen. Prüfe die Sprachen, die deine Kunden tatsächlich benötigen.
Buchungen und Integrationen: Lass dir zeigen, ob der Assistent nur Terminwünsche notiert oder Verfügbarkeiten live prüft und verbindlich bucht. Kläre die Verbindung zu deinem Kalender, Buchungssystem oder CRM und welche Aktionen darin möglich sind.
Weiterleitung ans Team: Definiere, welche Anliegen persönlich bearbeitet werden sollen. Prüfe Weiterleitungsziele, Erreichbarkeitszeiten und den Ablauf, wenn niemand abnimmt. Dein Team sollte die aufgenommenen Informationen nachvollziehen können.
Wissen und Datenverwaltung: Prüfe, wie du Unternehmensinformationen aktualisierst, wer auf Gesprächsdaten zugreifen kann und welche Speicher- und Löschmöglichkeiten bestehen. Lass dir Hosting und eingesetzte Dienstleister erläutern.
Einrichtung und Kosten: Vergleiche den Aufwand für Konfiguration, Tests und laufende Pflege. Berücksichtige Grundgebühren, Anruf- oder Minutenkontingente, Mehrverbrauch und gegebenenfalls zusätzliche Kosten für Telefonie oder Integrationen.
Vergleich der KI-Telefonassistenten
This page was created by anny to provide an overview of various booking solutions (including anny). Brand and product names belong to their respective companies.
The evaluation is based on publicly available information (e.g., the provider’s website, user reviews on Capterra and G2, pricing pages, and feature overviews). When selecting the providers, functionality, pricing, ease of use, integrations, support, and mobile usage were taken into account. The providers are listed alphabetically.
(September 2026)
1.
anny
anny seamlessly connects an AI phone assistant with a powerful booking and resource management platform. The anny Assistant takes calls 24/7, answers questions, and schedules bookings directly during the conversation. In doing so, the assistant fully respects real-time availability, pricing, and your custom booking rules. Whether it's a consultation, a class, a sports court, or a room rental—phone inquiries are processed instantly inside your booking system. For more complex requests, the anny Assistant can easily forward the call to your team.
Key Features
Automatische Anrufannahme und mehrsprachige Gesprächsführung rund um die Uhr
Live-Prüfung von Verfügbarkeiten, Buchungsregeln und dynamischen Preisen
Direkte Buchung von Terminen, Kursen, Räumen und weiteren Ressourcen
Umbuchungen und Stornierungen direkt im Gespräch
Wiedererkennung bestehender Kunden anhand ihrer Telefonnummer
Versand von Zahlungs- und Signaturlinks per SMS oder WhatsApp
Nutzung der bestehenden Geschäftsnummer per Rufweiterleitung
Gesprächstranskripte, E-Mail-Zusammenfassungen und Dashboard zur Auswertung
Pros
Telephone support and booking management in one single platform
Less manual follow-up work thanks to directly created bookings
A wide range of booking types for services, rentals, and leisure activities
Get started quickly with a new phone number or keep using your existing business number via call forwarding
GDPR-compliant and securely hosted in the EU
Automatic import of website content to build your knowledge base
Shared knowledge and consistent guidelines for both your phone assistant and AI chat
Traceable conversations directly linked to the created booking
Für wen anny geeignet ist
anny eignet sich besonders für Unternehmen, die Besucherempfang, Zutrittssteuerung und Büroorganisation gemeinsam verwalten möchten. Die Lösung ist vor allem dann interessant, wenn du Gäste vorab in Outlook anmelden, Dokumente digital unterschreiben lassen und Zugangsberechtigungen über ein angebundenes Zutrittssystem automatisieren möchtest. Wer zusätzlich Räume, Arbeitsplätze oder Veranstaltungen organisiert, profitiert von der gemeinsamen Plattform. Auch für Organisationen mit mehreren Standorten sowie Anforderungen an Hosting in Deutschland und persönlichen deutschsprachigen Support ist anny eine passende Wahl.
Pricing
anny AI is available in several packages with a monthly credit allowance; current prices can be found on our pricing page. Additional usage is billed based on your plan, and phone calls are charged per second. A separately billed anny plan (Essential or higher) is required. A free 7-day trial is available for AI Sidekick!
2.
Cognigy
Cognigy is a platform for developing and operating AI agents for customer service. For telephone applications, Cognigy Voice Gateway connects agents with existing telephony and contact center systems. Companies can create custom dialogue flows, integrate external systems, and hand over calls to employees as needed. The solution supports inbound and outbound calls as well as various voice services. The focus is on extensive service processes where call management, system integration, and collaboration between AI and human service staff are designed together.
Key features
AI-powered dialogues for incoming and outgoing phone calls
Seamless connection to telephony and contact center systems via Voice Gateway and SIP
Visual editor for designing custom call flows
Configurable speech recognition and text-to-speech with various providers
Multilingual voice dialogues and translation features
Smooth call handovers to human agents
Support for voice inputs, barge-in, and keypad entries
APIs and pre-configured endpoints for external applications
Pros
Existing contact center infrastructure can easily be integrated into your setup
Custom workflows allow you to map even the most complex service processes
A choice of various voice services enables application-specific configuration
A unified platform for voice agents and additional communication channels
Comprehensive technical documentation for seamless implementation and operation
3.
