20/04/2026

Smart City Neckargemünd : du projet pilote à l’administration numérique – avec anny

4 min

Introduction

Vacance, paperasse et un gardien qui doit ouvrir personnellement chaque accès aux salles. Voilà à quoi ressemblait la gestion municipale des espaces à Neckargemünd, et c’est encore aujourd’hui la réalité dans de nombreuses villes allemandes. Avec le projet fédéral FREIRÄUME et anny comme colonne vertébrale numérique, cette petite ville du district Rhin-Neckar a transformé un bien immobilier délaissé en un hub communautaire vivant, tout en donnant le coup d’envoi de la numérisation de l’ensemble de l’administration municipale.

Fiche projet : le projet en un coup d’œil

Neckargemünd n’est pas une grande ville, et c’est précisément ce qui rend ce cas si intéressant.

  • Commune : ville de Neckargemünd, district de Rhein-Neckar, Bade-Wurtemberg

  • Programme de financement : projet pilote Smart Cities fédéral

  • Partenaires : district de Rhein-Neckar, région métropolitaine de Heidelberg, ville de Heidelberg

  • Site du projet : Villa Menzer

  • Personne de contact : Lena Hinz, community manager du projet FREIRÄUME

  • Cas d’usage avec anny : coworking, espaces à usage flexible, location de gymnases, paiement en ligne

La Smart City n’est pas de la science-fiction, mais une obligation légale

Des voitures volantes, d’immenses fermes de serveurs, des capteurs à chaque coin de rue. Quand on pense à la smart city, on imagine sans doute des scénarios venus d’un avenir lointain. Le gouvernement fédéral la définit de manière un peu moins futuriste, mais nettement plus proche de la réalité :

  • Orientation vers le bien commun : la technologie doit servir les citoyens, et non l’inverse

  • Approche globale : une approche intégrée qui relie l’administration, les personnes, l’espace et les ressources

  • Participation : personne ne doit être laissé de côté

Ce que beaucoup de communes n’ont pas encore à l’esprit : la loi OZG (loi sur l’accès en ligne) en fait une obligation. Les communes sont tenues de proposer des services tels que la réservation d’infrastructures sportives ou de salles de manière numérique, accessible et facile d’accès.

Pour Neckargemünd, la smart city signifie concrètement trois choses au quotidien :

  • L’état d’esprit avant la technologie : il ne s’agit pas de mots à la mode, mais de la volonté de bousculer des processus rigides et de repenser les choses. Un logiciel s’installe rapidement, mais de mauvais processus ne s’améliorent pas grâce à la numérisation.

  • Connecté plutôt qu’isolé : une smart city a besoin d’une réflexion en réseau plutôt que de solutions numériques en silo. Des outils isolés apportent peu s’ils ne fonctionnent pas ensemble.

  • Repenser au lieu de simplement numériser : l’objectif est de soulager l’administration et de permettre à tous de participer au numérique – avec FREIRÄUME comme lieu d’ancrage social et numérique dans la ville.

Trois piliers, un seul objectif : le projet subventionné FREIRÄUME à Neckargemünd

Le cœur du projet est la Villa Menzer, un bâtiment municipal longtemps vacant, qui répond désormais simultanément à trois enjeux communaux majeurs.

Pilier 1 : Co-Working dans les zones rurales

Création d’offres modernes de « New Work » pour les personnes qui, autrement, feraient chaque jour la navette vers Heidelberg ou Mannheim. Un signal concret : « Nous sommes certes plus petits que les métropoles, mais nous pouvons le faire aussi. » Ceux qui le souhaitent peuvent même enregistrer une adresse professionnelle à la Villa Menzer. Et : le moteur initial de tout le système de réservation numérique est né précisément ici, dans l’espace de coworking. La recherche d’une solution de réservation en ligne flexible, à l’heure, a été le point de départ de tout le reste.

