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Auteur·rice

Amira van Weegen

Responsable marketing

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Was ist Visitor Management Software?

Wie wähle ich den richtigen Visitor Management Anbieter?

Warum sollte man Visitor Management Software vergleichen?

Finde die Visitor Management Software, die am besten zu dir passt

(September 2026)

Visitor Management Software 2026: Die besten Anbieter im Überblick

Ein professioneller Empfang beginnt schon vor der Ankunft deiner Gäste. Visitor Management Software unterstützt Unternehmen dabei, Besucher einzuladen, die Anmeldung zu vereinfachen und den Überblick über anwesende Personen zu behalten. Digitale Besucherausweise, automatische Benachrichtigungen und online ausgefüllte Formulare können dem Empfang viele wiederkehrende Aufgaben abnehmen.

In diesem Überblick vergleichen wir Anbieter für digitales Besuchermanagement und zeigen dir, welche Funktionen für deinen Alltag relevant sind. Ob Büro, Bildungseinrichtung oder Unternehmensstandort mit besonderen Sicherheitsanforderungen: Entscheidend ist, wie gut sich die Lösung in deine Besucherprozesse einfügt.

Das Wichtigste auf einen Blick:

Visitor Management Software begleitet Besuche von der Einladung über den Check-in bis zum Check-out.
Voranmeldung, Gastgeberbenachrichtigungen und digitale Dokumente helfen, manuelle Schritte am Empfang zu reduzieren.
Die Anbieter unterscheiden sich vor allem bei anpassbaren Abläufen, Hardware, Integrationen und erweiterten Sicherheitsfunktionen.

Was ist Visitor Management Software?

Visitor Management Software ist eine digitale Lösung zur Organisation und Dokumentation von Besuchen in Unternehmen und Einrichtungen. Sie ersetzt papierbasierte Besucherlisten und führt Informationen zu erwarteten, anwesenden und bereits abgemeldeten Gästen zusammen. Je nach System können Besucher ihre Daten vorab eingeben, sich selbstständig am Terminal oder per QR-Code anmelden und erforderliche Dokumente digital bestätigen.

Zum Besuchermanagement gehören außerdem die Benachrichtigung der Gastgeber, die Ausgabe von Besucherausweisen und die Erfassung von Check-in- und Check-out-Zeiten. Erweiterte Lösungen bieten beispielsweise Freigabeprozesse, Evakuierungslisten oder die Anbindung an Zutrittskontrollsysteme. Welche Funktionen du benötigst, hängt von deinen Besuchergruppen und den Abläufen vor Ort ab.

Wie wähle ich den richtigen Visitor Management Anbieter?

Starte mit den Situationen, die dein Empfang täglich bewältigt. Wie viele Gäste kommen, welche Informationen brauchen sie und welche Schritte müssen vor dem Zutritt erledigt sein? Diese Kriterien helfen dir bei der Auswahl:

Besuchergruppen und Aufkommen: Prüfe, ob die Lösung zu spontanen Gästen, geplanten Kundenterminen, Bewerbern oder regelmäßig anwesenden Dienstleistern passt. Berücksichtige auch Gruppenbesuche und mehrere Standorte.
Einfacher Check-in: Teste Voranmeldung, Selbstregistrierung und Check-out aus Sicht deiner Gäste. Achte auf verständliche Formulare, passende Sprachen und einen Ablauf, der auch ohne Unterstützung funktioniert.
Anpassbare Prozesse: Kläre, ob du Fragen, Dokumente, Benachrichtigungen und Freigaben je nach Besuchstyp festlegen kannst. Nicht jede Organisation benötigt dieselben Sicherheitsprüfungen.
Integrationen und Hardware: Prüfe die Verbindung mit Kalendern, Microsoft Teams, Mitarbeiterverzeichnissen und gegebenenfalls Zutrittskontrolle. Lass dir bestätigen, welche Tablets, Scanner und Badge-Drucker unterstützt werden.
Datenverwaltung und Zuständigkeiten: Vergleiche Hosting, Zugriffsrechte, Löschfunktionen und Aufbewahrungseinstellungen mit euren internen Vorgaben. Lege fest, wer Besucherdaten einsehen und verwalten darf.
Einführung, Support und Kosten: Betrachte neben der Lizenz auch Hardware, Einrichtung, Integrationen und laufenden Support. Lass dir die benötigten Funktionen für deinen konkreten Tarif bestätigen.