IONOS
The IONOS AI Phone Assistant takes incoming calls and supports businesses with recurring customer queries and organizational tasks. Company information can be imported from your own website and then supplemented or corrected. In the configuration area, businesses determine which information the assistant requests and when it forwards to a personal contact. Summaries are ready for post-call processing after each conversation. Depending on the plan, calendars for direct appointment booking and other applications can be connected via integrations (APIs). Your existing business number can continue to be used via call forwarding.
Key features
Automated call answering powered by your customized company knowledge base
Effortlessly import website content to build your knowledge base
Configurable request types with targeted prompts for all the information you need
Fully customizable greetings, voice options, and conversational style
Smart call forwarding to designated contacts based on your custom rules
Complete call history and convenient call summaries sent straight to your inbox
Plan-dependent resource booking integrated with Google Calendar, Microsoft 365, Cal.com, or Calendly
Plan-dependent API access and a seamless website widget
Pros
Guided setup with a test call before you launch
Keep your existing business number reachable via call forwarding
Website content easily enriches your company knowledge base
Defined queries perfectly prepare the subsequent handling of customer inquiries
Documented calendar integrations for seamless, direct bookings
4.
sipgate
sipgate offers AI Agents, an AI telephone assistant for the automatic processing of incoming calls. The assistant answers predefined customer questions and records inquiries, such as callback requests or service inquiries, in a structured format. The individual conversation steps and the required information can be defined using so-called playbooks. If necessary, calls are forwarded to team members. Call summaries and transcripts support follow-up work. Integration works both in the sipgate cloud telephone system and via call forwarding from other telephone systems. Webhooks can be used to transfer captured information to other applications.
Key features
Automated call answering and instant handling of FAQs
Custom call flows designed to capture contact details and customer requests
Seamless call forwarding to any phone number of your choice
Accurate call transcripts and summaries delivered straight to your inbox
Fully customizable voice, language, greeting, and tone
Easy integration into existing phone systems via call forwarding
Webhooks to instantly transfer call data to your favorite tools
Pros
Keep using your existing phone number and system seamlessly
Structured queries make preparing for callbacks and service requests a breeze
Call logs ensure every inquiry is transparent and easy to track
Flexible call workflows tailored to different customer needs
Comprehensive Help Center for quick and easy setup and configuration
5.
Telfo AI
Telfo AI is an AI phone assistant designed for businesses with a regular volume of incoming calls. It gladly takes calls, answers standard inquiries, and captures details for requests or callbacks. The workflows can be easily tailored to any type of business, whether it’s a law firm, a craft business, or a hotel. Helpful call notes support your team with the subsequent follow-up. For seamless booking processes, calendar integrations can be set up. This allows the assistant to instantly check availabilities and book appointments directly, or simply collect booking requests for further coordination.
Key features
Telephone logging of inquiries and callback requests
Answering pre-defined questions about services and processes
Configurable queries tailored to different industries and call reasons
Transcription and structured call summaries
Forwarding inquiries to the right team
Simultaneous call handling within your booked plan limits
Appointment booking and seamless transfer to CRM or calendar systems, depending on your plan and setup
Pros
Structured call notes make team collaboration and follow-ups effortless
Customizable workflows for recurring booking and service requests
Calendar integrations can minimize manual entry of appointment requests
Seamless connection to your existing workflows through tailored integrations
Warum sollte man KI-Telefonassistenten vergleichen?
Automatische Anrufannahme allein sagt wenig darüber aus, wie viel Arbeit ein KI-Telefonassistent deinem Team abnimmt. Die entscheidenden Unterschiede zeigen sich im vollständigen Ablauf – vom ersten Satz bis zur Buchung, Weiterleitung oder Nachbearbeitung:
Weniger Nacharbeit: Prüfe, ob aus dem Gespräch ein vollständig erfasster Vorgang entsteht. Eine Rückrufnotiz, ein angelegtes Ticket und eine bestätigte Buchung lösen unterschiedliche Aufgaben.
Passende Gesprächsführung: Ein kurzer Anruf zu Öffnungszeiten braucht einen anderen Ablauf als eine Buchung mit mehreren Auswahlmöglichkeiten. Der Assistent sollte die benötigten Informationen gezielt abfragen und Angaben bestätigen können.
Aktuelle Informationen: Vergleiche, wie Preise, Leistungen und Verfügbarkeiten gepflegt oder aus verbundenen Systemen übernommen werden. Änderungen müssen im Gespräch berücksichtigt werden können.
Nachvollziehbare Übergaben: Achte darauf, welche Angaben Mitarbeitende nach einem Anruf erhalten und wie sie den Vorgang weiterbearbeiten. Teste auch Fälle, in denen die KI eine Frage nicht beantworten oder eine Buchung nicht abschließen kann.
