Le travail hybride et les espaces de bureau flexibles sont depuis longtemps une réalité pour la plupart des entreprises. Cela s’accompagne toutefois de certains défis. Une question se pose alors : comment garder une vue d’ensemble sur les postes de travail, les salles de réunion et les événements, lorsque les équipes sont réparties sur plusieurs sites ?

MaibornWolff s’est justement retrouvée confrontée à cette question. Après une phase avec sa propre solution, l’entreprise a choisi d’adopter anny, franchissant ainsi le cap vers une gestion des espaces de travail flexible et pérenne. MaibornWolff utilise anny non seulement pour les postes de travail, mais aussi pour les événements, la gestion des visiteurs et les offres de santé et de bien-être.

L’entreprise MaibornWolff

MaibornWolff est une entreprise de conseil IT de premier plan, présente sur le marché depuis plus de 35 ans et en croissance continue. Avec environ 1 000 collaborateurs, l’entreprise accompagne de nombreux clients issus de secteurs variés, de l’automobile à l’énergie.

Sa particularité : MaibornWolff est implantée à l’international. En plus de six bureaux en Allemagne, l’entreprise dispose d’une autre succursale en Espagne et d’une en Tunisie. C’est précisément cette diversité de sites qui rend une gestion flexible des espaces de travail si précieuse, afin d’offrir aux collaborateurs le même niveau de transparence et de flexibilité, quel que soit leur lieu de travail.

Pourquoi un logiciel de gestion des espaces de travail est-il important ?

La situation de départ était typique de nombreuses entreprises : dans un premier temps, une solution maison a été développée pour organiser l’occupation des bureaux pendant la pandémie. Mais très vite, des limites sont apparues, tant sur le plan technique qu’organisationnel.

Niklas, responsable du déploiement de nouvelles solutions, se souvient :

« Nous avions constaté que l’ensemble de nos usages des bureaux avait changé. Nous ne pouvions plus faire évoluer notre solution interne. Nous avions donc besoin d’un outil qui fonctionne durablement. »

Le besoin était donc clair : une solution évolutive, capable de grandir avec vous sur le long terme et d’aller bien au-delà de la simple réservation de postes de travail.

Quels défis rencontriez-vous au quotidien au bureau sans anny ?

Avant l’introduction d’anny, les collaborateurs étaient régulièrement confrontés aux mêmes questions :

Où puis-je trouver aujourd’hui un poste de travail disponible qui corresponde à mes besoins, par exemple sans avoir le dos tourné à la porte ?
Quelles salles disposent de l’équipement adapté à ma réunion ?
Comment m’orienter sur un site où j’ai jusqu’ici peu ou pas travaillé ?

Le défi était d’autant plus grand avec la flexibilité croissante des open spaces et la répartition sur plusieurs sites internationaux. Alors qu’auparavant il existait des bureaux de projet classiques avec des postes fixes, les collaborateurs devaient désormais s’orienter de manière spontanée. Cela entraînait non seulement une charge organisationnelle supplémentaire, mais aussi de l’incertitude et des pertes d’efficacité au quotidien.

À cela s’ajoutait la question de la sécurité. Les entreprises doivent savoir combien de personnes se trouvent dans les bureaux, notamment pour les plans d’évacuation ou les situations d’urgence. Sans système centralisé, cette tâche était fastidieuse et chronophage.

La recherche de la solution idéale

Le processus de sélection chez MaibornWolff a débuté avec une liste d’exigences clairement définie. Dès le départ, il était clair qu’un nouvel outil ne devait pas seulement soulager à court terme, mais aussi être viable sur le long terme. Trois critères centraux étaient au cœur de l’évaluation : Protection des données et conformité - particulièrement important au regard de directives internes strictes -, l’intégration au système de gestion des identités existant avec des sujets tels que la gestion des utilisateurs et des droits d’accès, ainsi que la pérennité du système. Cela signifiait que le logiciel devait non seulement convenir aux réservations de postes de travail et de salles, mais aussi offrir un potentiel pour d’autres cas d’usage tels que la gestion des visiteurs et les événements.