Vergleich der Visitor Management Anbieter

Cette page a été créée par anny afin de vous offrir un aperçu de différentes solutions de réservation (dont anny). Les marques et noms de produits appartiennent à leurs entreprises respectives.

L’évaluation repose sur des informations librement accessibles (par exemple, le site web du fournisseur, les avis des utilisateurs sur Capterra et G2, les grilles tarifaires et les aperçus des fonctionnalités). Pour la sélection des fournisseurs, nous avons pris en compte l’étendue des fonctionnalités, la tarification, la facilité d’utilisation, les intégrations, l’assistance et l’utilisation sur mobile. La liste des fournisseurs est présentée par ordre alphabétique.

Statut

(September 2026)

1. anny

anny compte parmi les solutions les plus appréciées pour la gestion flexible des réservations et des espaces de travail (G2). La plateforme aide les entreprises à utiliser efficacement les postes de travail, les salles, les places de parking, les équipements et d’autres ressources partagées. Grâce à une fonction de réservation intuitive, les collaborateurs peuvent réserver précisément ce dont ils ont besoin pour travailler de manière productive, que ce soit au bureau ou à distance. Avec anny, les droits d’accès peuvent être gérés de manière ciblée via des groupes (communautés), tandis que des règles de réservation configurables individuellement offrent une flexibilité maximale.

Fonctionnalités clés

Carte 3D interactive
Réservations de postes de travail, de salles, de places de parking, d’équipements et d’événements
Application mobile pour réserver des postes de travail où que vous soyez
Application MS Teams et complément Outlook
Analyses d’occupation et insights
Système de rôles, de droits & de communauté pour des autorisations personnalisées
Gestion des visiteurs, impression de badges incluse
De nombreuses intégrations, des calendriers au SSO et au SIRH, jusqu’aux serrures connectées, aux webhooks et à une API ouverte

Avantages

Très convivial et intuitif, effectuez vos réservations & vos check-ins en un seul clic
Très large éventail de ressources pris en charge - également pour les pages de réservation externes
Concepteur de plans 3D intégré pour personnaliser facilement vos plans
Écosystème complet avec bornes visiteurs et écrans de salle
Assistance personnalisée depuis l’Allemagne
Développé et hébergé en Allemagne
Entièrement certifié ISO 27001

Fonctionnalités clés

Carte 3D interactive
Réservations de postes de travail, de salles, de places de parking, d’équipements et d’événements
Application mobile pour réserver des postes de travail où que vous soyez
Application MS Teams et complément Outlook
Analyses d’occupation et insights
Système de rôles, de droits & de communauté pour des autorisations personnalisées
Gestion des visiteurs, impression de badges incluse
De nombreuses intégrations, des calendriers au SSO et au SIRH, jusqu’aux serrures connectées, aux webhooks et à une API ouverte

Tarification

La tarification d’anny dépend du nombre de ressources réservables, indépendamment du nombre d’utilisateurs. Le forfait Starter est gratuit et comprend jusqu’à cinq ressources. Pour des besoins plus étendus, les forfaits payants commencent à 2 € par ressource. Ce modèle basé sur les ressources est particulièrement avantageux pour les entreprises disposant de moins de ressources que de collaborateurs et ayant besoin d’une grande flexibilité.

2. Envoy Visitors

Envoy Visitors is a digital visitor management software that supports companies from the moment they invite their guests all the way to check-out. Visitors can pre-register their details and digitally sign documents like non-disclosure agreements. On-site check-in is quick and easy via iPad or contactlessly via QR code. Employees are automatically notified when their guests arrive, while the reception team keeps a central eye on visitor data and attendance. Customizable registration workflows make it easy to meet different requirements for applicants, clients, or external service providers. For businesses with multiple locations, Envoy offers centralized management, while the Enterprise plan adds advanced security features and access control integrations.