Pilier 2 : Des espaces polyvalents pour les associations et les citoyens

Des lieux multifonctionnels pour la société civile, les associations, les mariages et les expositions, avec une attention claire portée à la participation sociale. Les associations et les bénévoles ont souvent du mal à trouver des locaux, tout simplement. À la Villa Menzer, ils réservent les mêmes salles que celles utilisées le matin pour des séminaires – à l’heure, sans complication, en ligne. La salle de réception peut même être réservée pour des mariages civils. La polyvalence d’usage comme principe de conception.

Pilier 3 : Tourisme intelligent

Vivre l’histoire en réalité augmentée, surveiller l’arrosage des arbres dans le Menzerpark grâce à des capteurs, effectuer une visite numérique de la ville ou utiliser l’armoire de prêt numérique dans le parc. À cela s’ajoutent des événements destinés aux entreprises autour de la Smart City et de la numérisation. Le troisième pilier montre que la Smart City va bien au-delà des processus administratifs et implique l’ensemble de la société urbaine.

Avant anny : Excel et chaînes d’appels

La situation de départ à Neckargemünd était typique d’une petite commune qui se lance dans la numérisation à partir de zéro. Le résumé de Lena : énormément de tableaux Excel et beaucoup de coups de téléphone. Un aperçu du statu quo :

  • Réservations de gymnases : uniquement par téléphone. Une association appelle, souhaite un créneau – il est déjà pris. Il faut donc rappeler, continuer à coordonner. Sans arrêt.

  • Mariages à l’état civil : Pour chaque réservation individuelle – parfois d’à peine une heure – les contrats étaient imprimés en triple exemplaire, signés par les futurs mariés, renvoyés au bureau, puis transmis jusqu’au maire.

  • Gestion des clés : Aucun accès sans concierge. Avec la demande croissante de salles, tout simplement plus extensible.

  • Codes d’accès : Envoyés manuellement, un par un. Des erreurs se produisaient. Des personnes se retrouvaient devant des portes closes le week-end et Lena était appelée.

« Le système a tout simplement réglé ce problème », explique Lena avec le recul. « En réalité, ce problème n’existe pratiquement plus aujourd’hui. »

Le chemin vers le bon logiciel de réservation pour les collectivités territoriales

Le chemin vers anny n’a pas été rectiligne, et c’est précisément ce qui le rend instructif pour d’autres communes.

Phase 1 – Autre outil : Après la phase de test initiale menée par une agence externe, il est devenu clair qu’un système de réservation numérique était nécessaire. Un autre outil a permis de franchir cette première étape. La limite : seules des journées entières pouvaient être réservées, et non des créneaux horaires à l’heure. À long terme, ce n’était pas viable pour l’exploitation de la Villa Menzer.

Phase 2 – Appel d’offres public : En tant que projet subventionné, le système de réservation devait faire l’objet d’un appel d’offres. Un processus long et exigeant qui a duré des mois. Résultat : un autre système a été sélectionné, mais il n’a pas tenu la promesse d’intégration avec le système de porte numérique. Encore des mois d’attente. Lena continuait à envoyer manuellement des codes.

Phase 3 – anny : anny avait également répondu à l’appel d’offres et pouvait fournir toutes les fonctionnalités requises, dont l’interface décisive avec le système de porte. La décision était donc évidente.

Ce qu’anny apporte concrètement à la Villa Menzer

La page de réservation de la Villa Menzer est aujourd’hui le cœur numérique de l’ensemble de l’activité. Ce qu’anny prend en charge au quotidien :

Pour les personnes qui réservent – particuliers, associations, entreprises :

  • Réservation de Flex Desks pour du coworking à la journée

  • Réservation de la salle de séminaire, de la salle de réception, du foyer et de la salle d’atelier

  • Location d’une adresse professionnelle à la Villa Menzer

  • Souscription d’abonnements mensuels pour les utilisateurs réguliers

  • Paiement en ligne directement dans le parcours de réservation via PayPal ou carte bancaire