Dans le cadre d’une analyse de marché, plusieurs fournisseurs ont été examinés de près ; parallèlement, l’option de faire évoluer la solution développée en interne était également envisagée. Mais il est vite apparu que cela serait techniquement complexe. Les alternatives couvraient certes certaines exigences, mais n’offraient pas la solution globale souhaitée.

anny s’est finalement imposée comme la meilleure solution globale : une large gamme de fonctionnalités, qui va bien au-delà des systèmes de réservation classiques, une grande facilité d’utilisation, qui favorise l’adoption au sein de l’équipe, et un rapport qualité-prix attractif.

Pourquoi MaibornWolff a-t-elle choisi anny ?

Certains aspects ont été particulièrement décisifs et ont conduit MaibornWolff à choisir anny comme solution pour sa gestion des espaces de travail :

La vue cartographique interactive, qui visualise les postes de travail et les salles.
La possibilité de rendre vraiment tout réservable - du bureau aux salles de réunion en passant par les événements.
Des demandes de fonctionnalités prises au sérieux très tôt, qui donnaient le sentiment d’une collaboration d’égal à égal.

De plus, MaibornWolff a pu mettre en œuvre d’autres cas d’usage avec anny. Cela inclut la gestion de la santé au travail, où les collaborateurs peuvent s’inscrire aux offres dans le respect du RGPD, ainsi que l’organisation d’événements internes et externes. L’intégration de l’application de check-in a également permis de couvrir la gestion des visiteurs - y compris des check-ins certifiés pour les événements.

Niklas souligne également :

"Nous venons du développement logiciel et avons été impressionnés par l’étendue de l’outil."

Implémentation réussie

La mise en œuvre d’anny s’est déroulée rapidement et de manière structurée. En collaboration avec l’équipe anny, une feuille de route ambitieuse a été élaborée, incluant la numérisation des plans de bureaux et des plans d’espaces.

Il convient de souligner tout particulièrement la collaboration étroite : les questions ont reçu des réponses rapides, et les cas particuliers ont été traités avec des propositions de solutions concrètes. Pour MaibornWolff, cela a été déterminant, car il ne s’agissait pas seulement de la simple mise en œuvre, mais aussi de la gestion du changement au sein de l’équipe.

Niklas le décrit ainsi :

« Nous avions un calendrier serré, en particulier pour la numérisation des plans, et vous nous avez très bien accompagnés. Même pour les cas particuliers ou les processus plus complexes, nous pouvions toujours nous adresser à vous, et vous nous avez apporté des réponses rapides. »

Quels résultats mesurables MaibornWolff a-t-il pu obtenir avec anny ?

L’enthousiasme positif autour d’anny se reflète également dans les KPI. Le taux d’utilisation mérite une mention particulière : dans certains bureaux, jusqu’à 90 % des collaborateurs réservent leurs postes de travail, salles et événements avec anny. Ce résultat remarquable a été rendu possible parce que MaibornWolff a investi suffisamment de temps dès le départ dans l’intégration et la formation.

L’utilisation s’appuie surtout sur l’application mobile anny, grâce à laquelle toutes les réservations peuvent être effectuées en toute simplicité. Grâce à son utilisation étendue dans différents cas d’usage, l’équipe s’est rapidement familiarisée avec anny et a intégré la solution durablement dans le quotidien du bureau.

De plus, anny fournit des données précieuses : quels jours sont les plus sollicités ? Quelles salles sont les plus utilisées ? Quels sites disposent encore de capacités libres ? Cette transparence permet à MaibornWolff de piloter ses espaces de bureau de manière ciblée tout en offrant aux collaborateurs une meilleure prévisibilité dans la planification.

Que nous réserve l’avenir ? Nouveaux cas d’usage et conseils pour les autres entreprises

MaibornWolff s’efforce de libérer tout le potentiel d’anny. Les prochaines évolutions devraient encore apporter d’autres possibilités d’utilisation, notamment : l’impression de badges pour les événements, une réservation de parking étendue et la réservation d’équipements spécialisés pour certains départements.

Niklas a un conseil clair pour les entreprises qui envisagent d’adopter anny :

„Commencez simplement ! Démarrez avec un cas d’usage clair, estimez les ressources, puis faites-le évoluer pas à pas. Vous constaterez rapidement à quel point l’outil est polyvalent.“

Ainsi, pour MaibornWolff, anny n’est pas seulement un logiciel, mais un outil central pour l’avenir du travail.

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