Fonctionnalités clés

Digital invitations and visitor pre-registration
Sleek iPad check-ins and contactless registration via QR code
Custom registration forms and tailored workflows for different visitor types
Digital signatures for NDAs and other documents – sign in advance or on-site
Instant host notifications via email, Slack, or Microsoft Teams
Visitor photos and automated printing of personalized visitor badges
Digital visitor logbook with real-time check-in/out times, data exports, and analytics
Fully customizable branding for registration screens, invitations, and badges

Avantages

Easy to use with a seamless check-in experience
Automated host notifications and badge printing relieve reception teams from repetitive tasks
Pre-registration and digital documents reduce manual data entry and paperwork
Flexible workflows for various visitor groups and a consistent brand image at your reception
Centralized overview and standardized processes for companies with multiple locations

Fonctionnalités clés

Envoy Visitors is billed per location. The free Basic plan includes limited features and up to 100 visitor entries per month. Premium is priced at $362 per location per month, billed annually, and offers custom branding, badge printing, and digital documents, among other benefits. For Enterprise, which includes advanced security features and access integrations, a custom quote is provided. Any required hardware should also be factored into your overall calculation.

Envoy Visitors

Comparaison avec anny

3. friendlyway

friendlyway offers digital visitor management as part of a modular platform for self-service and reception processes. Guests can be invited in advance and checked in at the kiosk via QR or PIN code. Companies can customize visitor types, forms, and individual registration steps to match their workflows. Digital agreements and safety briefings can be seamlessly integrated into the reception process. A key focus is on the integration of software and hardware: depending on the setup, badge printing, RFID card issuance, and connections to access control systems are all possible. Additional modules for video communication, digital signage, and wayfinding perfectly complement the digital reception experience.

Fonctionnalités clés

Seamless visit planning and invitations directly via the platform or our handy Outlook Add-In
Easy online pre-registration and self-service check-in using QR or PIN codes
Fully customizable visitor types, registration forms, and check-in workflows
Digital agreements and safety briefings featuring texts, images, videos, and quick comprehension checks
Secure electronic signatures and fully documented confirmations
Professional visitor badges and RFID card issuance with compatible hardware
Detailed visitor logs, automatic check-out, and flexible, compliant data retention settings
Tailor your experience: access control integration, kiosk video calls, plus helpful wayfinding and digital signage

Avantages

High customization for different visitor groups and site-specific reception processes
Software and matching kiosk hardware can be implemented together seamlessly
Safety briefings and digital confirmations can be integrated directly into the registration process
Outlook Add-In allows visitor planning right from your familiar calendar interface
Saved visitor profiles make organizing recurring visits a breeze

Fonctionnalités clés

friendlyway bills its visitor management software per check-in device. The Starter plan costs €149 per device per month with monthly billing, offering an early cancellation option after three months. Premium is priced at €279 per device per month with annual billing, adding features like customizable workflows and visitor badge printing. Enterprise is available upon request. Additional modules are billed separately, such as the Outlook Add-In at €59 per device per month. Depending on the project, hardware and one-time implementation costs may apply. You can test the Starter plan free for 14 days!

friendlyway

Comparaison avec anny

4. GoBright

GoBright Visitor Management is a digital visitor registration solution within the GoBright platform. Employees can pre-register guests via the portal, Outlook plugin, or mobile app – even directly in connection with a room booking. At reception, visitors can self-register or use their QR code to check in. Hosts are automatically notified of their arrival, and matching visitor badges can be printed on the spot. Different visitor types allow for targeted data collection. The seamless connection with room booking, digital signage, and wayfinding makes GoBright particularly exciting for businesses looking to organize the entire visitor journey, from the initial appointment to navigating the building.

Fonctionnalités clés

Pre-registration via the GoBright portal, Outlook plugin, and mobile app
Visitor registration independent of an appointment or directly bundled with a room booking
Self-registration for spontaneous guests and quick QR code check-ins for pre-registered visitors
Instant host notifications upon arrival, sent via email or SMS
Automatic badge printing featuring customizable fields, photos, and QR codes
QR code on the visitor badge for seamless check-out and re-entry
Display and confirmation of safety and security guidelines during registration
Design your digital reception desk to perfectly match your corporate identity

Avantages

Seamlessly combine visitor invitations and room bookings into one smooth workflow
Pre-registration and self-check-in support both planned and spontaneous visits with ease
Automated arrival notifications reduce manual coordination at the reception desk
Customizable visitor badges make it easy to recognize and welcome guests in your building
A unified platform makes connecting reception with other GoBright office solutions a breeze

Fonctionnalités clés

GoBright licenses its visitor management per location, regardless of the number of users. For current pricing and a configuration tailored to your needs, you can request a customized quote directly from GoBright or an authorized sales partner. When planning, make sure to consider not only the software license but also any required check-in hardware, badge printers, and potential workplace modules. A personalized product demo can easily be arranged upon request!