Vergleichbare Gesamtkosten: Rechne Angebote mit derselben erwarteten Anrufzahl und Gesprächsdauer durch. Ein günstiger Einstiegspreis ist nur aussagekräftig, wenn Kontingente, benötigte Funktionen und Zusatzkosten berücksichtigt sind.
Finde den KI-Telefonassistenten, der am besten zu dir passt
Wähle zwei bis drei Anbieter aus, die deine wichtigsten Anforderungen erfüllen, und teste sie mit realistischen Gesprächsszenarien. Dazu gehören eine einfache Auskunft, ein neuer Buchungswunsch, eine Änderung und eine Anfrage, die dein Team persönlich übernehmen soll. Prüfe nach jedem Test, welche Informationen gespeichert wurden und ob die gewünschte Aktion im angeschlossenen System tatsächlich ausgeführt wurde.
So erkennst du, welcher KI-Telefonassistent zu deinen Kunden und Arbeitsabläufen passt. Wenn du telefonische Anfragen direkt mit der Buchung von Terminen, Kursen, Räumen oder weiteren Ressourcen verbinden möchtest, lohnt sich ein Blick auf anny AI. Der KI-Telefonassistent greift auf die in anny hinterlegten Verfügbarkeiten, Angebote und Buchungsregeln zu und kann Buchungen im Gespräch erstellen, ändern oder stornieren.
Was ist ein KI-Telefonassistent und wie funktioniert er?
Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die Anrufe entgegennimmt und Gespräche in natürlicher Sprache führt. Er verarbeitet gesprochene Anliegen, nutzt hinterlegte Unternehmensinformationen und antwortet per Sprachausgabe. Je nach Einrichtung beantwortet er häufige Fragen, erfasst Kontaktdaten, bereitet Rückrufe vor oder leitet an Mitarbeitende weiter. Mit einer passenden Anbindung kann er auch Verfügbarkeiten prüfen und Termine buchen. Der Funktionsumfang hängt vom Anbieter, Tarif und eingerichteten Ablauf ab.
Which AI phone assistant is the best fit for your business?
The best AI phone assistant fits your call reasons, existing systems, and budget perfectly. Compare call quality, routing, booking features, integrations, and total costs. For appointments and resources managed directly within anny, the anny Assistant is your go-to choice. sipgate, Telfo AI, and IONOS offer great solutions for recurring phone inquiries, while Cognigy is ideal for more extensive contact center processes. Be sure to test your key use cases and check which features are included in each plan.
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Die Kosten eines KI-Telefonassistenten hängen vom Tarif, dem Anrufvolumen und den benötigten Funktionen ab. Üblich sind monatliche Grundgebühren mit enthaltenen Anrufen oder Gesprächsminuten sowie Zusatzkosten bei Mehrverbrauch. Für umfangreiche Integrationen oder Contact-Center-Projekte können individuelle Angebote erforderlich sein. Vergleiche die Gesamtkosten anhand derselben Anrufzahl und durchschnittlichen Gesprächsdauer. Berücksichtige außerdem Einrichtung, Kalender- und CRM-Anbindungen, Telefoniekosten sowie den Unterschied zwischen Netto- und Bruttopreisen.
Can an AI phone assistant automatically book, reschedule, and cancel appointments for you?
Yes! As long as the AI phone assistant is connected to a compatible calendar or booking system that supports these actions. A complete booking experience includes checking real-time availability, gathering the required details, and securing the reservation directly in the system. Rescheduling and cancellations will depend on the specific integration and your booking rules. The anny Assistant can seamlessly create, modify, and cancel bookings directly within anny. Be sure to check with other providers whether they actually process the booking or simply take down a callback request for your team.
Kann ich einen KI-Telefonassistenten mit meiner bestehenden Telefonnummer nutzen?
Bei vielen Anbietern kannst du deine bestehende Geschäftsnummer über eine Rufumleitung weiter nutzen. Eingehende Anrufe werden dabei an die Nummer des KI-Telefonassistenten geleitet. Je nach Telefonanschluss lässt sich festlegen, ob die Weiterleitung immer, bei Besetzt oder bei Nichtannahme greift. Für größere Telefonanlagen kommen auch SIP-Anbindungen infrage. Prüfe die Unterstützung deines Anbieters, mögliche Weiterleitungskosten und die Übermittlung der ursprünglichen Anrufernummer, wenn du Kunden erkennen oder Rückrufe korrekt zuordnen möchtest.
Für welche Unternehmen lohnt sich ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent kann sich für Unternehmen lohnen, die regelmäßig Anrufe verpassen oder viel Zeit mit wiederkehrenden Telefonanfragen verbringen. Typische Einsatzbereiche sind Dienstleistungsbetriebe, Studios, Handwerksunternehmen, Raumvermieter und Kundenservice-Teams. Besonders hilfreich ist die Lösung, wenn aus Anrufen direkt Buchungen oder vollständig erfasste Anfragen entstehen. Ob sich der Einsatz rechnet, hängt von Anrufvolumen, eingesparter Bearbeitungszeit und laufenden Kosten ab. Bei wenigen Anrufen oder überwiegend komplexem Beratungsbedarf kann der Nutzen geringer ausfallen.