Pour l’administration – Lena et son équipe :

  • Envoi automatique des factures après chaque réservation

  • Intégration fluide avec le système de porte numérique – l’accès est activé automatiquement dès la confirmation de réservation

  • Export mensuel des données pour la comptabilité municipale

  • Gestion centralisée de toutes les ressources dans une seule interface au lieu de tableaux Excel dispersés

La différence décisive : l’intégration au système de porte. Toute personne qui réserve obtient l’accès. Automatiquement. Aucun gardien. Aucun code manuel. Aucun appel le week-end.

Du bâtiment vide à une communauté dynamique : les résultats

Quels ont été les résultats concrets du projet ? Les effets se manifestent à deux niveaux.

Externe – la communauté se développe :

  • Un bâtiment vide est devenu une maison active et animée

  • Les utilisateurs et utilisatrices en veulent davantage et craignent que le projet puisse s'arrêter

  • La Villa Menzer est connue au-delà de Neckargemünd comme un exemple de numérisation municipale réussie

Interne – l'administration pense autrement :

  • L'état d'esprit au sein de l'administration municipale a évolué : l'ouverture aux processus numériques grandit

  • Les enseignements tirés de la Villa Menzer sont activement transposés à d'autres bâtiments municipaux

  • Effet de débordement : Comme le paiement en ligne via Stripe fonctionne si bien à la Villa Menzer, les citoyens et citoyennes peuvent désormais aussi payer par PayPal à la piscine municipale – alors que cela n'a jamais fait partie du projet initial

Les meilleurs conseils de Lena : réussir le lancement pour d’autres communes

Forte de deux années d’expérience projet, Lena Hinz formule des recommandations claires à l’attention des collectivités qui souhaitent suivre une démarche similaire.

Avant de démarrer – clarifier les bases :

  • Évaluez les besoins de manière réaliste : Que souhaitez-vous rendre réservable ? Pour qui ? À partir de quand l’effort de mise en place est-il rentable ? Un local de rangement ne le justifie pas, cinq à six espaces réellement utilisés, en revanche, oui.

  • Définissez clairement les responsabilités : Qui administre le système ? Qui répond aux questions ? Qui prend le relais si cette personne est en congé ?

  • Formez au moins deux personnes. Vraiment. Aucun projet ne devrait dépendre d’une seule personne.

Pendant le déploiement – embarquer les équipes :

  • Impliquez tôt toutes les parties prenantes, même si cela ralentit la préparation. Ceux qui ont pu contribuer à la conception du processus deviendront ensuite des ambassadeurs, pas des freins.

  • Restez persévérant et communiquez activement les avantages. Les processus modifiés suscitent de la résistance. C’est normal. Qui sait bien expliquer les avantages gagne l’adhésion de ses collègues.

  • N’attendez pas la perfection. Commencez, ajustez, poursuivez. Une maison à moitié construite et mise en service apporte plus qu’un concept parfait qui ne voit jamais le jour.

Pour tenir sur la durée – le réseautage comme stratégie :

  • Étudiez les bonnes pratiques d’autres collectivités. Rendez visite aux projets qui vous intéressent.

  • Nouez des contacts avec des interlocuteurs que vous pourrez appeler lorsque vous serez bloqués.

  • Trouver des alliés est plus important que les budgets ; sans personnes vraiment motivées par le sujet, aucun projet ne décolle.

Vous souhaitez savoir si anny convient aussi à votre commune ?

Qu’il s’agisse de réservation de salles, d’espaces de coworking, de services municipaux ou de gestion des équipements sportifs, anny répond aux exigences des collectivités dans une solution centralisée. Lors d’un premier entretien sans engagement, nous vous montrons comment vos communes peuvent elles aussi utiliser anny.

Réservez dès maintenant une démonstration avec l’équipe anny pour en savoir plus : Planifier une démo.