GoBright

Comparaison avec anny

5. Sign In App

Sign In App is a digital visitor management solution that records guests, external service providers, and employees in a single, shared attendance overview. Visitors can be invited in advance and sign in at the kiosk or contactlessly using their smartphone. Hosts receive a notification, while visitor badges can be printed automatically. Custom questions, guidelines, and digital signatures can be easily integrated into the sign-in process. In addition to managing your reception, Sign In App focuses on everyday safety: up-to-date attendance data supports evacuation lists and joint roll calls in emergencies. Through the online portal, you can easily manage visitor histories, documents, and multiple locations.

Fonctionnalités clés

Pre-registration via web portal, mobile companion app, or Outlook integration
Personalized invitations featuring visitor details and a QR code
Self-service kiosk check-in and contactless registration right from your smartphone browser
Automated host notifications and instant visitor badge printing
Capture visitor photos, ask custom questions, and manage different visitor groups
Real-time evacuation lists with cross-device synchronized attendance tracking
Multi-location management, customizable branding, and multilingual invitations
Depending on your plan and setup: advanced approval workflows, pre-onboarding, and integrations with other corporate systems

Avantages

User reviews consistently highlight the quick setup and intuitive interface
Contactless sign-in works seamlessly for visitors in any browser – no app install required
Effortlessly manage visitors, employees, and service providers in a single, unified attendance log
Smart evacuation features link visitor registration with practical, real-time emergency workflows
Customizable questions and guidelines ensure a tailored experience for different visitor types
Our customer support team is highly rated by users for being exceptionally friendly and helpful

Fonctionnalités clés

Sign In App is billed per location and per year. The Core plan is €485, Enhanced is €970, and Pro is €1,450 annually. For more complex enterprise requirements, the Executive plan is available upon request. The location license includes unlimited employees, visitor registrations, and connected iPads at the respective location. Features and support differ depending on the plan. Optional hardware and additional services may incur extra costs. To get you started, Sign In App offers a free 15-day trial—no credit card required.

Comparaison avec anny

Warum sollte man Visitor Management Software vergleichen?

Ein schneller Check-in gehört bei vielen Anbietern zum Grundumfang. Die entscheidenden Unterschiede zeigen sich oft erst im täglichen Betrieb. Ein Vergleich hilft dir, eine Lösung auszuwählen, die heute zu deinem Empfang passt und sich bei veränderten Anforderungen weiter nutzen lässt:

Weniger manuelle Arbeit: Entscheidend ist, welche Schritte tatsächlich automatisiert werden – von der Einladung über die Gastgeberbenachrichtigung bis zur Abmeldung.
Passende Sicherheitsabläufe: Ein Büro mit gelegentlichen Gästen hat andere Anforderungen als ein Standort mit Unterweisungen, Freigaben oder Zutrittskontrolle. Vergleiche die Prozesse, die du wirklich brauchst.
Verlässliche Anwesenheitsübersicht: Prüfe, wie Check-outs erfasst werden und wie der Empfang fehlende Abmeldungen korrigiert. Eine Liste ist nur so aktuell wie die zugrunde liegenden An- und Abmeldungen.
Weniger doppelte Datenpflege: Kalender- und Verzeichnisintegrationen können helfen, Besuchsinformationen und Gastgeberdaten in den bestehenden Arbeitsablauf einzubinden.
Planbare Gesamtkosten: Vergleiche Angebote anhand derselben Anzahl von Standorten, Terminals und benötigten Funktionen. So werden Zusatzkosten und Unterschiede im Leistungsumfang sichtbar.

Finde die Visitor Management Software, die am besten zu dir passt

Wähle aus dem Vergleich zwei bis drei Anbieter aus, die deine wichtigsten Anforderungen erfüllen. Teste mit deinem Empfangsteam einen vollständigen Besuch: Einladung versenden, Formulare ausfüllen, einchecken, Gastgeber benachrichtigen, gegebenenfalls einen Ausweis drucken und wieder auschecken. Nimm auch einen spontanen Besuch und einen wiederkehrenden Dienstleister in den Test auf.

So erkennst du, welche Lösung im Alltag verständlich bleibt und deinen Empfang spürbar entlastet. Wenn du Besuchermanagement mit Raum-, Arbeitsplatz- oder weiteren Ressourcenbuchungen verbinden möchtest, lohnt sich ein Blick auf anny. Die Plattform kombiniert digitale Besucherregistrierung, Besucherausweise und Dokumentenunterzeichnung mit weiteren Buchungsprozessen.

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Auteur

Amira van Weegen

Responsable marketing

Questions fréquentes

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Was ist Visitor Management Software?

Visitor Management Software ist eine digitale Lösung zur Planung, Registrierung und Dokumentation von Besuchen. Sie ersetzt papierbasierte Besucherlisten und bündelt Informationen zu erwarteten und anwesenden Gästen. Typische Aufgaben sind Einladungen, Check-in und Check-out, Gastgeberbenachrichtigungen sowie Besucherausweise. Je nach Anbieter lassen sich auch Dokumente digital unterschreiben und Besuchsabläufe an unterschiedliche Gästegruppen anpassen.

Welche Funktionen sollte Visitor Management Software bieten?

Zu den wichtigsten Funktionen gehören Voranmeldung, einfacher Check-in, automatische Gastgeberbenachrichtigungen und eine aktuelle Besucherübersicht. Je nach Einsatz sind außerdem Badge-Druck, digitale Unterschriften, mehrsprachige Formulare und individuelle Besuchergruppen relevant. Für mehrere Standorte oder besondere Sicherheitsanforderungen solltest du zusätzlich Rollen und Rechte, Löschfunktionen, Freigaben und Zutrittsintegrationen prüfen. Entscheidend ist, welche Funktionen im gewählten Tarif tatsächlich enthalten sind.

Was kostet Visitor Management Software?

Die Kosten für Visitor Management Software hängen vom Anbieter, Funktionsumfang und Abrechnungsmodell ab. Üblich sind Lizenzen pro Standort oder Check-in-Terminal. Hinzu kommen gegebenenfalls Tablets, Badge-Drucker, Verbrauchsmaterial, Einrichtung und Integrationen. Vergleiche deshalb die Gesamtkosten für dieselbe Anzahl an Standorten und Geräten. Achte auch darauf, ob Funktionen wie digitale Dokumente, SMS-Benachrichtigungen oder Zutrittsanbindungen separat berechnet werden.

Gibt es kostenlose Visitor Management Software?

Ja, einzelne Anbieter bieten kostenlose Basistarife für Visitor Management Software an. Diese sind häufig beim Besuchsvolumen oder Funktionsumfang begrenzt. Eine kostenlose Testphase ist dagegen zeitlich befristet und kein dauerhaft kostenloser Tarif. Prüfe vor der Auswahl, ob Besucherzahl, benötigte Benachrichtigungen, Datenexport und Hardware zu deinen Anforderungen passen. Für umfangreichere Abläufe oder mehrere Standorte kann ein kostenpflichtiger Tarif erforderlich sein.

Welche Visitor Management Software passt zu meinem Unternehmen?

Die passende Visitor Management Software richtet sich nach Besucheraufkommen, Standorten und Empfangsprozessen. Vergleiche Anbieter anhand deiner Pflichtfunktionen, der Bedienbarkeit, Hardware, Integrationen, Datenverwaltung und Gesamtkosten. Teste mit deinem Empfangsteam mindestens einen geplanten und einen spontanen Besuch vom Einladen bis zum Check-out. Wenn du Besucher- und Ressourcenbuchungen gemeinsam organisieren möchtest, berücksichtige auch die Verbindung mit Raum- und Arbeitsplatzbuchung.

Lässt sich Visitor Management Software mit Outlook, Microsoft Teams und Zutrittskontrolle verbinden?

Viele Lösungen bieten Integrationen, deren Umfang sich je nach Anbieter und Tarif unterscheidet. Über Outlook können beispielsweise Besuche vorgemerkt werden; Microsoft Teams kann Ankunftsmeldungen an Gastgeber erhalten. Zutrittsintegrationen können zeitlich begrenzte Berechtigungen für registrierte Gäste ermöglichen. Prüfe die Unterstützung deiner konkreten Systeme und den Datenfluss: Eine Benachrichtigungsintegration ersetzt weder eine Kalendersynchronisation noch eine Anbindung an die Zutrittskontrolle.